Connexion

Centre de Ressources
Conférences en ligne : idées et bonnes pratiques

Conférences en ligne : idées et bonnes pratiques

Plannification d’événement
avril 26, 2022

Écrit par:

Elsa Joseph

Les conférences en ligne font partie du paysage depuis plus d’un an maintenant. Initialement créées pour combler le vide laissé par l’annulation des conférences en présentiel, les conférences en ligne sont destinées à rester, avec certitude à moyen terme et très probablement beaucoup plus longtemps encore.

Accessibilité, économies, empreinte environnementale, analyse de données, etc. Les spécialistes de l’organisation d’événements ne peuvent que trouver de nombreux avantages aux événements virtuels. Cependant, si vous demandez au public, il y a des chances que vous obteniez un autre son de cloche.

Pourquoi ? Parce que les conférences en ligne, qui devraient se consacrer à créer des moments attractifs et mémorables, se transforment souvent en mondanités.

Pour vous aider à sortir du lot, nous vous proposons 10 idées et bonnes pratiques qui vous vaudront à coup sûr des commentaires exceptionnels.

Qu’est-ce qu’une conférence en ligne ?

Comme nous allons le voir ci-dessous, les conférences en ligne peuvent inclure de nombreux formats et aspects des événements virtuels. Tant que vous rendez l’expérience attractive et que vous l’adaptez aux contours du monde numérique, il n’y a pas de recette toute faite.

Les conférences en ligne sont ainsi particulièrement bien adaptées aux séances courtes qui couvrent plusieurs jours. La diversité est la clé, c’est pourquoi les conférences en ligne peuvent être composées d’à peu près tout, depuis les éléments les plus conventionnels comme le discours liminaire ou la table ronde, jusqu’aux plus créatifs comme les concerts en ligne ou les escape games.

Comme tout événement, les conférences en ligne peuvent être organisées pour différentes raisons comme l’acquisition de prospects et de la demande jusqu’à l’accompagnement d’une communauté et la diffusion d’une marque. Alors que les conférences en ligne manquent d’interaction directe, elles fournissent une plateforme excellente pour atteindre un public mondialisé tout en restant bien moins coûteuses qu’un événement physique.

Bonnes pratiques de la conférence en ligne

Maintenant que les bases sont posées, il est temps d’aller un peu plus loin avec les bonnes pratiques qui peuvent s’appliquer directement à votre démarche. Pour les besoins de cet article, nous avons réparti ces idées en 4 groupes principaux.

Amusez-vous

Au-delà de tous les discours, tables rondes et contenus, tout le monde aime s’amuser un peu lors d’une conférence en ligne. C’est un excellent moyen de dynamiser l’implication et, pour les participants, de prendre une pause bien méritée par rapport à tout le contenu proposé. Tout type d’interaction simple et amusante est un bon moyen pour votre public de partager des idées et de développer un sentiment de connexion avec votre événement virtuel.

Le premier, et le plus utilisé, est la ludification. Elle peut prendre la forme de quizz, de concours de culture générale, ou d’escape games. Vous pouvez inclure des récompenses pour jouer sur la fibre compétitive des gens. Mieux encore, les réponses sont données en temps réel pour leur donner leur mot à dire et leur fournir un rôle central dans la conférence.

Par ailleurs, vous pouvez imaginer la création de canaux ou de fils dédiés comme lieu de rencontre et d’interaction pour les personnes présentes. Vous pouvez également proposer un stand photo où il est possible de prendre un cliché et personnaliser des selfies avec des animations aux couleurs de votre marque. Enfin, pensez à utiliser un hashtag dédié sur les réseaux sociaux pour mieux faire connaître la cause et impliquer d’autres personnes.

Créez des activités

Ce n’est pas parce que les conférences se sont déplacées en ligne qu’elles ne peuvent pas être pleines d’activités. La technologie est votre amie, exploitez-là au maximum de son potentiel. Imaginez des moyens de faire tomber les barrières et d’immerger votre public dans un événement qui sort de l’ordinaire.

Que ce soit une séance de yoga, un cours de cuisine ou même une animation musicale en direct, toutes ces activités donnent une occasion aux participants et participantes de sortir du cadre et de se croiser dans un environnement différent, moins formel. Pourvu que ces activités leur permettent d’agir et de s’impliquer, vous pouvez vraiment vous lâcher dans ce domaine.

Encouragez le networking

Le networking doit être un élément clé de tout événement, il est donc essentiel que vous offriez cette possibilité à votre public. C’est un moyen à toute épreuve de donner du temps aux gens pour se connaître entre eux sur un plan plus personnel. Le préambule du networking en ligne est en fait extrêmement simple. Des rencontres en face à face sont programmées via un chat vidéo où il sera possible de se rencontrer et de discuter de la conférence.

Pour que cela soit aussi amusant que possible, vous pouvez envisager de proposer le « speed networking ». Deux minutes sont laissées pour discuter avec une personne et dès que le temps est écoulé, la discussion bascule automatiquement sur la personne suivante.

Une autre possibilité consiste à utiliser l’intelligence artificielle et les algorithmes de « machine learning » pour organiser des séances de networking ciblé. Ces fonctions analysent les données collectées dans les profils et les résultats des sondages pour associer automatiquement les personnes compatibles entre elles. Cela garantit des rencontres de qualité et met face à face des gens qui souhaitent vraiment se rencontrer.

Pour découvrir comment mettre en place ces deux types de séances de networking sur Eventtia, consultez cet article.

Pleins feux sur la production

Disposer d’une production professionnelle peut fortement influencer l’implication du public. Cela vaut pour tous vos contenus, qu’ils soient diffusés en direct ou pré-enregistrés.

Pour les premiers, et plus particulièrement pour toutes les séances enregistrées depuis un domicile particulier, assurez-vous que toutes les oratrices et orateurs disposent d’une bonne installation avec un éclairage et un son de qualité, ainsi qu’une connexion Internet stable.

Pour les seconds, concentrez-vous sur la valeur de la production puisqu’il sera possible de les améliorer ou de les modifier. Cela évite les cahots que vous pourriez avoir avec un engagement en temps réel et peut vraiment améliorer la performance en évitant de donner le sentiment d’être sur un appel Zoom.

Enfin, si vous voulez vraiment mettre le paquet, envisagez d’accueillir l’événement depuis un studio. Cela ajoute une touche professionnelle et c’est un excellent moyen de passer d’une séance à l’autre. Cela contribue également à une expérience plus équilibrée et attractive, qui ne donne pas l’impression au public de passer d’un webinaire à un autre.

Idées de conférences en ligne

Le plus grand défi à relever pour toute conférence en ligne, c’est de maintenir l’attention du public. Pour le relever, nous avons rédigé quelques bonnes pratiques qui peuvent vous permettre de rendre l’expérience plus captivante.

Faites preuve de créativité avec la technologie

Une bonne conférence en ligne doit mettre en avant tous les outils technologiques que vous avez à votre disposition. Il ne s’agit pas simplement d’utiliser Zoom, au contraire. Il faut explorer toutes les options que vous avez et la manière dont vous pouvez les intégrer pour en faire une conférence en ligne attractive.

Le liant entre tous ces éléments, c’est votre plateforme de gestion d’événement virtuel. Par exemple, la scène virtuelle d’Eventtia se comporte comme l’élément central qui rassemble toutes les parties de l’expérience en ligne en une seule.

C’est le lieu d’où les gens accèdent au contenu vidéo, interagissent avec d’autres personnes grâce aux applications de live chat et de networking, accèdent aux salles d’activité numériques, visualisent les stands des sponsors et, de manière générale, accèdent à tout ce qui est en rapport avec l’événement en ligne.

Organisez des ateliers parallèles

Assurez-vous de donner aux gens la possibilité de s’inscrire à l’avance pour ces ateliers. De cette manière, il leur sera possible d’identifier et de participer à ceux qui leur semblent les plus importants et, mieux encore, ils le feront avec d’autres qui partagent les mêmes centres d’intérêt.

En segmentant votre événement virtuel en ateliers parallèles, les participants auront une opportunité de se rencontrer dans un cadre plus privatif ce qui fait bien plus facilement tomber les barrières virtuelles qui freinent la communication et l’interaction.

De plus, ces sessions leur apporteront une réelle valeur ajoutée car elles répondront directement à leurs besoins. Naturellement, cela apporte une nécessaire diversité à votre programme, loin des conférences magistrales et des groupes de discussion qui ne peuvent pas offrir le même niveau d’interaction et d’implication pour le public. Assurez-vous cependant que votre technologie de gestion d’événement permet les sessions simultanées.

Offrez de l’interaction avec des sondages et des enquêtes

L’engagement du public mesure à quel point les visiteurs participent activement et à quel point ils sont captivés par votre événement. Lorsque vous réussissez sur ce point, vous aurez un public satisfait et activement attiré par votre contenu (ce qui vous permet d’atteindre beaucoup plus facilement les objectifs de votre événement). Les logiciels d’engagement d’audience permettent aux organisateurs d’événements d’interagir avec leur public à travers des sondages, des enquêtes, des quizz ou des séances de questions-réponses, le tout en temps réel. En impliquant le public et en apportant de l’interactivité, les organisateurs peuvent facilement récupérer les idées et l’opinion des gens tout en leur permettant de donner leur impression et d’orienter les débats.

De manière générale, les gens répondent aux sondages et aux quizz ou envoient leurs questions via un deuxième écran par l’intermédiaire d’un téléphone, d’une tablette ou d’un ordinateur portable. Il est important de signaler que cela ne les distrait pas de l’expérience utilisateur sur la scène virtuelle et cela apporte même un avantage supplémentaire car cela évite l’utilisation du téléphone ou de la tablette pour une activité improductive.

Créez un salon privé spécial et offrez un accès à vos conférenciers

Les salons privés ont toujours été un moyen formidable de se rencontrer et d’interagir avec les conférenciers et conférencières. Vous pouvez faire la même chose lors de vos événements en ligne en proposant un salon virtuel. Cela peut être proposé sous la forme d’une session simultanée ouverte tout au long de l’événement.

Pour tirer le meilleur de ce dispositif, assurez-vous que vos conférenciers restent aux disponibles après leur présentation, pour permettre des séances de questions ou des temps de discussion pour mieux les connaître.

Étant donné la difficulté que peuvent rencontrer certaines personnes à entrer en contact avec les personnes qui animent les conférences, en particulier lors d’un événement en ligne, c’est un moyen à toute épreuve de leur donner du temps avec les leaders et les spécialistes d’un secteur. En termes de valeur ajoutée, le contexte d’un évènement virtuel n’améliore pas les choses dans ce domaine. Proposer un salon privé virtuel peut donc être un réel facteur de différenciation pour vos événements en ligne.

Conclusion

Éveiller l’intérêt initial puis maintenir l’attention du public sera toujours une lourde tâche. Cependant, vous pouvez y parvenir avec la technologie appropriée. En utilisant une plateforme de gestion d’événements en ligne comme Eventtia, vous pouvez créer des moments attractifs et impressionnants tout en attirant un public plus large et en conservant des coûts très bas. De plus, vous garderez un meilleur contrôle sur les statistiques.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Elsa Joseph
Directrice événementielle
Passionnée par l’événementiel, Elsa a organisé des événements d’entreprise, activation de marques, festivals de musique puis s’est ensuite spécialisé dans l’organisation d’événements virtuels et hybrides afin de créer des expériences inoubliables accessible à tous.

Guide gratuit pour vos événements virtuels.

Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les événements virtuels avec ce guide complet de 40 pages

Utilisez une plateforme intégrée complète pour planifier vos événements virtuels et hybrides