Organizar un evento en un hotel en 2025 se ha convertido en algo mucho más que solo habitaciones, comidas y servicios de lujo. Se trata de crear experiencias que dejen una buena impresión en tus invitados y clientes que reservan tu hotel para eventos, ya sea una boda de destino o un evento corporativo a gran escala.
Sin embargo, hacer que todo el ciclo de proceso de eventos hoteleros sea fluido no es una tarea fácil. Hay muchas cosas a considerar, y el éxito solo está garantizado cuando los equipos de planificación y los diferentes departamentos de su hotel (ventas, banquetes, finanzas y departamentos de habitaciones) pueden colaborar de manera eficiente.
Al igual que con cualquier otra cosa, hay más de una forma de hacer las cosas. Si tomas el enfoque manual tradicional, corres el riesgo de sobrecargarte y quedarte atrás en comparación con tus competidores, que están aprovechando herramientas innovadoras para hacer que todo el ciclo del proceso de eventos en hoteles sea fluido, maximizando así las habitaciones reservadas, vendiendo recintos, y desbloqueando el potencial de ingresos a través de la automatización y optimización.
En este artículo, hemos revisado las 7 mejores opciones de software de gestión para eventos para hoteles, discutiendo en detalle qué es el software de gestión para eventos de hoteles y destacando las funcionalidades clave a priorizar.
La respuesta corta: Eventtia es la solución todo en uno más completa para hoteles en 2025. Pero dependiendo del tamaño y las necesidades de su hotel, aquí están las 7 mejores opciones comparadas lado a lado:
Mejor software para eventos para hoteles (comparación 2025)
Software | Mejor Para | Características Clave | Precios |
Eventtia | Hoteles que buscan una solución todo en uno escalable | Registro, venta de entradas, CRM, branding, pagos, análisis, check-in, app móvil | Desde $1,500 (cotización personalizada) |
Cvent | Grandes empresas y eventos a gran escala | Sourcing de recintos, gestión de expositores, engagement, informes, app móvil | Contactar para precios |
Event Temple | Hoteles que necesitan un CRM de ventas fuerte | Gestión de leads, propuestas electrónicas, contratos, catering, automatización | Desde $249/mes |
Planning Pod | Pequeños hoteles y nurturación de prospectos | Órdenes de banquetes, planos de planta, facturación, herramientas F&B, venta de entradas | Desde $74/mes |
EventMobi | Hoteles que priorizan el engagement de los participantes | App para eventos, gamificación, encuestas, networking, pantalla en vivo | Desde $500/evento |
Tripleseat | Equipos pequeños con reservas frecuentes | Gestión de calendario, reserva en línea, pagos, informes | Contactar para precios |
Whova | Hoteles que ejecutan eventos virtuales/híbridos | Gestión de ponentes, networking, streaming, gestión de credenciales, análisis | Contactar para precios |
Aunque todas estas plataformas tienen fortalezas, eventtia se destaca como la solución más completa y escalable para hoteles. a diferencia de las herramientas de nicho que se centran principalmente en crm, engagement virtual, o eventos para grandes empresas, eventtia combina todo lo que los hoteles necesitan, desde la integración de reservas de habitaciones hasta experiencias personalizadas para invitados y análisis potente, todo en una plataforma personalizable.
¿Qué es el software de gestión para eventos para hoteles?
Un software de gestión para eventos en hoteles es una solución integral que te apoya en la planificación, organización, promoción y ejecución eficiente de eventos dentro de los hoteles.
Pueden venir en dos formas. Primero, es una herramienta diseñada para manejar tareas específicas, como la venta de entradas o el registro, y la otra es un software todo en uno diseñado para atender todos los aspectos del ciclo de vida completo de un evento de hotel, tales como:
- Marketing para eventos
- Creación de un sitio web de registro
- Gestión de registros de eventos y pagos
- Integración de reservas de habitaciones con asistencia a eventos
- Gestión de confirmaciones de asistencia
- Envío de confirmaciones de marca, actualizaciones y recordatorios
- Gestión de sesiones paralelas, horarios de catering y oportunidades de networking
- Proveer una plataforma virtual para que los participantes hagan networking
- Provisión de análisis para medir el éxito y ROI
¿Qué funcionalidades deben buscar los hoteles en software de gestión para eventos?
La lista de funcionalidades que una solución de gestión de eventos de hotel puede tener es interminable, y decidir cuáles necesitas puede ser abrumador. Hemos analizado todas las opciones disponibles para traerte esta lista de las funcionalidades más esenciales que tu software de organización de eventos debería tener.
Hablemos de ellos en detalle.
Registro de eventos integrado & Venta de entradas
¿Qué es una aplicación de gestión de eventos de hotel sin un proceso que facilite a los invitados registrarse, pagar por las entradas y recibir confirmaciones al instante? Registro de eventos y la venta de entradas son funcionalidades imprescindibles para cualquier software de gestión para eventos.
Una plataforma de gestión de eventos con funcionalidades de venta de entradas y registro facilita a los planificadores de eventos de hoteles vender entradas, cobrar pagos rápidamente y gestionar las ventas todo en un solo lugar.
Al tener una solución que integra registro & venta de entradas , no tienes que desperdiciar dinero imprimiendo o recolectando un montón de entradas en papel, además haces que el proceso sea fluido para los asistentes, lo que crea una buena primera impresión para participantes y clientes, estableciendo el tono para todo el evento mientras refleja profesionalismo, mejorando la reputación de tu hotel.
Integración de reservas de salas y recintos
Otra funcionalidad clave para un software de gestión para eventos en hoteles es la capacidad de rastrear las reservas de habitaciones de hotel y recintos de eventos en un lugar centralizado. Desafortunadamente, la doble reserva de eventos es común en la industria hotelera, y lo que hace esta situación particularmente desafortunada es que se puede evitar.
Una robusta solución para gestión para eventos, que cuenta con una herramienta de gestión de room block integrada y reserva de recinto, proporciona una visión clara de tu calendario de reservas, incluyendo habitaciones reservadas y espacios de recinto, eventos en espera, y disponibilidad.
Busca funciones adicionales como ver en “modo de evento” o en “modo de sala/espacio” y funcionalidades que te permitan sincronizar automáticamente las reservas de habitaciones de invitados con las reservas de eventos para ver la disponibilidad en tiempo real.
Seating y diagrama
Si con frecuencia organizas eventos, probablemente lo tengas cubierto. Aun así, con una herramienta de gestión de eventos, puedes hacer que esta fase de convertir un espacio en un ambiente de evento funcional y amigable para los invitados en la organización de eventos en hoteles sea aún más fluida y divertida.
En lugar de depender de planos dibujados, encuentra una solución que te permita diseñar la escala de tu sala digitalmente. Las herramientas de planificación de eventos de hospitalidad pueden ayudarte a determinar el asiento rápidamente al integrar el registro en línea.
Una excelente herramienta de asientos ayuda a los planificadores a mejorar el flujo de trabajo, fomentar oportunidades de networking para los asistentes y ahorrar tiempo valioso, reduciendo los procesos manuales mientras mejora la comunicación con los interesados.
Pago y facturación
Mencionamos el pago anteriormente cuando estábamos discutiendo el “Registro de eventos integrado y venta de entradas.” Sin embargo, “recaudación de pagos” merece su propia sección, y por una buena razón.
Los hoteles atienden a clientes corporativos e individuales; por lo tanto, requieren un software de gestión para eventos que proporcione un sistema de facturación seguro y flexible. No solo eso, necesitan uno que pueda manejar múltiples transacciones simultáneamente sin las complicadas y ocultas tarifas de procesamiento que a menudo se agregan por las plataformas de gestión de eventos.
Una solución de software de gestión para eventos con una robusta funcionalidad de pago facilitará el seguimiento de todos tus leads, las ventas de eventos, la facturación y los pagos para todos tus pedidos de eventos de ventas grupales/banquete. la base para esto es un sistema integral de gestión de relaciones con clientes (CRM) de eventos.
Una ventaja de una robusta funcionalidad de pago y facturación es que simplificar el proceso de pago mejora la experiencia del invitado y ayuda a los hoteles a mantener un flujo de caja saludable, al tiempo que reduce el tiempo dedicado a perseguir facturas.
Gestión de asistentes y comunicación
La gestión de registro de participantes, información y comunicación tanto con tu equipo de planificación como con los invitados es una funcionalidad común de la gestión de eventos que puede ayudar a reducir las ausencias, minimizar la confusión de los invitados y mantener el negocio de eventos de tu hotel funcionando sin problemas.
Sin embargo, necesitas una solución CRM para eventos confiable para rastrear estos datos de manera eficiente.
En el pasado, una simple lista de invitados habría sido suficiente para gestionar estos datos. Pero en esta época de mayor engagement de los participantes y perspectivas, sería conveniente identificar software que ofrezca más funcionalidades, incluyendo:
- Seguimiento de orden de registro y respuestas del cuestionario
- Creación de gráfico de asientos asignados
- Colaboración en equipo
- Compartición en tiempo real
- Seguimiento avanzado de detalles del invitado, como estado VIP, opciones de comida, selecciones de sesiones y asignaciones de grupo
- Creación de credenciales
- Comunicaciones por correo electrónico
- App de check-in para asistentes con escáner de código QR y capacidad para vender entradas en la puerta
- Programación y seguimiento del personal
- Integración con la app móvil para eventos, etc.
Branding personalizable
La capacidad de personalizar la aplicación de varias maneras, incluyendo agregar branding a las páginas de eventos, e-tickets, portales de registro y correos electrónicos, para reflejar la identidad única de la marca del hotel, es una funcionalidad valiosa a considerar porque permite a los invitados sentir que están interactuando con una experiencia hotelera profesional y con marca (lo que genera confianza) en lugar de una plataforma genérica de terceros.
El software de registro para eventos del hotel adecuado no solo te permitirá personalizar la aplicación según tus necesidades, sino que también te permitirá añadir plantillas reutilizables para tareas repetitivas como propuestas, contratos y listas de tareas.
Badging y check-in presencial
Uno de los esfuerzos más que consumen tiempo para organizadores de eventos y hoteleros que organizan eventos con frecuencia es la impresión y el relleno de credenciales. Es una de esas actividades que tiene más probabilidades de forzar una noche de trabajo, y aún así, en el día del evento, puedes observar algunos errores tipográficos en las credenciales que requieren reimpresiones.
Otro esfuerzo que consume tiempo y que hará sudar a tu equipo es el check-in presencial (registro en línea).
Informes & análisis
¿Qué es un software de planificación de eventos sin una herramienta de informes o panel de control para ayudarte a ver y analizar tu esfuerzo y rendimiento en la planificación de eventos?
Un panel de informes detallados y análisis puede proporcionarte una visión general completa de los datos de tu evento, lo cual es increíblemente valioso para ayudarte a entender exactamente qué sucedió en tus eventos y cómo puedes mejorar los procesos y resultados en el futuro.
Con las funcionalidades de informes y análisis, puedes medir el ROI del evento, rastrear las tasas de asistencia, o simplemente determinar qué sesiones la gente encontró más atractivas en tu evento en el hotel.
Dicho esto, considere una solución de software con una interfaz fácil de usar y compatible con dispositivos móviles que pueda proporcionarle métricas clave como la tasa de conversión de reservas de eventos, satisfacción del invitado y NPS (Net Promoter Score), tasa de check-in y asistencia, tiempo de respuesta y tendencias de reservas, tasa de clientes recurrentes y referencias, costo de alimentos y bebidas por invitado, gasto promedio por asistente, aumento de ocupación por eventos, ingresos y margen de ganancia del evento y más.
7 mejores software de gestión para eventos para hoteles
Para ayudarte a encontrar rápidamente la mejor plataforma de gestión de eventos automatizada para eventos en hoteles, aquí tienes una lista de los 7 mejores software de gestión para eventos en el marketplace:
1. Eventtia
Eventtia, utilizada por marcas importantes como Nike, Coca-Cola y Cartier, es un software de gestión para eventos todo en uno diseñado para ayudar a las organizaciones a simplificar cada aspecto de sus esfuerzos de planificación de eventos.
Para los hoteles, es una opción muy poderosa, escalable y altamente personalizable porque fusiona varias funcionalidades clave de la gestión de eventos, incluyendo el registro de eventos y la venta de entradas integrados, la gestión de asistentes y el engagement, así como el branding personalizable y análisis poderosos, todo en un único sistema unificado.
Estas funcionalidades permiten a los equipos de planificación de eventos hoteleros personalizar rápidamente las páginas de eventos para satisfacer necesidades específicas, incluyendo registro, procesamiento de pagos, reserva de recintos y salas, comunicación y branding.
Pero eso no es todo. Eventtia se diferencia de otras soluciones con su solución única que te permite saber siempre dónde te encuentras con tus esfuerzos de marketing para eventos, registro de participantes y engagement, branding de marca blanca, reservas de eventos, programación y disponibilidad de espacios para eventos, para que puedas ofrecer un servicio personalizado y de alto nivel a los clientes y dejar una impresión duradera en los prospectos.
Con funcionalidades de dashboard y herramientas de reporting, los equipos de planificación de eventos en hoteles pueden rastrear los registros, los niveles de engagement, e incluso patrones de donaciones. Estos insights son importantes y pueden ayudar a tu equipo de planificación a tomar decisiones informadas y basadas en datos.
Además, tus equipos pueden comunicarse sin problemas entre sí, gestionar voluntarios, agilizar check-ins, y también integrar Eventtia con tu CRM existente, ahorrándote tiempo al mantener todos tus contactos y campañas unificados.
funcionalidades clave
- Customizable registro de eventos
- Ticketing para eventos de hotel
- Promoción social
- Gestión de eventos
- Programación de eventos
- Calendario de eventos
- Transmisión en vivo
- Email marketing
- Procesamiento de pagos
- Análisis de reportes
- Registro en grupo
- Gestión de comunicaciones
- Chat en tiempo real
- Check-in presencial & gestión de accesos
- Acceso móvil
- Gamificación
- Seguimiento de asistentes
- Gestión de calendario
- Encuestas & feedback
- Gestión de contactos
- Gestión de exhibiciones/proveedores
Precios
Eventtia ofrece planes de precios personalizables del software de gestión para eventos para hoteles a partir de $1,500. El costo final de tu plan depende de varios factores, incluyendo el número de asistentes registrados y el número de usuarios en tu cuenta de Eventtia.
2. Cvent
Si organizas frecuentemente eventos de hotel a gran escala, como convenciones o lanzamientos de producto, Cvent es un software de gestión para eventos de grande empresa, poderoso y todo en uno, diseñado para organizar este tipo de eventos. Sus robustas funcionalidades te ayudan a simplificar el proceso de planificación y gestionar cada etapa del ciclo de vida de un evento
Cvent proporciona a los organizadores de eventos de hoteles todo lo necesario para encontrar proveedores, recintos, involucrar a los asistentes y capturar datos esenciales de eventos.
Aunque puede que no sea la mejor opción para hoteles y eventos más pequeños, los organizadores de eventos de hoteles más grandes o de grandes empresas deberían considerar Cvent para la próxima reunión de la empresa global de su cliente.
Características clave
- Engagement de los participantes y networking
- Gestión del registro
- Procesamiento de pagos
- Gestión de proyectos y gestión de expositores
- Seguridad de datos y privacidad
- Informes e insights de eventos
- Sitios web de eventos y gestión de contenido
- Herramienta de comunicación
- Apps móviles para eventos
- Licencia de llegada
- Gestión de tareas
Precios
Contacta a Cvent para precios.
3. templo del evento
Event Temple es una solución de gestión de hoteles y recintos basada en la nube utilizada por hoteles, recintos para bodas, recintos para eventos, restaurantes, centros de conferencias y clubes para ahorrar tiempo y aumentar los ingresos con su solución fácil de usar para hoteles y recintos.
Ofrece un conjunto de herramientas de ventas, incluyendo prospección y gestión de clientes potenciales, eProposals y contratos, gestión de eventos, y más.
Funcionalidades clave
- Un CRM robusto
- Capacidades de integración con varias aplicaciones
- Plantillas personalizables
- CRM de ventas y gestión de oportunidades
- Gestión de eventos y catering
- E-propuestas y documentos digitales
- Correo inteligente y automatización de emails
- Análisis de informes
Precios
Event Temple ofrece pruebas gratuitas, pero los planes comienzan desde $249 por mes. También puedes solicitar una cotización personalizada adaptada a tus necesidades específicas.
4. Planning Pod
Planning pod es un software de gestión de eventos basado en la web con más de 20 herramientas y paquetes integrados para ayudar a hoteleros y gestores de eventos a optimizar los detalles de sus eventos, equipos y asistentes.
Pero eso no es todo. Un beneficio notable de esta herramienta es que no solo se centra en gestionar reservas de eventos confirmadas y aumentar la productividad. La plataforma está diseñada teniendo en cuenta el desarrollo de prospectos y de negocio, lo que la hace particularmente valiosa para cualquier organizador de eventos u organización orientada a las ganancias y los resultados.
Funcionalidades clave
- Órdenes de evento para banquetes
- Presupuestos
- Contratos y firmas electrónicas
- Software de planos de planta para eventos
- Diseño de eventos
- Planos de asientos
- Facturación y pagos
- Comunicaciones por correo electrónico
- Horarios e itinerarios
- Herramientas de alimentos y bebidas
- Registro
- Venta de entradas
- Checklists y gestión de tareas
- Soporte de eventos virtuales
- Portales para clientes
Precios
Los planes comienzan desde $74 por mes.
5. EventMobi
EventMobi es un nombre conocido que ha estado empoderando a los planificadores de eventos durante años con las herramientas para planificar, promocionar y ejecutar sus eventos con facilidad.
Liderando el camino en innovación con su plataforma Experience Manager, que alberga funcionalidades como registro, aplicaciones para eventos, respuesta de la audiencia, networking, notificaciones, visualización en vivo, gamificación, encuestas y análisis dentro de un único sistema, EventMobi ayuda a los organizadores de eventos y hoteleros a crear eventos memorables para sus invitados.
Funcionalidades clave
- Creación de eventos
- Marketing y comunicaciones
- Personalización de correos electrónicos
- Gestión de la lista de contactos
- Operaciones del evento
- Programación de sesiones
- Engagement de los participantes
- Agendas y horarios del evento
- Planos/mapas
- Integraciones con redes sociales
- Networking de asistentes
- Encuestas a los asistentes
- Informes y cuadros de mando
- Contenido interactivo
Precios
EventMobi ofrece pruebas gratuitas, pero los planes comienzan desde $500 por evento y escalan según el tamaño del evento y las funcionalidades seleccionadas.
6. Tripleseat
Tripleseat es una aplicación integral de gestión de eventos de hotel diseñada para pequeños equipos de hospitalidad que manejan reservas frecuentes y coordinación con clientes.
Se utiliza principalmente para gestionar eventos privados, catering y reservaciones de grandes fiestas. Destaca por sus herramientas de calendario y programación, que ayudan a prevenir reservas dobles y mejorar los tiempos de respuesta.
Aunque es una herramienta eficaz, espera errores ocasionales y una usabilidad y capacidad de personalización móvil más limitada.
Características principales
- Gestión de calendario
- Programación de eventos
- Informes/análisis
- Formularios personalizables
- Procesamiento de pagos
- Reserva en línea
- Planos de planta
- Venta de entradas
- Gestión de múltiples ubicaciones
- Integración de terceros
Precios
Contacta a Tripleseat para precios.
7. Whova
Whova es una aplicación móvil para la planificación de eventos diseñada para ayudar a los organizadores y expositores a gestionar los registros en línea, marketing, captura de leads y procesos de conferencias virtuales.
Incluye un centro de oradores, que permite a los usuarios automatizar los procesos de recopilación de datos, crear páginas web utilizando plantillas predefinidas y les permite revisar biografías, fotos y detalles de sesiones.
Funcionalidades clave
- Gestión de agenda
- Acceso móvil,
- Programación de eventos,
- Actualizaciones en tiempo real, transmisión en vivo y networking,
- Gestión y seguimiento de asistentes
- Integración especial de medios
- Gestión de credenciales
- Gestión de lista de invitados
- Gestión de calendario
- Programación de eventos
- Informes y análisis
Precios
Contacta a Whova para precios.
Beneficios del software de gestión para eventos para hoteles
Con la previsión de que el software de gestión para eventos crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 13,2% de 2025 a 2030, es evidente que un número creciente de organizaciones reconoce los numerosos beneficios de tener la solución de gestión para eventos adecuada en su arsenal.
Dicho esto, aquí hay algunos beneficios de adoptar la solución de gestión para eventos adecuada para la organización de eventos de tu hotel:
- Aumenta tu productividad automatizando tareas como el registro de participantes, la reserva de salas, el envío de recordatorios y el check-in
- Gestiona eventos desde una única fuente
- Mejora la experiencia de los participantes
- Facilita la colaboración eficiente del equipo
- Aumenta los ingresos a través de eventos más grandes y oportunidades de venta adicional como catering, audiovisuales y alojamiento
- Seguimiento de participantes del evento
- Evento virtual soporte
- Recoge datos del evento en tiempo real
- Recopila insights del evento a través de un tablero y herramienta de informes integral que te permite tomar decisiones basadas en datos para asegurar el éxito del evento y mejorar la planificación futura
- Construye mejores relaciones con los clientes con experiencias de evento personalizadas que mejoran la confianza y el negocio repetido
Con Eventtia, obtienes todos estos beneficios en una sola plataforma optimizada diseñada para ayudar a los planificadores de eventos hoteleros a tener éxito.
Takeaway: mejora las funciones del hotel con el software de gestión para eventos adecuado
El software de gestión para eventos para hoteles es esencial para hoteleros y gestores de eventos que desean organizar consistentemente bodas, reuniones corporativas o conferencias globales exitosas.
Sin embargo, determinar el mejor software puede ser complicado. Si bien todas las aplicaciones de planificación de eventos mencionadas en este texto tienen funcionalidades notables que pueden ayudar a garantizar un evento hotelero exitoso, Eventtia se destaca al ofrecer funcionalidades personalizables y robustas, así como el apoyo de expertos en quienes confían marcas globales.
Si tienes un evento en un hotel, ya sea un lanzamiento de producto, una ceremonia de premios, o un desfile de moda próximamente, eventtia te proporciona todo lo que necesitas para planificar, promover y ejecutar eventos excepcionales, todo bajo tu propia marca.
Preguntas frecuentes
Aquí están las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el software de gestión para eventos en hoteles:
¿Cuál es el costo del software de gestión para eventos?
El costo del software de gestión para eventos varía significativamente de una plataforma a otra. Si bien algunas plataformas ofrecen funcionalidades básicas sin costo, plataformas con funcionalidades robustas que pueden ayudar a asegurar el éxito de la planificación de tu evento pueden cobrar desde $0 hasta $1,500 o más por mes, dependiendo de tus necesidades.
Además, algunas plataformas que ofrecen soluciones premium pueden requerir que solicites una cotización para precios personalizados basados en tus necesidades específicas.
¿Cómo integro un nuevo software de gestión para eventos en un hotel?
La integración generalmente implica la sincronización de la plataforma para eventos con el PMS de su hotel (Sistema de Gestión de Propiedades), CRM y sistemas de pago. Eventtia ofrece soporte de incorporación a hoteleros y planificadores de eventos que requieren asistencia durante esta fase.
¿Cómo puedo elegir el mejor software de gestión para eventos para mi hotel?
Primero, evalúa tus necesidades. Probablemente no necesites todas las funcionalidades mencionadas en este post.
A continuación, investiga diferentes plataformas usando Google y fuentes de la industria, como G2 y Capterra, para compilar una lista de posibles proveedores de software de gestión para eventos con los que puedas asociarte.
Revisa las funcionalidades que ofrecen y que necesitas, junto con sus calificaciones correspondientes. Lee las opiniones de los usuarios y considera tomar sus pruebas gratuitas para tener una idea de cómo funciona su solución y su facilidad de uso.
Por último, en tu proceso de toma de decisiones, prioriza las herramientas que puedan expandirse y proporcionar funcionalidades adicionales a medida que crezcan tus necesidades.
Dicho esto, Eventtia es una excelente opción todo en uno para la mayoría de los hoteles.
¿Qué es un sistema de gestión para eventos para hoteles?
Un sistema de gestión para eventos para hoteles es una solución integral que permite a los hoteles gestionar reservas, asistentes, pagos y logística de eventos en un único sistema centralizado.
¿Cuál es el mejor software para la planificación de eventos en hoteles?
Eventtia se destaca como un software de gestión para eventos todo en uno para hoteles, ofreciendo funcionalidades robustas para registro, venta de entradas, comunicación, promoción de eventos, análisis y organización de eventos presenciales, virtuales y eventos híbridos, todo dentro de una interfaz fácil de usar.
