Puede que tu evento ya se haya acabado, pero todavía tienes trabajo por hacer. En este artículo, tenemos 5 cosas que deberías hacer luego de terminar el evento.
Los asistentes caminan por la puerta de salida, los conferencistas están cerrando sus presentaciones, y los vendedores están desarmando sus estands. Ya que tu evento se ha terminado, estás listo para relajarte y echarte un poco. Bueno, no tan rápido. Tu trabajo todavía no está completo. El trabajo de un planeador de eventos no se acaba cuando el evento concluye. De hecho, la estrategia post-evento es el componente más crítico de todo el proceso de planeación. Desafortunadamente, es en esta área donde muchas empresas bajan la guardia. Estudios han mostrado que el 74% de los leads nunca son objeto de seguimiento después de una exhibición. Esto parece ser un gran desperdicio de dólares en marketing que se pierden en vano.
En este artículo, daremos una mirada a algunos de los pasos críticos que debes tomar ahora que el evento ha terminado, con el fin de alcanzar resultados significativos y duraderos.
Da las gracias en un plazo de 24 horas
Enviar correos a tus asistentes, vendedores, oradores, y patrocinadores es la forma perfecta para mostrarles cuánto aprecias su asistencia y apoyo. Un simple “gracias” es también una oportunidad de construir una relación de largo plazo con ellos. La mayoría de los asistentes no espera una nota de agradecimiento en sus emails. Si deseas recibir algunos puntos de carisma, está altamente recomendado que envíes una nota de agradecimiento inmediatamente después del evento. El marco temporal estándar para enviar esta nota es de 24 a 48 horas posterior al evento.
Busca el feedback del asistente
Pones todo ese tiempo y esfuerzo en planeación de tu evento, pero ¿cómo sabes qué la gente la paso bien? Es difícil decir exactamente cómo estuvo tu evento sin buscar el feedback de las personas que estuvieron allí. Por eso debes enviar una encuesta inmediatamente después del evento.
Las encuestas post-evento son extremadamente importantes porque son la clave para obtener información valiosa sobre la experiencia del asistente. Las encuestas post-evento miden no solo la satisfacción del asistente, sino que también te ayudan a entender dónde necesitas mejorar antes de tu próximo evento. El feedback negativo tal vez te duela, pero es esencial para mejorar tu estrategia de evento de largo plazo. La información obtenida de la encuesta puede ayudar a tu organización a ver el plano general y mapear los resultados obtenidos durante la conferencia o feria de comercio.
Pregunta a los participantes por feedback en la fecha, sitio del evento, conferencistas, temas de las sesiones, vendedores, y el ambiente general del evento. Pide un feedback honesto y sincere sobre el contenido compartido durante la conferencia o feria de negocios. Las encuestas posteriores al evento no deberían ser muy largas; deberían ser directas e ir al grano sin dar rodeos.
¡No olvides encuestar a tus vendedores, oradores y patrocinadores! Su opinión también importa. Ellos son la línea vital de tu encuentro y sin ellos sería muy difícil lograr un evento exitoso.
Ten un call to action específico
Una vez hayas enviado los emails de agradecimiento y encuestado a los participantes, es hora de comunicar un call to action fuerte. ¿Cuáles son los próximos pasos en el viaje en que te gustaría llevarlos? Recuerda, el proceso de comunicación de la planeación de eventos no se detiene en el momento que crucen la puerta de salida. Aquí hay algunos ejemplos de un call to action directo.
- Ofrece descuentos exclusivos y promociones si se registran para tu próximo evento
- Motívales a inscribirse para una prueba gratis de software
- Invítalos a registrarse en una comunidad online exclusiva donde pueden acceder contenido de la conferencia o feria
- Déjales charlar con tu equipo de ventas
Puedes usar diferentes mensajes para suscitar sus intereses, tales como “agenda un apartamento para chatear con nosotros” o “únete a nuestra versión de 2020”. Sé creativo y directo con tu solicitud.
Analiza el desempeño
Ahora que tienes el feedback en tus resultados de encuesta, es importante analizar la información luego del evento. La data puede ayudarte a cuantificar el impacto y efectividad del evento, pero también ayudar al desempeño del evento para futuras ediciones. Esto te ayudará cuando calcules el ROI y presentes los resultados a tu compañía. Así mismo, puedes fijar un benchmark para futuros eventos con la nueva data que ahora tienes.
Continúa la conversación
La conversación no tiene por qué parar una vez el evento se haya terminado. La clave para planear cualquier evento de calidad es mantener a tu marca en la mente de tus asistentes. Quieres que ellos recuerden lo grandiosa que fue su experiencia y digan a sus colegas que asistan la próxima vez. Para mantener el engagement con los asistentes a lo largo del año, sigue entregando buen contenido. Acoge eventos virtuales exclusivos, sigue manteniendo tu app del evento, ofrece descuentos exclusivos a otros eventos, y da un nuevo propósito a contenido del evento. Si la gente continúa hablando de tu evento una vez ha terminado, esto es con seguridad una señal de éxito.
El engagement posterior al evento debería seguir generando valor para los asistentes así el evento ya haya pasado. Tener múltiples métodos de comunicación post-evento te ayudará a construir una relación con tu audiencia objetivo y recibir feedback continuo en el ciclo de vida del evento. Tendrás u mejor entendimiento de tu audiencia objetivo y podrás planear eventos más atractivos.
