Las universidades y otras instituciones de educación superior organizan orientaciones, conferencias, talleres, ceremonias de graduación, galas de exalumnos, jornadas de puertas abiertas, clubes y sociedades estudiantiles, eventos deportivos, simposios de investigación y más.
Cada uno de estos eventos tiene sus propios desafíos logísticos, técnicos y de engagement, y hacerlos bien es esencial. Un software de gestión para eventos robusto ayuda a las instituciones educativas a llevar a cabo eventos sofisticados, ofreciendo componentes virtuales e híbridos, análisis integrados, comunicación automatizada, análisis detallados y más.
En esta guía, te presentaremos el mejor software de gestión para eventos para universidades y explicaremos por qué Eventtia es una de las soluciones más completas para instituciones de educación superior en 2025.
¿Qué es el software de gestión para eventos para universidades?
El software de gestión de eventos para universidades es una plataforma digital diseñada para ayudar a las instituciones de educación superior a planificar, organizar y ejecutar eventos de todos los tamaños, incluyendo:
- Conferencias académicas
- Orientaciones estudiantiles
- Reuniones de exalumnos
- Ferias de empleo
- Ceremonias de graduación
A diferencia de las herramientas genéricas para eventos, estas soluciones están diseñadas para satisfacer las necesidades únicas de las universidades, que a menudo manejan múltiples partes interesadas (estudiantes, docentes, personal, exalumnos, socios externos) y formatos diversos de eventos (presenciales, híbridos y virtuales). El software para eventos de universidades típicamente incluye soluciones para:
- Gestión del registro de eventos y venta de entradas
- Creación de sitios web para eventos personalizables
- Gestión de agendas y programación
- Check-in y credenciales de participante sin problemas
- Envío de recordatorios, actualizaciones y seguimientos posteriores al evento vía email, SMS o app
- Organización de eventos virtuales e híbridos
- Impulso del engagement a través de herramientas de networking, encuestas, preguntas y respuestas, y chat
- Seguimiento y análisis del rendimiento del evento
¿Qué funcionalidades deben buscar las universidades en el software de gestión para eventos?
Las universidades tienen restricciones y objetivos especiales cuando se trata de la gestión de eventos: múltiples departamentos, presupuestos ajustados, cumplimiento, formatos híbridos, y la necesidad de servir a diversos interesados, desde estudiantes y profesores hasta exalumnos y socios externos. Elegir el software adecuado implica buscar funcionalidades que cubran no solo la logística, sino también el branding, la experiencia del usuario, los datos y la comunicación. Aquí está lo que debes buscar.
Registro integrado de eventos y venta de entradas
- Formularios de registro flexibles: Capaces de acomodar diferentes tipos de asistentes (estudiantes, personal, exalumnos, invitados), preguntas personalizadas y lógica condicional (por ejemplo, si “sesión de investigación” entonces preguntar X vs si “evento social” entonces preguntar Y).
- Múltiples tipos de tickets y trayectorias: Gratis, pagado, VIP, registro de grupos, descuentos por compra anticipada, etc. Ayuda a las universidades a monetizar adecuadamente u ofrecer acceso subsidiado.
- Registros grupales o masivos: Para departamentos o grupos de estudiantes para reducir la fricción administrativa.
- Herramientas de check-in presencial: Códigos QR, impresión de credenciales, quioscos de autoservicio. Estos aceleran el flujo de invitados y reducen los costos generales.
herramientas de marketing
- Campañas de email y recordatorios: Automatiza anuncios, actualizaciones y recordatorios antes y después del evento. Ayuda a reducir las inasistencias y mantener el engagement.
- Integración con redes sociales: Capacidad de compartir información del evento, incrustar botones de compartir, y tal vez incluso rastrear referencias o el alcance de influencers.
- Landing/micrositio o constructor de páginas web para eventos: Páginas con la marca con horario, información de ponentes, mapa, etc. Una presencia web pulida ayuda con la credibilidad y a atraer registros.
- SEO y descubribilidad: Asegurar que los eventos públicos sean fáciles de encontrar a través de buscadores; buena estructura de URL; posiblemente integración en directorios/listados.
procesamiento de pagos
- Pasarelas de pago seguras y cumplidoras: Deberían admitir tarjetas de crédito, posiblemente PayPal o similar, y cumplir con PCI o equivalente.
- Soporte para pagos offline: Para casos donde la gente paga con cheque o en persona.
- Precios flexibles, descuentos, reembolsos: Capacidad para manejar precios complejos, políticas de reembolso, promociones.
- Seguimiento y conciliación financiera: el software debería permitir ver quién ha pagado, saldos pendientes, generar facturas o recibos, e integrar con sistemas financieros universitarios.
gestión y comunicación de asistentes
- Segmentación: Agrupación de registrados por tipo (estudiante vs profesorado vs externos), intereses u otras categorías personalizadas, para que puedas dirigir los mensajes adecuadamente.
- Notificaciones y actualizaciones: Envío de actualizaciones por push o email si hay cambios de horario, cambios de recinto, cancelaciones, etc.
- Funcionalidades de engagement: Preguntas y respuestas, encuestas, chats, sesiones en grupos pequeños (especialmente para híbridos/virtuales), herramientas de matchmaking o networking. Estos mantienen a los asistentes involucrados y satisfechos.
- App móvil o interfaz amigable para móviles: Muchos asistentes esperan usar teléfonos o tablets; check-in móvil, acceso a horarios, mapas, etc.
branding personalizable
- White labeling: Uso de los colores, logotipos, mensajes y dominio personalizado o subdominio de la institución para que los eventos parezcan “propiedad” de la universidad.
- Sitios web y micrositios personalizados para eventos: Capacidad de adaptar la apariencia, el diseño y el contenido al tipo de evento, ya sea una conferencia académica o una feria estudiantil.
- Personalización de credenciales y certificados: Ofreciendo credenciales y certificados de asistencia profesionalmente de marca, y otras credenciales que reflejen bien a la institución.
Informes y análisis
- Seguimiento de asistencia: Quién asistió, quién no, y tasas de check-in.
- Métricas de engagement: asistencia a sesiones, visualizaciones de video, y participación en chats/encuestas.
- Informes financieros: ingresos vs costos, pagos pendientes, ROI del evento.
- Feedback post-evento: encuestas u otras herramientas para recopilar feedback cualitativo de los asistentes (como qué funcionó y qué no).
- Tableros y exportación de datos: fácil visualización para partes interesadas; capacidad de exportar datos a otros sistemas (por ejemplo, para evaluación institucional).
El mejor software de gestión para eventos para universidades
Al evaluar plataformas de gestión de eventos para un entorno universitario, querrás considerar soluciones que escalen, apoyen tipos de eventos académicos y no académicos, se integren con sistemas del campus y ofrezcan funcionalidad avanzada para formatos híbridos/virtuales. Aquí tienes un vistazo a las mejores plataformas para eventos para universidades.
Software | Mejor para | Funcionalidades clave | Precios |
Eventtia | Gestión de eventos universitarios completa (eventos presenciales, híbridos y virtuales) | Registro y venta de entradas, sitios web personalizables, herramientas para eventos híbridos, check-in, comunicación, análisis, | Precios personalizados; solicita una demo/cotización |
Eventbrite | Eventos para el público general, venta de entradas y registro sencillo | Venta de entradas, promoción de eventos, campañas de email, análisis, app móvil | Gratis para eventos gratuitos; 3.7% + $1.79 por entrada pagada |
Cvent | Eventos universitarios a gran escala para grandes empresas | Registro avanzado, búsqueda de recintos, apps móviles para eventos, análisis, herramientas de engagement de los participantes | Precios personalizados |
Coursedog | Programación académica y programación de eventos para universidades | Programación de clases, gestión de espacios/instalaciones, planificación de eventos, integraciones con SIS | Precios personalizados |
Bizzabo | Eventos híbridos y virtuales, conferencias académicas a gran escala | Registro, marketing para eventos, funcionalidades de networking, análisis robustos, gestión de patrocinadores | A partir de $18,000 por año |
Almabase | Engagement de exalumnos y eventos de recaudación de fondos | Plataforma de networking de exalumnos, registro de eventos, donaciones, seguimiento de engagement | Precios personalizados |
Planning Pod | Eventos y conferencias universitarias de tamaño medio | Registro, herramientas de gestión de proyectos, seguimiento de presupuestos, gestión de recintos | Precios personalizados |
Whova | Conferencias académicas, simposios de investigación y eventos con mucho networking | App para eventos, gestión de agenda, engagement de los participantes (chat, encuestas), herramientas para patrocinadores, análisis | Precios personalizados |
Eventcube | Venta de entradas y membresías para eventos de estudiantes o exalumnos de marca blanca | Venta de entradas, gestión de membresías, eventos virtuales, branding personalizable | A partir de $125/mes, planes personalizados para empresas |
Eventtia
Eventtia es una plataforma de gestión de eventos todo en uno que apoya todo el ciclo de vida del evento: registro, promoción, check-in, datos e informes, entrega virtual/híbrida y networking. Está destinada a organizaciones que realizan eventos repetidos o complejos en múltiples formatos.
características clave
- Formularios de registro personalizados, registro de grupo, y segmentación de asistentes
- Check-in presencial, códigos QR, impresión de credenciales, y herramientas de check-in móvil
- Crea páginas de eventos personalizadas con marca y realiza campañas de correo electrónico
- Soporte para eventos virtuales y eventos híbridos (aplicación para eventos, streaming, herramientas de engagement)
- Networking de asistentes, matchmaking, y programación de reuniones uno a uno
- Informes, paneles, análisis, feedback post-evento, exportación de datos
Precios
- Plan esencial (empezando en $1,500) para registro, marketing para eventos, check-in y reportes
- Plan premium (empezando en $2,250) agrega plataforma de eventos virtuales, aplicación para eventos y características más avanzadas
- Nivel de networking (incluyendo capacidades de matchmaking y reuniones uno a uno) empieza en $3,500
Nota: los precios exactos a menudo requieren contactar a ventas. Solicitar información de precios de Eventtia.
¿Por qué Eventtia es ideal para eventos universitarios?
- La combinación de soporte presencial, híbrido y virtual lo hace adecuado a medida que las universidades realizan cada vez más eventos combinados.
- Las funcionalidades de networking y matchmaking son útiles para conferencias académicas, ferias de empleo o reuniones de exalumnos.
- Admite sub-eventos departamentales bajo una plataforma unificada, lo que permite a las facultades o grupos estudiantiles operar bajo la sombrilla de la universidad con un branding consistente.
- El equilibrio entre precio y funcionalidades tiende a ser más accesible que las herramientas a nivel empresarial para muchas instituciones medianas.
Un claro ejemplo del valor de Eventtia para las instituciones de educación superior es su alianza con UNED (Universidad Nacional de Educación a Distancia), la universidad pública más grande de España con más de 260,000 estudiantes.
La UNED necesitaba una plataforma de gestión de eventos todo en uno para gestionar eventos virtuales e híbridos que pudiera llegar a su audiencia internacional mientras mantenía el control total sobre la logística.
Al adoptar el modelo de licencia anual de Eventtia, la UNED ganó la autonomía para planificar, gestionar y ejecutar independientemente un alto volumen de eventos, desde conferencias académicas hasta iniciativas de engagement de los estudiantes. La flexibilidad y facilidad de uso de la plataforma permitieron a la universidad centralizar la planificación de eventos mientras proporcionaba una experiencia consistente y de alta calidad para los asistentes en todos los formatos.
Eventbrite
Eventbrite es una de las plataformas de venta de entradas y registro de eventos más conocidas. está principalmente enfocada en simplificar la publicación de eventos, la venta de entradas y las herramientas básicas de promoción. también opera un marketplace o motor de descubrimiento para eventos públicos, lo cual puede ayudar con la visibilidad para eventos universitarios abiertos.
funcionalidades clave
- Creación de eventos, formularios de registro personalizables, múltiples tipos de entradas, listas de espera y promociones
- Procesamiento de pagos integrado (manejado por Eventbrite)
- Campañas de correo electrónico, integraciones sociales, herramientas de audiencia integradas y exposición en listados de marketplace
- Check-in presencial y aplicación móvil del organizador, escaneo de códigos QR, impresión de credenciales (para planes pagos)
- Reportes y análisis de ventas de entradas, asistencia y desgloses de pedidos
Precios
- Publicar eventos gratuitos es gratis, sin tarifas por entradas gratuitas
- Planes de pago para aumentar los límites de correo electrónico, niveles de soporte y herramientas de promoción a partir de ~$15/mes
- Sin costo fijo y alto de licencia para uso básico; el costo escala con el volumen de entradas
cómo se compara Eventbrite con Eventtia para eventos universitarios
Eventbrite es una opción sólida para eventos más pequeños o dirigidos al público en universidades (conferencias, puertas abiertas y eventos de grupos estudiantiles), pero puede carecer de la profundidad y el control para un uso institucional a gran escala en muchos tipos de eventos.
No tendrás funcionalidades avanzadas como matchmaking, flujos de trabajo complejos para eventos híbridos, integraciones profundas, control departamental o control sobre branding. Además, para eventos grandes o recurrentes, las tarifas por entrada se vuelven rápidamente costosas.
Cvent
Cvent es una plataforma madura de tecnología para eventos a nivel empresarial, diseñada para eventos complejos y de gran escala, conferencias, ferias y portafolios de múltiples eventos. Soporta eventos presenciales, híbridos y virtuales, con una funcionalidad profunda en la búsqueda de recintos, presupuestos, marketing, gestión de expositores/patrocinadores, análisis y engagement de los participantes.
funcionalidades clave
- Registro de eventos con todas las funcionalidades, branding, flujos de trabajo personalizados, sesiones, y lógica condicional
- Búsqueda de recintos: acceso a catálogos extensos de recintos, herramientas RFP y flujos de trabajo de comparación
- Apps móviles para eventos, gestión de agendas, horarios personalizados
- Check-in presencial, impresión de credenciales, seguimiento de asistencia y herramientas de captura de contactos
- Gestión de expositores/patrocinadores y portales, planos de piso y logística de stands
Precios
Cvent no publica precios fijos públicamente. Gran parte de su precio es personalizado o para nivel empresarial.
cómo cvent se compara con eventtia para eventos universitarios
Según reseñas de Capterra y G2, Eventtia tiene un sólido servicio de atención al cliente y es fácil de usar. Mientras que Cvent se desempeña bien en áreas técnicas como la configuración de eventos e integraciones, Eventtia obtiene una puntuación general más alta (89%), lo que la convierte en una opción sólida para equipos que buscan una plataforma confiable y fácil de usar para gestionar sus eventos académicos sin problemas.
Coursedog
Coursedog es una plataforma de operaciones académicas que combina programación de clases, currículo, catálogo y programación de eventos en un solo sistema. Su módulo de “programación de eventos” está diseñado para la educación superior y tiene como objetivo unificar el uso del espacio del campus, los flujos de trabajo de aprobación y los calendarios de eventos públicos.
principales funcionalidades
- Visibilidad en tiempo real de la disponibilidad de salas y recursos para evitar reservas dobles
- Formularios de solicitud de eventos personalizados y flujos de trabajo de aprobación
- Calendario de eventos públicos o sitio de eventos públicos
- Generación de contratos y facturas para eventos
Precios
Precios personalizados, contacta con ventas
Bizzabo
Bizzabo es un “Event Experience OS” dirigido a conferencias de gran escala y carteras de eventos. Se enfoca en proporcionar una experiencia unificada a través del registro, contenido, networking, análisis y engagement.
características clave
- Flujos de trabajo completos de registro y venta de entradas, con registro dinámico, códigos promocionales, etc.
- Sitio web, generador de agendas y micrositios para eventos con control de branding
- App móvil para eventos, notificaciones push y engagement de los participantes y networking
- Portales de gestión de patrocinadores, expositores y ponentes
- Analíticas, paneles de control, informes de ROI, asistencia y métricas de engagement
- Soporte para eventos virtuales e híbridos, streaming, emisión en web, etc.
Precios
Empieza en $18,000 por año, lo que incluye eventos ilimitados, registros ilimitados y características básicas.
Almabase
Almabase es principalmente una plataforma de engagement de exalumnos, recaudación de fondos y avance que incluye capacidades de gestión de eventos como parte de su suite. Está diseñada para instituciones educativas para gestionar eventos de exalumnos, eventos de donantes, reuniones, etc.
funcionalidades clave
- Páginas de registro y de eventos personalizadas, con branding para coincidir con la identidad institucional
- Venta de entradas, descuentos, registro en sub-eventos, integración con CRM
- Soporte de check-in y registro fuera de línea, herramientas de check-in para eventos
- Herramientas de marketing y comunicación segmentadas dentro de la plataforma
- Informes, seguimiento de pagos sincronizado con CRM, y planificación de capacidad
Precios
Varía, contacta a ventas para una cotización
Planning Pod
Planning Pod es una plataforma todo en uno para la planificación de eventos que ofrece herramientas para la gestión de proyectos, recursos de eventos, CRM, contratos, presupuestos, planimetrías y más. Es utilizada por planificadores de eventos en diferentes industrias y puede adaptarse a contextos universitarios.
Funcionalidades clave
- Gestión de asistentes y registro, venta de entradas, check-in y herramientas de credenciales
- Herramientas de plan de piso/disposición y diagramación, mapeo de salas y recintos
- Gestión de contratos, facturación, presupuestos y coordinación de proveedores
- Flujos de trabajo de gestión de tareas y proyectos, colaboración entre el personal del evento
- Encuestas y herramientas de feedback, informes de datos y análisis
- Integraciones con sistemas como salesforce, mailchimp, zapier y herramientas de contabilidad
Precios
Contacta a ventas para una cotización
Whova
Whova es una plataforma de eventos y conferencias con todas las funcionalidades que admite eventos presenciales, híbridos y virtuales. Se enfoca en el engagement de los participantes, la funcionalidad de app móvil para eventos, la gestión de abstractos, y las funcionalidades de la comunidad de eventos.
funcionalidades clave
- Registro en línea, formularios personalizables, descuentos y complementos
- App móvil para eventos, networking de asistentes, encuestas, tableros comunitarios, funcionalidades de matchmaking
- Gestión de resúmenes, ponentes y sesiones para conferencias
- Informes, análisis y métricas de engagement
- Módulos de gestión de expositores y patrocinadores
- Soporte para eventos híbridos/virtuales, streaming y alojamiento de sesiones virtuales
Precios
Contacta con ventas para una cotización
Eventcube
Eventcube es una plataforma de venta de entradas y registro de eventos que se comercializa a sí misma como un motor de venta de entradas flexible y escalable, apto para eventos tanto simples como complejos.
funcionalidades clave
- Venta de entradas en línea y registro, múltiples tipos de entradas y códigos de descuento
- Sin tarifas fijas mensuales en el nivel de entrada
- Los niveles Pro y Enterprise incluyen tasas de transacción más bajas y funcionalidades adicionales
- Panel de gestión de eventos, análisis e informes
Precios
- Plan starter (gratuito) para venta de entradas y registros básicos
- Plan pro: $125/mes
- Precios personalizados para clientes de grandes empresas
Beneficios de usar software de gestión para eventos para universidades
Implementar software de gestión para eventos ofrece a las universidades una amplia gama de ventajas, incluyendo:
- Operaciones optimizadas: centraliza el registro, la programación, la comunicación y los pagos en una plataforma, ahorrando tiempo para el personal y los organizadores estudiantiles.
- Mejor engagement estudiantil: funcionalidades interactivas como encuestas, preguntas y respuestas, y herramientas de networking fomentan conexiones más fuertes durante los eventos.
- Imagen profesional: branding personalizado, sitios web elegantes para eventos y check-in automatizado crean una experiencia pulida que refleja bien la institución.
- Decisiones basadas en datos: los análisis e informes proporcionan valiosos insights sobre asistencia, engagement y ROI, ayudando a las universidades a mejorar futuros eventos.
- Eficiencia de costos: reduce la carga administrativa y minimiza errores, liberando recursos para otras prioridades.
- Mejora de la accesibilidad: las capacidades de eventos híbridos y virtuales facilitan la participación de estudiantes remotos, exalumnos y docentes.
- Integración perfecta: se sincroniza con los sistemas universitarios existentes (LMS, SIS, CRM), asegurando flujos de trabajo fluidos entre departamentos.
- Escalabilidad: maneja eventos de todos los tamaños, desde pequeños talleres hasta graduaciones a gran escala o conferencias académicas.
Puntos Clave: Planifica y ejecuta mejores eventos universitarios con el software adecuado
Las universidades y las instituciones de educación superior manejan innumerables eventos cada año, incluidos programas de orientación, conferencias académicas, reuniones de exalumnos y galas de recaudación de fondos, solo por nombrar algunos. Sin las herramientas adecuadas, estos eventos pueden volverse difíciles de gestionar, agotando los recursos del personal y dejando a los asistentes menos que impresionados.
El software de gestión para eventos cambia eso al ofrecer una forma centralizada de simplificar la planificación, mejorar la comunicación y ofrecer experiencias memorables. La clave es elegir una plataforma que se alinee con las necesidades únicas de tu universidad.
Las soluciones como Eventtia destacan por su capacidad para proporcionar a las universidades funcionalidades robustas, escalabilidad y la flexibilidad para gestionar todo, desde pequeños talleres estudiantiles hasta grandes ceremonias de graduación. Al invertir en la plataforma adecuada, tu institución no solo puede optimizar las operaciones, sino también fortalecer el engagement de la comunidad y mejorar su reputación.
Agendar una demo hoy para ver cómo Eventtia puede ayudar a tu universidad a planificar eventos más inteligentes.
