Tu evento puede tener ponentes de primer nivel, pero sin un proceso de registro sólido, nadie asistirá para escucharlos.
Con más eventos que nunca compitiendo por atención, ¿cómo logran los organizadores de alto rendimiento atraer constantemente un registro fuerte y una alta asistencia?
Se reduce a tres factores clave:
- Amplia pericia y experiencia
- Software de registro para eventos sólido como una roca
- Una marca fuerte, reputación y contenido atractivo
No podemos construir tu marca por ti, pero podemos ayudarte con los dos primeros.
En Eventtia, hemos apoyado a más de 5,000 organizaciones en la optimización de sus procesos de registro durante la última década. Hoy, estamos poniendo a disposición de todos una de nuestras herramientas internas más potentes.
Presentamos el canvas de registro de eventos: Una herramienta de planificación simple y estratégica para ayudarte a ti y a tu equipo a trazar un recorrido de registro exitoso, de manera clara, rápida y colaborativa.
Ya sea que estés organizando una conferencia global, una experiencia de marca o un evento ejecutivo, este canvas te guiará a través de cada decisión clave, paso a paso.
Si tu objetivo es el éxito en el registro, aquí es donde empieza.
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El canvas de registro de eventos te ayuda a planificar tu estrategia de registro de eventos en solo unos minutos y a lograr más éxito con tus objetivos de registro.
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El Canvas para el Registro de Eventos le ayuda a planificar su estrategia de registro en solo unos minutos y a alcanzar con mayor éxito sus objetivos de inscripción.
Los 10 elementos del Canvas de registro de eventos
Cada elemento incluye preguntas de orientación y un ejemplo del mundo real para ayudarte a aplicar el método con claridad.
El ejemplo proporcionado trata sobre una conferencia de tecnología de eventos, que tendrá lugar en el Manhattan Center en Nueva York, el 14 y 15 de julio.
🎯 Objetivos de registro de eventos
Describe tus objetivos de registro, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Qué quieres lograr con el registro?
- ¿Qué métricas definen el éxito?
Ejemplo de objetivos de registro de eventos para completar:
- Principales objetivos del evento para nuestra empresa: Ganar al menos 250k USD en ingresos
- Principales KPIs de registro:
✅ Al menos 1,000 asistentes registrados
✅ Al menos 900 participantes
✅ Ingresos totales: $250k USD
✅ Ventas de entradas: $180k USD
✅ Satisfacción de los participantes: 80+ NPS (Net Promoter Score)
💰 Fuentes de ingresos de eventos / Venta de entradas
Describe tus fuentes de ingresos del evento y venta de entradas, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son las diferentes fuentes de ingresos?
- ¿Está el registro vinculado al acceso de pago?
Ejemplo de fuentes de ingresos de un evento para completar:
- Ingresos por la venta de entradas:
- Inversores: $1,150
- Startup: $450
- Estándar: $180
- Estudiantes: Gratis
- Patrocinadores del evento: $60k
- Merchandising / regalos: $12k
👫 Asistentes al evento
Describe a los asistentes de tu evento, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es tu público objetivo?
- ¿Qué idiomas y dispositivos usan?
- ¿Existen necesidades de accesibilidad?
Ejemplo de información de asistentes a un evento para completar:
- Público objetivo: ecosistema de startups en la ciudad de New York
- Demografía: Entre 25 y 45 años
- Idioma: inglés
- Propuesta de valor propuesta para los asistentes: Tendrán la oportunidad de reunirse con fundadores de tecnología clave e inversionistas.
📆 Programa de registro de eventos
Escribe tu calendario de registro de eventos, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son las fechas clave para la configuración, lanzamiento, recordatorios y cierre?
- ¿Están las fechas límite coordinadas con marketing?
Ejemplo de un plan de registro de eventos para completar:
- 15 de mayo: Inicio del registro
- 14 de junio: Primer recordatorio
- 10 de julio: Último recordatorio
- 14 y 15 de julio: (Fechas del evento) Cierre de registros de eventos y pagos
📲 Experiencia del usuario en eventos
Describe el user journey de tu evento, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles pasos seguirá el registrado?
- ¿Es el flujo intuitivo y compatible con móviles?
Ejemplo de un user journey de evento para completar:
1. Invitación por correo
2. Clic para el formulario
3. Completar detalles
4. Elegir entrada
5. Pagar
6. Recibir confirmación
📣 Canales de marketing para eventos
Describe tus canales de marketing para eventos, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Dónde y cómo se promocionará el registro?
- ¿Están optimizados los canales para la conversión?
Ejemplo de un canal de marketing para eventos para completar:
- A través de nuestros propios canales
- ׂ Invitaciones por correo electrónico desde nuestro CRM
- ׂ Cuentas de redes sociales
- ׂ Página de eventos
- ׂ Blog de la empresa
- A través de socios clave
- ׂ Ponentes y patrocinadores
- ׂ Artículos de prensa
🚀 Software para eventos & tecnología
Describe la tecnología para eventos y las herramientas digitales que usarás para el registro de eventos, respondiendo a las siguientes preguntas:
- ¿Qué plataforma impulsará el registro?
- ¿Está integrada con otras herramientas (CRM, correo electrónico, check-in)?
Ejemplo de software para eventos & tecnología para completar:
Usando Eventtia para gestionar el registro, el seguimiento por correo electrónico, y el check-in.
👩🏽💻 Equipo, roles & compartir empleo
Describe los roles y las funciones compartidas dentro de tu equipo, respondiendo a las siguientes preguntas:
- ¿Quién es dueño de la experiencia de registro?
- ¿Quiénes están involucrados en las aprobaciones, QA, soporte?
Ejemplo de equipo, roles y compartir trabajos para completar:
- Propietario del evento: Emily (CEO)
- Configuración técnica: Michael (Producto)
- Contenido: Sofia (Marketing)
💸 Costos de registro de eventos
Escribe los costos relacionados con tu registro de eventos, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Qué costos están ligados a las actividades de registro?
- ¿Existen costos ocultos de tecnología o de personal?
Ejemplo de costos de registro de eventos por completar:
- Personal de seguridad ($12,000)
- Anuncios en medios ($6,700)
- Licencia de software para eventos ($3,300)
⚠️ Riesgos y desafíos
Describe los riesgos y desafíos que pueden reducir tus posibilidades de alcanzar tus objetivos, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Estoy seguro de que no hay un evento importante compitiendo?
- ¿Qué podría retrasar el registro de eventos o los pagos?
- ¿Cómo sé que los precios de las entradas son correctos?
- ¿Qué podría reducir la conversión o causar el abandono?
- ¿Cómo podemos prevenir un error o mal funcionamiento con la tecnología?
Ejemplo de riesgos y desafíos para completar:
❌ Proceso de registro complejo y mala experiencia del usuario
❌ Información débil y comunicación poco clara
❌ Precios incorrectos y un proceso de pago desalineado
❌ Promoción de eventos ineficiente
Fuente:
En general:
"From registration to the payment engine. Eventtia is one of the mosr complete and intuitive platforms"
Isai Gutierrez
Senior Information Tech Support
TCL Asociados
Puntos clave: el canvas de registro de eventos - tu guía fácil para el éxito del evento
Los organizadores de eventos como tú ya no deberían tener que preocuparse por el éxito del registro de eventos.
Utilizar el canvas de registro de eventos, junto con el uso del software adecuado para eventos, multiplica tus posibilidades de hacer que tus eventos destaquen al lograr tus objetivos de registro de eventos, mientras te concentras en lo que realmente importa, tu marca única y contenido excepcional.
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¿Listo para llevar tu estrategia de registro de eventos al siguiente nivel?
Úsalo con tu equipo, compártelo con socios, o inclúyelo en tu kit de incorporación para eventos corporativos. Diseñado por Eventtia para ayudar a los profesionales de eventos a hacer su mejor trabajo, rápido.
FAQs: Preguntas frecuentes
¿Qué es el canvas de registro de eventos?
El Canvas de Registro de eventos es un framework visual de una página que permite a los organizadores de eventos:
- Estructurar y documentar su plan de registro de eventos en detalle
- Colaborar eficazmente entre los equipos de marketing, operaciones y tecnología
- Hacer las preguntas correctas antes de pasar a la ejecución
- Maximizar la conversión de registro y optimizar el customer journey
Al trabajar a través de los 10 elementos del canvas, descubrirás puntos ciegos, mejorarás la alineación interna y, en última instancia, multiplicarás tus posibilidades de éxito.
¿Para quién es el canvas de registro de eventos?
El canvas de registro de eventos está hecho para organizadores de eventos profesionales que gestionan registros de eventos de cualquier tamaño:
- Eventos para consumidores, eventos corporativos, eventos B2B
- Eventos presenciales, eventos virtuales e híbridos
- De cualquier industria: retail, financiero, educativo, sin ánimo de lucro, gobierno, industria, etc.
¿Por qué usar el canvas de registro de eventos?
He aquí por qué los organizadores de eventos deberían usar el Canvas de Registro de Eventos:
- Alineación: Permite a los organizadores de eventos obtener una comprensión rápida y completa, como equipo, del plan de registro de eventos, proceso, riesgos y dificultades.
- Claridad: Defines un plan de registro sólido y completo en un solo lugar.
- Velocidad: Úsalo en talleres o llamadas de inicio para alinear a tu equipo.
- Éxito: Evita ejercicios de emergencia de último minuto y maximiza el rendimiento del registro.
¿Cómo usar el canvas de registro de eventos?
He aquí cómo usar el canvas de registro de eventos, por Eventtia:
- Descargar el archivo excel del canvas de registro de eventos[b]
- Completar cada elemento uno por uno, juntos como un equipo
- Objetivos de registro de eventos
- Fuentes de ingresos de eventos y venta de entradas
- Asistentes al evento
- Calendario de registro de eventos
- User journey del evento
- Canales de marketing para eventos:
- Software & tecnología para eventos
- Equipo, roles & distribución de tareas
- Costos de registro de eventos
- Riesgos y desafíos
- Puedes usarlo digitalmente en una computadora, o puedes imprimirlo en una superficie grande para que tu equipo pueda comenzar conjuntamente a esbozar y discutir los elementos del modelo de negocio con notas adhesivas o marcadores de pizarra. Es una herramienta práctica que tiene como objetivo fomentar la comprensión, discusión, creatividad y análisis
- Comparte el archivo final con todo tu equipo
- Recuerda actualizar el archivo cuando sea necesario
Registro de eventos: ¿Cómo tener más éxito con el registro de eventos?
Obtén más resultados con tus registros de eventos siguiendo las siguientes guías y artículos:
¿Quién es el creador del canvas de registro de eventos?
El Canvas de Registro de Eventos fue creado en agosto de 2023, por Laurent Dunys, Chief Marketing Officer en Eventtia Inc.
¿El canvas de registro de eventos está protegido y licenciado?
El canvas de registro de eventos tiene licencia bajo CC BY-NC-SA 4.0
Eres libre de descargar, usar y adaptar el canvas de registro de eventos para tus propios eventos y proyectos.
Gracias a su licencia abierta creative commons attribution–sharealike, también puedes compartirlo con colegas, traducirlo a otros idiomas o personalizarlo para tipos específicos de eventos.
El único requisito es que acredites a eventtia como el creador y mantengas esta misma licencia visible en cualquier copia o adaptación. Esto garantiza que el canvas siga siendo una herramienta de libre acceso para toda la comunidad de eventos, al mismo tiempo que se reconozca siempre su origen.
