Quelle victoire ! Nous possédons de puissantes applications pour l’engagement sur le site web, un logiciel pour gérer l’intégralité des événements ainsi que de multiples solutions numériques qui donnent la possibilité de résoudre les problèmes de planification les plus épineux. Le seul problème que nous rencontrons Réside dans la recherche de meilleures technologies événementielles sur le marché.
Bien évidemment, vous voulez en choisir une qui englobe l’inscription en ligne, le ticketing, l’emailing et toutes ces diverses techniques fantaisistes qui promettent de « faire grimper » le retour sur investissement de votre événement. Nous faisons notre maximum pour organiser des événements mémorables, développer les expériences de Networking, favoriser le transfert de connaissances, développer la collaboration entre les entreprises. Pour atteindre ces objectifs, nous avons besoin de puissants outils de planification.
Cependant, cette précipitation vers la technologie événementielle nous empêche de comprendre le véritable potentiel qui se cache derrière les aspects de la logistique et du marketing événementiel. C’est pour cela qu’il faut se rassembler autour d’un feu de camp et parler de l’application événementielle, un concept axé sur les participants qui nous permettent de réétudier la gestion des événements et des démarches marketing.
Qu’est-ce que l’application événementielle ?
Par rapport à la technologie du meeting, l’application événementielle se réfère à l’analyse des données exploitées qui peut aider les experts dans leur processus de décision stratégique.
Selon un article de Skift, “L’application événementielle doit être bâtie sur la fondation de l’intelligence opérationnelle robuste, ou les procédures, rapports et responsabilités rattachés aux livrables impliquant des domaines comme la comptabilité, le budget et la gestion des fournisseurs parmi les autres.”
L’article mentionne également que grâce à la révolution de la technologie du meeting, les planificateurs peuvent utiliser plusieurs applications événementielles, telles que “les digital bread crumbs qui sont liées à l’expérience, la préférence, l’intérêt, le souhait et le comportement du participant.”
En d’autres termes, l’application événementielle décrit le mécanisme technologique de la collection des données et génère des feuilles de route exploitables qui aident les experts à créer un planning et à prendre des décisions sur le marketing événementiel, tout en se focalisant sur les besoins et intérêts des participants.
La valeur stratégique de l’application événementielle
Selon Julius Solaris, avant, un planificateur ou coordinateur événementiel se concentre uniquement sur l’exécution, de nos jours, c’est impossible. Comme Solaris l’a invoqué : “Les événements sont devenus des paquets de difficultés qui attendent de surgir. La technologie et la montée des menaces à la sécurité dernièrement ne sont que quelques nouveaux éléments qui s’ajoutent à la liste des éventualités qu’un événement professionnel doit prendre en charge.”
Puis, sans vision stratégique, “la plupart des éléments dans le processus de planification événementielle seront sans doute corrompus.” Compte tenu de ce contexte, l’application événementielle peut fournir un écosystème de planification intelligent qui aide les experts à bien prévoir les éventuels résultats de leurs actions.
Un exemple pratique
Supposons que vous voulez organiser un événement B2B matchmaking et générer plusieurs opportunités professionnelles pour vos participants.
Un paramètre de planification standard vous fournira les bons outils pour réaliser le matchmaking et attendre que les rencontres entre vos invités se produisent—rien ne sort de l’ordinaire. Vous avez une tâche : il s’agit d’identifier les étapes que vous devriez suivre et de les réaliser.
Par contre, l’application peut vous donner une autre perspective et fournir les données nécessaires pour créer un événement intéressant et puissant. Avant de commencer à planifier l’événement B2B matchmaking, vous pouvez :
- Etape #1: Identifier les participants exceptionnels qui peuvent apporter une valeur ajoutée.
- Etape #2: Concevoir une campagne marketing pour attirer ces participants importants.
- Etape #3: Atteindre un degré de compatibilité plus élevé entre l’offre et la demande
- Etape #4: Réduire le stress et les facteurs d’incertitude
- Etape #5: Recueillir et analyser les résultats de l’événement (nombre de meetings, opportunités post-événementielles, etc.).
Comme vous pouvez le constater, l’application événementielle dynamise la réalisation avec un plan de préemption basé sur la stratégie et sur les décisions smart. Evidemment, vous avez besoin d’un système axé sur la technologie qui pourrait vous offrir ce degré de planification stratégique.
Comment pouvez-vous bénéficier de l’application événementielle ?
Même si elle n’est pas implantée dans la philosophie de planification, l’application événementielle se développe progressivement en tant que concept qui donne un aperçu pertinent sur l’avenir de l’industrie du meeting. C’est bien pour cela qu’il est très important de reconnaître son émergence en tant que dérivé de la technologie événementielle complexe et des mécanismes de planification que nous voyons sur le marché.
Cependant, même si nous ne sommes pas encore arrivés là, voici quelques concepts que vous pouvez utiliser pour tirer profit de l’application événementielle :
Avantage #1. Elaborer des expériences centrées sur les participants
La personnalisation de l’expérience et du parcours du participant est l’une des conditions de succès de l’événement. Comme l’a spécifié Greg Oates,rédacteur en chef du groupe SkiftX, « La prochaine génération de conférences se transforme en plateformes de marketing multidisciplinaires et expérientielles afin de mieux personnaliser les options d’apprentissage et de networking pour les participants”.
Sur une perspective de planification stratégique, l’application événementielle peut vous aider à comprendre les motivations des participants. Ceci peut influencer la diversification de la programmation de l’événement. Par exemple, en créant différents profils de participants, vous pouvez déterminer les objectifs qu’ils veulent atteindre en assistant à votre événement. Ensuite, vous pouvez créer un programme personnalisé pour tout type de participants. C’est un moyen de personnaliser leur expérience.
Avantage #2. Redéfinir et améliorer vos stratégies de marketing événementiel
Un écosystème de planification digitale efficace vous fournira les outils nécessaires pour diversifier vos campagnes marketing événementielles. A partir de la création de contenu qui cible les influenceurs du marketing, l’application événementielle englobe la connaissance et les étapes qu’un expert doit prendre pour améliorer la stratégie marketing, en l’adaptant aux besoins, aux intérêts et aux motivations des participants.
De plus, en adaptant et en utilisant les bons outils de planification événementielle, vous pouvez facilement faire un pas en avant et agir en faveur des participants. En faisant cela, vous gagnerez la confiance de vos participants et transformerez votre événement en une marque influente.
Avantage #3. Améliorer l’intelligence opérationnelle
La façon dont les experts événementiels planifient les événements change constamment. Cependant, la seule direction à suivre est l’efficacité, la durabilité et la mémorabilité absolue. En transformant les logistiques et les procédures marketing en éléments qui constituent une grande partie d’une procédure, les planificateurs gagnent une meilleure vision de ce qui peut être changé, perfectionné ou amélioré.
Avantage #4. Utiliser les informations pour revoir le parcours du participant
Connectez les participants à l’environnement événementiel lui-même d’une façon pertinente et utile pour eux. Un écosystème digital et une application événementielle suffiront pour vous aider à concevoir le parcours entier du participant et le transformer en une expérience mémorable.
Avantage #5. Accroître les taux de responsabilités
Comme mentionné dans le livre blanc “Designing Your Metrics Road Map” publié par Freeman, “A la fin de la journée, les bases de données peuvent être un des biens les plus précieux d’une entreprise. Mais pour que ces données aient de la valeur pour les organisateurs événementiels, ils doivent être capable de monétiser les aperçus générés.” Voilà pourquoi l’application événementielle n’est pas seulement de la stratégie et de la réalisation—elle peut également collecter l’ensemble des données pertinentes pour évaluer le retour sur investissement de ’événement.
Résumé
Bien que le concept soit récent, l’application événementielle peut redéfinir la façon dont nous concevons, planifions et réalisons les événements. De la personnalisation des expériences événementielles au développement de la responsabilité et à la révision de l’expérience du participant, l’application événementielle jouera un rôle de clé sur la redéfinition de l’industrie du meeting.
