CareerCast.com ranqueó recientemente la planeación de eventos como el sexto trabajo más estresante en la encuesta de 2019. Las tareas requeridas para producir un buen evento son trabajo duro y exigente, incluso para el más curtido de los mercaderistas de evento.
Ciertos desafíos se interpondrán en tu camino, pero con años de práctica y experiencia, comenzarás a dominar la materia y planear eventos impecablemente.
Hablamos con unos expertos en marketing para averiguar cuál es el consejo práctico que desean compartir con alguien a la hora de comenzar eventos B2B. Aquí está lo que dijeron.
Tip #1: Ten un entendimiento claro de tu presupuesto y tus restricciones
Tu presupuesto de evento es el fundamento de tu proceso de planeación. Es el primer paso que necesitas tomar cuando construyes una estrategia de evento. En esencia, no puedes comenzar a planear un evento sin tener un claro entendimiento de tu presupuesto y los recursos disponibles.
Ya seas un planeador novato o un curtido professional, determinar tu presupuesto es la clave para mantenerse organizado y fijar expectativas realistas. Asegúrate de que tu presupuesto incluye cada pequeño detalle desde la cantidad de bebida y comida hasta los costos del local.
Sin tener un presupuesto detallado que consista de cada ítem en que debes gastar, te estás preparando para un viaje turbulento con una tonelada de obstáculos. Rastrear cada evento en tu presupuesto asegurará que triunfes y evites sobrepasar tu presupuesto.
Tip #2: Delimita las metas y los objetivos
Este tip puede parecer obvio, pero es muy común que un mercaderista de evento comience a planear un evento sin tener claramente definidos las metas y objetivos. Al igual que el presupuesto, estos son ítems de primer orden en tu checklist de planeación.
Asegúrate de que tus metas siguen el formato SMART Las metas SMART son específicas, medibles, asequibles, realistas y definidas en el tiempo (en inglés: specific, measurable, attainable, realistic, and time-based).
Por ejemplo, si tu meta es incrementar los registros online, deberías decir “quiero aumentar el registro del website un 15% durante el primer día”.
Tip #3: comienza a planear tempranamente y a tener un timeline del proyecto
El proceso de planeación de evento es bastante complejo y requiere planeación extensiva con meses de anticipación. Mientras más rápido puedas planear el evento, tendrás más éxito y estarás menos estresado.
Por igual, tener un timeline del proyecto que sea rastreable con puntos de referencia a lo largo de la planeación es crucial para el éxito de tu evento.
De esta forma, podrás comunicarte efectivamente con múltiples partes, hacer seguimiento a tu presupuesto, constatar que los expositores paguen a tiempo, y cumplir con todos los plazos críticos.
Tip #4: Conoce tu audiencia y pide feedback
Cuando planeas eventos B2B, es imperativo conocer tu audiencia y confeccionar el evento a la medida de sus deseos y necesidades. Los eventos B2B son típicamente una oportunidad para educar tu audiencia target, incrementar ventas, o generar visibilidad de marca.
Entonces cuando planes un evento o feria de negocio haz que la estrategia de contenido esté alineada con lo que tu audiencia target desea vivir.
Tip #5: Tener una reunión de recapitulación con todo el equipo
Después de que el evento acabe, cerciórate de tener una reunión de evaluación para recibir feedback sobre qué tan exitoso fue. Esta reunión debería incluir personal del sitio del evento, expositores y cualquier miembro de tu equipo interno.
Discute lo que funcionó bien y lo que no, para que en tu próximo evento puedas hacer los ajustes necesarios.
Tip #6: Mantén registros históricos para los futuros eventos
Mantener registros históricos de tu evento es una buena idea por muchas razones. Sirve como plantilla de futuros eventos que tu equipo pueda organizar.
Podrás trabajar sobre cualquier falencia inicial encontrada en el proceso de planeación y ayudar a cualquier en la compañía a entender el workflow.
Tus registros históricos deberían incluir una bitácora sobre todos los puntos de contacto, vendedores, personal, necesidades del staff, equipos usados, la ejecución del show, y las notas de todas las reuniones durante el proceso de planeación.
Tip #7: Confirma a tus vendedores mínimo una o dos semanas antes
Lo peor que podría suceder es que tu vendedor se retire en el último minuto y que tu no tengas suficiente tiempo para encontrar un remplazo.
Confirmar tus vendedores con una o dos semanas de anticipación evitará cualquier discrepancia de último minuto en el proceso de planeación.
Procura verificar con cada vendedor su hora de llegada, el monto final de la factura por sus servicios, la dirección del sitio del evento, y su punto de contacto el día del evento.
Tip #8: Invierte en ítems SWAG
Por último, invierte en los detalles que pasas a tus asistentes en tu evento. Estos ítems pueden ser percibidos como derroche, pero comprar un ítem de alta calidad que tus asistentes usarán todos los días es una excelente oportunidad de generar visibilidad de marca y reputación entre los participantes.
Ojalá que estos tips traigan un poco de paz mental y te ayuden a planear un evento B2B memorable.
