Plannification d’événement

Organiser un salon de recrutement en ligne

Elsa Joseph
avril 19, 2022

Un salon de recrutement, ou salon de l’emploi est un événement où les personnes à la recherche d’un emploi et les jeunes diplômés rencontrent des entreprises qui recrutent et recherchent des opportunités de carrière. Les salons de recrutement sont traditionnellement organisés dans un format physique où les personnes en recherche d’emploi peuvent visiter des stands installés par les entreprises pour poser des questions, récolter des informations, construire des réseaux, et même déposer leur candidature.

Alors pourquoi organiser un salon de recrutement en ligne ?

Pour un salon de l’emploi en ligne, le principe et le concept restent les mêmes, mais tout se passe en ligne. Dans ce cas, les entreprises qui recrutent disposent de stands virtuels et les personnes en recherche d’emploi peuvent interagir avec ces stands virtuels tout en restant confortablement à la maison.

Pourquoi les salons de l’emploi en ligne ont-ils le vent en poupe ?

Vous l’aurez deviné, la pandémie de COVID-19 a changé beaucoup de choses dans notre façon de travailler, y compris le processus de recrutement.

Même avant la pandémie, de nombreuses organisations s’étaient tournées vers différentes solutions de recrutement numériques comme les outils d’entretien pilotés par une IA, mais la pandémie a accéléré l’adoption de ces outils et les postes à distance sont désormais monnaie courante. Les salons de recrutement en ligne font simplement partie de ce changement.

Les salons de l’emploi ne se contentent pas de fournir aux gens un moyen sûr d’entrer en contact avec des entreprises et vice versa, un salon de recrutement en ligne est également moins cher à organiser. Nous allons discuter ci-dessous de quelques différences entre un salon en ligne et son équivalent physique.

Salon de recrutement en ligne ou physique : avantages et inconvénients

Un salon de l’emploi intégralement en ligne offre les avantages suivants aux organisateurs, aux entreprises qui recrutent et aux personnes qui cherchent un emploi.

  • Distanciation physique. À l’heure de la rédaction de cet article, la situation sanitaire semble s’améliorer dans de nombreux pays du monde. Cependant, on peut s’attendre à voir perdurer les recommandations de distanciation physique ou sociale pendant encore quelques temps. Un salon de recrutement en ligne offre une option sûre à tous les intervenants.
  • Réduction des coûts. Un salon de recrutement en ligne est beaucoup moins cher à organiser. Par ailleurs, cela fera également économiser de l’argent et du temps aux entreprises comme aux personnes qui cherchent un emploi.
  • Aucune limite géographique. Les personnes d’autres pays ou qui se trouvent à l’étranger au moment de l’événement peuvent tout de même rejoindre le salon. Ainsi, un salon de recrutement en ligne a une portée plus étendue que son équivalent physique, potentiellement illimitée.
  • Aucune limite de place. Lors d’un événement traditionnel physique, le nombre de personnes est limité par la taille du lieu d’accueil. En revanche, un salon de l’emploi en ligne est sans limites par nature et vous pouvez y inviter un public et des exposants plus nombreux.
  • Processus de recrutement numérique. Les entreprises n’ont pas à se soucier du stockage et du transport de la documentation physique pendant et après l’événement. Tout est stocké sur support numérique, ce qui permet de rationaliser l’ensemble du processus de recrutement. Les exposants peuvent également entrer en contact simplement avec d’anciens visiteurs en accédant à la base de données sans avoir besoin de trier une pile infinie de documents papier.
  • Statistiques facilitées. L’organisme qui propose l’évènement peut très facilement piocher dans les données statistiques pour mesurer le succès général d’un salon de l’emploi.

Cela ne signifie pas pour autant qu’un salon de recrutement en ligne est la substitution parfaite à 100 % de son alternative physique, il y a tout de même quelques problèmes clés à prendre en compte :

  • Interaction directe limitée. L’absence d’interaction physique est probablement le plus gros inconvénient de l’organisation d’un salon de l’emploi en ligne. Les entreprises peuvent ne pas être en mesure d’avoir une vision globale de la personne à recruter. D’un autre côté, les candidates et candidats peuvent avoir l’impression de ne pas avoir établi suffisamment de connexions avec les employeurs potentiels.
  • Manque de cadeaux ou objets publicitaires. Dans un salon de l’emploi traditionnel, les gens ont l’habitude de repartir avec différents produits promotionnels, brochures, cadeaux d’entreprise et autres objets. Cela peut donner l’impression d’un manque de valeur ajoutée et de spontanéité, il faut faire preuve de plus de créativité sur ce sujet lors de l’organisation de l’événement en ligne.
  • Organisation plus complexe. Du point de vue technique, l’organisation d’un salon de recrutement en ligne est plus compliquée. L’entité qui organise l’événement doit investir dans un logiciel de vidéoconférence fiable, un système de suivi des candidatures, une plateforme d’emploi en ligne, etc. Les équipes doivent également être correctement formées à l’utilisation de toutes ces différentes solutions.

Comment organiser un salon de recrutement en ligne

Étape 1 : Choisir ou créer une plateforme d’e-salon de recrutement

Vous avez en gros deux choix principaux lors de l’organisation d’un salon de recrutement en ligne : construire votre propre plateforme à partir de rien, ou bien utiliser une plateforme proposée par de nombreux services tiers.

À minima, une plateforme de salon de l’emploi en ligne doit proposer les fonctionnalités suivantes :

  • Une page d’accueil personnalisée : une page web personnalisée aux couleurs de votre événement. Il faut avoir une page totalement fonctionnelle, sur laquelle les gens pourront s’inscrire directement pour l’événement, se connecter à leur profil, et mettre leur CV en ligne. Elle doit également fournir des informations comme une vue d’ensemble du salon de l’emploi, l’agenda, le détail des exposants et autres informations pertinentes.
  • Des stands virtuels personnalisables : la plateforme doit fournir aux entreprises la possibilité de concevoir leur propre stand et leurs avatars d’accueil (avec des uniformes). Les stands centraliseront le contenu des exposants, comme les vidéos, les brochures, la page de recrutement, et doivent fournir des fonctionnalités de chat en temps réel.
  • Communication sécurisée : cette fonction doit permettre la discussion en temps réel par écrit, audio et vidéo pour que les gens puissent facilement contacter les entreprises qui recrutent.
  • Compatibilité mobile : la plateforme doit être conçue en responsive design et être compatible avec les appareils sous iOS et Android. Elle doit aussi permettre une navigation facile sur les appareils mobiles pour que les personnes en recherche d’emploi puissent trouver facilement les informations et parcourir l’espace virtuel.
  • Networking : un espace pour que toutes les personnes en recherche d’emploi puissent entrer en contact, souvent via une chat room qui permet les discussions ouvertes.
  • Filtres de recherche dans les CV : pour les entreprises, des fonctionnalités de recherche intelligente dans les CV permettent une présélection rapide basée sur leurs critères de recrutement.
  • Webinaires : les webinaires dynamiques sont devenus la norme pour les salons de recrutement en ligne. Dans l’idéal, la plateforme doit permettre aux entreprises de mettre en ligne des webinaires à la demande et en direct.

Comme vous le voyez, créer une telle plateforme à partir de rien peut s’avérer aussi cher que compliqué et la meilleure solution est probablement de choisir parmi les différentes offres de services existantes comme Brazen ou Paradox.

Il vous faudra également une autre solution pour gérer la partie administrative des choses comme l’inscription à l’événement, le système de suivit des candidatures, la gestion du public et d’autres fonctions d’administration de l’événement. C’est là qu’un logiciel de gestion d’événement tout en un peut vous être utile.

Cependant, choisissez les solutions en accord avec votre public cible, vos besoins et votre budget.

Étape 2 : Développez votre concept

La prochaine étape consiste à développer un concept pour votre salon de recrutement.

Vous devrez développer un planning rigoureux pour l’événement qui inclura :

  • Le type de salon de l’emploi que vous allez proposer : une seule entreprise ? Plusieurs employeurs ? Salon dédié aux jeunes diplômés ? Découverte des métiers ?
  • Le nombre de personnes attendu
  • Le nombre de personnes dont vous aurez besoin pour organiser l’événement
  • Les logiciels et outils supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin comme une solution de lecture des CV
  • Le contenu que vous allez développer pour l’événement

Sur la base des informations que vous aurez rassemblées, vous pourrez développer une estimation de votre budget.

Étape 3 : Paramétrer l’événement

La prochaine étape consiste à concevoir l’espace de votre salon de l’emploi. Vous allez devoir installer des stands virtuels attractifs et personnalisables que vous pourrez proposer aux entreprises.

Les fonctionnalités des stands dépendront du type de postes mis en évidence mais gardez bien en tête que les différentes plateformes dédiées proposeront également des fonctionnalités différentes pour les stands.

Par ailleurs, selon le périmètre de votre salon de l’emploi, vous aurez peut-être également besoin de concevoir des espaces supplémentaires comme des salles de networking ou une salle de réunion pour des entretiens, et de paramétrer des fonctionnalités supplémentaires comme l’hébergement de vidéos, des visites virtuelles ou des webinaires dynamiques.

Étape 4 : Recruter le personnel pour l’événement

En vous basant sur le plan de votre événement, vous devriez avoir une idée assez précise du nombre de personnes dont vous avez besoin et du nombre de volontaires que vous devrez recruter. Selon le type de salon de l’emploi en ligne que vous allez proposer, vous aurez probablement besoin de différents types de personnels comme des modératrices de chat room, des créateurs de contenu, des spécialistes de la conception graphique, et plus encore.

Étape 5 : Recruter des sponsors et des exposants

L’étape suivante consiste à faire connaître votre événement aux entreprises qui peuvent avoir besoin de recruter, aux orateurs conférencières que vous souhaitez inviter, aux expertes et aux exposants que vous aimeriez accueillir lors de l’événement. Communiquez sur ce que le salon

de recrutement en ligne peut leur apporter : le nombre de personnes attendu, le profil du public, la façon dont l’événement sera géré et organisé, etc.

Si vous prévoyez des sponsors, c’est également le moment de les rechercher en leur offrant des packs de sponsoring.

Il vaut mieux développer d’abord votre stratégie, le plan de l’événement, et le programme, avant d’aller chercher des sponsors et des entreprises afin de pouvoir communiquer efficacement sur la valeur ajoutée que peut leur apporter votre événement.

Étape 6 : Communiquer sur votre e-salon de l’emploi

Voilà ! Tout est prêt maintenant pour l’organisation de votre salon de recrutement en ligne.

Cependant, ce n’est pas parce qu’il est prêt que les gens vont automatiquement venir et la mise en place des opérations de marketing appropriées reste une étape importante.

Selon la taille et le périmètre de votre salon de l’emploi en ligne, vous aurez peut-être également besoin de recruter un ou une spécialiste pour prendre en charge le marketing.

Faites la promotion de votre événement sur les bons canaux, en particulier ceux sur lesquels se trouve votre public cible, et assurez-vous que l’inscription à l’événement soit aussi simple que possible. Là encore, en tant que solution de gestion d’événement en ligne tout en un, Eventtia offre une fonction d’inscription en ligne et une billetterie intuitives que vous pouvez utiliser directement.

Dernières remarques

Un salon de recrutement en ligne peut être un excellent moyen pour certaines organisations de toucher un public plus large et peut aider les entreprises de toute taille à promouvoir leur marque. D’un autre côté, c’est aussi un excellent moyen pour les jeunes qui viennent d’obtenir leur diplôme de trouver des opportunités d’emploi tout en restant à leur domicile, avec le confort et la sécurité que cela suppose.

Nous avons détaillé ci-dessus les différentes étapes et conseils à mettre en œuvre pour organiser un salon de l’emploi en ligne réussi. Ce n’est clairement pas une tâche facile et cela demandera beaucoup de travail mais ces efforts seront récompensés par les nombreux bénéfices qu’offrent les salons de recrutement en ligne.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Elsa Joseph
Head of Events
Passionnée par l’événementiel, Elsa a organisé des événements d’entreprise, activation de marques, festivals de musique puis s’est ensuite spécialisé dans l’organisation d’événements virtuels et hybrides afin de créer des expériences inoubliables accessible à tous.

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