Cómo recolectar datos valiosos con las encuestas post-evento

Cómo recolectar datos valiosos con las encuestas post-evento

Gestión de eventos
September 14, 2021

Escrito por:

Thomas Davey

Tu evento está terminado y desempolvado, pero eso no significa que sea hora de darte de alta. De hecho, ya es hora de que comiences a pensar en tu estrategia post-evento, y más específicamente, en tu encuesta post-evento.

Después de todo el esfuerzo que has puesto en la planeación de tu evento, lo último que quieres es que los asistentes que enganchaste se vayan por la puerta figurativa. ¿Por qué?. Porque eso es equivalente a haber perdido el tiempo en el marketing y la planeación

Ahora es el momento de recolectar un feedback valioso, es crítico conocer más sobre cómo tus asistentes interactúan con tus eventos, especialmente si lanzas eventos regulares para la misma audiencia.

Sin embargo, para recolectar la data esencial, necesitarás las herramientas adecuadas y saber cómo hacerlo. Echemos un vistazo para que veas cómo puedes crear preguntas de encuestas post-evento poderosas que te ayuden a recolectar data valiosa.

¿Por qué importa la encuesta post-evento?

Cuando se trata de recolectar un feedback post-evento, las encuestas deben ser tu primer puerto de llamada. Esta es de lejos, la forma más rápida y efectiva de reunir opiniones sin sesgo y sin filtro sobre tus asistentes y sus experiencias en el evento.

Lo genial es que las encuestas son sencillas para que los asistentes puedan trabajar, y al mismo tiempo  son muy buenas sacando “insights” e información que puede ser usada para mejorar el marketing y la planeación de tus futuros eventos. “Win-win”

Tips para encuestas post-evento

Aquí tienes algunas de las mejores prácticas que aseguran una alta tasa de respuesta cuando se trate de tus encuestas post-evento.

Refina tu encuesta en diferentes secciones 

Lo más probable es que tu encuesta cubrirá más de un tema. Después de todo, tu evento está compuesto de múltiples partes (promoción, registro, contenido, experiencia del asistente, solo por mencionar algunas). Así que la última cosa que querrás hacer es amontonar todo en una sola lista de preguntas sin estructura.

Para evitar esto, haz tu encuesta en diferentes secciones, con una estructura lógica. Es importante que tus asistentes entiendan lo que les estás pidiendo en la encuesta post-evento. Esto no solo te dará mejores respuestas, sino que también ayudará a que no haya confusiones con lo que usualmente equivale a “abandono” de último minuto.

Divide tu encuesta en diferentes áreas, identifica qué conceptos quieres cubrir y agrupa tus preguntas en función del área. Un buen punto de partida es volver al plan del evento y usarlo para definir las categorías que quieres cubrir.

Haz preguntas claras

El tiempo es esencial para los asistentes, por lo que, lo último que quieren es leer una encuesta que sea confusa o, lo que es peor, sin sentido. Ahora bien, por muy obvio que parezca, te sorprenderá la cantidad de encuestas que cometen este error.

Lo último que quieres parecer es un incompetente y especialmente todo el esfuerzo que has puesto en la planeación de tu evento es una forma segura de influenciar incluso a tus asistentes más comprometidos a que completen tu encuesta. Es por esto que es crucial, que formules preguntas que sean claras y concisas.

Empieza primero identificando que quieres saber, después ponlo en términos simples. Recuerda que menos es más, para una encuesta post-evento, así que no te pases de la raya. Luego de que tengas tu primer borrador terminado, compartelo con tus colegas. Pídeles que lean el copy para asegurarte de que sea claro y haz que llenen la encuesta como si fueran los asistentes.

Usa diferentes formatos de preguntas y encuentra el balance perfecto

Todos hemos oído la frase “en la variedad, está el sabor”, y esto no podría ser más cierto para tu encuesta post-evento. Esta es la razón por la que entre más variadas sean tus preguntas, más variadas serán las respuestas.

Con esto, nos referimos a preguntas cerradas y abiertas que te den datos cuantitativos y cualitativos. Las primeras son más fáciles y rápidas de recolectar, mientras que las últimas te dan información más detallada. En términos generales, querrás tener más respuestas cerradas, en forma de opción múltiple, ranking o en escala lineal, porque esto hará que sea más fácil para los participantes rellenar la encuesta.

Al hacerlo, los asistentes no tendrán que poner mucho esfuerzo en llenar la encuesta, lo que se traduce en una tasa de respuesta más alta. Es por eso que debes poner las preguntas abiertas al final de la encuesta post-evento.

Diseña una encuesta con una robusta experiencia de usuario 

Este punto engloba muchos sub-temas diferentes, pero la premisa es simple, crear una encuesta pensando en el usuario final. Lo primero para evitar cualquier confusión es asegurarse de que reunir los datos sea fácil, asegurarse de que la encuesta sea coherente, por ejemplo, usando una escala de 1 a 10 para las preguntas de escala.

Luego piensa en el diseño virtual de la encuesta en sí misma. Quizá podrías incorporar una barra de progreso para que los asistentes vean que tanto han avanzado o podrías añadir imágenes y videos para hacer que la encuesta sea más atractiva para tu audiencia. Hay muchísimos trucos que puedes usar a tu favor.

Finalmente, asegúrate de que tu encuesta esté totalmente optimizada para dispositivos móviles y tabletas. Es probable, que un considerable número de tus participantes estarán usando está opción, así que es importante que puedas ser flexible y abastecer cada formato.

Asegura los básicos

Hasta ahora, hemos cubierto todo lo relacionado con la encuesta en sí misma, pero hay algunos puntos que vale la pena que se mencionen. Cuando se trata de enviar una encuesta, quieres que el evento esté fresco en la mente de los asistentes, así que entre 24 y 72 horas después es un buen momento.

Asegúrate de que el email que estarás usando para enviar la encuesta esté bien escrito, que contenga instrucciones claras sobre la encuesta, y que tenga algún contenido extra que sea un bonus para tus asistentes. Y lo último (pero no menos importante), recuerda decir gracias, ya que, esto siempre es útil.

Finalmente, usa el email y la encuesta como recurso promocional. ¿Suena raro?. Déjame explicarte. El evento estará todavía fresco para los asistentes, así que usa esta oportunidad para soltar un pequeño adelanto, mencionando tu próximo evento o tus planes en el futuro.

Ejemplos de preguntas de encuestas post-evento

Para asegurarte de que obtengas el feedback más valioso a partir de tus encuestas, aquí tienes una lista de preguntas que pueden ser usadas en cualquier encuesta post-evento. Ningún evento es el mismo, especialmente cuando tienes diferentes tipos de asistentes y stakeholders, pero para darte una idea, aquí tienes la encuesta post-evento que enviamos después de nuestro Get Together virtual summit.

  1. ¿Qué tan satisfecho estás con el evento? De 1 a 5.
  2. ¿Cómo te enteraste del evento? Opción múltiple: boca a boca, anuncios, el evento en LinkedIn, emails promocionales, redes sociales, etc.
  3. ¿Cómo podemos mejorar el próximo evento? Pregunta abierta.
  4. ¿Por qué decidiste asistir? Contenido, oradores, networking, entretenimiento, otros (por favor específicalo).
  5. ¿Qué fue lo que más disfrutaste? Producción, interacción con la audiencia, contenido, otros (por favor específicalo).
  6. Si hubo algo, ¿qué fue lo que te disgustó del evento? Abierta.
  7. ¿Qué tan fácil fue navegar en la plataforma virtual del evento? De 1 a 5.
  8. ¿Tienes alguna pregunta o retroalimentación para compartir? Abierta.

¿Qué hacer con los datos de las encuestas?

La encuesta ha sido enviada y las respuestas comienzan a llegar. Ahora es momento de analizar tus datos y usarlos para planear tu próximo evento. Primero, querrás filtrar tu data cuantitativa y cualitativa.

Para lo primero, organiza la data en gráficos y tablas que te permitan tener una visión top-down de las respuestas. Luego, date un tiempo para revisar las respuestas. Una vez que tengas un entendimiento general, puedes ir más allá y contactar a los asistentes para obtener más información, buena o mala.

Finalmente, usa toda esta valiosa información para empezar a planear tu próximo evento.

Comentarios finales

Si te llevas una sola cosa de este artículo, que sea esta: hazlo sencillo y comprensible. Las encuestas funcionan en ambos sentidos, es crucial que obtengas un feedback que ayude a desarrollar mejores eventos, pero al mismo tiempo, también se trata de ponerles en bandeja la encuesta a los asistentes. Es por eso que, se trata de encontrar el equilibrio perfecto y cuando puedas hacerlo serás un ganador.

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Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

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