Organisation d’un événement virtuel pour plus de 1 200 participants

Bien que cela semble plus facile à gérer, l’organisation d’un événement virtuel pose toujours un certain nombre de challenges et ce à n’importe quelle équipe.  Notre expérience ne fut pas une exception et avec TAO, une agence de publicité et d’événementiel basée au Mexique, nous avons décidé d’organiser un événement virtuel sous la marque Get Together d’Eventtia. 

Dans cet article, nous vous expliquons comment nous avons exécuté l’événement, quelles stratégies nous avons employées, ce que nous avons appris et plus important encore, comment toutes ces précieuses informations peuvent être utilisées pour organiser vos événements.

Get Together : Brève introduction 

Avant de commencer, il est important que vous en sachiez un peu plus sur notre marque Get together, pourquoi nous l’avons créée et en quoi elle consiste.

Ayant développé notre propre outil de gestion d’événements, nous n’avons jamais eu l’opportunité d’organiser nos propres événements auparavant. Cependant, la pandémie est arrivée et nous nous sommes rapidement retrouvés avec un nouveau rôle d’accompagnement des clients vers une nouvelle ère de l’événementiel. En d’autres termes, alors que dans le monde entier des restrictions limitaient l’organisation d’événements physiques, organisations et entreprises, fournisseurs et agences ont dû passer aux événements en ligne. 

Au début, le changement fut compliqué, nous avons dû réinventer les événements et repenser la façon dont nous pouvions réunir communautés et audiences. Mais petit à petit, à Eventtia, nous avons réussi à redéfinir notre plateforme et à accompagner nos clients dans la création de leurs événements virtuels.

Pour cette raison, nous avons décidé de lancer notre propre série d’événements en ligne, avec pour objectif de renouer avec nos utilisateurs, partager nos connaissances et par-dessus tout, être capable d’apprendre et de faire l’expérience de nouvelles choses autour du monde des événements virtuels.

Nous avons donc créé un espace digital pour réunir cadres et professionnels du marketing et de la communication. Les événements Get Together ont deux formats: les événements courts et les grands événements ou les festivals, avec des thèmes tournant autour du marketing et des technologies.

Cette seconde édition de notre événement digital Get Together était organisée en collaboration avec TAO, une agence mexicaine de publicité et d’événementiel. Ce partenariat nous a donné l’opportunité de localiser un événement virtuel et de se concentrer sur une localisation précise, réunissant experts et professionnels de renom qui ont eu un impact sur le Mexique et les pays latino-américains.

Dans les parties suivantes de cette étude de cas, nous vous partagerons les différentes étapes de l’organisation de l’événement digital Get Together. Pour faciliter la lecture, nous avons divisé l’article en trois parties : avant l’événement, pendant l’événement et après l’événement.

⚡Avant l’événement

La seconde édition du sommet virtuel de Get Together est née d’une proposition de collaboration entre Eventtia et TAO. L’organisation d’un événement virtuel peut contenir moins de tâches qu’un événement physique, mais cela ne nous a pas empêché de commencer à discuter et de réfléchir bien longtemps à l’avance. Il nous a fallu près de 6 mois pour organiser l’événement. Voici les étapes que nous avons suivies pour y arriver… 

👉 Identifiez votre public

La première chose à se demander avant d’organiser un événement est pour qui vous le faîtes. Dans notre cas, le public cible était composé de cadres et professionnels du marketing et de la communication. Puisque nous étions en collaboration avec TAO, agence mexicaine, nous avons pensé que c’était une bonne opportunité pour se connecter avec notre public latino-américain. Mais il est toujours préférable d’avoir une niche pour parler directement à la personne.

Si vous êtes dans la même situation et que vous voulez organiser un événement digital, pensez à votre public général et trouvez ensuite une narration qui vous permettra de vous connecter avec eux. Pensez à tous les moindres détails de votre public, leur âge, profession, intérêts, niveau d’éducation, où ils vivent, les langues qu’ils parlent etc… 

👉 Décidez du thème central de l’événement

Il n’est pas possible d’organiser un événement sans définir son thème central. Dans le cas présent, il n’est pas question de trouver un thème global, tel que le marketing ou la communication, mais de trouver le bon angle pour communiquer efficacement avec votre public. Après cela, il est important de trouver une manière de présenter votre thème d’une façon à démontrer de la valeur à votre public.

Par exemple, pour cette deuxième édition de Get together nous nous sommes concentrés sur comment faire du marketing digital comme si nous étions en 2030. La raison derrière cela est que durant les deux dernières années, toutes les entreprises et marques ont dû réinventer leur stratégie marketing. 

La crise sanitaire persistante de 2020 nous a présenté de nouveaux challenges en matière de travail, de business et de marketing. D’après nos experts, la pandémie a engendré un développement graduel de l’espace digital. Maintenant plus que jamais, nous avons vu les professionnels, marketeurs et marques occuper l’espace digital pour communiquer, travailler, trouver des prospects et continuer comme si de rien n’était.

Croyez-le ou non, mais ce qui était prévu pour 2030 en termes de développement et transformation digitale est déjà en train de se produire aujourd’hui, en 2021. C’est pourquoi il était temps de repenser le marketing digital, comment nous communiquons et comment nous créons des communautés digitales.  

👉 Définissez la structure de l’événement

L’étape suivante est la structure de l’événement en ligne. Gardez à l’esprit que cela peut changer en cours de route, mais il est important d’avoir une vue d’ensemble afin de créer l’événement et de commencer à le planifier.

Au départ, nous avions pensé à un événement digital de trois jours mais nous avons finalement opté pour un événement plus long qui ne durerait qu’un seul jour. Notre argument principal était centré sur notre désir d’offrir une expérience événementielle plus engageante. En gardant en tête qu’un événement digital est différent d’un événement physique, il faut reconnaître qu’un événement digital de trois jours peut entraîner de la fatigue et une diminution du nombre de participants lors des jours deux et trois.  

Pour vous aider à définir la structure de votre événement, pensez aux éléments suivants :

• Combien de jours voulez-vous que l’événement dure ?
• Quels types de sessions allez-vous intégrer : tables rondes, keynotes, entretiens informels ?
• Quels types de dynamiques allez-vous préparer pour les moments ludiques ? 
• Quand offrirez-vous à vos participants la possibilité d’interagir individuellement via un outil de networking en ligne ?
• Quand et comment allez-vous intégrer des pauses ?

Ces éléments vous aideront à créer une structure bien pensée et épurée pour l’événement.

👉 Choisissez une dynamique de travail et la gestion du projet (surtout lorsqu’on travaille avec d’autres équipes)

À de nombreuses occasions vous organiserez un événement en collaboration avec une autre marque, agence ou entreprise. Bien que cela vous donne plus d’accessibilité  à plus de professionnels, vous aidant à concevoir une expérience encore plus inoubliable pour vos participants; il est également vital que vous vous mettiez d’accord sur la dynamique de travail entre les deux entités. 

En fin de compte, vous avez affaire à deux équipes différentes, avec un leadership différent et des manières de travailler différentes. Par exemple, dans le cas du sommet virtuel de Get Together, nous avons créé un plan de l’événement avec toutes les étapes à suivre. Pour chacune d’entre elles, nous avons défini les responsabilités et les délais de chacun des membres de l’équipe. De plus, nous nous sommes aussi mis d’accord pour se réunir une fois par semaine pour discuter des progrès, résoudre les problèmes et faire avancer le projet. 

👉 Créez la présentation de l’événement

Tout événement réussi nécessite d’être capable de le communiquer et de le présenter au monde. Cependant pour expliquer l’idée principale, l’agenda et la valeur de l’événement, vous aurez besoin d’une présentation solide. Logiquement l’étape suivante est donc de créer une présentation qui inclut tous les éléments de base de l’événement tel que son nom, sa narration et la valeur ajoutée du sujet, le public, des exemples pertinents d’événements, sponsors et partenaires antérieurs (le cas échéant), la structure et le programme prévisionnel. Avec tout cela, vous pouvez commencer à chercher les intervenants, les sponsors et les partenaires qui pourront vous soutenir dans le développement de l’événement.   

👉 Déterminez les intervenants de votre événement

Une fois que la présentation est terminée, commencez à déterminer les intervenants que vous allez contacter. Dans ce cas, vous avez plusieurs éléments à prendre en considération. Tout d’abord, décidez du profil de vos intervenants : Qui voulez-vous inviter ? Des cadres ? Des professionnels ? Des influenceurs ? Quelles marques voulez-vous avoir dans votre programme ? Qui possède des histoires et des expériences utiles à partager ?

Quand votre liste idéale d’intervenants est établie à son tour, il est important de convenir avec votre équipe d’une stratégie pour contacter ces personnes. Dans beaucoup de cas, les membres de l’équipe connaissent des personnes qui sont en contact avec les intervenants de votre wish list. Une autre stratégie consiste simplement à lancer une campagne de mailing à froid, en invitant certaines personnes à intervenir dans votre événement. Pour cela vous pouvez utiliser à la fois du mailing et LinkedIn.

Dans notre cas, LinkedIn a été un outil puissant pour contacter et inviter nos intervenants. Et dans le cas de Get Together, nous avons eu une liste exceptionnelle d’intervenants, cadres et professionnels du marketing qui ont partagé leur mine d’idées et de connaissances avec notre public.

Un conseil essentiel est de ne pas désespérer si vous n’obtenez pas de réponse au premier email que vous envoyez, n’hésitez pas à recontacter les intervenants par lesquels vous êtes intéressé. Généralement ces personnes ont des emplois du temps très chargés et reçoivent beaucoup de messages tous les jours.  Écrire deux ou trois messages de suivi augmentera toujours vos chances d’obtenir une réponse de la part du potentiel intervenant. 

Il est également important de noter que dans de nombreux cas, les thématiques de chaque présentation ou table ronde seront le résultat de vos conversations initiales avec les intervenants, car ils apporteront leurs approches professionnelles. Mais c’est la beauté de l’organisation d’un événement : tout est question de co-création.

👉Créez le programme d’animation

Que serait un événement sans animation ? Cette question est valable à la fois pour les événements physiques et les événements virtuels. Ainsi, tout comme vous élaborez le programme de l’événement en trouvant des intervenants, vous devez en faire de même pour divertir vos participants. Tout au long des éditions courtes et longues de la série de Get Together, nous avons expérimenté différents formats de divertissement.

Un format en particulier consistait à proposer aux entreprises de réaliser des activations de marque où nous avons invité des marques telles que Ferrari et Casa Lumbre. Durant l’expérience digitale Ferrari, Daniela Loera, Directrice Marketing chez Ferrari Mexico City, a partagé avec les participants l’unique expérience d’acheter et de customiser une voiture Ferrari. Plus tard durant l’événement, Mica Rousseau de chez Casa Lumbre nous a diverti avec ses cocktails à base de mezcal. Nous avons ensuite fini l’événement avec un concert en ligne offert par le collectif Pakaraima.

Toutes ces activités sont là pour accompagner l’expérience digitale de l’événement et pour rendre celle-ci encore plus réelle et similaire à celle que procure les événements physiques. Par conséquent, nous vous encourageons à inclure un programme social dans le programme de votre événement virtuel.

👉 Créez le site web de l’événement

Une fois la première version des programmes d’éducation et d’animation décidée, nous avons continué avec la création du site web pour l’événement. Pour cela nous avons bien évidemment utilisé la plateforme Eventtia et ses modules spécifiques. Lorsque vous mettez en place le site web, il est important de le garder informatif mais concis et surtout de s’assurer que l’information la plus importante de l’événement soit présente. Et, en plus de cela, tout site web événementiel devrait encourager les gens à s’inscrire à l’événement.

Dans notre cas, nous avons inclus une introduction, des informations générales, du contenu, le programme, les intervenants et leurs biographies, les animations, les partenaires, de nombreux boutons d’appel à actions et surtout le formulaire d’inscription. L’avantage d’Eventtia est que vous pouvez uniformiser l’entièreté du processus en configurant tout simplement l’événement à l’intérieur de la plateforme. Ainsi lorsque vous créez le site web et que vous sélectionnez un module, un intervenant ou le programme, toutes les informations apparaîtront automatiquement sans que vous n’ayez à les saisir de nouveau. 

Avec Eventtia, il est également très facile d’inscrire des personnes en créant des formulaires d’inscriptions personnalisables.  Vous aurez ensuite accès à la liste des participants et leurs profils, rendant la gestion des participants très simple et directe. Par exemple, en ayant accès à cette liste vous pouvez configurer et envoyer des emails à tous ceux qui se sont inscrits, avec des informations à propos de l’événement, les exigences nécessaires ou des tutoriels sur comment accéder à la scène virtuelle.

👉 Commencez à promouvoir l’événement

Avant de lancer le site web, nous avons travaillé sur une stratégie marketing pour l’événement. En fin de compte, vous pouvez investir beaucoup de ressources et d’effort dans un événement mais si vous ne faites pas passer le mot, vous aurez très probablement un nombre limité de participants. C’est pourquoi vous devriez toujours profiter de tous les canaux de communication à votre disposition pour faire passer le message.

Lors de l’organisation d’un événement, vous avez généralement deux types d’audience. Votre audience initiale et l’audience de vos intervenants. Pour le premier, vous pouvez contacter votre liste d’abonnés en envoyant une série d’emails ou solliciter le soutien de votre équipe de vente et équipe support client pour diffuser la nouvelle aux prospects et aux utilisateurs.

Quant au second type, vous devez leur offrir les bonnes ressources et rendre facile la promotion de l’événement. C’est pourquoi nous avons préparé un kit avec des visuels customisables que nos intervenants peuvent partager avec leur audience via les réseaux sociaux. De plus, en organisant Get Together nous avons eu l’opportunité de travailler avec des intervenants qui étaient disposés à nous aider et à nous soutenir.

👉 Concevez la scène virtuelle

Maintenant que vous avez lancé votre site web et commencé à promouvoir l’événement, il est temps de créer la scène virtuelle. Pour la scène virtuelle de Get together nous avions le soutien de notre designer pour créer l’arrière-plan et nous avions mis en place une série de salles interactives que les participants pouvaient explorer.

Un de ces espaces était la page des sponsors qui avait pour seul objectif de promouvoir les marques qui ont contribué à rendre possible l’événement. Chaque marque avait son propre espace dans lequel elle pouvait uploader des éléments visuels, des vidéos et des documents téléchargeables.

Recouvrant la page du site, la scène virtuelle inclut un espace vidéo où l’on peut visionner l’événement en direct, avoir accès aux informations clés (tel que le programme, les intervenants, le profil des participants), un chat en direct, des sondages et enquêtes en direct via l’application Sparkup et des emojis pour que les participants puissent interagir en direct durant les sessions. Eventtia offre donc la possibilité de créer un scénario virtuel complet pour que vos participants virtuels puissent profiter de l’événement. 

👉 Définissez le format des sessions et mettre en place les coulisses

L’étape suivante était de définir le format de chaque session. Pour s’assurer que l’événement soit dynamique, rapide et diversifié, nous avons choisi différents types de formats virtuels et live. Grâce à TAO, nous avons pu enregistrer une grande partie de l’événement depuis un studio. Ainsi, les animateurs de l’événement ont reçu les intervenants, qui étaient connectés depuis chez eux, depuis le studio. Et comme pour les tables rondes, chaque intervenant était connecté depuis un endroit différent (domicile ou bureau).

Nous avons dû également configurer notre plateforme de streaming, StreamYard. Dans certains cas, nous avons eu des sessions simultanées, ou en d’autres mots, plusieurs backstages en même temps. La configuration des backstages était plutôt simple. Il s’agissait simplement de générer un lien pour une réunion, qui était par la suite partagé avec les intervenants.  Durant l’événement Get Together, chaque backstage avait un chef d’équipe interne qui soutenait les intervenants, veillant à ce que la diffusion en direct  se déroule sans heurts.

👉 Réalisez une série d’essais

Pour éviter tout désagrément durant l’événement, faites une série de répétitions. Avant l’événement Get Together, nous avons effectué des répétitions avec tous les intervenants pour voir si des ajustements étaient nécessaires. Par exemple, durant les sessions d’entraînement de tables rondes, avec trois participants, nous avons remarqué que l’un des intervenants avait des problèmes de connexion. En voyant cela, nous nous sommes coordonnés avec l’intervenant pour nous connecter depuis un autre endroit le jour de l’événement.

De plus, si vous organisez des tables rondes, les répétitions sont idéales pour permettre aux intervenants d’apprendre à se connaître et de parler un peu pour se mettre d’accord sur les détails de la session. C’est en forgeant que l’on devient forgeron, il est donc recommandé de faire cela avec tous vos intervenants.

👉 Décidez comment les participants interagissent les uns avec les autres

Puisqu’il n’y a pas de contact immédiat entre les personnes comme il y en aurait lors d’un événement physique, il est essentiel que vous trouviez de nouvelles façons de créer de l’interaction et de s’assurer que vous en fournissez autant que possible. Par exemple, vos participants peuvent lever la main pour poser des questions ou interagir avec les intervenants pendant l’événement. Ainsi, grâce au format de la scène virtuelle et aux applications d’interaction avec le public, nous avons réussi à assurer un niveau élevé d’interaction entre les participants et les intervenants durant l’événement.

Grâce au chat disponible dans la scène virtuelle, les personnes pouvaient laisser des commentaires et des questions durant chaque session. Les modérateurs de chaque session partageaient ensuite ces questions avec les intervenants pour qu’ils puissent répondre. Nous avons également donné aux participants l’opportunité  d’interagir pendant les sessions avec des émoticônes. Pour finir, nous avons intégré une session interactive avec Sparkup à travers laquelle les participants pouvaient créer des nuages de mots-clés, poser des questions et créer des sondages et enquêtes. 

Avant que l’événement ne commence, nous avons demandé à nos intervenants s’ils voulaient poser des questions au public avec des options de réponse pour un meilleur relationnel et une meilleure compréhension des deux côtés. Nous avons ensuite collecté et organisé les questions bien en avance afin qu’elles puissent être posées sans faute durant chaque session des intervenants.

👉 Configurez le networking individuel pour les participants

Lorsque nous parlons d’interaction avec vos participants, il est important de garder à l’esprit que l’atout le plus précieux d’un événement est la possibilité d’interagir avec des professionnels et des personnes qui partagent les mêmes centres d’intérêt. Vous ne pouvez donc pas ignorer l’expérience que procure le networking même s’il s’agit d’un événement virtuel.

Dans le formulaire que nous avons créé pour l’inscription en ligne de l’événement Get Together, nous avons ajouté un champ avec une liste d’intérêts liés au marketing. Sur la base de ces intérêts, les gens pouvaient alors identifier des professionnels partageant les mêmes idées avec lesquels planifier des réunions. Chaque participant avait la possibilité d’activer cette fonctionnalité et de recevoir des demandes pour des réunions courtes durant l’événement. De cette façon, nous avons réussi à maintenir l’élément le plus important d’un événement : le networking.

⚡ Durant l’événement 

👉  Créez un document minute par minute

Bien que vous devriez créer ce document bien avant le début de l’événement, il est nécessaire de l’inclure dans cette section car il représente votre guide de référence pour tout ce qui se passe pendant l’événement. Mais qu’est donc un document minute par minute ? Il s’agit d’une feuille de calcul où vous décrivez étape par étape, minute par minute,  toutes les situations possibles qui pourraient arriver durant l’événement. Cela inclut donc des domaines tels que :  

• Les sessions, incluant leurs horaires et durées pour que vous puissiez savoir l’ordre des sessions;
• L’intervenant ou les intervenants (s’il s’agit d’une table ronde) qui vont participer à la session
• Le nom du modérateur. Pour le cas des conférenciers, le modérateur était quelqu’un de l’équipe d’Eventtia ou de TAO. Pour les tables rondes le modérateur était l’un des intervenants;
• Le numéro de téléphone de tous les intervenants, modérateurs, membres de l’équipe, en cas d’urgence;
• Le lien vers tous les backstages virtuels où les intervenants se connectent;
• La personne en backstage qui est responsable de chaque session;

Souvenez-vous, ce document guidera votre équipe tout au long de l’événement et garantit que tout le monde agisse conformément au plan. Ainsi, plus vous y investissez de temps, plus votre événement sera fluide.

👉 Arrangez-vous pour que vos intervenants se connectent 15 minutes le début de la session

À un événement virtuel, les sessions s’enchaînent les unes après les autres. Chaque intervenant ou groupe d’intervenants auront donc besoin de leur propre backstage. C’est pourquoi il est important de se mettre d’accord avec vos intervenants pour qu’ils se connectent 15 minutes avant la session. De cette façon, vous aurez le temps de discuter avec eux des derniers détails et de vous assurer qu’il n’y a aucun problème technique. 

👉 Aidez les modérateurs en backstage avec les questions du public

Les backstage managers (si vous utilisez un outil de streaming) sont responsables de faciliter l’expérience des intervenants et de s’assurer que le direct des sessions se lance en temps voulu. Vos membres d’équipe backstage aideront aussi les modérateurs avec les questions du public. Voyez-vous, si les intervenants sont connectés via une plateforme de streaming, les modérateurs ne verront pas la scène virtuelle mais le backstage, quelqu’un a donc besoin de leur donner accès aux questions. Dans le cas de Get Together, nos backstage managers ont simplement copié les questions du public dans le chat privé StreamYard où les modérateurs ont pu les lire. 

👉 Résolvez les problèmes pouvant survenir pendant l’événement

Durant l’événement, l’équipe de Customer Support d’Eventtia nous a été d’une grande aide. Nous avons également mis en place un chat d’assistance où les participants pouvaient envoyer des messages à propos de leurs problèmes concernant l’événement. L’équipe a été très attentive à chaque commentaire, s’assurant que tout le monde vivait une expérience agréable et sans stress. Si vous créez une scène virtuelle, nous recommandons également de mettre en place un espace avec des tutoriels pour apprendre à vos participants à naviguer à travers la plateforme, à interagir avec les autres intervenants et à profiter de l’agenda.

👉 Continuez à promouvoir l’événement

Quand nous avons commencé l’événement, nos indicateurs montraient qu’environ 1 000 personnes s’étaient inscrites à l’événement. Néanmoins, nous avons décidé de bloguer en live l’événement sur LinkedIn  et de continuer à encourager les gens à s’inscrire pour l’événement en direct. L’idée était d’éveiller la curiosité des gens en partageant des informations intéressantes ou des citations des intervenants durant l’une des sessions précédentes.

Chaque post comportait un appel à action, encourageant nos abonnés LinkedIn à s’enregistrer à l’événement, même si celui-ci avait déjà débuté. Ce qui est surprenant c’est que cette stratégie nous a aidé à attirer environ 200 personnes supplémentaires à l’événement. La morale de l’histoire est qu’il ne faut pas vous arrêter de promouvoir et de communiquer à propos de votre événement, surtout une fois qu’il est déjà en cours. Normalement cet élément génère du FOMO (Fear Of Missing Out, dans le cas présent ce serait donc la crainte de rater l’opportunité d’assister à un événement qui a déjà commencé) et cela fait augmenter le taux de participants.

👉 Organisez un concours pour en savoir plus sur vos participants

Pour en apprendre davantage sur vos participants, envisagez d’organiser une compétition sous la forme d’un sondage. C’est ce que nous avons fait lors du Get Together. Dans la barre latérale gauche à l’intérieur de la scène virtuelle, nous avions créé un espace pour un sondage post-événement. En répondant au sondage, chaque personne avait la chance de gagner deux bouteilles de mezcal offertes par Casa Lumbre. De plus, pour encourager les personnes, nous avions indiqué que nous allions annoncer le gagnant à la fin de l’événement.

Le résultat ? Nous avons encouragé un grand nombre de participants à laisser leur avis sur l’événement. Ces précieuses informations peuvent être utilisées pour nous aider à organiser de meilleurs événements et à mieux comprendre qui assiste au Get Together et pourquoi. Nous avons également accru l’intérêt des gens à rester avec nous jusqu’à la fin de l’événement. 

👉 Publiez des pop-ups tout au long de l’événement

Un autre élément essentiel est d’être capable de communiquer avec vos participants durant l’événement. Grâce à Eventtia et la configuration de la scène virtuelle, cela est possible avec des notifications pop-up. 

⚡Après l’événement

👉 Envoyez un email de remerciement

La première étape semble évidente mais nous nous devons de la mentionner : après l’événement il est crucial de maintenir votre relation avec les participants. La première chose à faire est d’envoyer à tous un email de remerciement avec la possibilité d’accéder à la scène virtuelle au cas où ils voudraient visionner de nouveau l’événement ou bien s’ils souhaitent regarder une activité particulière qu’ils n’avaient pas pu voir le jour de l’événement.  N’oubliez pas non plus d’envoyer un email de remerciement à tous ceux qui ont rendu l’événement possible.

👉 Créez un sondage post-événement

Comme nous l’avons déjà mentionné, nous avons organisé une compétition durant l’événement qui demandait aux participants de compléter un sondage. Cependant, vous voudrez également obtenir des retours post-événement à propos de l’expérience entière et pour cela, vous aurez besoin de créer un autre sondage. Cela donne surtout aux participants un peu de temps pour digérer comment ils ont trouvé l’événement, vous offrant ainsi de nombreuses informations sur la façon d’améliorer les futurs événements virtuels.

Pour vous donner une idée de ce à quoi cela ressemblait, voici le sondage… 

Nous vous remercions d’avoir participé à Get Together ! Vos commentaires comptent pour nous. C’est pourquoi nous avons créé un rapide sondage de huit questions pour savoir ce que vous avez pensé de Get Together et comment nous pouvons nous améliorer pour la prochaine fois.

• À quel point êtes-vous satisfait de l’événement ? Note de 1 à 5
• Comment avez-vous entendu parler de Get Together ? Bouche-à-oreille, Publicités, Événement LinkedIn, Emails promotionnels, Réseaux sociaux
• Comment pouvons-nous améliorer le prochain ? Question ouverte
• Pourquoi avez-vous décidé d’y participer ? Contenu, Intervenants, Networking, Divertissement, Autre, Veuillez spécifier
• Qu’avez-vous le plus apprécié ? Production, Interaction avec le public, Contenu, Divertissement, Networking
• Si quelque chose vous a déplu dans cet événement, qu’est-ce que c’était ? Question ouverte
• À quel point était-il accessible/facile de naviguer à travers la plateforme de l’événement virtuel ? Note de 1 à 5
• Avez-vous  d’autres questions ou commentaires à partager ? Question ouverte 

Petit conseil, gardez le sondage aussi court que possible, vous voulez le rendre aussi attrayant que possible pour vos participants. Fournissez également des questions diverses et variées – telles que des questions ouvertes, des notes sur une échelle de 1 à 5, et les questions à choix unique ou multiple – de cette façon vous vous donnerez une sélection de réponses quantitatives et qualitatives, essentielles pour obtenir des données pertinentes et améliorer les événements futurs.

👉 Faites un débriefing

Après chaque événement, il est crucial de réunir l’équipe pour un débriefing. Voici quelques questions que vous devriez poser aux membres de votre équipe organisatrice :

• Qu’est-ce qui a fonctionné durant l’événement ?
• Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné durant l’événement ?
• Quels détails avons-nous raté ?
• Quels sont les axes que nous devrions améliorer ?
• Comment allons-nous entretenir notre relation avec les participants de l’événement ?
• Comment utiliserons-nous au mieux le matériel dont nous disposons déjà ?

Ces réunions et discussions sont très utiles pour identifier comment améliorer la prochaine version de l’événement et pour simplement partager ses impressions et évaluations personnelles.

👉 Décidez comment réutiliser le contenu de l’événement

Pour finir, comparés aux événements physiques les événements virtuels restent enregistrés… pour toujours. Il serait donc dommage de ne pas profiter du contenu vidéo que vous avez généré. Vous pouvez soit poster des sessions sur le compte Youtube de votre entreprise ou vous pouvez éditer des vidéos pour produire des versions courtes des conversations avec les intervenants. Vous pouvez même rédiger des articles, dans lesquels vous pouvez partager votre expérience dans l’organisation de l’événement (comme ce que nous sommes en train de faire maintenant). Tout cela vous aidera dans vos efforts marketing pour augmenter la visibilité de votre marque et pour apporter plus de valeur à votre audience.

Dernières remarques 

En tant qu’équipe nous en sommes arrivé à la conclusion que : organiser des événements est un grand challenge, mais c’est une activité qui nous passionne et qui génère des résultats et des relations très puissantes. Nous continuerons à organiser des événements et à faire grandir la marque Get Together. Tout cela, réunissant professionnels du marketing et de la communication, pour générer de la valeur, pour commencer des discussions difficiles, pour encourager et inspirer et pour tout simplement connecter les gens entre eux.