Logistique d’un événement virtuel: les étapes

Logistique d’un événement virtuel: les étapes

Plannification d’événement
juillet 31, 2020

Écrit par:

Thomas Davey

Même une petite faille dans la logistique peut gâcher un événement virtuel. Concernant les événements virtuels, la moindre faille peut tout gâcher. À partir du moment où l’événement est en direct, vous êtes en première ligne, et chaque détail peut être remarqué, examiné et partagé sur les réseaux sociaux.

Voilà pourquoi la logistique des événements virtuels est importante. Depuis les scènes et intégrations virtuelles jusqu’aux discussions instantanées et l’engagement des participants, suivez cette liste pour vous assurer que vous leur offrez un événement bien huilé et impeccable de A à Z.

Pré-événement

Page d’accueil: Votre page d’accueil est le premier aperçu de l’événement qu’ont les participants. Assurez-vous d’abord que vous avez les informations nécessaires sur l’événement: les dates, le programme, les intervenants et les séances. Puis, pensez au visuel, assurez-vous de la qualité de l’image et que la présentation est claire et concise.

Inscription: Vous avez donc trouvé le ton pour votre page d’accueil. Il est temps à présent de convertir vos contacts en participants. Pour optimiser cette conversion , l’inscription des participants doit être simple et intuitive. Un formulaire simple fera l’affaire: Nom, Prénom, Mail, informations de facturation et préférences. En moins de 5 minutes, le tour est joué !

Les paiements: Pour éviter de compliquer la tâche du participant, ne proposez que deux ou trois alternatives de paiement, comme Paypal ou Google Pay. . Enfin, si vous avez des invités étrangers, assurez-vous que les paiements provenant de l’international sont acceptés.

Prendre en compte les fuseaux horaires: Pour avoir autant de participants que de contacts, prenez en compte leurs pays d’origine. Bien sûr, vous ne serez pas capable de satisfaire tout le monde, mais vous devez savoir où les participants sont basés. Pour éviter qu’un participant ne se lève trop tôt, utilisez World Clock Meeting Planner, qui génère des horaires compatibles entre différents pays.

Campagnes par email: Il est probable que les participants ne soient pas à l’aise avec les événements virtuels. Que ce soit pour générer une réunion de Networking en face à face ou télécharger des plugins avant l’événement,les campagnes par email sont une solution.

Invitations: En ce qui concerne la rédaction des invitations, vous avez 2 possibilités: l’invitation physique ou l’invitation numérique. Dans les deux cas, cela vous permet de communiquer les informations importantes de votre événement. Il est également important de vous demander quel est le bon moment idéal pour l’envoyer.Il s’agit de trouver le bon équilibre : assez tôt pour générer de l’intérêt, mais pas trop tôt pour ne pas le perdre.

Pendant l’événement

Matériel: Avoir le bon matériel vous permet de proposer un contenu de qualité pendant l’événement virtuel. Assurez-vous donc d’avoir le bon matériel: microphone, caméra et si besoin un studio d’enregistrement. Puis, faites plusieurs tests afin de vous assurer d’avoir la meilleure installation possible. Assurez vous également que vos intervenants sont prêts pour l’événement.

Programmation: Une bonne programmation implique de la fluidité et doit réunir les différentes activités proposées dans le calendrier de l’événement. Cela nécessite d’y réfléchir en amont et de le structurer. Vous pouvez commencer par un discours d’introduction, puis configurer les autres activités – comme les ateliers, la FAQ et le lancement de produit – celles-ci peuvent être ajoutées au programme petit à petit. Assurez-vous de toujours planifier le programme du point de vue des participants afin qu’ils aient une idée concrète de l’événement auquel ils vont participer.

Scène virtuelle: Pour la scène virtuelle, créez une expérience vidéo « communautaire ». Les intervenants, hôtes et invités apparaîtront sur un grand écran alors que les participants pourront réagir via le chat.. La scène virtuelle est le lieu où les conversations importantes prennent place. Cela peut se présenter sous la forme de conférences, de lancements de produits ou d’interviews. La scène virtuelle permet de diffuser le contenu important aux personnes connectées.

Salon virtuel: Créez un salon virtuel destiné aux participants. Ils peuvent ainsi se connecter à une salle virtuelle grâce à des fenêtres de messagerie et des vidéos en direct. Non seulement cela permet aux personnes présentes de se familiariser avec les espaces de l’événement, mais cela leur permet d’accéder à un espace numérique ludique, proposant plus de simples vidéos.

Séances simultanées: Pour offrir aux participants virtuels une bonne expérience, vous pourrez leur proposer plusieurs activités.. Bien sûr, il faudra garder la scène virtuelle au centre de votre événement , tout en essayant de proposer un contenu d’intérêt pour chaque participant. Çela peut être par exemple un atelier pour des startups ou des FAQ pour les leaders en e-commerce. Peu importe l’attraction, pour proposerez aux participants des contenus conçus spécialement pour répondre à leurs besoins.

Networking virtuel: Les participants sont invités à des entretiens individuels en vidéo. Comme pour tout autre événement, les participants ou les organisateurs peuvent choisir avec qui ils souhaitent échanger, et pour combien de temps. Selon le créneau horaire accordé, les participants seront automatiquement renvoyés vers la réunion. . Le networking est la clé de tout événement, soyez donc certain de donner aux participants assez de temps pour se connecter.

Séance de groupes : Vous pouvez également inclure des séances de groupes comme des ateliers, des discussions ou des tables rondes. Effectuées en petits groupes de 5 à 50 participants, elles peuvent être faites sur n’importe quelle plateforme de rencontre virtuelle. Il est important pour les participants d’avoir la possibilité de s’exprimer via ces réunions de groupe.

Discussion: En encourageant les invités à commenter et à discuter, vous fournirez un espace pour les interactions, échanger des avis et commenter l’événement en temps réel.. Consultez votre agenda et déterminez quelles séances sont les plus adaptées aux discussions instantanées. Pour en faire un vrai succès, définissez un modérateur en charge de faciliter les échanges et d’orienter la conversation.

Séances préenregistrées: Pour gagner du temps, vous pouvezenregistrer certaines séances avant l’événement. La séance ne sera pas en direct mais en différé. I dentifier bien en amont les séances les plus adaptées à ce format. Pour plus de fluidité, rassemblez des extraits de vidéos de vos intervenants avant qu’ils ne s’enregistrent. De cette manière, vous pourrez vous assurer que l’installation et le format sont conformes à vos attentes.

Séances en direct: Pour chaque séance en direct que vous organisez, donnez à vos intervenants et à vous-même le temps de vous préparer. Avant le grand jour, faites une répétition et vérifiez que les fuseaux horaires sont les bons. Assurez-vous que tous les intervenants ont été bien informés de la tournure de l’événement. Il est également conseillé de bien anticiper les différentes activités en attribuant un rôle à chacun et en préparant l’introduction et la conclusion.

Intégrations d’une plateforme: Tout d’abord, identifiez la technologie que vous utiliserez pour votre événement.. Par exemple, pour les webinaires et meetings, vous utiliserez Zoom ou Demio, alors que pour les directs, ça sera certainement OBS ou Wirecast. A partir de là, vous pourrez connecter les différents outils et les intégrer directement à votre événement. t. Pour faciliter les choses, utilisez une plateforme d’événements en ligne, comme Eventtia, qui vous fournit une solution tout-en-un, rassemblant tout ce dont vous avez besoin.

Outils d’engagement: Des sondages en direct et des questionnaires sont un bon moyen de briser la barrière entre les participants et vous.. C’est un bon moyen de garder les participants actifs. Pour optimiser l’utilisation de ces outils, assurez-vous de bien comprendre s’adapte le mieux à chaque activité. l. Il est également important de prendre r en compte la technologie utilisée, son fonctionnement et le besoin ou non des participants de télécharger des éléments en amont de l’événement.

Après l’événement

Sondages en ligne: Il est difficile de savoir précisément comment s’est déroulé un événement sans consulter les personnes présentes. Voilà pourquoi il est important d’envoyer un sondage tout de suite après l’événement. Pensez donc à le planifier à l’avance. Demandez aux participants leur avis sur les dates, lieux, intervenants, sujets des séances, fournisseurs et sur l’ambiance en général. Assurez-vous que les sondages sont précis et vont directement à l’essentiel.

Redéfinir les contenus: Pour s’assurer que les participants sont toujours engagés même après l’événement, vous devez réutiliser tous les contenus que vous avez récoltés.Vous devez utiliser ce contenu pour garder contact bien après la fin de l’événement. . Après l’événement, prenez le temps d’analyser le contenu le plus pertinent et de définir comment l’exploiter. Cela peut se présenter sous différentes formes: une série de podcast ou des extraits vidéos reprenants les points importants par exemple.

Chaînes d’emails: La conversation ne doit pas s’arrêter une fois l’événement terminé. Utilisez tous les contenus récoltés dans des emails de masse afin de continuer à interagir avec les participants. Segmentez ces courriels en différentes catégories de participants. Non seulement cela vous permettra de maintenir un lien fort avec les participants, mais également à les préparer pour un futur événement.

Dernières remarques

Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup d’éléments à intégrer et les événements virtuels nécessitent d’être anticiper avec soin. La bonne nouvelle c’est que la logistique avant et après l’événement est la même que pendant l’événement. La seule subtilité c’est de bien maîtrisée la technologie utilisée lors de votre événement. Si elle est maîtrisée, vous serez capable de superviser votre événement virtuel sans aucun problème.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Thomas Davey
Copywriter et spécialiste du marketing
Copywriter et spécialiste du marketing qui aime montrer au monde ce qui peut être fait avec le pouvoir des événements et une bonne technologie.

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