Plannification d’événement

Comment héberger un événement virtuel de networking

Victoria Rudi
mars 30, 2022

Tisser des liens, rencontrer d’autres professionnels, discuter d’un sujet ou glaner des prospects, il y a pléthore de raisons pour accueillir un événement de networking. À une époque où les rencontres en personne restent largement hors d’atteinte, le networking en ligne joue un rôle capital pour nous rassembler, nous mettre en contact, interagir et nous engager.

Dans cet article, nous verrons comment prévoir et héberger un événement de networking réussi. Vous y découvrirez les étapes nécessaires avant, pendant et après l’événement. En supplément, nous partagerons en cours de route quelques idées inspirantes de networking en ligne.

Comment héberger un événement virtuel de networking

Le succès de tout événements de networking en ligne repose sur quatre composants clés : La programmation, la conception, la réflexion et enfin, au moins aussi important, la technologie. Avant d’aller explorer ces éléments en détails, il n’est pas inutile de revenir sur les bases.

Tout d’abord, plus vous mettrez d’énergie dans le networking, meilleurs seront les résultats, en particulier pour la production et la valeur ajoutée que les visiteurs pourront retirer de leur participation. C’est pour cela que vous devez toujours dédier suffisamment de temps à la réussite de votre networking.

Deuxièmement, essayez d’utiliser différents formats de networking pour garder les participants actifs en ajoutant de la diversité dans vos sessions de networking. Ceci peut inclure des happy hours virtuelles pour accélérer le networking, mais aussi des tables rondes et des cours de fitness ou de cuisine.

Enfin, assurez-vous que vos participants établissent des liens forts avec leurs interlocuteurs en répartissant les participants selon leurs données et leurs centres d’intérêt.

Avant l’événement

Le networking virtuel commence par la préparation et le planning. Plus vous mettrez d’énergie dans cette composante de votre événement, meilleurs seront les résultats.

Identifiez ce que vous voulez obtenir

D’abord, identifiez pourquoi vous prévoyez un événement de networking en ligne et ce que vous tentez d’accomplir. Le format que vous choisirez, que ce soit pour mettre en contact des acheteurs, des vendeurs, ou des coworkers dans différents lieux ou différents forums pour

l’emploi, influe considérablement sur ce que vous chercherez à réussir et la manière dont vous en mesurerez le succès.

Pensez à ce que vous voulez que votre session de networking accomplisse pour votre marque. Demandez-vous si l’objectif est de construire des relations, de présenter un nouveau produit ou service, ou d’accomplir quelque chose d’autre.

Votre objectif devrait être aussi spécifique que possible pour vous permettre de mesurer la réussite de l’événement. Par exemple, l’objectif peut être de réserver un appel commercial de suivi avec 5 participants ou d’amener 10 personnes à télécharger une ressource que vous avez présentée pendant l’événement.

Définir la dynamique

Il est temps maintenant de transformer cette vision en plan d’action avec tous les détails qui vous permettront de poser le cadre pour tout ce qui suit. Tout d’abord, définissez le format, la date, l’heure et la durée que vous souhaitez pour votre événement de networking en ligne.

Pensez également à ce que vous voulez accomplir et à votre public cible. Simplifiez les choses autant que possible pour vos participants en prévoyant que les sessions ne dépassent pas 15 minutes afin de garantir une implication maximale des participants. Pensez également à intercaler les séances de networking entre deux sessions de contenu pour marier les saveurs et assurez-vous de ne jamais les placer au début ou à la fin de l’événement.

Enfin, réfléchissez à ce que vont être les exigences technologiques de tout ceci. Par exemple, des mises en relation ciblées lors d’un forum pour l’emploi nécessiteront de faire appel à une plateforme de diffusion d’événements virtuels alors qu’une visioconférence informelle peut être organisée dans Zoom ou avec Teams.

Choisissez la bonne technologie d’événement virtuel

Pour que votre événement de networking en ligne devienne réalité, vous devez sélectionner la bonne technologie. Réfléchissez d’abord aux points importants comme le coût, l’assistance et la sécurité, comme vous le feriez pour n’importe quelle autre technologie.

Il faudra ensuite réfléchir aux fonctionnalités spécifiques du networking que vous avez à votre disposition. Cela signifie réfléchir au nombre de participants, aux différents types de rencontres, aux fonctionnalités de matchmaking, de prise de notes, partage de documents, etc.

Le networking en ligne d’Eventtia vous propose toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessous pour fournir à vos participants une expérience de networking la plus fluide possible tout en restant facile à installer et à gérer.

Communiquez sur la logistique

Même si vos participants ont déjà assisté à un événement de networking en ligne auparavant, il y a des chances que ce soit sur une plateforme différente avec des technologies différentes. C’est pourquoi vous devez prévoir un temps de communication avant l’événement pour former vos visiteurs sur le fonctionnement du networking en ligne.

Commencez avec un e-mail clair qui souligne les actions que les participants peuvent effectuer, que ce soit sous la forme d’un guide pas à pas ou même d’une vidéo de démo. Ils doivent présenter chaque élément du processus de networking, depuis la mise à jour du profil jusqu’à la vérification des agendas des autres participants pour programmer des rencontres.

Enfin, envisagez d’ouvrir la scène virtuelle avant l’événement pour permettre à vos visiteurs de se familiariser avec la technologie et également de commencer à programmer des rencontres.

Pendant les événements virtuels

Le grand jour est arrivé. Vous avez fait toute la programmation et il ne reste plus qu’à rendre l’expérience aussi fluide que possible pour vos participants. Voici ce que vous pouvez faire pour y parvenir :

Commencez avec un peu de socialisation

Avant de permettre à vos participants de plonger dans le networking, il est important de briser la glace avec une session informelle obligatoire. C’est un moyen extraordinaire d’accueillir vos visiteurs et de mettre tout le monde à l’aise. Étant à l’initiative de l’événement, cela relève de votre responsabilité.

La bonne nouvelle, c’est que vous avez l’embarras du choix pour créer l’environnement de networking parfait. Par exemple, vous pouvez commencer avec quelques questions ou affichages bien sentis pour briser la glace ou bien lancer une activité sociale comme le yoga ou un quizz.

Quel que soit votre choix, n’oubliez pas qu’il doit rester simple et direct. L’idée est de lancer la conversation et d’apaiser les tensions avant que vos invités ne se lancent dans le networking. Pour y parvenir, choisissez donc une activité qui permettra à vos participants de faire connaissance sur le plan personnel.

Jouez bien votre rôle pour l’animation

En tant qu’hôte de l’événement, c’est à vous de vous assurer que tous vos invités se sentent comme chez eux pendant l’événement. Cela s’applique sur bien des fronts. Pour commencer, votre présence est nécessaire tout au long de l’événement pour intervenir à tout moment si nécessaire.

Annoncez le temps restant pour chaque rendez-vous, allez voir vos participants pour vous assurer qu’ils passent un moment agréable, et rassemblez les gens à la fin de l’événement pour les remercier de leur participation.

Enfin, assurez-vous que vous pourrez répondre à toute question d’ordre technique si vos participants rencontrent des difficultés. Il est important en faisant toutes ces choses, que vous permettiez à vos visiteurs de se sentir à l’aise, et le bon environnement assurera la qualité du networking.

Après l’événement virtuel

Votre événement est terminé. Il est temps maintenant de remercier les visiteurs pour leur participation, de recueillir leurs impressions et de commencer à prévoir le prochain événement.

Envoyez un e-mail de remerciement

Dernière action mais non des moindres, il est temps d’exprimer votre gratitude à vos invités en leur envoyant un e-mail de remerciement. C’est une excellente opportunité de reprendre contact avec les participants après la fin de l’événement et de récupérer d’intéressants commentaires.

Partagez des liens vers tout contenu que vous avez mentionné au cours de l’événement et fournissez à vos visiteurs un forum pour continuer la discussion après la fin de l’événement. Cela s’avère extrêmement pratique pour les participants qui souhaitent rester en contact et continuer à échanger en réseau.

Votre e-mail de remerciement est également une excellente opportunité d’envoyer un sondage pour récupérer des commentaires sur l’événement. Cela sera extrêmement pratique pour de futurs événements virtuels qui sont dans les tuyaux.

Dernières réflexions

Héberger un événement virtuel demande beaucoup de d’organisation mais, avec la technologie adaptée, vous pouvez créer des événements porteurs pour vos participants. L’objectif devrait toujours être de créer le bon environnement pour que vos participants puissent établir des contacts bénéfiques et qui font sens. En utilisant une plateforme de diffusion d’événements virtuels comme Eventtia, vous pouvez héberger toutes vos conférences via la scène virtuelle et proposez à vos participants de se mélanger et de discuter. Ce n’est pas tout, vous pouvez également prendre en charge une large diversité de formats de networking pour garantir des rencontres de qualité entre les visiteurs.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Victoria Rudi
Marketing director
Possédant un master en gestion d’événements et adepte des technologies Saas. Victoria est experte en contenu événementiel, elle rédige des articles perspicaces et précieux pour le blog d’Eventtia et plus encore.

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