La planificación de eventos juega un papel vital en cómo las asociaciones y organizaciones sin fines de lucro se conectan con sus miembros, simpatizantes y comunidades. Desde conferencias anuales y galas de recaudación de fondos hasta sesiones de capacitación y eventos de networking, estas reuniones son esenciales para el engagement y el crecimiento.
La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro organizan al menos un evento importante de recaudación de fondos anualmente, y la investigación indica que el 81% de los estadounidenses que donan a la caridad asisten a eventos de recaudación de fondos. Sin embargo, muchas de las organizaciones que organizan estos eventos todavía dependen de hojas de cálculo ineficientes o herramientas desconectadas para planificar y ejecutar eventos.
El software para eventos ayuda a los equipos a organizar todo, desde el registro y la venta de entradas hasta el marketing, pagos, e informes posteriores al evento en una plataforma centralizada. en esta guía, exploraremos las mejores plataformas para eventos para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro, y por qué Eventtia es nuestra mejor elección.
¿Qué es el software para eventos para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro?
El software para eventos para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro es una plataforma digital todo en uno diseñada para simplificar cada etapa de la gestión de eventos, desde la planificación y promoción hasta la ejecución y análisis posterior al evento.
Para organizaciones que dependen de eventos para recaudar fondos, aumentar la membresía o involucrar a sus comunidades, estas plataformas ayudan a automatizar tareas repetitivas, centralizar datos y mejorar las experiencias de los asistentes. El software para eventos te ayuda a:
- Planifica eficientemente: Gestiona múltiples eventos, recintos y horarios desde un solo panel de control.
- Simplifica el registro y la venta de entradas: Ofrece inscripciones en línea, pagos y confirmaciones automáticas.
- Involucra a los asistentes: Envía correos electrónicos dirigidos, ofrece aplicaciones móviles y facilita el networking antes y después de los eventos.
- Sigue el rendimiento: Mide la asistencia, el engagement y el ROI a través de herramientas de reporte integradas.
- Integra con herramientas de recaudación de fondos: Sincroniza plataformas de donaciones, sistemas CRM y bases de datos de membresías.
Ya sea una recaudación de fondos local, una cumbre anual o una serie de entrenamientos virtuales, el software para eventos permite a las asociaciones y organizaciones sin fines de lucro centrar su tiempo y energía en su misión en lugar de en la logística del evento.
¿Qué funcionalidades deberías buscar en el software para eventos para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro?
Al seleccionar el mejor software para eventos para tu asociación o sin fines de lucro, es importante encontrar herramientas que equilibren una poderosa funcionalidad con asequibilidad y facilidad de uso. A continuación, se presentan las funcionalidades más valiosas a buscar.
registro de eventos y venta de entradas
Un sistema de registro fácil de usar está en el corazón de cualquier buena plataforma para eventos. Debe permitir que los asistentes se registren fácilmente, seleccionen tipos de entradas y realicen pagos en línea seguros.
Busca:
- Formularios de registro personalizables
- Opciones de precios específicas para grupos o miembros
- Confirmaciones y recibos automatizados
- Soporte para eventos gratuitos y de pago
Integraciones de recaudación de fondos y donaciones
Para organizaciones sin fines de lucro, la asistencia a eventos a menudo va de la mano con el engagement de los donantes. El software para eventos que se integra con herramientas de donación ayuda a maximizar las oportunidades de donación. Si asegurar donaciones es una parte importante de tu estrategia de eventos, prioriza el software con:
- Formularios de donación integrados o incorporados
- Seguimiento y reporte de compromisos
- Integración con CRMs como Salesforce o Blackbaud
- Paneles de recaudación de fondos en tiempo real
gestión de membresías
Las asociaciones dependen de relaciones sólidas con los miembros. Las plataformas que integran herramientas de eventos con bases de datos de membresía pueden simplificar las renovaciones, la comunicación y el seguimiento del engagement. Busca:
- verificación automática de miembros
- descuentos o acceso temprano para miembros
- sincronización de datos con plataformas de membresía
- niveles de membresía personalizables
Herramientas de marketing y comunicación
Los eventos exitosos dependen del alcance. El mejor software para eventos incluye funcionalidades de marketing integradas para ayudarte a correr la voz y fomentar el engagement. Busca software para eventos que incluya:
- Campañas de correo electrónico y SMS
- Integraciones con redes sociales
- Recordatorios y seguimientos automáticos
- Landing pages para eventos con marca
Procesamiento de pagos y seguimiento financiero
Gestionar los ingresos de eventos de manera segura es clave para la responsabilidad y la transparencia, especialmente para las organizaciones sin fines de lucro. El software para eventos maneja esto con funcionalidades como:
- Múltiples pasarelas de pago (crédito, PayPal, Stripe, etc.)
- Soporte multimoneda e impuestos
- Informes financieros detallados
- Manejo seguro de datos y cumplimiento PCI
informes y análisis
Para demostrar el impacto y mejorar futuros eventos, el acceso a métricas claras es esencial. Busca un software para eventos con capacidades de informes robustas, incluyendo:
- Registro y análisis de asistencia
- Seguimiento del engagement (clics, aperturas y encuestas)
- Informes posteriores al evento y análisis de ROI
- Paneles personalizables
personalización y branding
Mantener la identidad de tu organización en todas las comunicaciones y páginas de eventos ayuda a generar confianza y reconocimiento. Busca software para eventos que ofrezca:
- Dominios personalizados y páginas de registro con marca
- Personalización de logotipo y color
- Opciones de marca blanca para niveles premium
Soporte para eventos híbridos y virtuales
Como muchas asociaciones ahora organizan tanto reuniones presenciales como en línea, el software preparado para eventos híbridos proporciona flexibilidad. Si estás planeando organizar eventos virtuales o híbridos, prioriza el software con:
- Transmisión incorporada o integraciones con Zoom, YouTube, etc.
- Salones de exhibición virtuales y espacios de networking
- Chat en vivo y capacidades de preguntas y respuestas
gestión de voluntarios y personal
Para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro, los voluntarios son a menudo la columna vertebral de eventos exitosos. Si tu organización depende de voluntarios, elige software que ofrezca:
- Registro de voluntarios y programación
- Asignación de roles y seguimiento de tareas
- Herramientas de comunicación para equipos
El mejor software para eventos para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro
Para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro, cada evento es una oportunidad para involucrar a los miembros, recaudar fondos y construir comunidad, a menudo con presupuestos ajustados y equipos más pequeños. Por eso, encontrar el software para eventos adecuado es muy importante. Aquí están nuestras mejores opciones.
Software | Mejor Para | Funcionalidades clave | Precios |
Eventtia | Asociaciones y organizaciones sin fines de lucro que buscan automatización avanzada de eventos y engagement de la comunidad | Portales de miembros y patrocinadores, CRM y automatización de marketing, eventos híbridos/virtuales, herramientas para expositores y patrocinadores, registro y venta de entradas, análisis | Precios personalizados; solicitar una demo/cotización |
Eventbrite | Eventos sin fines de lucro con entradas simples, recaudaciones de fondos y reuniones comunitarias | Registro y venta de entradas, procesamiento de pagos, páginas de eventos, marketing por correo electrónico básico, discovery marketplace | Gratis para eventos gratuitos; herramientas promocionales desde $15/mes |
Cvent | Grandes asociaciones que organizan conferencias complejas y programas de múltiples eventos | Suite completa de gestión de eventos, alojamiento/viajes, análisis empresarial, tecnología presencial, registro, plataforma de eventos virtuales | Consigue una cotización |
A2Z Events | Grandes asociaciones comerciales, exposiciones y convenciones | Gestión de planos y expositores, gestión de ponentes, herramientas de patrocinio y networking para asistentes | Consigue una cotización |
Eventify | App económica para reuniones de asociaciones y conferencias pequeñas | Herramientas de networking, agenda, encuestas y preguntas y respuestas, soporte para eventos virtuales, y listados de expositores | Plan básico desde $99/mes |
Doubleknot | Organizaciones sin fines de lucro, campamentos, zoológicos, museos y organizaciones basadas en membresía | Gestión de miembros y donantes, venta de entradas, registro de programas y herramientas de recaudación de fondos | Consigue una cotización |
OneCause | Organizaciones sin fines de lucro enfocadas en recaudación de fondos (galas, subastas, eventos de donantes) | Subastas y ofertas móviles, plataforma de recaudación de fondos, venta de entradas, integraciones de CRM para donantes | Consigue una cotización |
Whova | Asociaciones que desean una fuerte experiencia móvil de eventos y herramientas de engagement | Aplicación para eventos, herramientas de patrocinio, funciones de networking, agenda y check-in, soporte virtual y híbrido | Consigue una cotización |
EventMobi | Asociaciones que organizan conferencias, eventos de membresía y programas virtuales | Aplicación para eventos, registro, plataforma de eventos virtuales, gamificación, centro de comunidad | Consigue una cotización |
Handbid | Organizaciones sin fines de lucro que organizan subastas y eventos de recaudación de fondos | Ofertas móviles, engagement de donantes, venta de entradas, procesamiento de pagos y reportes | Desde $1,396 para organizaciones sin fines de lucro, más tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito |
Eventtia
Eventtia es una plataforma de gestión de eventos todo en uno que admite registros, venta de entradas, pagos, check-in presencial/virtual, apps móviles, análisis e integraciones. Está diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar eventos presenciales, virtuales o híbridos de manera unificada.
Funcionalidades clave
- Formularios de registro/venta de entradas personalizables, registro grupal y segmentación de asistentes
- Check-in presencial, escaneo de códigos QR, impresión de credenciales y control de acceso de asistentes
- Procesamiento de pagos con múltiples pasarelas, precios anticipados y pago seguro
- Crear páginas de eventos personalizadas y con marca y ejecutar campañas de email
- Soporte para eventos virtuales e híbridos con streaming, sesiones virtuales y herramientas de engagement de los participantes
- Networking de asistentes, matchmaking y programación de reuniones uno a uno
- Aplicación para eventos/interfaz móvil
- Informes, paneles de control, análisis, feedback post-evento, exportación de datos e integraciones
Precios
Plan esencial (desde $1,500) para registro, marketing para eventos, check-in, y reporte. Precios personalizados están disponibles – Solicitar información de precios de Eventtia.
¿Por qué Eventtia es ideal para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro?
Eventtia ayuda a los equipos a llevar a cabo eventos fluidos y profesionales sin el estrés adicional. Reúne todo, registro, pagos, comunicación e informes, todo en una sola plataforma fácil.
- Fácil de usar: Puedes gestionar cualquier tipo de evento, desde recaudaciones de fondos hasta conferencias, todo en un solo lugar.
- Mantiene tu marca visible: Agrega tu logo, colores y mensajes para que cada evento se sienta como propio.
- Ayuda real cuando la necesitas: Nuestro equipo tiene más de 10 años de experiencia ayudando a organizaciones sin fines de lucro a planificar eventos exitosos. Siempre estamos listos para apoyarte antes, durante y después de tu evento.
Cómo AMVO simplificó la gestión de eventos y aumentó la asistencia en un 50%
La Asociación Mexicana de Ventas Online (AMVO), una organización líder que representa a más de 550 empresas y el 75% del valor del comercio electrónico en México, necesitaba simplificar y centralizar sus operaciones de eventos.
Antes de usar Eventtia, AMVO dependía de agencias externas, lo que dificultaba el control de la experiencia de los participantes y el contenido del evento. Con más de 50 eventos al año, incluido su congreso insignia FORWARD (1,200+ asistentes), necesitaban un mejor sistema.
Con Eventtia, AMVO pudo:
- Gestiona registros, pagos y venta de entradas internamente
- Personaliza cada sitio web del evento y comunicación
- Organiza tanto eventos presenciales como evento híbrido
- Dedica más tiempo a crear contenido de alto valor
Desde que adoptó Eventtia, AMVO aumentó la asistencia y los ingresos por patrocinio en un 50% y mejoró la satisfacción de los participantes con un Net Promoter Score (NPS) del 80%.
“Con Eventtia, hemos aumentado la asistencia y el patrocinio en un 50% en FORWARD, y reducido el tiempo dedicado a la logística, por lo que ahora podemos centrarnos en el contenido y la experiencia.”
– Pierre-Claude Blaise, CEO en AMVO
Puedes leer la historia completa para ver cómo AMVO usó Eventtia para recuperar el control sobre sus eventos y hacer crecer su comunidad.
Eventbrite
Eventbrite es una plataforma de venta de entradas y registro de eventos ampliamente reconocida, utilizada en eventos públicos, recaudaciones de fondos, reuniones comunitarias y más. Está muy orientada a las transacciones de venta de entradas y el descubrimiento de eventos.
Funcionalidades clave
- Creación de eventos fácil, venta de entradas gratuita o de pago, códigos de descuento y opciones de entradas-donación
- Procesamiento de pagos integrado, configuración simple y amplio alcance a través del marketplace de Eventbrite
- Análisis básico, invitaciones por correo electrónico y herramientas de compartir en redes sociales, así como soporte para eventos gratuitos
Precios
- Gratis para publicar eventos gratuitos, sin tarifas para entradas gratuitas
- Planes de pago para aumentar los límites de correo electrónico, niveles de soporte y herramientas promocionales desde $15/mes
- Sin costo fijo grande de licencia para el uso básico; el costo escala con el volumen de entradas
Cómo se compara Eventbrite con Eventtia para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro
Eventbrite es fácil de configurar, tiene un costo inicial mínimo para eventos gratuitos o pequeños (para asociaciones de múltiples eventos, las tarifas por entrada pueden sumar), y es bueno para recaudaciones de fondos de cara al público o para el alcance comunitario donde se busca facilidad y alcance.
Sin embargo, carece de algunas de las funcionalidades más profundas de Eventtia (control avanzado de branding, infraestructura para eventos híbridos/virtuales y flujos de trabajo complejos para eventos). Para organizaciones con múltiples tipos de eventos y necesidades más avanzadas, Eventtia puede ofrecer un mejor valor y flexibilidad.
Cvent
Cvent es una plataforma de gestión de eventos de alta gama a nivel de grandes empresas, utilizada por grandes asociaciones, organizaciones sin fines de lucro y corporaciones para gestionar eventos complejos. Ofrece todo lo que esperarías, incluyendo registros, sesiones de eventos y sesiones, y soporte para eventos híbridos o virtuales.
funcionalidades clave
- Gestión de eventos en todo el ciclo de vida: registro, búsqueda de recintos, gestión de agenda y más
- Módulos de oradores/expositores, check-in presencial, impresión de credenciales/punto de autoservicio
- Funcionalidades híbridas/virtuales como una app móvil, centro de asistentes, sesiones en vivo/grabadas y análisis
Precios
Cvent no publica precios fijos públicamente. Gran parte de sus precios son personalizados o de nivel empresarial.
Cómo se compara Cvent con Eventtia para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro
Cvent es bueno para eventos a gran escala con múltiples partes interesadas, patrocinadores y expositores, ya que ofrece funcionalidades robustas para asociaciones que organizan muchos eventos o formatos híbridos complejos. Dicho esto, Eventtia ofrece muchas de las funcionalidades esenciales de Cvent a un costo potencialmente menor y con menos carga administrativa, lo que la convierte en una opción más versátil para organizaciones de todos los tamaños.
A2Z Events
A2Z Events (por Personify Corp) es una plataforma de gestión de eventos diseñada para asociaciones, organizaciones sin fines de lucro y organizaciones basadas en miembros. Soporta todo, desde registro y venta de entradas hasta gestión de planos de piso/expositores, check-in móvil y seguimiento de patrocinios.
funcionalidades clave
- Flujos de trabajo de registro personalizados adaptados a diferentes tipos de participantes
- Gestión de planos de planta, impresión de credenciales, check-in con app móvil y recuperación de leads
- Seguimiento de expositores/patrocinios e integración con datos de CRM/membresía
Precios
Los precios se basan en cotización y varían dependiendo del tamaño del evento y las funcionalidades.
eventify
Eventify es una herramienta todo en uno para la gestión de eventos que soporta el registro, la venta de entradas, el engagement de los participantes, y el networking. Está indicada para organizaciones sin fines de lucro o asociaciones que buscan una solución integral con funcionalidades modernas móviles/virtuales
Funcionalidades clave
- Registro y venta de entradas, más creador de micrositio de eventos o landing page
- Aplicación para eventos con reuniones uno a uno, matchmaking, gamificación y análisis
- Impresión de credenciales/check-in y módulos para patrocinadores o expositores
Precios
El plan básico comienza en $99/mes
Doubleknot
Doubleknot está diseñado para organizaciones sin fines de lucro, atracciones culturales, organizaciones de membresía y asociaciones. Es una solución de software que combina la venta de entradas, admisiones, renovaciones de membresía, registros y donaciones en un solo sistema.
Características clave
- Base de datos unificada para venta de entradas, membresías, donaciones y reservas
- Fuertes capacidades de CRM, seguimiento de renovación de membresía y gestión de donantes
- Registros en línea, check-in móvil, grupos de descuento/precio y flujos de trabajo de voluntarios/visitantes
Precios
Contacta con ventas para obtener una cotización
OneCause
OneCause es una plataforma para eventos y recaudación de fondos dirigida a organizaciones sin ánimo de lucro. Combina venta de entradas/registro, subastas, gestión de donantes, campañas de igual a igual, y herramientas para el día del evento. Es ideal para organizaciones sin ánimo de lucro que organizan galas, eventos de caridad, subastas y eventos mixtos de engagement de donantes.
Características clave
- Compras adicionales (mesas, patrocinios), y pago final con complementos de donaciones
- Ofertas móviles/subastas, campañas entre pares, y paneles de interacción con donantes
- Herramientas para el día del evento: check-in, pago con tarjeta de crédito vía móvil (“OneCause Tap”), y una aplicación de administración del evento
Precios
Solicitar una demo para opciones de precios
Whova
Whova es una plataforma de gestión de eventos con registro, venta de entradas, una aplicación para eventos, y soporte híbrido/virtual. Es ampliamente utilizada por asociaciones, organizaciones sin fines de lucro y grupos basados en miembros para mejorar el engagement de los participantes y la logística del evento.
funcionalidades clave
- Constructor de sitios web para eventos, aplicación para eventos con agenda, networking y encuestas en vivo
- Soporte para eventos móviles/virtuales/eventos híbridos
- Herramientas de engagement de los participantes y gestión de patrocinadores
Precios
Los precios se basan en cotizaciones y dependen del tamaño del evento/funcionalidades.
EventMobi
EventMobi es una plataforma de gestión para eventos integral con una fuerte idoneidad para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro. Ofrece registro, aplicaciones para eventos, capacidades de eventos híbridos/virtuales, captura de leads y análisis. Enfatiza la flexibilidad y descuentos para organizaciones sin fines de lucro/asociaciones.
Características clave
- Sitios web de eventos, aplicación móvil, check-in/credenciales y herramientas de engagement de los participantes
- Funciones híbridas/virtuales: transmisión, salas de grupos, contenido interactivo y reuniones 1:1 ilimitadas
- Descuentos para organizaciones sin fines de lucro y asociaciones, contratos plurianuales y branding de alto volumen
Precios
El costo final depende del conteo de asistentes, módulos y nivel de soporte. Solicita una cotización.
Subasta
Handbid es una plataforma de subastas y venta de entradas para eventos, diseñada específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro, escuelas, fundaciones y obras de caridad. Soporta subastas en vivo, venta de entradas, donaciones y pujas móviles, por lo que es ideal cuando los eventos de recaudación de fondos son una actividad central.
funcionalidades clave
- Gestión de subastas (silenciosas/en vivo), venta de entradas y pagos integrados
- Pujas móviles a través de teléfonos/tabletas
- Clasificaciones en tiempo real, notificaciones y combinaciones de donaciones/entradas
- Completa gestión de eventos para recaudación de fondos
Precios
Empieza desde $1,396 para organizaciones sin fines de lucro, más las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito.
beneficios de usar software para eventos para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro
El software para eventos adecuado ayuda a optimizar las operaciones, maximizar el impacto y garantizar que cada programa, conferencia y recaudación de fondos respalde la misión y los objetivos a largo plazo de la organización. Al automatizar el trabajo administrativo y mejorar la experiencia de los participantes, estas herramientas ayudan a los equipos a hacer más con menos.
mejora de la eficiencia y reducción de la carga administrativa
El software para eventos automatiza tareas que consumen mucho tiempo, como el registro, la venta de entradas, la comunicación con los asistentes, la creación de credenciales y la elaboración de informes. En lugar de lidiar con hojas de cálculo y correos electrónicos, los equipos de eventos pueden trabajar desde una sola plataforma, ahorrando horas de trabajo manual y minimizando errores. Esto permite que los equipos de organizaciones sin fines de lucro con exceso de trabajo se centren en construir comunidad y en entregar programas orientados a su misión.
Mejor engagement de miembros y donantes
El software para eventos facilita la personalización de la comunicación, ofrece experiencias interactivas y rastrea el engagement a través de los eventos. Con funcionalidades como aplicaciones para eventos, herramientas de networking, portales de donaciones y perfiles de miembros, las organizaciones pueden fomentar una participación más profunda y desarrollar lealtad a largo plazo entre los patrocinadores, voluntarios y patrocinadores.
Oportunidades mejoradas de recaudación de fondos e ingresos
El software moderno para eventos está diseñado para apoyar subastas, donaciones, paquetes de patrocinio, donaciones en línea y engagement híbrido, ayudando a las organizaciones a recaudar más fondos y diversificar las fuentes de ingresos. El procesamiento de pagos incorporado y el seguimiento de donaciones también facilitan el reconocimiento de los seguidores y la optimización de campañas futuras.
Más eventos profesionales, accesibles e inclusivos
Ya sea organizando eventos virtuales, presenciales o híbridos, las plataformas de software ayudan a las asociaciones a presentar experiencias refinadas, accesibles y fáciles de usar. Desde sitios web de eventos con branding hasta aplicaciones móviles y venta de entradas digital, la tecnología mejora el profesionalismo y elimina las barreras de participación, facilitando la participación de profesionales ocupados, miembros remotos o grupos comunitarios.
Información procesable y toma de decisiones basada en datos
Los eventos son más poderosos cuando generan insights accionables. Las plataformas para eventos centralizan y analizan datos sobre asistencia, engagement, rendimiento de recaudación de fondos y ROI. Esto proporciona a las asociaciones y organizaciones sin fines de lucro los insights necesarios para refinar programas futuros, informar resultados a juntas y donantes, y demostrar impacto, construyendo responsabilidad y confianza entre todos los interesados.
Ahorro de costos y mejor asignación de recursos
Aunque adoptar un software para eventos es una inversión, a la larga reduce los costos al optimizar las operaciones, eliminar herramientas duplicadas y automatizar tareas que de otra manera requerirían personal o contratistas adicionales. Con informes y seguimiento financiero más claros, las organizaciones pueden gestionar los presupuestos de manera más efectiva y asegurar que los recursos se destinen directamente al trabajo impulsado por la misión.
Puntos clave : elige el software de registro adecuado para tu organización sin fines de lucro
La plataforma para eventos adecuada para asociaciones y organizaciones sin fines de lucro simplificará las operaciones, aumentará el engagement y proporcionará a tu equipo las herramientas para ofrecer experiencias significativas y de impacto sin sobrecargar al personal o los recursos.
Aunque hay muchas opciones, Eventtia se destaca al proporcionar software para eventos intuitivo y de grado profesional diseñado para apoyar a organizaciones impulsadas por misiones, desde asociaciones de miembros y grupos académicos hasta fundaciones, organizaciones de defensa y organizaciones sin fines de lucro comunitarias.
Con potentes herramientas de registro, venta de entradas y pagos flexibles, robustas funcionalidades de engagement de los participantes, y análisis perspicaces, Eventtia empodera a tu equipo para planificar sin problemas, crear una mayor conexión, y generar un impacto a largo plazo. Lo más importante, ofrece la escalabilidad, personalización, y soporte que las organizaciones sin fines de lucro necesitan a medida que crecen y evolucionan.
Agendar una demo para aprender cómo Eventtia puede ayudar a su organización sin ánimo de lucro a maximizar su próximo evento de recaudación de fondos o sesión de concienciación.
