Un gran comunicado de prensa puede ser una de las herramientas más poderosas en tu estrategia de marketing para eventos. Incluso en un mundo dominado por las redes sociales y la publicidad digital, los comunicados de prensa siguen siendo esenciales para generar publicidad creíble, captar la atención de los medios y amplificar el alcance de tu evento mucho más allá de tu audiencia existente.
Pero escribir un comunicado de prensa efectivo para eventos no siempre es intuitivo. Los periodistas están inundados con cientos de propuestas cada día, y los planificadores y especialistas en marketing a menudo luchan para equilibrar la narración con el profesionalismo o la creatividad con la claridad.
En esta guía, repasaremos los elementos esenciales que toda publicación de evento debe incluir, cómo estructurarla, errores comunes a evitar y las mejores prácticas comprobadas para ayudar a que tu anuncio se destaque. También verás cómo las herramientas de Eventtia pueden apoyar tu estrategia de comunicación y promoción de principio a fin.
¿Qué es un comunicado de prensa y para qué se utiliza?
Un comunicado de prensa es un anuncio oficial y conciso compartido con periodistas, medios de comunicación y el público para destacar algo digno de noticias. Para los organizadores de eventos y los especialistas en marketing, es una de las formas más confiables de generar atención, establecer credibilidad y asegurarse de que la gente escuche sobre tu evento de fuentes confiables, no solo de canales pagados.
Principales fines de un comunicado de prensa
- Genera cobertura mediática: Los comunicados de prensa ayudan a que tu evento sea notado por periodistas, bloggers, podcasters y publicaciones de la industria. Al presentar tus noticias en un formato claro y estructurado, facilitas que los medios recojan tu historia.
- Construir credibilidad y confianza: A diferencia de los anuncios o correos electrónicos promocionales, los comunicados de prensa se perciben como objetivos e informativos. Cuando tu evento aparece en medios reconocidos, señala legitimidad e importancia para los posibles asistentes, patrocinadores y socios.
- Controlar la narrativa: Un comunicado de prensa asegura que información precisa y actualizada llegue al público. Tú decides cómo se describe el evento, qué detalles se enfatizan y qué mensaje enmarca tu anuncio.
- Aumentar la visibilidad de la marca: Ya sea que tu anuncio se publique en un sitio de noticias importante o se comparta dentro de círculos de nicho de la industria, cada funcionalidad amplifica la presencia de tu marca e incrementa la exposición de tu evento.
- Proporcionar contenido compartible: Los comunicados de prensa proporcionan un lenguaje listo para los medios que organizadores, patrocinadores y ponentes pueden compartir fácilmente a través de boletines, redes sociales y páginas del evento, ayudando a que tu mensaje se difunda aún más.
Cuándo utilizar un comunicado de prensa para eventos
Los comunicados de prensa son valiosos para una amplia gama de anuncios relacionados con eventos. Deberías considerar crear uno cuando quieras comunicar algo oportuno, significativo o de interés, como:
- Lanzamiento de un próximo evento: Anunciar una conferencia, festival, feria comercial, taller o cualquier reunión importante, especialmente si es nuevo o regresa después de una pausa.
- Revelación de ponentes principales o invitados especiales: Ponentes reconocidos, celebridades o líderes de la industria hacen que tu evento sea más relevante para los medios y pueden generar interés mediático.
- Destacar asociaciones o patrocinios: Si tu evento ha asegurado un patrocinador notable, colaborador sin fines de lucro, o socio corporativo, eso a menudo es digno de un comunicado.
- Compartir actualizaciones importantes: Cambios de recinto, programación ampliada, nuevos formatos, aniversarios importantes o activaciones destacadas son enfoques convincentes.
- Promocionar hitos de registro o anuncios de tiempo limitado: Aperturas anticipadas, sesiones agotadas u oportunidades exclusivas pueden generar urgencia y atención.
- Distribuir resultados después del evento: Después del evento, un comunicado de prensa puede resumir el número de asistentes, resultados clave, momentos impactantes o planes futuros para la próxima edición.
Utilizar comunicados de prensa estratégicamente a lo largo de la cronología de tu evento mantiene a tu audiencia informada, atrae más atención de los medios y maximiza tu alcance promocional.
Elementos esenciales de un buen comunicado de prensa
Un gran comunicado de prensa es claro, conciso e inmediatamente atractivo, pero lograrlo es más desafiante de lo que parece. La evidencia anecdótica sugiere que hasta el 90% de los comunicados de prensa se eliminan sin siquiera abrirse, a menudo porque carecen de un titular fuerte, parecen demasiado promocionales o entierran los detalles más importantes. Aquí te mostramos cómo hacer que tu comunicado de prensa destaque en una bandeja de entrada abarrotada.
Titular claro y convincente
Tu titular es tu primera (y a veces única) oportunidad para captar la atención. Debe ser claro, relevante y fácil de entender de un vistazo. Evita el sensacionalismo o el lenguaje vago y céntrate en la claridad y la relevancia. Un título contundente le dice al lector exactamente qué está sucediendo y por qué es importante.
Subtítulo informativo
Un subtítulo te da la oportunidad de añadir contexto útil o resaltar un ángulo secundario. Mientras que el titular atrae a los lectores, el subtítulo amplía la historia añadiendo un detalle clave, como un ponente notable, un año de aniversario o una asociación emocionante.
La línea de tiempo
La línea de la fecha incluye la ciudad de donde proviene la noticia y la fecha en que se emite el comunicado. Esto ayuda a los periodistas a comprender la actualidad y relevancia geográfica de tu anuncio. Aunque es un detalle pequeño, omitir o formatear incorrectamente la línea de la fecha puede hacer que tu comunicado parezca menos profesional.
El párrafo de apertura (los “5 Ws”)
El primer párrafo es el corazón de tu comunicado de prensa. Aquí es donde respondes inmediatamente a las 5 W:
- ¿quién está organizando el evento?
- ¿qué está sucediendo?
- ¿cuándo está teniendo lugar?
- ¿dónde está ubicado?
- ¿por qué es importante?
Los periodistas confían en esta estructura porque proporciona la información esencial de inmediato, permitiéndoles evaluar rápidamente si la historia es relevante para su audiencia.
Contenido del cuerpo con detalles de apoyo
Después de cubrir lo básico, el cuerpo del comunicado de prensa debe profundizar. Esta sección podría incluir:
- Aspectos destacados del programa
- Biografías de ponentes
- Puntos de venta únicos
- Asistencia esperada
- Patrocinios o asociaciones
- Temas o objetivos del evento
Manténlo conciso, organizado y objetivo. El objetivo es dar a los periodistas suficientes detalles para escribir una historia completa sin abrumarlos.
Citas que agregan credibilidad
Las citas humanizan tu comunicado y proporcionan a los reporteros fragmentos de sonido listos para usar. Incluye declaraciones de organizadores, ponentes principales, patrocinadores u organizaciones asociadas. Usa citas auténticas y perspicaces para ofrecer contexto, emoción o autoridad.
Recursos multimedia relevantes
Los periodistas aprecian los comunicados de prensa que incluyen recursos compartibles tales como:
- Logos de eventos
- Fotos de los ponentes
- Fotos de ediciones pasadas
- Videos promocionales
- Enlaces a tu sitio web del evento o kit de medios
Estos visuales facilitan que las publicaciones cubran tu historia y aumentan la probabilidad de que su anuncio sea destacado.
Boilerplate
Un boilerplate es un breve párrafo al final del comunicado que describe tu organización. Por lo general, incluye tu misión, ofertas principales, historia y cualquier dato o estadística clave. Esta sección permanece bastante consistente en todos tus comunicados de prensa y sirve como una introducción oficial para cualquier persona que no esté familiarizada con tu marca.
Información de contacto
Si estás enviando tu comunicado de prensa en lugar de solo publicarlo en tu sitio web u otros canales, incluye el nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y rol de la persona responsable de manejar las consultas de prensa. La información de contacto clara asegura que los periodistas puedan contactarse rápidamente para entrevistas, imágenes o detalles adicionales.
Cómo estructurar tu comunicado de prensa
Los comunicados de prensa siguen un formato claro y estandarizado que ayuda a los periodistas a comprender rápidamente la historia, identificar ángulos que valga la pena cubrir y extraer los detalles que necesitan. Aquí te explicamos cómo construir el tuyo, paso a paso.
1. Empieza con un titular poderoso
Tu titular es el gancho. Debería comunicar de inmediato la esencia de tu anuncio de manera directa, específica y atractiva. Un titular fuerte generalmente incluye el nombre o propósito del evento e indica por qué la noticia es importante, ya sea el lanzamiento de una conferencia importante, el anuncio de un ponente destacado o la celebración de un hito.
2. Redacta un párrafo introductorio conciso
El párrafo de apertura debe resumir la información más importante en solo unas pocas oraciones. Aquí es donde respondes a las preguntas esenciales (quién, qué, cuándo, dónde y por qué) para que los lectores puedan captar rápidamente el núcleo de tu historia. Los periodistas escanean el encabezado primero para determinar si el comunicado vale su tiempo, por lo que debes mantenerlo factual, contundente y sin adornos.
3. Construye la narrativa en el cuerpo
Una vez que hayas cubierto lo básico, utiliza el cuerpo del comunicado para añadir profundidad y contexto. Esta sección puede incluir:
- Características clave o aspectos destacados del evento
- Información del ponente o artista
- El tema o misión del evento
- Nuevas incorporaciones o mejoras en comparación con años anteriores
- Asistencia anticipada o impacto en la comunidad
Organiza la información de manera lógica; los párrafos cortos, listas de puntos o mini-secciones facilitan la lectura rápida y la referencia.
4. Insertar citas estratégicamente
Las citas deben reforzar tu mensaje, no repetirlo. Úsalas para proporcionar conocimiento, emoción o perspectiva de un experto. Una cita del organizador del evento podría explicar el propósito detrás del evento; una cita de un orador principal podría resaltar la importancia del programa o la emoción que lo rodea.
5. Añade detalles que hagan que tu evento sea digno de ser noticia
Para ayudar a que tu evento destaque, resalta los elementos que realmente lo diferencian. Esto puede incluir:
- Una aparición de celebridad
- Un anuncio innovador
- Programación innovadora
- Un componente de impacto caritativo o comunitario
- Asociaciones o patrocinadores únicos
6. Cerrar con nuestra presentación, contacto de prensa y enlaces
Al final de tu comunicado de prensa, incluye tu boilerplate, información de contacto para medios y enlaces a:
- Tu sitio web del evento
- Página de registro
- Alinación de ponentes
- Kit de prensa o recursos multimedia
Un llamado a la acción claro, como “Solicitar un pase de prensa,” “Regístrate ahora,” o “Descargar la agenda completa”, guía a los periodistas y asistentes potenciales al siguiente paso y ayuda a impulsar el engagement medible.
Prácticas recomendadas para comunicados de prensa para planificadores de eventos y marketers
Así es como puedes elevar tus comunicados de prensa y darles la mejor oportunidad de ser abiertos, leídos y cubiertos.
Escribe con tu audiencia (y los medios) en mente
En lugar de estar escrito como una copia promocional, tu comunicado de prensa debe ser útil, relevante y fácil para los periodistas. Eso significa:
- Comprender qué tipos de historias cubren diferentes publicaciones
- Adaptar tu mensaje para alinearlo con los intereses de los medios
- Evitar jerga o lenguaje excesivamente orientado a la marca
- Destacar qué hace que tu evento sea oportuno o importante
Tu audiencia también incluye posibles asistentes que pueden leer el comunicado en línea. Habla sobre sus motivaciones, ya sea aprendizaje, networking, entretenimiento o impacto, para maximizar la relevancia.
Manténlo breve y fácil de leer
Los periodistas no tienen tiempo para buscar detalles clave, por lo que tu comunicado de prensa debería ser:
- No más de una página siempre que sea posible
- Dividido en párrafos cortos
- Mejorado con viñetas para información compleja
- Estructurado con subtítulos claros
Esto hace que tu lanzamiento sea más fácil de escanear y ayuda a los lectores ocupados a identificar rápidamente los ángulos principales de la historia.
Usa datos o ganchos emocionales cuando sea posible
Los datos y la resonancia emocional hacen que tu anuncio sea más atractivo. Considera incluir:
- Números de asistencia de eventos pasados
- Testimonios o historias de impacto notables
- Estadísticas sobre tu industria o audiencia
- Citas que transmiten entusiasmo o propósito impulsado por la misión
Estos elementos ofrecen a los periodistas material más sólido con el que trabajar y ayudan a diferenciar tu evento de otros.
Optimizar para búsqueda en línea
Los comunicados de prensa a menudo están en tu sitio web, página del evento o plataformas de distribución, por lo que el SEO importa. Para hacer que tu contenido sea más fácil de encontrar:
- Utiliza palabras clave relevantes de forma natural (nombre del evento, ubicación, ponentes, términos de la industria)
- Incluye enlaces a tu sitio del evento, agenda, o página de registro
- Escribe una meta descripción clara si el comunicado se publicará en línea
- Añade texto alternativo a cualquier imagen
Esto ayuda a que tu comunicado de prensa tenga un mejor rendimiento en los motores de búsqueda y asegura que los posibles asistentes puedan encontrarlo fácilmente.
Distribuye tu comunicado de prensa estratégicamente
Datos recientes de PR Daily indican que, para el 75% de los periodistas, solo una cuarta parte de las propuestas que reciben son relevantes. Esto destaca la importancia de distribuir tu comunicado de prensa a las partes pertinentes. Además, no dependas de un solo canal. Para maximizar la visibilidad, distribuye tu comunicado de prensa a través de:
- Periódicos locales y medios de comunicación regionales
- Revistas y sitios web específicos de la industria
- Influencers, bloggers y comunidades digitales de nicho
- Directorios o calendarios de eventos
- Plataformas de redes sociales
- Socios, patrocinadores y ponentes que pueden amplificar tu alcance
- Funcionalidades de promoción de eventos de Eventtia y herramientas de comunicación
Una estrategia de distribución bien planificada aumenta tus posibilidades de cobertura significativa y mayor notoriedad de marca del evento.
Realiza un seguimiento del engagement y haz seguimiento
El éxito de un comunicado de prensa no termina una vez que presionas “enviar”. Monitorear el rendimiento te ayuda a entender qué resuena y qué necesita mejorar. Sigue:
- Menciones y recogidas en medios
- Picos de tráfico en el sitio web
- Compromiso social
- Referencias de registro vinculadas a tu lanzamiento
Qué evitar al redactar un comunicado de prensa para tu evento
Saber qué no hacer es tan importante como seguir las mejores prácticas. Para asegurarte de que tu anuncio se destaque de manera positiva, evita estos errores comunes.
Overhyping o overselling
Los comunicados de prensa están destinados a informar, no a exagerar. Afirmaciones como “el evento más innovador de todos los tiempos” o “algo que el mundo nunca ha visto” pueden parecer desesperadas o poco creíbles. Los periodistas valoran la objetividad y la transparencia, y el lenguaje exagerado es una forma rápida de perder confianza. Cíñete a los hechos, destaca verdaderos diferenciadores y deja que la historia hable por sí misma.
Ser vago o demasiado promocional
Un comunicado de prensa debe parecer noticioso, no como un folleto de marketing. Si te basas en palabras de moda, declaraciones vagas o descriptores genéricos, los periodistas no sabrán cuál es la verdadera historia. En lugar de decir que tu evento es “innovador” o “emocionante”, explica por qué. Proporciona detalles concretos: ponentes, temas, hitos, asociaciones o impacto esperado.
Enviándolo demasiado pronto o demasiado tarde
El tiempo es importante. Enviar un comunicado de prensa demasiado pronto significa que tu anuncio puede ser olvidado antes de que se acerque la fecha del evento. Enviarlo demasiado tarde puede dejar a los periodistas sin tiempo suficiente para cubrir tu historia o programar entrevistas. En la mayoría de los casos, de tres a seis semanas antes del evento es lo ideal, aunque las conferencias importantes, festivales o eventos con ponentes de alto perfil pueden beneficiarse de más tiempo de anticipación.
Ignora el formato de estilo AP
La mayoría de los periodistas trabajan en el estilo de AP (Associated Press), y los comunicados de prensa que ignoran estas convenciones pueden parecer poco pulidos o poco profesionales. Aunque tu comunicado no necesita adherirse perfectamente a cada regla, seguir los conceptos básicos como el formato de fecha adecuado, la capitalización consistente, la atribución clara y evitar un lenguaje excesivamente promocional puede mejorar la credibilidad y la legibilidad.
Ocultar detalles clave
No hagas que los periodistas busquen quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Si la información esencial está oculta a mitad de la página, es posible que se omita por completo tu comunicado. Coloca siempre los detalles más importantes al frente y utiliza un formato claro para que sean fáciles de encontrar. Piensa como un reportero: ¿qué necesitarías saber de inmediato para entender y cubrir esta historia?
Olvidando la accesibilidad
Un comunicado de prensa que es difícil de leer, inaccesible para los lectores de pantalla, o que carece de descripciones de imágenes puede limitar tu alcance y excluir a parte de tu audiencia. Para mejorar la accesibilidad:
- Usa un lenguaje claro y sencillo
- Evita párrafos excesivamente largos
- Agrega texto alternativo a las imágenes
- Asegúrate de que los PDFs o archivos adjuntos estén correctamente formateados para la tecnología de asistencia
- Utiliza visuales de alto contraste si compartes gráficos o logotipos
Ser accesible aumenta tu profesionalismo y ayuda a garantizar que cada lector pueda interactuar con tu anuncio.
Puntos Clave: eleva la promoción de tus eventos con las herramientas adecuadas
Escribir un comunicado de prensa sólido es una de las formas más efectivas de generar expectativa, atraer la atención de los medios y posicionar tu evento como digno de noticia.
Pero un comunicado de prensa es solo una parte de una estrategia de marketing para eventos exitosa. Con Eventtia, puedes optimizar todo, desde los flujos de trabajo de comunicación hasta la promoción, el registro, el engagement de los participantes y análisis posteriores al evento. Nuestra plataforma te brinda las herramientas para crear páginas de eventos pulidas, enviar anuncios dirigidos y gestionar todo tu evento desde un panel de control intuitivo.
Si estás listo para llevar el alcance de tu evento al siguiente nivel, agendar una demo para descubrir cómo Eventtia puede apoyar tu estrategia promocional y ayudar a que tus eventos se destaquen.
