La planificación de eventos siempre ha sido un acto de equilibrio, donde los organizadores manejan la logística, los presupuestos, los proveedores, los asistentes y un sinfín de detalles que deben alinearse perfectamente. muchos organizadores de eventos ya han descubierto cómo la IA puede cambiar la forma en que se organizan, comercializan y experimentan los eventos, y ahorrar tiempo significativo con herramientas basadas en IA para la planificación y ejecución de eventos.
Desde la optimización de las comunicaciones con chatbots, hasta la predicción de asistencia con conocimientos basados en datos, pasando por la automatización de tediosas tareas administrativas, la IA está ayudando a los planificadores a ahorrar tiempo, reducir el estrés y ofrecer experiencias inolvidables. Echemos un vistazo a algunas de las mejores herramientas de IA para la planificación de eventos y cómo pueden ayudar a mejorar la gestión de sus próximos eventos.
Usando IA para eventos: dónde ayuda
La ia ayuda a los organizadores a ahorrar tiempo, reducir costos y ofrecer una experiencia más atractiva. Aquí tienes un vistazo más de cerca a dónde la ia puede marcar la mayor diferencia en la planificación de eventos.
Registro de eventos
Las herramientas de IA como ChatGPT son herramientas fantásticas para hacer un brainstorming en tu plan de registro, asegurando que sea completo y robusto. Incluso puedes usar el lienzo de registro de eventos de Eventtia para formatearlo en un archivo fácil de leer y fácil de compartir.
Una vez que la configuración de tu registro esté lista en tu software para eventos, puedes personalizar fácilmente los mensajes de registro para tus diferentes tipos de asistentes y personalizar el diseño de credenciales con la ayuda de la IA.
Marketing para eventos
Escribir contenido personalizado en cualquier idioma y crear atractivos activos visuales nunca ha sido tan fácil. Esto significa que puedes pasar menos tiempo pensando en el texto y más tiempo refinando el mensaje de tu evento y alcance.
Uno de los aspectos más que consume tiempo de la planificación es dar a conocer la información. Las herramientas potenciadas por IA pueden crear publicaciones en redes sociales adaptadas a tu audiencia, generar campañas de correo electrónico con líneas de asunto atractivas e incluso sugerir estrategias de marketing para eventos multicanal para maximizar el engagement.
Soporte al cliente
Mantener a los asistentes informados es esencial, pero responder preguntas repetitivas como “¿Dónde puedo aparcar?” o “¿A qué hora comienza la charla principal?” puede abrumar rápidamente a tu equipo. Los chatbots de IA resuelven este problema proporcionando respuestas instantáneas a consultas comunes, disponibles 24/7.
También pueden programarse para guiar a los asistentes a través del proceso de registro o proporcionar actualizaciones si los horarios cambian. Después del evento, los chatbots se pueden utilizar para recoger feedback de los asistentes en tiempo real, ofreciendo una forma más fluida e interactiva de captar ideas importantes.
Analytics
Los eventos generan cantidades masivas de datos, pero sin ia, muchos de ellos pueden quedar sin usar. las herramientas de análisis potenciadas por ia pueden procesar el comportamiento de los participantes, la asistencia a las sesiones y los niveles de engagement para revelar lo que funcionó y lo que no.
Por ejemplo, puedes ver qué sesiones tuvieron la mayor participación, qué canales de marketing generaron la mayoría de los registros o con qué funcionalidades del evento interactuaron más los asistentes. Después, la IA también puede analizar las respuestas abiertas de las encuestas para descubrir tendencias y sentimientos, brindándote conocimientos prácticos para mejorar futuros eventos.
Las mejores herramientas de IA para la planificación de eventos
Ya sea que estés optimizando operaciones, haciendo marketing para tu evento, creando contenido o analizando datos de los asistentes, hay un ecosistema creciente de soluciones impulsadas por IA para ayudarte a hacer más con menos. A continuación, exploramos algunas de las mejores herramientas de IA para la planificación de eventos, qué hacen, para quiénes son y cómo usarlas.
Herramienta | Características clave | Uso principal | Precios | Mejor para |
Notion AI | Notas asistidas por IA, resúmenes, generación de ideas, integrado con el espacio de trabajo de Notion | Organización/planificación de contenido y tareas | Incluido en Notion Plus/Business (~$8–$15/usuario/mes) | Equipos que gestionan proyectos de eventos complejos |
Canva | Herramientas de diseño por IA, Magic Resize, generación de contenido, plantillas | Creación de visuales para eventos y marketing | Plan gratuito; Pro desde $15/mes | Mercadólogos de eventos sin experiencia en diseño |
ChatGPT | IA conversacional para creación de contenido, lluvia de ideas, automatización, análisis de datos, creación de imágenes | Generación de contenido de texto e ideas | Gratis; Plus $20/mes; Pro $25/mes | Planificadores que necesitan creación rápida de contenido |
Gemini | Imágenes generadas por IA, creación de contenido | Creación de contenido y automatización | Gratis; Pro $20/mes; Ultra $249/mes | Equipos que necesitan avanzadas funciones de IA para texto, imágenes e investigación |
Lovable | Páginas y aplicaciones de eventos generadas por IA | Construcción rápida de páginas y aplicaciones de eventos | Gratis; Pro desde $25/mes; Planes de negocio/empresa disponibles | Equipos de eventos que buscan aplicaciones personalizadas sin desarrolladores |
Synthesia | Videos generados por IA con presentadores virtuales, guiones personalizables | Creación de videos de eventos a escala | Inicial $30/mes; Planes corporativos disponibles | Equipos de eventos que producen videos de formación/bienvenida |
Amper | Composición de música por IA, estado de ánimo/estilo/ritmo personalizable | Producción de música personalizada para eventos | Precios personalizados según el uso | Organizadores que necesitan bandas sonoras únicas para eventos |
Influencity | Descubrimiento de influencers, análisis, gestión de campañas | Gestión de campañas de influencers | Desde ~$318/mes | Eventos que aprovechan el marketing de influencers |
Gumloop | Automatización de flujos de trabajo, integración de datos entre plataformas | Automatización de flujos de trabajo repetitivos | Nivel gratuito; Planes pagos desde $37/mes | Planificadores que manejan múltiples plataformas de software |
Albert.AI | Automatización y optimización del marketing impulsadas por IA en varios canales | Automatización y optimización de anuncios digitales | Nivel empresarial, precios personalizados | Eventos a gran escala con gasto en anuncios digitales |
Chatfuel | Chatbots de IA para Messenger, WhatsApp, sitios web | Automatización de consultas y soporte a asistentes | Prueba gratuita; Pro desde $23.99/mes | Eventos que necesitan soporte a asistentes 24/7 |
Grammarly | Revisión de gramática, ortografía, tono y claridad | Pulido de comunicaciones escritas | Gratis; Premium $12/mes; Negocios $15/mes | Comunicaciones de eventos, documentos de patrocinio, sitios web |
Fullstory | Reproducción de sesiones, análisis de comportamiento del usuario, optimización de sitios web | Mejorar la experiencia digital de los asistentes | Precios a solicitud, se escala con el uso | Mejorar el flujo de registro, aplicaciones digitales |
Predis.ai | Publicaciones sociales, subtítulos y visuales generados por IA | Racionalización del marketing en redes sociales para eventos | Nivel gratuito; Planes de pago desde $29/mes | Pequeños equipos gestionando redes sociales de eventos |
Brand24 | Escucha social, análisis de sentimiento, monitoreo en tiempo real | Monitoreo de la reputación de eventos en línea | Desde $149/mes | Seguimiento del interés del evento y feedback de los asistentes |
Originality AI | Detección de plagio y contenido de IA | Asegurar la originalidad del contenido de los eventos | Pago por escaneo, ~$0.01 por cada 100 palabras | Integridad del contenido académico/profesional para eventos |
Notion
Qué hace: Notion AI toma la ya versátil aplicación de productividad Notion y la potencia con inteligencia artificial. Los organizadores de eventos pueden usarla para generar rápidamente cronogramas de proyectos, idear temas para eventos o resumir notas de reuniones. La herramienta se integra directamente en el espacio de trabajo de Notion, lo que significa que no necesitas cambiar de plataforma para redactar contenido o generar ideas.
Cómo usarlo: Un gestor de eventos que organiza una conferencia podría usar Notion AI para redactar biografías de ponentes, crear descripciones de sesiones o incluso generar preguntas frecuentes para los asistentes. Es particularmente útil para equipos que trabajan de manera colaborativa, ya que el contenido se puede generar, revisar y almacenar en un solo lugar. Para los organizadores que manejan múltiples eventos a la vez, Notion AI ayuda a mantener todo organizado y eficiente.
Canva
Qué hace: Canva ha sido durante mucho tiempo una herramienta de diseño de referencia para no diseñadores, y sus funcionalidades con inteligencia artificial lo hacen aún más poderoso para los profesionales de eventos. Con herramientas como Magic Resize y sugerencias de diseño asistidas por IA, Canva permite a los usuarios crear gráficos de alta calidad para invitaciones a eventos, publicaciones en redes sociales, señalización y presentaciones.
Cómo usarlo: Un profesional de marketing para eventos podría cargar un logo de evento y generar rápidamente un conjunto coherente de materiales de marca para Instagram, LinkedIn y encabezados de correo electrónico. La IA de Canva también ayuda con sugerencias de diseño e incluso redacción, convirtiéndose en un asistente de diseño todo en uno. Es perfecto para los planificadores que desean visuales profesionales sin contratar a un diseñador gráfico a tiempo completo.
ChatGPT
Lo que hace: ChatGPT es una de las herramientas de IA más versátiles disponibles. Puede ayudar con todo, desde escribir campañas de correo electrónico y crear eslóganes para eventos hasta redactar contratos o propuestas. Los profesionales de eventos pueden usarlo para generar ideas, crear publicaciones en el blog para la promoción de eventos o incluso simular sesiones de preguntas y respuestas para preparar a los ponentes principales.
Cómo usarlo: Por ejemplo, si estás lanzando una nueva conferencia de tecnología, ChatGPT puede ayudar a crear un tema cohesivo, desarrollar esquemas de contenido e incluso generar publicaciones de muestra para redes sociales adaptadas a diferentes plataformas. Es especialmente útil para equipos pequeños o planificadores individuales que necesitan gestionar marketing, comunicación y logística al mismo tiempo.
Gemini
Qué hace: Gemini es la plataforma de IA multimodal de Google capaz de generar texto, imágenes, código y analizar datos. Para los organizadores de eventos, se puede usar para crear contenido promocional, diseñar elementos visuales, resumir documentos o incluso proporcionar soporte de traducción. Dado que se integra estrechamente con Google Workspace, se adapta de manera natural a los flujos de trabajo ya construidos en Gmail, Docs o Slides.
Cómo utilizarlo: Un organizador de eventos podría usar Gemini para redactar resúmenes de sesiones, generar instantáneamente imágenes de banners, o analizar los resultados de encuestas después de un evento. Para eventos internacionales, las capacidades de traducción y resumen de Gemini pueden ayudar a localizar rápidamente el contenido o condensar informes extensos en ideas prácticas.
Lovable
Lo que hace: Lovable es una plataforma sin código impulsada por IA que crea páginas de eventos y aplicaciones a partir de indicaciones de lenguaje natural. En lugar de contratar desarrolladores, los planificadores pueden generar al instante sistemas de RSVP, agendas o portales de eventos interactivos. Admite edición en vivo, se integra con APIs y permite a los equipos lanzar herramientas personalizadas rápidamente.
Cómo usarlo: Un equipo de eventos podría escribir “Crea una página de registro con biografías de ponentes y un calendario en vivo” y Lovable generaría una aplicación web funcional en minutos. Los organizadores pueden entonces personalizar el diseño, añadir integraciones como pago o CRM, y desplegar sin escribir una sola línea de código.
sintetia
Lo que hace: Synthesia es una plataforma de generación de videos con IA que te permite crear videos de apariencia profesional utilizando presentadores virtuales. Para organizadores de eventos, esto puede ahorrar enormes cantidades de tiempo y presupuesto que generalmente se gastan en filmación. Puedes crear videos de bienvenida, presentaciones de ponentes o incluso contenidos de capacitación para el personal y los voluntarios.
Cómo utilizarlo: Imagina enviar a los asistentes un briefing en video personalizado con detalles claves del evento o grabar actualizaciones de última hora del programa sin necesidad de cámaras, estudios o presentadores. Synthesia hace que la producción de video sea accesible para cualquier equipo de eventos, independientemente de la experiencia técnica, mientras mantiene alta la calidad.
Amper
Lo que hace: Amper es una herramienta de creación de música impulsada por IA. En lugar de licenciar costosas pistas musicales o contratar compositores, puedes generar música de fondo original adaptada al ambiente y audiencia de tu evento. Simplemente eliges el estilo, tempo y ambiente, y Amper produce una pista única en minutos.
Cómo usarlo: Un gala corporativa podría usar Amper para crear música de fondo elegante durante la cena, mientras que un evento de fitness podría generar pistas de alta energía para las sesiones de ejercicio. Es una solución rentable para eventos que desean bandas sonoras personalizadas pero no tienen acceso a profesionales de la música.
Influencity
Qué hace: Influencity es una plataforma de IA que ayuda a los organizadores de eventos a identificar y gestionar campañas de marketing de influencia. Con ella, puedes analizar el rendimiento de los influencers, la demografía de la audiencia y las tasas de engagement para encontrar los socios adecuados para la promoción de tus eventos.
Cómo usarlo: Si estás organizando un evento de moda, Influencity puede identificar microinfluencers en tu nicho que probablemente resuenen con tu público objetivo. Esto elimina las conjeturas de las asociaciones con influencers y asegura que estás invirtiendo en las voces que entregarán un impacto real.
Gumloop
Qué hace: Gumloop se enfoca en la automatización de flujos de trabajo, ayudando a los equipos a conectar herramientas y automatizar tareas repetitivas sin necesidad de habilidades técnicas avanzadas. Para la planificación de eventos, esto significa configurar automatizaciones que muevan datos entre plataformas, como enviar automáticamente la información de registro de asistentes desde tu plataforma de venta de entradas a tu CRM.
Cómo usarlo: Un equipo de eventos podría usar Gumloop para automatizar la creación de correos electrónicos personalizados de agradecimiento después de las sesiones o para enviar las respuestas de las encuestas posteriores al evento a un panel de análisis en tiempo real. Al eliminar la entrada manual de datos, los planificadores pueden centrarse más en la estrategia y la experiencia de los participantes.
albert.ai
Lo que hace: Albert.AI es una plataforma de marketing digital impulsada por IA que automatiza y optimiza campañas a través de canales como Google, Facebook e Instagram. Analiza datos continuamente para ajustar campañas en tiempo real para el máximo ROI.
Cómo usarlo: Para un organizador de eventos, esto significa que su presupuesto de anuncios digitales siempre se utiliza de manera eficiente. Por ejemplo, si un anuncio creativo resuena más con su audiencia, Albert aumentará automáticamente su distribución mientras reduce el gasto en anuncios menos efectivos. Es particularmente útil para eventos a gran escala con presupuestos de marketing significativos.
Chatfuel
Qué hace: Chatfuel es una plataforma para crear chatbots impulsados por AI, especialmente para Facebook Messenger, WhatsApp, y sitios web de eventos. Es ideal para manejar consultas de asistentes antes y durante los eventos, automatizando preguntas frecuentes, e incluso apoyando la venta de entradas.
Cómo usarlo: Un chatbot podría responder preguntas comunes como “¿Cuál es el código de vestimenta?” o “¿Dónde se encuentra el recinto?” al instante. Durante el evento, Chatfuel podría guiar a los asistentes a la sesión de grupos correcta o proporcionar actualizaciones en tiempo real del horario, reduciendo significativamente la carga de trabajo para el personal.
grammarly
Qué hace: Grammarly es un asistente de escritura impulsado por IA que verifica la gramática, la ortografía, el tono y la claridad. Los organizadores de eventos pueden usarlo para pulir desde correos electrónicos promocionales hasta programas de eventos, asegurando comunicaciones profesionales y sin errores.
Cómo usarlo: Si estás redactando una propuesta de patrocinio, Grammarly puede ayudarte a lograr el tono adecuado. Para eventos internacionales, las sugerencias de tono y claridad de Grammarly pueden hacer que las comunicaciones sean más accesibles para quienes no son hablantes nativos de inglés.
Fullstory
Qué hace: Fullstory es una herramienta de análisis y experiencia del usuario que utiliza IA para rastrear cómo las personas interactúan con tu sitio web o aplicación para eventos. Graba las sesiones de los usuarios para que puedas ver exactamente dónde los asistentes tienen dificultades o abandonan durante el registro.
Cómo usarlo: Si un número significativo de usuarios abandona el proceso de compra cuando adquiere entradas, Fullstory puede revelar si la navegación confusa o los tiempos de carga lentos son los culpables. Estos insights permiten a los organizadores optimizar las experiencias digitales, lo que resulta en un mayor número de registros y una mejor satisfacción de los asistentes.
Predis.ai
Qué hace: Predis.ai es una herramienta de redes sociales con tecnología de IA que te ayuda a generar ideas para publicaciones, escribir textos y hasta diseñar elementos visuales. Para profesionales de la gestión de eventos, es especialmente útil para crear un flujo constante de contenido previo a un evento sin depender excesivamente de un gestor de redes sociales a tiempo completo.
Cómo usarlo: Podrías ingresar “conferencia de tecnología keynote” y Predis.ai generaría ideas atractivas para publicaciones de LinkedIn, completas con gráficos y hashtags. Esto ayuda a mantener tu presencia en redes sociales activa y consistente, incluso con tiempo o recursos limitados.
Brand24
Lo que hace: Brand24 es una herramienta de escucha social que utiliza IA para rastrear menciones de tu evento, marca o ponentes en redes sociales y la web. Proporciona información sobre el sentimiento de la audiencia y te ayuda a participar en conversaciones en tiempo real.
Cómo usarlo: Si los asistentes están tuiteando sobre largas filas en check-in de eventos, lo sabrás al instante y podrás responder rápidamente. De manera similar, puedes monitorear el ruido alrededor de tu hashtag de eventos y resaltar menciones positivas en tus informes posteriores al evento. Esto lo convierte en una herramienta invaluable para la gestión de la reputación y engagement de los participantes.
Originality AI
Qué hace: Originality AI es una herramienta de detección de plagio y verificación de contenido generado por inteligencia artificial. Los profesionales de eventos pueden usarla para asegurarse de que el contenido, como publicaciones de blog, materiales promocionales, o incluso presentaciones de ponentes, sea original y no generado por IA sin divulgación.
Cómo usarlo: Si estás publicando artículos de invitados en tu sitio web de eventos, Originality AI garantiza autenticidad y credibilidad. Es especialmente útil para eventos académicos o de liderazgo de pensamiento donde la originalidad y la precisión son críticas.
Por qué los organizadores de eventos aún deben acercarse a la IA con precaución
Aunque la IA ofrece oportunidades increíbles para los organizadores de eventos, es importante no adoptar estas herramientas ciegamente. La tecnología aún está evolucionando, y hay áreas confusas cuando se trata de gobernanza, ética y cumplimiento.
Una de las preocupaciones más urgentes es la transparencia. El AI Disclosure Act of 2023 fue introducido en los EE. UU. para exigir que las empresas etiqueten claramente el contenido que ha sido generado por IA. Si estás creando videos promocionales, artículos o incluso chatbots con IA, puede que necesites divulgar ese hecho. Los asistentes quieren autenticidad, y el uso no divulgado de IA podría arriesgarse a dañar la credibilidad de tu marca si se descubre más tarde.
También hay consideraciones éticas en torno a la privacidad de datos. Muchas herramientas de IA dependen de grandes volúmenes de datos personales o de comportamiento para funcionar de manera efectiva. Cuando uses IA para analizar las características demográficas de los asistentes, personalizar agendas o rastrear el comportamiento en línea, debes asegurarte de que los datos se recojan y procesen en cumplimiento de las leyes de privacidad como GDPR en Europa o CCPA en California.
Conclusiones clave: Aprovechando la IA con la plataforma adecuada para eventos
La ia se ha convertido rápidamente en uno de los activos más valiosos para los organizadores de eventos, transformando todo desde marketing y atención al cliente hasta personalización y analítica. Herramientas como ChatGPT, Canva y Synthesia pueden potenciar la creatividad, mientras que plataformas como Influencity, Brand24 y Fullstory ayudan a los organizadores a tomar decisiones más inteligentes, basadas en datos.
Pero, por tan poderosas que sean estas tecnologías, aún no te brindan la infraestructura para planificar, ejecutar y analizar tus eventos. Ahí es donde Eventtia entra en juego. Desde la automatización inteligente para el registro y el check-in hasta herramientas que te ayudan a personalizar las experiencias de los asistentes y seguir el rendimiento en tiempo real, Eventtia te ofrece la potencia de la tecnología de vanguardia sin la complejidad.
En lugar de juntar una docena de herramientas diferentes, puedes gestionar todo el ciclo de vida de tu evento en un solo lugar, ahorrando tiempo y reduciendo costos. Agendar una demo hoy para ver cómo Eventtia puede ayudar a ti y a tu equipo a planificar, gestionar y ejecutar tus eventos de manera más eficiente.
