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Comment concevoir une stratégie de communication efficace pour vos événements en ligne

Comment concevoir une stratégie de communication efficace pour vos événements en ligne

Plannification d’événement
juin 11, 2021

Écrit par:

Thomas Davey

Des influenceurs aux invitations en passant par les bandes annonces et les tutoriels, le succès de tout événement virtuel repose sur une stratégie de communication efficace. Pourquoi ?

Eh bien, cela se résume en trois points…

  1. Elle suscite l’implication, attire les bons participants et aboutit sur des inscriptions.
  2. Elle relie les points et aligne vos stratégies marketing, de vente, de contenu et d’événement.
  3. Elle vous fournit un plan de route pour atteindre les objectifs de votre événement virtuel.

Cela étant établi, voyons, à travers ce guide pas à pas, comment tenir vos participants informés en conservant leur implication et développer une stratégie de communication performante pour vos événements virtuels.

Les trois mécanismes essentiels d’une stratégie de communication efficace

Avant d’entrer dans le détail des étapes spécifiques de la conception d’une stratégie de communication efficace, voici trois éléments généraux indispensables à toute stratégie de communication.

Comprendre vos participants : pour une communication efficace, vous devez connaître les personnes à qui vous vous adressez. Chaque événement a sa propre population. Ainsi, qu’il s’agisse de cadres, d’étudiants ou de professionnels du marketing, votre façon de communiquer dépendra entièrement de cela.

Pour mieux comprendre vos participants, consacrez un peu de temps à observer les participants aux événements passés ou, si vous n’avez organisé aucun événement auparavant, observez vos clients, vos prospects, et même les personnes qui vous suivent sur les réseaux sociaux. Notez leur âge, leurs loisirs, leur lieu de vie, et tout autre critère qui vous permettra d’entrer dans leur esprit.

Sortez du cadre : il y a foule dans le monde virtuel, et il y a tellement d’événements virtuels que sortir du lot peut être un peu ardu. C’est pourquoi il est important de trouver votre niche et d’élaborer un scénario sur cette base.

Faites preuve de créativité dans vos communications. Vous disposez d’une myriade d’options, que ce soit pour la création d’une bande annonce attractive ou l’envoi d’un lot d’objets publicitaires à vos invités. L’important, c’est que si vous faites preuve de créativité dans vos communications, vous allez susciter l’intérêt et marquer durablement votre public.

Tracez un plan de route : un autre point important à relever, c’est de toujours inscrire votre stratégie de communication dans le contenu élargi de votre événement pour qu’elle soit efficace. C’est pourquoi il est utile de consacrer du temps à la réalisation d’un plan de route depuis les premières prises de contact jusqu’aux interactions que vous souhaitez mettre en place avec vos participants à la fin de l’événement.

Comment allez-vous annoncer l’événement ? Quels canaux allez-vous utiliser pour communiquer ? Allez-vous inscrire les participants à une séquence de e-mailing après la fin de l’événement ? Toutes ces questions doivent trouver leur réponse et plus vous passerez de temps à y répondre, plus votre stratégie sera claire.

Concevoir une stratégie de communication efficace

Maintenant que les bases sont établies, explorons en détails ce qui fera le succès de votre stratégie.

Créer le buzz

La première chose à étudier, c’est l’annonce de l’événement et, plus particulièrement, la façon dont vous allez générer une certaine impatience autour de cela. Regardez comment les géants du marketing comme Apple ou Tesla annoncent un nouveau produit. Ils diffusent le sentiment de manque, le FOMO, et attisent la curiosité dans leur communauté. C’est exactement ce que vous devez faire pour vos événements en ligne.

Alors avant l’annonce officielle (en général environ 12 semaines avant), donnez à vos abonnés quelques indices et mises en bouche qui seront destinés à éveiller leur intérêt. Prévoyez quelques publications sur les réseaux sociaux, ou même un e-mail avec la date pour faire passer le mot. Tant que c’est tourné pour susciter l’intérêt, les gens commenceront à parler de l’événement bien avant qu’il ne soit officiellement annoncé.

Envoyer les invitations

Le moment de l’annonce officielle est venu. Envoyez les invitations pour montrer à vos participants potentiels à quel point votre événement sera exceptionnel et leur faire connaître valeur ajoutée qu’ils pourront en tirer. C’est votre première opportunité de communiquer directement avec vos participants potentiels, utilisez-la pour faire un pas de plus et les marquer durablement.

Sortez du cadre et surtout, envoyez des invitations personnalisées et créatives. Cela peut-être sous la forme d’une lettre manuscrite, d’un lot d’objets publicitaires, ou même un e-mail avec un modèle d’origami. L’idée étant que votre invitation ne parte pas directement à la poubelle, qu’elle soit physique ou virtuelle.

Partager des bons de réduction et des promotions

Jusqu’ici, vous avez suscité l’intérêt pour votre événement en ligne, les gens doivent maintenant avoir une idée précise de ce dont parlera l’événement, il est temps de transformer cet intérêt en inscriptions. Le meilleur moyen pour cela est de proposer des promotions et des bons de réduction.


Que ce soient les tarifs préférentiels de type « early bird » pour les premiers inscrits, les codes de réduction ou les codes de parrainage, toutes ces options participent à la promotion de l’événement et encouragent les gens à passer à l’acte en achetant leurs billets. Cela fait partie de votre stratégie de tarification et peut prendre la forme d’un e-mail ou de campagnes de pair à pair qui donneront à vos participants une réelle motivation pour s’inscrire à l’événement.

Envoyer des rappels, des bandes annonces et des tutoriels

Aucune surprise ici : les e-mails sont la cheville ouvrière de toute stratégie de communication. Il est donc toujours rentable de consacrer un temps important à la préparation des différentes séquences et de penser aux différents groupes de personnes auprès desquels vous allez communiquer comme les listes de contacts, les participants inscrits, et tous les sponsors, conférenciers et partenaires.

À partir de là, vous pourrez créer différents e-mails et différentes séquences pour couvrir deux objectifs : un, promouvoir l’événement, et deux, fournir les informations nécessaires. Réfléchissez au contenu qui doit être intégré à ces e-mails, comme un blog promotionnel avec une personne intervenant sur l’événement ou des vidéos de formation pour montrer la scène virtuelle et les outils de networking aux participants.

Envoyer un message de bienvenue avec des ressources sur l’événement

À l’approche du jour de l’événement, consacrez un peu de temps à la création d’un e-mail de bienvenue avec des ressources sur l’événement. Cela doit couvrir un certain nombre de secteurs. Tout d’abord, vous expliquerez le fonctionnement de la scène virtuelle, du networking (si vous le proposez), et de tout autre point technique qui mérite d’être mentionné. Ceci est important pour réduire la confusion et permettra aux participants de plonger directement dans l’événement et tout ce que vous avez à offrir.

Deuxièmement, incluez quelques atouts qui pourront être utilisés pour améliorer l’expérience des participants. Cela peut inclure une FAQ, des guides, ou du contenu supplémentaire comme des livres numériques et des articles pour guider les participants à travers l’événement en ligne et leur donner un point de référence pour toute information qui pourrait leur être utile.

Partagez les points clés et un récapitulatif de chaque session

Tout au long de l’événement, il est crucial de tenir vos participants informés et au fait de l’ensemble du contenu présenté. C’est certain, il va se passer beaucoup de choses et avec toutes les distractions qui accompagnent un événement virtuel, il est important de partager régulièrement des points clés et un récapitulatif de chaque session.

Le meilleur moyen de le faire est de créer un hashtag sur les réseaux sociaux et de publier régulièrement sur Twitter ou LinkedIn à partager largement, bien au-delà de vos participants. Cela s’avère extrêmement utile car vous ouvrez votre contenu au plus grand nombre en leur proposant de courts extraits faciles à absorber.

Message de remerciement et sondage

Il est temps maintenant de parler de ce qu’il faut faire après l’événement et, plus particulièrement, la toute première forme de communication, le message de remerciement. Vous devrez utiliser des éléments importants de l’événement ainsi que tout contenu qui permettra de poursuivre les échanges avec vos participants (voir le point suivant).

Vous devez également penser à obtenir un retour pour savoir comment améliorer les prochains événements. Il est donc intéressant d’inclure un sondage dans le message de remerciement (taux d’ouverture très élevé) pour demander aux participants leur avis sur la date, le lieu, les conférenciers, les sujets des sessions, les sous-traitants et l’ambiance générale de l’événement. Enfin, n’oubliez pas de profiter de ce moment pour prendre de l’avance en demandant à vos participants si quelque chose leur serait utile.

Poursuivre la communication avec des informations et du contenu

La conversation ne doit pas nécessairement s’arrêter à la fin de l’événement. Combinez le contenu réorienté dont vous disposez en séquences d’envoi d’e-mails de manière à poursuivre l’interaction avec vos participants. Répartissez ces séquences entre les différentes catégories de participants que vous avez créées. Non seulement cela vous permettra de continuer à renforcer la relation avec vos participants, mais cela les prépare également à votre prochain événement.

Pour vous assurer que les participants restent attachés à votre marque longtemps après l’événement, prévoyez de réorienter l’ensemble du contenu que vous avez collecté. Il faut en prévoir beaucoup pour alimenter les échanges longtemps après la fin de l’événement. Prenez du temps après l’événement pour identifier le contenu le plus populaire et définir comment en tirer profit. Cela peut prendre la forme d’une nouvelle série de podcast ou d’extraits vidéo de vos moments clés.

Dernières remarques

Comme vous le voyez, il y a beaucoup à dire, c’est parce qu’une stratégie de communication efficace doit couvrir tous les aspects de vos communications. En suivant ces trois principes : comprendre vos participants, sortir du cadre, et définir un plan de route, vous aurez l’assurance que vos communications seront complètes et attractives.

Enfin, si vous avez lu jusqu’ici, alors consultez cet article : la logistique des événements en ligne, qui couvre tous les aspects plus techniques de l’organisation d’un événement en ligne.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Thomas Davey
Copywriter et spécialiste du marketing
Copywriter et spécialiste du marketing qui aime montrer au monde ce qui peut être fait avec le pouvoir des événements et une bonne technologie.

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