Has invertido tiempo y energía en planificar y promocionar un evento. ¿Pero sabías que si tu formulario de registro es complicado o confuso, las personas no se inscribirán al evento?
Sí, pasa todo el tiempo. Alguien ve un evento siendo promovido y se engancha. Pero cuando hacen clic en la página de registro de eventos, encuentran una página que carga lentamente o preguntas que los incomodan, y se alejan. No completando el registro.
Por esta razón, si no quieres que tu “evento increíble” tenga un número decepcionante de participantes, necesitas prestar atención al proceso de registro de eventos, específicamente al formulario de registro de eventos (o formulario de inscripción de eventos).
De eso se trata exactamente esta guía.
En esta guía, discutiremos todo lo que necesitas saber sobre la creación de formularios de registro de eventos que logren que la gente se registre en tu evento. Encontrarás consejos prácticos, mejores prácticas de diseño e incluso plantillas de formularios de registro de eventos listas para usar que facilitarán mucho tu vida.
Elementos clave de un formulario de registro de eventos efectivo
Construir un formulario de registro de eventos efectivo puede ser complicado. Pedir demasiada información puede ahuyentar a la gente. Pero pedir muy poca, y podrías perderte detalles esenciales que te ayuden a ofrecer una gran experiencia de los participantes.
Registro de eventos impulsado por Eventtia
Aquí hay elementos clave para incluir en tu formulario de registro en línea para lograr ese delicado equilibrio entre recopilar suficiente información para planificar de manera efectiva, sin crear barreras para el registro:
Detalle del evento
Las personas que llegan a tu formulario de registro de eventos probablemente ya saben sobre el evento. Después de todo, nadie planeará registrarse para un evento del que no sabe nada.
Sin embargo, tener detalles claros del evento en tu formulario de registro de eventos genera confianza en el evento y reduce la confusión. Por ejemplo, un resumen de qué trata el evento o qué pueden esperar los asistentes puede aumentar aún más la emoción, motivándolos a completar el registro. Y cuando alguien se está registrando para tu evento, debe saber cuándo y dónde ocurrirá.
Por lo tanto, los detalles clave del evento que puedes querer agregar a tu formulario de registro de eventos incluyen:
- Nombre del evento
- Breve descripción del evento
- Fecha y hora
- Ubicación (o enlace a la plataforma virtual si es virtual)
Información del asistente
El formulario de registro de eventos es una herramienta valiosa para recopilar información sobre posibles asistentes.
Información del asistente que podrías querer solicitar en tu formulario de registro en línea incluye:
- Nombre
- Apellido
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
- Nombre de la organización/empresa
- Cargo
Solicitar nombres completos te permite conocer a tus asistentes potenciales, mientras que las direcciones de contacto proporcionan un medio para enviarles actualizaciones sobre tu evento. Otra información de los asistentes puede ayudarte a crear una experiencia más personalizada para los asistentes al evento. Por ejemplo, los títulos de trabajo o la información de la industria pueden ayudarte a adaptar las sesiones de grupos de discusión o los grupos de networking para que coincidan con los intereses profesionales de los asistentes.
Preferencias del evento
Las preferencias del evento son información adicional de los asistentes que los organizadores de eventos pueden usar para crear una experiencia personalizada para los participantes del evento. Estas incluyen información como:
- Preferencias dietéticas: Cuando preguntas sobre restricciones dietéticas, puedes planear refrigerios, permitiéndote hacer provisiones para opciones de comida vegetariana, sin gluten, y otras preferencias de los asistentes.
- Necesidades de accesibilidad: Preguntar si los asistentes necesitarán transporte puede ayudarte a planear traslados.
- Alojamiento: Para eventos de varios días, preguntar a los asistentes si necesitan hospedaje te ayudará a planear habitaciones o alojamientos especiales.
- Preferencia de sesión: Pedir a los asistentes que elijan sus propias sesiones te ayuda a planear tamaños de salas o horarios para satisfacer la demanda y evitar el hacinamiento. También te evitarás desperdiciar recursos en sesiones que no interesan a nadie.
- Actividades opcionales: Si planeas ofrecer entretenimiento adicional más allá del evento principal para mejorar la visita de los asistentes, considera pedirles que seleccionen sus actividades preferidas (como visitas guiadas, recepciones nocturnas o actuaciones culturales).
- Tamaño de camiseta: Si el evento incluye merchandising, preguntar por los tamaños de camiseta puede ayudarte a planear para que los asistentes reciban productos que les queden bien.
Tipos de registro
Muchos eventos hoy en día ofrecen múltiples opciones de entradas para atraer a un público más amplio. Si tu evento tiene diferentes niveles de acceso, indícalo claramente en el formulario de registro, junto con las tarifas de registro correspondientes.
Para este elemento, tu formulario debe incluir:
- Tipos de entradas (como general, estudiante, VIP, etc.).
- Precios
- Campo de código de descuento (si estás ofreciendo promociones)
Sección de pago
También deberías incluir una pasarela de pago segura, permitiendo a los potenciales asistentes pagar fácilmente por el evento.
Las personas se alejarían si el proceso de pago para un evento les diera un dolor de cabeza. Se irán aún más rápido si encuentran que la seguridad del proceso es dudosa, ya que no confiarán en ti con sus datos de pago. Por lo tanto, el formulario de registro de eventos debe ser fluido y seguro. Y ofrecer diferentes opciones. No quieres alienar a las personas que prefieren pagar en línea a través de canales específicos.
Opciones comunes de pago a considerar incluyen:
- Tarjeta de débito
- Tarjeta de crédito
- ACH
- PayPal
- Google Pay
- Apple Pay
- Cheque por correo
- Pagar en el recinto
Consejos esenciales para diseñar formularios de registro de eventos
Aquí tienes algunos de los mejores consejos para formularios de registro de eventos a considerar:
Manténlo corto y simple
Los campos del formulario para el registro de eventos deben ser los menos posibles.
Las personas tienen tiempo y paciencia limitados. Cuantos más campos les pidas que llenen, más probable será que abandonen a mitad del formulario, sin completar el registro. Por lo tanto, solicita solo la información esencial.
Incluso si necesitas información más detallada (como preferencias de comida, tallas de camiseta, etc.), puedes pedir solo información básica al principio. Luego, utiliza un correo electrónico de seguimiento para obtener la información avanzada que necesitas. Alternativamente, puedes usar un formulario de varios pasos. El objetivo es evitar tener un formulario en línea que parezca excesivamente largo, ya que eso abrumaría a los posibles asistentes.
Hazlo compatible con dispositivos móviles
La mayoría de las personas hoy navegan por internet desde dispositivos móviles. Por lo tanto, es importante que tu formulario de registro de eventos sea compatible con dispositivos móviles. Si el formulario tiene fallos cuando se abre en dispositivos móviles, perderás una gran cantidad de posibles registrados.
Formulario de registro de eventos impulsado por Eventtia
Utiliza un diseño adaptable para móviles que se ajuste al tamaño de las pantallas, permitiendo que las personas lo abran y lo llenen tanto en pantallas grandes (como computadoras de escritorio) como en pantallas más pequeñas (como tabletas y teléfonos inteligentes). Después de diseñar tu formulario, asegúrate de probarlo en múltiples dispositivos y verifica que funcione antes de lanzarlo.
Usa secciones y encabezados claros
Las personas escanean un formulario de registro en línea antes de leerlo. Pasan rápidamente por el formulario, buscando pistas para preguntas como: ¿Cuánto tiempo tomará esto? ¿Qué tipo de información necesito proporcionar? ¿Esto va a ser complicado?
Es por eso que un formulario bien organizado con secciones claras y encabezados es muy importante. Ayuda a los usuarios a comprender el formulario de un vistazo, reduciendo su ansiedad y aumentando su confianza en el proceso. Por ejemplo, cuando el formulario se divide en secciones lógicas (como información personal, selección de entradas y pago), las personas pueden ver inmediatamente lo que se espera de ellas.
Divide tu formulario en partes digeribles agrupando preguntas similares. Por ejemplo, agrupa los campos de nombre, correo electrónico y empresa bajo “Detalles personales,” y agrupa los campos de necesidades dietéticas, necesidades de accesibilidad y preferencias de sesiones bajo “Preferencias del evento.”
Incluir instrucciones o consejos útiles
No todos entenderán inmediatamente lo que estás pidiendo en un formulario de registro de eventos. Y lo último que deseas es que los registrados se sientan confundidos o inseguros, ya que eso puede hacer que abandonen el formulario.
En otras ocasiones, el problema no es entender lo que estás pidiendo, sino no entender por qué estás pidiendo esa información específica. Si el propósito detrás de una solicitud no es claro, los inscritos pueden desconfiar de ti, lo que puede hacer que se vayan.
Por eso puede ser beneficioso incluir un breve texto de ayuda debajo de ciertos campos. Esto puede hacer que el formulario sea más fácil de usar, ya que explicará brevemente qué información se solicita o por qué. Por ejemplo, el texto “Usamos tu talla de camiseta para asegurarnos de que obtengas el ajuste correcto” debajo de un campo que solicita tallas de camiseta tranquilizará a los registrantes sobre compartir esa información.
Sé transparente sobre los costos
Las personas quieren saber por qué están pagando. Y si tus tarifas no son claras, se irán. Por lo tanto, sé transparente sobre los costos.
Muestra todas las tarifas claramente. Muestra un total en vivo que se actualiza a medida que las personas seleccionan diferentes opciones o aplican descuentos.
El software de registro para eventos de Eventtia hace que gestionar pagos en línea sea fácil. Admite opciones de pago flexibles y cualquier moneda y te permite establecer precios anticipados y ofrecer cupones y descuentos.
Confirma el registro inmediatamente
Imagina lo frustrante que sería pasar por los pasos de un proceso de registro en línea y no saber si tu registro fue exitoso. Cualquiera que se registre para tu evento y tenga una experiencia similar probablemente dejará el registro con una primera impresión negativa de tu evento. Y esto puede hacer que sea menos probable que asistan, que estén menos comprometidos si lo hacen, y que sea poco probable que se inscriban en eventos futuros.
Para evitar esto, deberías considerar agregar activadores de confirmación de correo electrónico a tu formulario de registro de evento virtual. De esta manera, un correo electrónico de confirmación se envía automáticamente a las personas al completar su registro.
Alternativamente, simplemente puedes mostrar una página de confirmación cuando alguien complete el registro. Esto puede ser algo tan simple como una página con el texto: “¡Gracias por registrarte! Nos vemos el [día de tu evento]. Revisa tu bandeja de entrada para los detalles del evento”.
Eventtia hace que este paso sea fácil. Incluso puedes personalizar tus correos electrónicos de confirmación.
Prueba exhaustivamente antes del lanzamiento
A veces, todo se ve bien. Sin embargo, cuando una persona real intenta registrarse, algo sale mal. Para prevenir esto, es posible que desees probar el formulario a fondo después de desarrollarlo. Prueba cada campo. Haz clic en cada botón. Y asegúrate de que funcione como se espera. Si se involucra un pago, garantiza que las transacciones se procesen sin problemas.
Es decir, complete el formulario como un registrante real y compruebe si el registro es exitoso. Y no olvide los correos electrónicos automáticos. Compruebe si se envían correctamente y si recibe uno después de completar su registro.
Utiliza un lenguaje amigable y conversacional
Un poco de personalidad puede hacer que tu evento se sienta más accesible. Y esto puede hacer que las personas sean más propensas a completar el formulario y registrarse. Por lo tanto, incluso si estás construyendo un formulario para un evento formal, no suenes como un robot. En su lugar, sé cálido y habla como una persona real.
Puedes considerar agregar un breve mensaje de bienvenida en la parte superior, como “¡Estamos emocionados de tenerte aquí! Por favor, completa la información a continuación para reservar un lugar.” Además, en lugar de un botón CTA frío como “Enviar formulario”, podrías usar opciones más cálidas como “Regístrate ahora” o “Guardar mi lugar.”
Usa lógica condicional (formularios inteligentes)
No solo los formularios inteligentes son más limpios y cortos, sino que también se sienten más personalizados. Y esto puede hacer que las personas sean más propensas a completarlos.
Usar lógica condicional simplemente significa mostrar u ocultar campos en función de las respuestas anteriores. Por ejemplo, si estás organizando un evento híbrido y un participante elige “asistente virtual”, puedes ocultar campos relacionados con la ubicación. De esta manera, el formulario muestra solo lo que es relevante para cada participante y evita estar lleno de preguntas irrelevantes.
Descubre el software de registro para eventos de Eventtia para experiencias de eventos sin problemas.
Plantillas de formularios de registro de eventos (con ejemplos)
Una plantilla de formulario de registro de eventos es un formulario prediseñado que puedes personalizar rápidamente para crear tu propio formulario de registro de eventos. Si no deseas crear un formulario de registro desde cero, las plantillas son tus aliadas.
Podemos clasificar ampliamente los formularios de registro de eventos en dos categorías: básica y avanzada.
Formulario básico de registro de eventos
Un formulario de registro básico es simple y recoge solo la información esencial del asistente. Es ideal para eventos pequeños, sesiones gratuitas o reuniones internas de la empresa.
[ Detalle del evento ]
Nombre: [ Campo de texto ]
Apellido: [ Campo de texto ]
Dirección de correo electrónico: [ Campo de texto ]
Número de teléfono: [ Campo de texto ]
Organización: [ Campo de texto ]
¿Cómo te enteraste de este evento? (Opcional):
☐ Correo electrónico ☐ Sitio web ☐ Redes sociales ☐ Amigos ☐ Otros
¿Cómo te gustaría que te contactáramos?:
☐ Llamada ☐ Texto ☐ Correo electrónico
[Botón de enviar]
Los formularios de registro avanzados son formularios detallados que requieren información adicional del asistente para el registro. Se utilizan para eventos profesionales o de gran escala y a menudo incluyen múltiples opciones de venta de entradas, precios e información sobre preferencias de eventos.
Un formulario típico de registro avanzado de eventos es:
[Título del formulario]
[Detalle del evento]
Información del asistente:
Nombre completo: [Campo de texto]
Correo electrónico: [Campo de texto]
Número de teléfono: [Campo de texto]
Organización: [Campo de texto]
Título del trabajo: [Campo de texto]
¿Cómo quieres que te contactemos?:
☐ Llamada ☐ Texto ☐ Correo electrónico
Detalles del evento:
¿Qué días asistirás?
☐ Día 1 ☐ Día 2 ☐ Día 3
Selecciona tu modo de asistencia
☐ Presencial ☐ Virtual
Idioma preferido para las sesiones
☐ Inglés ☐ Francés
¿Cómo te enteraste de este evento? (Opcional):
☐ Correo electrónico ☐ Sitio web ☐ Redes sociales ☐ Amigos ☐ Otros
Información adicional
Sesión de trabajo preferida:
☐ Diseño UI/ UX ☐ Ciencia de datos ☐ Redes sociales ☐ Política & Innovación
¿Tienes alguna necesidad de accesibilidad? [Campo de texto]
(respuesta corta como acceso para silla de ruedas, intérprete de lenguaje de señas)
¿Tienes alguna restricción dietética? [Campo de texto]
(respuesta corta como vegetariano, vegano, sin gluten, halal)
Información de entradas y pago:
Tipo de entrada:
☐ Estándar – $299
☐ VIP – $499
☐ Acceso virtual – $99
Método de pago:
Menú desplegable (Tarjeta de crédito, PayPal, Transferencia bancaria)
Acuerdos
☐ He leído y acepto los Términos & Condiciones
☐ Consiento recibir correos electrónicos de seguimiento sobre este evento
[Botón de enviar]
La importancia de los formularios de registro de eventos
Un formulario de registro de eventos hace más que lograr que las personas se registren para un evento. Es una herramienta muy poderosa en tu planificación de eventos kit de herramientas. He aquí por qué el formulario de registro de eventos es más importante de lo que la mayoría de las personas piensan:
Ayuda a crear una gran primera impresión
El formulario de registro de eventos es la primera interacción que los asistentes potenciales tendrán con tu evento, porque antes de que alguien pase por las puertas de tu recinto, interactuarán con tu formulario de registro. Y las primeras impresiones importan. Un formulario torpe o confuso puede hacer que los registrantes piensen que tu evento puede no valer la pena.
Simplifica el proceso de planificación
El formulario de registro de eventos es una herramienta de recopilación de datos para recopilar datos de asistentes que potencia casi todos los aspectos de la logística del evento. Añade los campos correctos en tu formulario de registro, y te permitirá:
- Registra el número de asistentes para gestionar la capacidad del recinto, estimar las necesidades de comida y bebida, o planificar las necesidades de personal.
- Genera credenciales de participante.
- Preasigna sesiones de grupo o asientos.
- Sincroniza los datos con plataformas CRM para seguimientos.
Ayuda a personalizar la experiencia
Algunos de los eventos más significativos son aquellos que se sienten profundamente personales. Y personalizar las experiencias de eventos comienza con recopilar la información del asistente.
Por ejemplo, cuando preguntas sobre preferencias de sesiones, puedes recomendar temas relevantes. La información sobre títulos de trabajo o industrias puede ayudarte a segmentar mejor los grupos de networking o personalizar el alcance de los patrocinadores. Además, recopilar las preferencias alimenticias puede ayudarte a ofrecer las opciones de comida más adecuadas.
Habilita la comunicación efectiva
El formulario de registro de eventos sirve como la base para mantenerse en contacto con los asistentes desde el momento en que se registran, hasta mucho después del evento.
Esto se debe a que te ayuda a recopilar los datos de contacto, lo que te permite mantener informados a los asistentes. Sin la información de contacto de los asistentes, no puedes enviar recordatorios, compartir actualizaciones de última hora (como cambios de horario) o enviar mensajes posteriores al evento.
Mejora la seguridad y accesibilidad
Los formularios de registro de eventos pueden ser herramientas para crear eventos donde todos se sientan vistos y apoyados.
Por ejemplo, cuando utilizas estos formularios para recopilar información sobre necesidades de accesibilidad (como acceso para sillas de ruedas), puedes planear proporcionar la asistencia necesaria, haciendo el evento más inclusivo. Además, al organizar eventos grandes o con mucha actividad, puedes solicitar información de contacto de emergencia. Esto puede mostrar tu compromiso con la seguridad del asistente y que estás preparado para cualquier situación inesperada.
Aporta información valiosa para futuros eventos
El formulario de registro de eventos puede proporcionar información valiosa para mejorar futuros eventos. Una vez que tu evento ha finalizado, puedes realizar una encuesta posterior al evento para analizar los datos de los formularios de registro y obtener información para mejorar futuros formularios y eventos.
Por ejemplo, analizar dónde las personas abandonaron el formulario puede ayudar a comprender las barreras para inscribirse en eventos pasados. Luego, puedes usar esta información para mejorar futuros formularios de registro, asegurando más conversiones o ventas de entradas.
Además, analizar la información demográfica de los asistentes (como las industrias más representadas o los títulos de trabajo) puede ayudarte a evaluar el alcance y la relevancia de tu evento. La información sobre las preferencias de las sesiones puede ayudarte a saber qué sesiones o actividades fueron más populares. Y esto puede informar la planificación de futuros eventos, ya que puedes adaptar las agendas de eventos futuros y asignar recursos de manera más efectiva (a actividades de alto interés).
Conclusión: diseña formularios de registro de eventos efectivos para una experiencia fluida
El formulario de registro de eventos hace más que ayudarte a registrar participantes para un evento. También puedes usarlo para recopilar datos de asistentes para crear experiencias personalizadas para todos, haciendo de tu evento uno memorable.
Este blog exploró cómo crear un formulario de registro de eventos, destacando los elementos clave de un formulario efectivo para el registro de participantes y ofreciendo consejos prácticos de diseño. Sigue estas mejores prácticas para crear formularios que los asistentes estarán encantados de completar.
Después de entender las mejores prácticas para formularios de registro de eventos, el siguiente paso es elegir la herramienta adecuada para construirlo. ¡Ahí es donde entra Eventtia! Eventtia es una plataforma de gestión de eventos todo-en-uno, diseñada para ayudar a las organizaciones y empresas a planificar, promover y ejecutar eventos presenciales, virtuales y híbridos. Y una de sus muchas herramientas es un constructor de formularios para el registro de eventos. Viene con una interfaz intuitiva que facilita la creación de formularios de registro que incluyen todos los elementos esenciales y simplifica todo el proceso de registro.
Agenda una demo hoy y descubre cómo Eventtia puede ayudarte a crear formularios de registro efectivos que aumenten la participación en tu evento.
Fuente:
En general:
"Eventtia saves time and money by allowing to create intuitive event registration pages in just a few hours."
Anthony Zapata
Hiperbaric
Preguntas frecuentes
Aquí están algunas de las preguntas más frecuentes sobre la creación de formularios de registro de eventos efectivos:
¿Qué es un formulario de registro de eventos?
Un formulario de registro de eventos es una herramienta utilizada para recopilar información de las personas que desean asistir a un evento. Por lo general, incluye campos de datos como nombre, detalles de contacto y preferencias de asistencia. Los organizadores de eventos utilizan la información recopilada del formulario para gestionar la lista de asistentes, realizar un seguimiento de las confirmaciones de asistencia y planificar la logística de manera más efectiva.
¿Existen varios tipos de formularios de registro de eventos disponibles?
Hay diferentes tipos de formularios de registro para eventos, dependiendo de la complejidad del evento y la cantidad de datos de los asistentes requeridos. Los formularios básicos son simples y se utilizan para recopilar información mínima (como nombre e información de contacto), mientras que los formularios avanzados son más detallados y se utilizan para recopilar mucha información (con campos para preferencias del evento).
¿Qué tipos de individuos u organizaciones utilizan comúnmente formularios de registro de eventos?
Los formularios de registro de eventos son ampliamente utilizados. son comúnmente utilizados por organizaciones corporativas (para conferencias, seminarios y capacitaciones internas), por instituciones educativas (para talleres y eventos escolares), por organizaciones sin fines de lucro (para recaudaciones de fondos y eventos de concienciación), por individuos (para bodas y otros eventos personales) y por grupos comunitarios y clubes (para reuniones, eventos locales y torneos deportivos).
¿Cómo apoyan los formularios de registro de eventos a la gestión de eventos?
Los formularios de registro de eventos apoyan muchos aspectos de la gestión de eventos. Por ejemplo, ayudan a prever la asistencia para la planificación de recintos, catering y personal, proporcionan información sobre la demografía y preferencias de los asistentes, y facilitan la comunicación con los asistentes.
¿Se mantienen seguros los datos recopilados de los asistentes a través de formularios de registro?
Eventtia sigue estrictos protocolos de protección de datos, que incluyen cifrado SSL, cumplimiento con el RGPD y pasarelas de pago seguras. Por lo tanto, toda la información recopilada a través de sus formularios de registro está segura.
¿Son adecuados los formularios de registro de eventos tanto para eventos gratuitos como para eventos de pago?
Sí. Los formularios de registro de eventos funcionan tanto para eventos gratuitos como de pago. Para eventos gratuitos, ayudan a rastrear el interés, gestionar la capacidad y agilizar la comunicación. Para eventos de pago, ofrecen todos esos beneficios mientras que también se integran con sistemas de pago seguros para manejar las tarifas de registro o la venta de entradas.
¿Es google forms una buena opción para la gestión de registros de eventos?
Google Forms puede ser una buena opción para crear formularios de registro de eventos para eventos simples y gratuitos. Es fácil de usar, personalizable e integra con Google Sheets. Sin embargo, carece de funcionalidades como el procesamiento de pagos, branding y automatización, lo que lo hace menos ideal para eventos complejos o de pago.
Aquí tienes una guía más detallada sobre cómo usar Google Forms para el registro de eventos.
¿Se puede usar Microsoft Forms para crear formularios de registro de eventos?
Microsoft Forms se puede utilizar para crear formularios de registro de eventos, aunque sean básicos. Es simple y eficiente. Sin embargo, no admite pagos, lógica avanzada, confirmaciones personalizadas o automatizaciones, lo que limita su uso para eventos más grandes o pagados.
Aquí tienes una guía más detallada sobre cómo usar Microsoft Forms para el registro de eventos.
