Más asistentes, socios y patrocinadores de eventos están buscando activamente organizaciones que den prioridad a la sostenibilidad, y los eventos ofrecen una de las oportunidades más poderosas para demostrar ese compromiso en acción. Desde la reducción de residuos y recintos ecológicos hasta la planificación digital y una logística más inteligente, la gestión sostenible de eventos se está convirtiendo en el nuevo estándar.
Con la estrategia, herramientas y socios adecuados, puedes reducir el impacto ambiental, aumentar la satisfacción de los participantes e incluso ahorrar en costos. Esta guía te acompañará a través de los pasos clave para organizar y hospedar un evento sostenible y resaltará cómo Eventtia puede apoyar tus objetivos eco-conscientes.
¿Qué es un evento sostenible?
Un evento sostenible es aquel que se planifica, ejecuta y evalúa con el objetivo de minimizar su huella ambiental mientras maximiza un impacto social y económico positivo. En lugar de tratar el medio ambiente como una reflexión tardía, los eventos sostenibles integran prácticas ecológicas en cada etapa del proceso de planificación, desde la selección del recinto hasta la gestión de residuos y la elección de proveedores. Los eventos sostenibles tienen como objetivo:
Reduce el impacto ambiental
Esto incluye reducir el uso de energía, disminuir los desechos, evitar los plásticos de un solo uso, obtener alimentos locales y elegir proveedores con políticas de sostenibilidad sólidas. También significa fomentar opciones de transporte más ecológicas, como el uso compartido de autos, autobuses o la participación virtual cuando sea apropiado.
Soporte a la responsabilidad social
Los eventos sostenibles consideran el bienestar y la inclusión de los asistentes, el personal, los vendedores y la comunidad local. Esto podría significar priorizar la accesibilidad, apoyar a las empresas locales, garantizar prácticas laborales justas y crear un ambiente acogedor para participantes diversos.
Promover la sostenibilidad económica
Un evento sostenible no tiene que estresar tu presupuesto de eventos; de hecho, a menudo ayuda a optimizar los recursos. Al reducir materiales innecesarios, replantear obsequios y gestionar el uso de energía de manera eficiente, los organizadores de eventos pueden ahorrar dinero mientras ofrecen una experiencia de alto impacto.
Usa la tecnología para lograr resultados más ecológicos
Las herramientas digitales como la plataforma de gestión para eventos de Eventtia facilitan la reducción del uso de papel, simplifican la comunicación y recopilan datos que ayudan a medir el rendimiento de sostenibilidad de un evento. La tecnología también permite experiencias híbridas o virtuales, reduciendo la huella de carbono asociada con los viajes.
¿Por qué los organizadores de eventos deben priorizar la sostenibilidad?
Priorizar la sostenibilidad en la planificación de eventos se está convirtiendo en una ventaja estratégica para los organizadores. He aquí por qué:
Puede ahorrar dinero y aumentar la eficiencia
Implementar prácticas verdes como el uso de entradas digitales, reducir los materiales impresos y optar por artículos reutilizables o reciclables reduce los costos de impresión y eliminación de residuos, a menudo significativamente.
Además, medidas de eficiencia energética como la iluminación LED o una mejor gestión de la energía en los recintos pueden reducir las facturas de servicios públicos, y el abastecimiento local (para catering, materiales y suministros) reduce los costos de transporte y logística en comparación con el envío desde ubicaciones distantes.
Se ajusta a las crecientes expectativas de los asistentes y las partes interesadas
De acuerdo con datos recientes, alrededor del 60% de los profesionales de eventos creen que la accesibilidad, la diversidad y la sostenibilidad son aspectos cruciales de los eventos a los que deciden asistir. Muchos asistentes también están dispuestos a pagar más o viajar más lejos por eventos que consideran ecológicos.
Dar prioridad a la sostenibilidad puede hacer que tu evento sea más atractivo, incrementar la asistencia, y mejorar el engagement, particularmente entre asistentes, patrocinadores y socios eco-conscientes o socialmente responsables.
Mejora la reputación de la marca y la lealtad a largo plazo
85% de los consumidores prefieren comprar de marcas que demuestran responsabilidad ambiental, y organizar eventos sostenibles es una excelente manera de reforzar el compromiso de tu empresa con el planeta. Esa reputación mejorada de la marca puede ayudar a asegurar mejores patrocinadores, socios e interés de los medios, dándole a tu evento una ventaja competitiva.
Con el tiempo, la sostenibilidad puede fomentar reconocimiento de marca entre asistentes y partes interesadas que valoran las prácticas éticas y responsables, aumentando la probabilidad de que regresen a futuros eventos. De hecho, el 44% de los asistentes a eventos tienen más probabilidades de volver a eventos que demuestran responsabilidad ambiental.
Contribuye a un planeta más saludable y refleja la responsabilidad corporativa
Se estima que un solo asistente a un evento genera 1.89 kg (más de 4 lbs) de desechos diariamente, y eso no incluye el impacto del viaje. Al adoptar prácticas sostenibles, los organizadores ayudan a mitigar el impacto ambiental, reducir desechos y modelar comportamientos responsables para el personal, los asistentes y la comunidad en general.
Qué considerar al planear un evento sostenible
Las decisiones que tomes durante la etapa de planificación del evento tienen un gran impacto en la huella general de tu evento. Al ser intencional desde el principio, puedes reducir el impacto ambiental, recortar costos innecesarios y crear un evento que los asistentes se sientan bien apoyando. Aquí están las áreas clave en las que debes centrarte.
Opciones híbridas/remotas
Una de las formas más efectivas de reducir la huella de carbono de un evento es disminuir la cantidad de personas que necesitan viajar. Ofrecer opciones de participación híbridas o completamente remotas permite a los asistentes unirse desde cualquier lugar, reduciendo significativamente las emisiones relacionadas con el transporte.
Más allá de los beneficios ambientales, los formatos híbridos también aumentan la accesibilidad y la flexibilidad. Con una plataforma de eventos virtuales sólida (como Eventtia), puedes ofrecer streaming en vivo, networking virtual, salas de expositores digitales y contenido bajo demanda, ampliando tu alcance mientras te mantienes sostenible.
Ubicación y viaje
El transporte suele ser el mayor contribuyente al impacto ambiental de un evento, por lo que elegir la ubicación correcta es importante.
- Recintos cómodos para el tránsito: Elige un recinto que sea fácilmente accesible mediante transporte público. Las ubicaciones cerca de líneas de autobús, tren o metro reducen la necesidad de viajar en coche.
- Transporte para eventos grandes: Para conferencias o festivales, un servicio de transporte desde centros de tránsito centrales o hoteles puede reducir drásticamente los viajes individuales en coche.
- Geografía de los asistentes: Analiza de dónde vienen tus asistentes. Elegir una ubicación central, regionalmente o dentro de una ciudad, reduce la distancia total de viaje y las emisiones.
Las pequeñas decisiones relacionadas con los viajes se acumulan rápidamente, y colocar el transporte al frente y al centro puede hacer que tu evento sea dramáticamente más ecológico.
Recinto
Tu recinto juega un papel importante en la sostenibilidad de tu evento. Al evaluar espacios, considera:
- Eficiencia energética: ¿Utilizan iluminación led o iluminación de bajo consumo energético? ¿El edificio está optimizado para la luz natural?
- Gestión de residuos: ¿Tienen compostaje, sistemas de reciclaje robustos y señalización clara para ayudar a los invitados a deshacerse de los desechos correctamente?
- Certificaciones sostenibles: Algunos recintos cuentan con certificaciones de edificios verdes (leed, breeam, etc.), lo cual puede ser un gran indicador de operaciones responsables con el medio ambiente.
Cuanto más ecológicas sean las operaciones estándar del recinto, menos necesitarás construir la sostenibilidad desde cero.
Invitaciones y registro
Las invitaciones en papel y los paquetes de registro impresos generan residuos innecesarios y son costosos. Las herramientas digitales hacen que este paso sea más sostenible y eficiente. Si estás usando Eventtia, puedes utilizar invitaciones por correo electrónico en lugar de papel. Esto reduce los residuos y te permite crear recordatorios automatizados, confirmaciones, actualizaciones de horario y comunicaciones de seguimiento.
Además, asegúrate de que tus invitaciones incluyan detalles de transporte. Agrega indicaciones sobre el transporte público, detalles de estacionamiento para bicicletas o horarios de los shuttles para ayudar a los asistentes a tomar decisiones de viaje más ecológicas. Y, por último, sé estricto con la confirmación de asistencia de tus invitados. Cuanto más precisamente puedas predecir la asistencia, menos comida, materiales y obsequios se desperdiciarán.
Marketing
Para la mayoría de los eventos de hoy en día, marketing digital es tanto más sostenible como más efectivo que el marketing tradicional impreso.
- Aprovecha las redes sociales, campañas de correo electrónico, boletines, y anuncios en línea.
- Utiliza señalización digital y pantallas en el lugar en lugar de pancartas impresas.
- Centraliza los detalles en tu sitio web del evento o plataforma para eventos para minimizar la necesidad de materiales físicos.
El marketing digital también facilita el seguimiento del engagement y la medición del ROI.
Swag
El swag es una de las mayores fuentes de residuos en los eventos. Las botellas de agua de plástico, los artículos de marca y los productos de un solo uso a menudo se tiran después del evento. Las alternativas sostenibles de swag incluyen:
- Regalos basados en experiencias, como una tarjeta de regalo para un café o restaurante local.
- Beneficios digitales útiles, como ebooks, códigos de descuento o cursos en línea.
- Artículos de origen local, si decides optar por regalos físicos, que apoyan a las pequeñas empresas y reducen las emisiones de envío.
La clave es ofrecer algo con verdadero valor, no algo que los asistentes dejarán atrás.
Cómo hacer que tu evento sea más sostenible
A medida que avanzas de la planificación a la ejecución, hay muchos pasos concretos que puedes tomar para hacer tu evento más ecológico, desde la comida que sirves hasta cómo gestionas los residuos y materiales. Aquí hay algunas áreas en las que enfocarse.
Catering consciente
Lo que sirves puede tener un impacto importante. Elegir un proveedor de catering que priorice la sostenibilidad es una de las formas más efectivas de reducir la huella ambiental de tu evento. Esto es lo que debes buscar:
- Menús a base de plantas o vegetarianos/veganos: Los platos a base de plantas consumen menos recursos naturales en comparación con las opciones basadas en carne, reduciendo el uso de tierra, agua y energía.
- Ingredientes locales y de temporada: Al obtener alimentos de granjas locales o proveedores cercanos, se reducen las emisiones relacionadas con el transporte y se apoya la economía local.
- Prácticas conscientes del desperdicio: Los buenos socios de catering planifican cuidadosamente los tamaños de las porciones, evitan la sobrepreparación, donan el excedente de comida cuando es posible y ofrecen compostaje o reciclaje para las sobras.
- Vajilla y embalaje ecológicos: Reemplaza los plásticos desechables con platos, cubiertos, vasos y contenedores reutilizables o compostables (por ejemplo, bambú, caña de azúcar, materiales compostables).
- Productores locales de bebidas: Si sirves bebidas (café, cerveza, vino, bebidas no alcohólicas), utilizar fabricantes locales de bebidas apoya la sostenibilidad al reducir las emisiones de transporte y apoyar a los negocios locales.
Seleccionar cuidadosamente las opciones de catering te ayuda a reducir la huella de carbono del evento y a menudo te permite ofrecer alimentos más frescos y atractivos, lo cual muchos asistentes agradecen.
Minimizar la impresión
Los materiales impresos como programas, agendas, credenciales de nombre, señalización y folletos pueden sumar rápidamente una cantidad sustancial de desechos. Una alternativa simple y poderosa es digitalizar.
Usa una aplicación para eventos o plataforma web como Eventtia para ofrecer itinerarios, biografías de ponentes, horarios, mapas y más para reducir la necesidad de materiales impresos. El registro digital, las entradas y las e-credenciales reducen aún más el desperdicio de papel y hacen el check-in más fluido.
La señalización digital o pantallas pueden reemplazar pancartas impresas o grandes carteles, reduciendo el desperdicio y a menudo viéndose más modernos y dinámicos. Además de ser ecológicas, estas estrategias suelen ser más eficientes, flexibles y rentables, especialmente ya que los cambios (sesiones, intercambio de oradores) son comunes hasta el último minuto.
Alquilar tanto como sea posible
En lugar de comprar artículos de un solo uso o desechables para cada evento, considera alquilar artículos reutilizables como vajillas, cristalería, cubiertos, mantelería, decoraciones, muebles y señalización siempre que sea posible. Este enfoque ofrece varios beneficios:
- Reutilización y economía circular: Los artículos alquilados se limpian, reutilizan y se pasan a otros eventos, reduciendo drásticamente el consumo de recursos y los residuos.
- Reducción de residuos y costos: Usar vajilla reutilizable en lugar de artículos desechables (platos de plástico, vasos, cubiertos) puede reducir significativamente los desechos plásticos y disminuir los costos a largo plazo.
- Una experiencia más pulida: Los artículos reutilizables a menudo se sienten más “premium” (platos de cerámica, cristalería real, manteles de tela), lo que puede elevar la estética de tu evento mientras se alinea con tus objetivos de sostenibilidad.
Usa funcionalidades de matchmaking
El networking tradicional en eventos a menudo se basa en tarjetas de presentación físicas, pero hay alternativas más fáciles y sostenibles. Por ejemplo, puedes usar las funcionalidades de networking o matchmaking integradas en Eventtia. Esto permite a los asistentes conectarse, intercambiar información de contacto, programar reuniones y hacer seguimiento de manera digital.
Las conexiones digitales eliminan la necesidad de imprimir cientos o miles de tarjetas de visita, reduciendo el desperdicio de papel y evitando el sobrante de tarjetas sin usar. También ayuda a centralizar y organizar contactos de manera más eficiente, facilitando el seguimiento tanto para organizadores como para asistentes.
Puntos Claves: Construir un futuro más sostenible para eventos con Eventtia
Crear un evento sostenible no requiere una revisión completa de tu proceso de planificación, solo requiere planificación, decisiones reflexivas y las herramientas adecuadas. Desde elegir recintos ecológicos y reducir los residuos hasta adoptar formatos híbridos, cada paso que tomes marca la diferencia.
La sostenibilidad es buena para el planeta, tu marca, tu presupuesto y tu comunidad. Y con la creciente demanda de eventos más ecológicos, ahora es el momento perfecto para incorporar estas prácticas en tu estrategia de planificación.
Con poderosas herramientas digitales para registro, comunicación, aplicaciones móviles para eventos, matchmaking e informes posteriores al evento, Eventtia ayuda a los organizadores a reducir drásticamente su huella ambiental mientras mejora la eficiencia general del evento. Si estás listo para llevar la sostenibilidad de tu evento al siguiente nivel, agendar una demo para ver cómo Eventtia puede ayudarte a organizar eventos más ecológicos, inteligentes y atractivos.
