Imagina planificar un evento increíble, pero todo se desmorona porque la ubicación simplemente no funciona. Quizás sea difícil de llegar, el espacio se siente reducido, el sonido es terrible o es francamente poco atractivo. De repente, lo que se suponía iba a ser una experiencia memorable para tus asistentes se convierte en un dolor de cabeza.
La ubicación de tu evento puede determinar su éxito o fracaso, por lo que vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo en elegirla cuidadosamente. Ya sea que estés planeando una conferencia corporativa, un lanzamiento de producto, un taller o una gala de celebración, aquí te mostramos cómo elegir una ubicación que sea ideal para ti y tus asistentes.
Comprende tus objetivos y requisitos del evento
Cuanto más específico seas sobre tus objetivos y requisitos, más fácil será reducir tus opciones y evitar perder tiempo en recintos que simplemente no funcionarán. Aquí te explicamos cómo empezar a entender el tipo de recinto que tu evento necesita.
Define el propósito y formato del evento
Cada evento exitoso comienza con un claro “por qué”. ¿Estás organizando un lanzamiento de producto de alta energía, una conferencia de varios días, un taller íntimo o una recepción de networking? El propósito de tu evento determinará todo, desde el tamaño del espacio hasta el diseño, la acústica, el estilo de decoración y los requisitos técnicos.
Por ejemplo:
- Una conferencia podría requerir múltiples salas de trabajo, Wi-Fi fuerte y un salón principal con asientos tipo teatro.
- Un taller práctico puede necesitar asientos flexibles, pizarras blancas y mesas fáciles de mover.
- Una gala o ceremonia de premios podría requerir un escenario, iluminación ambiental y espacio para que el personal de catering se mueva libremente.
Cuando tienes claro el formato de tu evento, descartarás instantáneamente las ubicaciones que no se alineen con tus objetivos, lo que te ahorrará sorpresas frustrantes más adelante en el proceso de planificación.
Identifica tu audiencia y recuento de asistentes
Tus asistentes siempre deben estar en el centro de tus decisiones de planificación de eventos, y el recinto no es una excepción. Saber quién asistirá (y cuántos) te ayuda a elegir una ubicación que sea del tamaño adecuado, accesible y cómoda.
Haz estas preguntas sobre tus asistentes:
- ¿De dónde estarán viajando? Esto afecta la proximidad a aeropuertos, transporte público o principales autopistas.
- ¿Tienen necesidades de movilidad o accesibilidad? Asegúrate de que el recinto cumpla con los estándares ADA y ofrezca alojamientos inclusivos.
- ¿Qué tipo de ambiente esperan o disfrutarán? Por ejemplo, las audiencias más jóvenes podrían apreciar espacios modernos y creativos, mientras que los ejecutivos corporativos pueden preferir algo más formal y pulido.
Las estimaciones precisas del número de asistentes también previenen dos errores comunes: reservar un recinto que se siente vacío o uno que está demasiado abarrotado. Un espacio que “se ajusta” a tu audiencia mejora la comodidad, el networking y el engagement general, y a menudo también afecta los precios.
Establece tu presupuesto pronto
Es tentador enamorarse de un recinto impresionante desde el principio de la búsqueda, solo para descubrir más tarde que está completamente fuera de tu presupuesto. Establecer un presupuesto claro desde el inicio te ayuda a mantener los pies en la tierra y ser realista, al mismo tiempo que deja espacio para la creatividad.
Tu presupuesto debería cubrir más que solo la tarifa de alquiler. Recuerda considerar:
- Cargos ocultos o adicionales: tarifas de servicio, tarifas de limpieza, seguridad o uso de energía
- Costos de catering: si el recinto requiere catering interno, los precios pueden variar significativamente
- Tarifas de AV y tecnología: no todos los recintos incluyen sistemas de sonido, proyectores o equipos de transmisión
- Seguro y permisos: a menudo pasados por alto, pero esenciales para muchos tipos de eventos
- Tiempo de montaje y desmontaje: algunos recintos cobran por horas extra o requieren apoyo de personal
Una vez que tengas un rango en mente, se vuelve mucho más fácil filtrar los posibles espacios y comunicar tus necesidades claramente cuando comiences a contactar a los gestores del recinto.
Piensa en la ubicación ideal y accesibilidad
Incluso el recinto más bellamente diseñado puede quedarse corto si los asistentes tienen dificultades para llegar allí. Al evaluar sitios potenciales, considera el entorno más amplio alrededor del recinto; no solo el edificio en sí.
Proximidad al transporte
Tu recinto debe ser lo más accesible posible, especialmente si los asistentes viajan desde fuera de la ciudad. Considera qué tan cerca está la ubicación de los principales centros de transporte, como aeropuertos, estaciones de tren, paradas de transporte público y autopistas principales.
Si una parte significativa de tu audiencia va a conducir, revisa la disponibilidad de estacionamiento, las tarifas diarias, y si el recinto ofrece validación. Para eventos urbanos, el acceso al transporte público puede ser un factor decisivo, especialmente en ciudades donde el tráfico o el estacionamiento limitado genera estrés adicional.
Caminabilidad y servicios cercanos
Una vez que los asistentes lleguen, el área que rodea al recinto debería apoyar el evento en lugar de complicarlo. Una alta caminabilidad facilita que los invitados tomen un café, disfruten del almuerzo entre sesiones o se dirijan a un hotel cercano sin necesidad de un automóvil o servicio de transporte compartido.
Comodidades cercanas a buscar incluyen:
- Hoteles para eventos de varios días
- Restaurantes y cafés para encuentros informales o descansos
- Tiendas o servicios que los asistentes puedan necesitar
- Atracciones que mejoran la experiencia en general
Una ubicación con buena accesibilidad peatonal puede elevar la atmósfera de tu evento y fomentar momentos de networking orgánico que ocurren fuera de las paredes del recinto.
Calidad de seguridad y vecindario
Un recinto puede cumplir con todos los requisitos logísticos, pero el vecindario circundante también debería sentirse cómodo y seguro. Los asistentes deberían poder caminar hacia y desde el recinto (de día o de noche) sin preocupación. Esto es especialmente importante si tu evento termina tarde, abarca varios días o incluye recepciones nocturnas.
Investiga la reputación del barrio, las estadísticas de delincuencia local y las revisiones recientes de otros anfitriones de eventos. Considera factores como la iluminación de las calles, la limpieza y la atmósfera general. Además, asegúrate de que el recinto siga los procedimientos de emergencia adecuados y tenga protocolos claros de evacuación.
Elegir tipos de recintos según tu evento
No todos los eventos necesitan un gran salón de baile o un elegante centro de conferencias. El tipo de recinto que elijas debe reflejar el propósito de tu evento, la audiencia y la experiencia que deseas crear. Según datos de 2024 de Amex GBT, el 46% de las organizaciones realizan reuniones internas en una ciudad diferente a su oficina corporativa, 52% eligen un hotel y 36% realizan reuniones internas en un recinto no hotelero.
Diferentes espacios vienen con diferentes fortalezas; algunos ofrecen tecnología incorporada y soporte, mientras que otros proporcionan ambiente, creatividad o flexibilidad. Al entender qué tipos de recintos funcionan mejor para ciertos tipos de eventos, puedes enfocar tu búsqueda y dedicar tu tiempo a evaluar solo las opciones que tienen sentido.
Centros de conferencias y salones de convenciones
Si estás planeando un evento profesional a gran escala (piensa en conferencias de la industria, ferias comerciales, expos, o reuniones anuales), los centros de conferencias y los salones de convenciones a menudo son la mejor opción. Estos recintos están diseñados específicamente para un alto tráfico de personas y logística compleja, y a menudo tienen:
- Múltiples salas para sesiones de grupos
- Amplios pisos de exhibición para vendedores y patrocinadores
- AV, iluminación y Wi-Fi de calidad profesional
- Personal en el sitio con experiencia en el apoyo a grandes eventos
Estos espacios están diseñados para la funcionalidad y la escalabilidad, lo que los hace ideales cuando el flujo de asistentes, la calidad de la presentación y la flexibilidad son las principales prioridades.
Hoteles y resorts
Los hoteles y resorts brillan cuando organizas un evento de varios días o cuando tus asistentes viajarán desde diferentes regiones. No solo ofrecen espacios para eventos, sino que también proporcionan opciones convenientes de alojamiento, gastronomía y recreación, todo bajo un mismo techo. A menudo son la mejor elección para:
- Retiros corporativos
- Cumbres de liderazgo
- Programas de capacitación
- Conferencias de varios días
En muchos casos, incluyen ventajas valiosas como:
- Habitaciones de invitados en el sitio
- Servicios de catering y banquetes incluidos
- Salas de reuniones de varios tamaños
- Comodidades como spas, gimnasios o piscinas para mejorar la experiencia de los participantes
Los hoteles crean un ambiente cómodo y todo incluido que puede simplificar la logística y elevar la atmósfera general del evento.
Outdoor y recintos no tradicionales
Para eventos que buscan inspirar creatividad, despertar emoción, o brindar una experiencia única al invitado, los espacios al aire libre y no convencionales pueden ser una combinación perfecta. Estos pueden incluir azoteas, parques, viñedos, museos, galerías de arte, almacenes o edificios históricos. Estos se han vuelto populares para:
- Lanzamientos de producto
- Activaciones de marca
- Reuniones sociales
- Recaudación de fondos
- Bodas o celebraciones
Los recintos no tradicionales ofrecen atractivo debido a su:
- Ambiente incorporado y atractivo estético
- Oportunidades para visuales y experiencias memorables
- Flexibilidad para diseñar configuraciones inmersivas
Sin embargo, estos recintos a menudo vienen con consideraciones de planificación adicionales, incluidos permisos, planes de respaldo para el clima, alquileres adicionales y potencialmente mayores necesidades logísticas.
Espacios de coworking y estudios
Espacios de co-working, estudios de fotografía y pequeños centros creativos son excelentes opciones para talleres, sesiones de formación, encuentros de networking o eventos híbridos. Estos espacios son típicamente modernos, flexibles y diseñados para apoyar la colaboración. Sus beneficios incluyen:
- Diseño contemporáneo que se siente fresco y energizante
- Wi-Fi integrado y soporte AV
- Tamaños de sala más pequeños ideales para sesiones íntimas o prácticas
- Mobiliario modular que se puede adaptar a diferentes disposiciones
Estos recintos también tienden a estar ubicados en barrios céntricos y transitables, lo que los hace convenientes para audiencias locales.
Evaluar las funcionalidades del recinto y sus capacidades técnicas
Una vez que hayas reducido tu búsqueda a unos cuantos recintos prometedores, es hora de evaluar las funcionalidades específicas y capacidades técnicas que ofrece cada ubicación. Incluso un recinto bien ubicado y bellamente diseñado puede quedarse corto si no apoya las necesidades prácticas de tu evento. Esto es lo que debes tener en cuenta al hacer tu selección.
Capacidad y flujo del evento
La capacidad de un recinto no se trata solo de acomodar a todos dentro; se trata de asegurarse de que el espacio funcione con tu evento, no en su contra. Considera no solo la cantidad máxima de personas, sino también qué tan fácilmente pueden moverse por el recinto.
Preguntas clave para hacer:
- ¿se ajusta la sala principal a tu distribución preferida (teatro, aula, banquete, forma de U)?
- ¿hay áreas designadas para el registro, networking, o stands de expositores?
- ¿hay suficiente espacio para estaciones de comida, carteles, o activaciones de patrocinadores?
- ¿habrá atascos de tráfico peatonal en ciertas áreas?
Un buen flujo de eventos mantiene a los asistentes cómodos, reduce los tiempos de espera y favorece las interacciones naturales. Si la disposición es confusa o estrecha, incluso el contenido más interesante puede perder su impacto.
Tecnología y conectividad
Ya sea que estés transmitiendo sesiones, apoyando asistentes híbridos, o simplemente asegurando que los presentadores tengan todo lo que necesitan, la preparación tecnológica puede hacer o deshacer tu evento. Asegúrate de evaluar:
- Fuerza y velocidad de Wi-Fi (especialmente para eventos de alta asistencia)
- Disponibilidad de proyectores, pantallas, micrófonos y sistemas de sonido
- Personal de soporte técnico dedicado en el sitio
- Enchufes y estaciones de carga para asistentes
- Infraestructura para transmisión en vivo o formatos híbridos
Si tu evento depende en gran medida de video, presentaciones interactivas o aplicaciones de engagement de los participantes, asegúrate de que la tecnología del recinto sea lo suficientemente robusta para manejarlo. Solicita especificaciones técnicas y, siempre que sea posible, prueba el equipo durante una visita al sitio.
Catering y servicios presenciales
Si el recinto incluye catering interno o permite proveedores externos puede afectar significativamente tu logística, presupuesto y opciones de menú. Piensa en:
- Si el servicio de catering está incluido o es opcional
- Adaptaciones dietéticas (vegano, sin gluten, alergias)
- Disponibilidad de servicio de bebidas y bar
- Personal adicional: camareros, coordinadores, seguridad y equipos de limpieza
- Soporte para la instalación y desmontaje
Un recinto con catering sólido y personal en sitio puede reducir tu carga de trabajo y ayudar a que tu evento se desarrolle sin problemas. Sin embargo, si prefieres más personalización (como comidas temáticas o camiones de comida), asegúrate de que las políticas de proveedores del recinto lo permitan.
Sostenibilidad y opciones eco-amigables
La sostenibilidad ya no es una preocupación de nicho;datos de g2 indican que el 40% de los organizadores ya eligen recintos con prácticas de reducción de emisiones, y el 41% planea hacerlo en un futuro cercano. Elegir un recinto que priorice la sostenibilidad puede mejorar la imagen de tu marca y alinear tu evento con valores modernos.
Buscar:
- Iluminación y HVAC eficiente en energía
- Programas de reciclaje y compostaje
- Instalaciones de ahorro de agua
- Certificaciones LEED u otras certificaciones verdes
- Opciones de catering sostenible (por ejemplo, abastecimiento local, uso reducido de plásticos)
Los recintos ecológicos a menudo ofrecen ahorros de costos de maneras inesperadas, como la reducción de residuos o precios eficientes en energía. Además, destacar estos esfuerzos en tu marketing para eventos puede resonar fuertemente con participantes conscientes del medio ambiente.
Entender políticas, restricciones y contratos
Una vez que hayas encontrado un recinto que parezca una gran opción, es hora de profundizar en los detalles. Las políticas, restricciones y contratos pueden no ser la parte más glamorosa de la planificación de eventos, pero son esenciales para evitar tarifas inesperadas, malentendidos y dolores de cabeza de última hora. Esto es lo que debes revisar antes de firmar nada.
¿Qué se incluye en la tarifa del recinto?
Las tarifas de alquiler del recinto pueden variar ampliamente, y lo que está incluido en ese precio a menudo varía aún más. Algunos recintos ofrecen paquetes todo en uno que cubren todo, desde mesas hasta soporte técnico. Otros cobran à la carte, lo que significa que cada silla extra, pantalla o miembro del personal se suma a la factura.
Asegúrate de aclarar:
- Mobiliario (mesas, sillas, mantelería)
- Equipo AV (pantallas, micrófonos, proyectores, altavoces)
- Paquetes de iluminación
- Asistencia para montaje y desmontaje
- Servicios de limpieza antes/durante/después del evento
- Coordinador de eventos interno o soporte técnico
Entender exactamente por qué estás pagando te ayuda a evitar costos sorpresa y asegura que estás comparando recintos con precisión.
Políticas del proveedor
Los recintos varían significativamente en sus reglas sobre el uso de proveedores externos. Algunos ofrecen una lista seleccionada de socios preferidos (como catering, decoradores y equipos de AV) mientras que otros requieren que utilices exclusivamente sus servicios internos.
Preguntar sobre:
- Si se permiten proveedores externos
- Tarifas adicionales por traer tu propio proveedor
- Listas de proveedores aprobados y cualquier restricción
- Acceso a la cocina si estás trayendo catering externo
- Ventanas de carga/descarga para proveedores
Si tienes un equipo de decoración, servicio de catering o proveedor de entretenimiento específico en mente, asegúrate de que las políticas del recinto no limiten tus opciones.
Insurance, permisos, y detalles legales
Muchos recintos requieren seguro de responsabilidad civil para proteger a ambas partes en caso de accidentes o daños a la propiedad. Dependiendo del tamaño y de las actividades de tu evento, también podrías necesitar permisos adicionales o aprobaciones.
Comprobar si el recinto requiere:
- Seguro de responsabilidad civil general (y qué cantidad de cobertura)
- Permisos para alcohol
- Aprobaciones del jefe de bomberos para montajes grandes
- Exenciones adicionales para actividades al aire libre o de alto riesgo
- Requisitos de seguridad dependiendo del número de invitados
También es prudente confirmar quién es responsable de obtener estos documentos: tú, el recinto o un proveedor.
Términos de cancelación y reprogramación
La vida sucede. Ya sea debido al clima, complicaciones de viaje o cambios internos, a veces los eventos necesitan ser movidos o cancelados. Conocer las políticas del recinto de antemano puede ahorrar tu presupuesto y reducir el estrés.
Revisar el contrato para:
- Plazos y condiciones de reembolso
- Depósitos no reembolsables
- Flexibilidad para reprogramar
- Tarifas por cambios de fecha
- Escenarios de cancelación impulsados por el recinto (por ejemplo, emergencias o cierres)
Las condiciones de cancelación flexibles son especialmente importantes para eventos grandes o planificados con antelación. Si las políticas parecen rígidas, es posible que desees negociar o considerar otra ubicación.
Cómo investigar y contactar recintos potenciales
Investigar y contactar recintos estratégicamente te ahorrará tiempo, te ayudará a comparar tus opciones de manera justa y te asegurará recopilar toda la información que necesitas para tomar una decisión informada. Aquí te mostramos cómo hacerlo.
Dónde buscar recintos
Tienes más herramientas que nunca para descubrir grandes recintos, desde directorios tradicionales hasta plataformas de nicho y recomendaciones locales. La investigación muestra que el 43% de los planificadores de eventos buscan recintos a través de comunidades de eventos en Facebook, WhatsApp o Slack, el 28% confían en Google, y menos del 11% confían en recomendaciones de amigos y colegas.
También te puede interesar explorar:
- Directorios de recintos y sitios web de reservas: Ideal para filtrar por tamaño, ubicación, precio o comodidades.
- Oficinas locales de turismo u oficinas de convenciones: A menudo destacan recintos que atienden eventos de negocios.
- Redes profesionales: Pide recomendaciones a colegas o socios basadas en sus experiencias.
- Redes sociales y sitios de reseñas: Instagram, Google Reviews y LinkedIn pueden revelar fotos reales y opiniones honestas.
Utilizar múltiples fuentes te ayuda a obtener una imagen realista de lo que hay ahí afuera.
¿Qué preguntar al contactar
Cuando contactas con un recinto, el objetivo es recopilar información detallada que te ayude a evaluar si el espacio realmente cumple con tus necesidades. Asegúrate de preguntar sobre:
- Disponibilidad: ¿Está el recinto abierto en tu(s) fecha(s) preferida(s)?
- Capacidad: ¿Pueden acomodar cómodamente tu número estimado de asistentes y disposición preferida?
- Precios: ¿Qué está incluido en la tarifa de alquiler, y cuáles son los complementos opcionales?
- Tecnología: ¿Ofrecen Wi-Fi, equipo AV, soporte de transmisión en vivo, o personal técnico?
- Catering y proveedores: ¿Debes usar servicios internos o puedes traer los tuyos?
- Logística: ¿Cuáles son los horarios de carga/descarga? ¿Hay límites de ruido o restricciones de decoración?
- Accesibilidad: ¿El recinto cumple con las normas de ADA? ¿Hay ascensores, rampas o espacios de estacionamiento reservados?
- Seguridad: ¿Qué medidas de seguridad o protocolos de emergencia están en su lugar?
Solicitar una propuesta detallada o una hoja de especificaciones temprano puede ayudarte a comparar recintos con más precisión.
Monitoring del recinto para verificar su capacidad de respuesta
Una vez que estés en contacto con los recintos, no solo prestes atención a las respuestas que te proporcionen. También es importante considerar la calidad de tus interacciones generales con el personal del recinto. ¿Son atentos y profesionales?
Es esencial trabajar con un recinto que responda rápidamente a tus preguntas, atienda tus preocupaciones y te ayude a resolver problemas cuando se trata de organizar tu evento. Casi el 43% de los organizadores de eventos dicen que recibir propuestas de recintos a tiempo es su mayor desafío al buscar recintos, y trabajar con un recinto receptivo es una gran manera de evitar este dolor de cabeza.
Visitas programadas al sitio
Un recinto puede parecer perfecto en línea, pero solo una visita presencial revela si realmente se siente bien. Visitar en persona te permite probar el flujo, entender la acústica, verificar la iluminación y visualizar cómo se desarrollará tu evento en el espacio.
Durante una visita al sitio, presta atención a:
- Navegación: ¿Es fácil encontrar la entrada? ¿Es clara la señalización?
- Condición: ¿Está el espacio limpio, actualizado y bien mantenido?
- Iluminación y sonido: Luz natural, eco, ruido ambiental o posibles distracciones.
- Comodidades: Baños, camerinos, espacios para grupos pequeños, salas de almacenamiento.
- Configuración tecnológica: Enchufes, velocidad de Wi-Fi, cabina AV y ubicación del proyector.
- Accesibilidad: Ascensores, rampas, opciones de asientos.
- Acceso de estacionamiento o tránsito: ¿Qué tan fácil será la llegada para tus asistentes?
Trae una checklist, toma fotos y pide ver todos los espacios, no solo la sala principal del evento. Si es posible, visita mientras otro evento está siendo preparado para tener una idea de la logística en el mundo real.
Conclusión: El éxito de tu evento comienza con el lugar adecuado
Elegir el lugar adecuado para tu próximo evento es una gran decisión, pero manejable cuando divides el proceso en tareas más pequeñas. Comienza clarificando tus objetivos del evento, pensando en tu audiencia y evaluando recintos basándote en los factores que hemos mencionado anteriormente.
Con herramientas como Eventtia, el proceso de planificación de eventos se vuelve aún más fluido. Ya sea que estés organizando una conferencia, taller, retiro o celebración, Eventtia te ofrece todo lo que necesitas para comunicarte con los asistentes, promocionar tu evento, gestionar registros y más. Agendar una demo de Eventtia y aprende cómo esta plataforma de gestión para eventos puede optimizar la planificación y ejecución de tu próximo evento.
