Cómo realizar una rueda de negocios virtual

Cómo realizar una rueda de negocios virtual

Planeación de eventos
September 13, 2021

Escrito por:

Thomas Davey

Formar conexiones, reunirse con otros profesionales, discutir un tema y reunir leads — hay abundantes razones para acoger una rueda de negocios virtual. Y en tiempos en que reunirse en persona sigue estándo más allá de las posiblidades, la rueda de negocios virtual juega un papel crucial en conectarnos e interactuar.

En este artículo, explicamos cómo planear una rueda de negocios virtual exitosa , guiándote a través de los pasos que necesitamos tomar antes, durante y después. Además, estaremos compartiendo en el camino algunas inspiradoras ideas de networking.

Cómo realizar una rueda de negocios virtual

El éxito de cualquier evento de networking depende de cuatro componentes clave: planeación, diseño, pensamiento, y por último pero no menos importante, tecnología. Pero antes de explorar estos en más detalle, es importante discutir lo básico.

Primero, a mayor esfuerzo en la rueda de negocios, mejor el resultado, especialmente para la producción y el valor agregado que tus asistentes obtendrán por participar. Por eso siempre necesitas asegurarte de que dedicas suficiente tiempo a hacer del networking un éxito.

Segundo, intenta usar diferentes formatos de networking para mantener el engagement de los asistentes dando variedad a tus ruedas de negocio. Esto puede incluir happy hours para acelerar el networking, sesiones de mesa redonda, ejercicio, o clases de cocina.

Por último, cerciórate de que tus asistentes creen conexiones necesarias con sus contrapartes, dividiendo a los asistentes por su información e intereses.

Antes del evento

La rueda de negocios virtual comienza con la preparación y planeación. Mientras más esfuerzo pongas en este componente de tu evento, mejor será el resultado.

Identifica qué quieres lograr

Primero, identifica por qué estás planeando una rueda de negocios virtual, y qué es lo que quieres lograr. El formato que eliges, ya sea conectando compradores y vendedores, colegas del mismo oficio en diferentes ubicaciones o ruedas de negocios virtuales, tiene mucho que decir en lo que vas a buscar, y en cómo vas a medir su éxito.

Piensa en lo que quieres que las ruedas de negocios virtual hagan para tu marca. Considera si la meta establecer conexiones, presentar un nuevo producto o servicio, o lograr algo más.

Formula tu meta lo más específico posible para ayudarte luego a analizar el éxito del evento. Por ejemplo, procura agendar una llamada de seguimiento con 5 participantes que sean posibles clientes o lograr que 10 personas descarguen un recurso que promocionaste durante el evento.

Defina la dinámica

Ahora es tiempo de convertir esta visión en un plan de acción con detalles que te ayudarán a crear un marco de trabajo para todo lo que sigue. Primero, define el formato, fecha, hora, y duración que quieres que tu evento tenga.

Así mismo, piensa en lo que quieres lograr y en tu audiencia objetivo. Haz las cosas tan fácil como sea posible para tus asistentes manteniendo las sesiones alrededor de los 15 minutos para garantizar el máximo engagement del participante. Y pon las sesiones de networking en medio del contenido para alternar y asegúrate de que no estén nunca al principio o al final del evento.

Finalmente, considera cuáles son los requerimientos técnicos para todo esto. Por ejemplo, reuniones hechas por match de intereses requieren de una plataforma para ruedas de negocios virtual, mientras una llamada de video convencional puede realizarse en Zoom o en Teams.

Selecciona la tecnología de eventos correcta

Para que tu evento sea una realidad, necesitas la tecnología correcta. Para empezar, piensa en factores como el costo, soporte y seguridad, justo como lo harías con cualquier otra tecnología.

Luego, querrás considerar que funcionalidades específicas de networking hay en oferta. Con esto queremos decir, que el numero de asistentes, los diferentes tipos de encuentros, el matchmaking, la toma de notas, cómo compartir documentos, y demás.

El networking virtual de Eventtia te da todas las funcionalidades mencionadas arriba para ofrecer a tus asistentes una experiencia de networking que es fácil de configurar y gestionar.

Comunica la logística

Incluso si tus asistentes han asistido a un networking virtual en el paso, lo más probable es que haya sido en una plataforma diferente con diferentes tecnologías. Por eso debes usar tus comunicaciones previas al evento para educar a tus asistentes sobre cómo funciona tu rueda de negocios virtual.

Comienza con un email claro que delinee todas las acciones que los asistentes deben tomar, ya sea en la forma de guía paso a paso o de un video explicativo. Esto debería guiar a los asistentes por cada parte del proceso de networking, desde diligenciar sus perfiles hasta revisar la agenda de otros asistentes y agendar reuniones.

Finalmente, considera abrir el escenario virtual antes del evento para que los participantes se familiaricen con la tecnología y comiencen a agendar reuniones.

Durante la rueda de negocios virtual

El gran día ha llegado. Has hecho toda la planeación y ahora se trata de hacer que la experiencia sea tan fluida para tus asistentes como posible. Para que eso suceda, aquí está lo que tienes que hacer:

Comienza con algo de socialización

Antes de permitir a tus asistentes la inmersión en el networking, es importante romper el hielo con una sesión introductoria e informal. Esta es una forma fantástica de dar la bienvenida a tus participantes y de que todos se sientan cómodos, y en cuanto facilitador, es tu responsabilidad asegurar que sea así.

Las buenas noticias es que tienes numerosas opciones bajo la manga para crear el entorno perfecto para el networking. Por ejemplo, puedes comenzar con preguntas sobre cada uno, o realizar una actividad como yoga o responder un quiz.

Sin importar lo que elijas, mantenlo simple y directo. La idea es suscitar la conversación y calmar los nervios antes de que comiencen los participantes. Por esta razón, escoge una actividad que permita a tus participantes conocer a los demás a un nivel personal.

Sé un buen facilitador

Como realizador del evento, es tu responsabilidad asegurar que todos tus invitados se sientan en casa a lo largo del evento. Esto aplica en numerosos frentes. Primero, debes estar presentar y presto a ayudar en cualquier momento.

Anuncia la cantidad de tiempo restante en cada encuentro, pregunta a los invitados si la están pasando bien, y reúne a todos al final del evento para agradecerles por su participación.

Finalmente, asegúrate de que estás listo para responder preguntas técnicas que surjan en caso de que tus invitados tengan problemas. Es importante que al hacer todo esto, logres que tus invitados estén cómodos y crear el entorno correcto para una rueda de negocios virtual de calidad.

Después de la rueda de negocios virtual

Tu evento se ha terminado. Es momento de agradecer a los asistentes por participar, obtener su feedback y comenzar a planear para la próxima vez.

Envía un email de agradecimiento

Por último, es tiempo de expresar tu gratitud por la participación de tus asistentes, enviando un email dándoles las gracias. Esta es una gran oportunidad para reconectarte con tus asistentes después del evento y recibir un muy valioso feedback.

Comparte links a algún contenido que hayas mencionado durante el evento, y crea un foro para que tus participantes puedan seguir la conversación una vez terminado el evento. Esto puede resultar muy útil para que los asistentes se queden conectados y continúen el networking. 

Tu email de agradecimiento también resulta ser la perfecta oportunidad para enviar una encuesta para recibir opiniones. Esto resultará de gran ayuda para los futuros eventos que tienes en el pipeline.

Resumiendo

Realizar una rueda de negocios virtual requiere mucha planeación, pero con la tecnología correcta, puedes crear poderosos eventos para tus asistentes. El objetivo debería ser siempre crear el entorno correcto para que tus asistentes entablen relaciones y conexiones significativas.

Al contar con plataformas como Eventtia, puedes acoger todos tus encuentros vía el escenario virtual y ofrecer a tus participantes un espacio donde charlar. No solo esto, también puedes recurrir a otros formatos de networking para garantizar la calidad de los encuentros entre tus participantes. 

 

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

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