Comment organiser un événement réussi : 10 bons conseils pour réussir vos événements

Programmer un événement, c’est compliqué. Point.

La programmation et l’organisation d’une petite rencontre impliquant seulement cinq personnes peut déjà être un défi considérable, en particulier si c’est la première fois que vous vous essayez à l’exercice.

Alors imaginez l’organisation d’un concert géant avec un DJ bien connu en tête d’affiche et 100 000 participants. Vous voyez le chantier ?

Cependant, même si programmer un événement peut certainement sembler difficile, cela peut également s’avérer passionnant et fructueux. Lorsque vous aurez pris le coup de main, programmer un événement ne vous semblera plus insurmontable et, si vous en connaissez les secrets, même la programmation d’un événement gigantesque peut passer comme une lettre à la poste.

Nous allons partager ici nos secrets. Même si chaque événement est bien entendu unique, nous allons évoquer quelques conseils concrets et bonnes pratiques qui peuvent être utilisés pour n’importe quel événement.

Cela étant dit, voici quelques-unes des meilleures astuces que vous pouvez essayer immédiatement pour la création d’un événement réussi :

1. Commencez dès que possible

La règle d’or pour la programmation d’un événement, c’est de commencer dès que c’est possible pour vous.

Si votre événement est d’envergure plutôt grande (plus de 500 participants), il est réaliste de commencer à programmer l’événement au moins quatre mois à l’avance, le délai idéal étant six mois en avance.

Même pour des événements plus modestes, prévoyez de commencer l’organisation au moins un mois à l’avance.

Un événement, comme chacun sait, peut impliquer de nombreux éléments variables. En vous y prenant tôt, vous aurez un choix plus large pour les différents éléments : options de la salle, choix des conférenciers, options de sponsoring, options pour le marketing, etc.

Plus vous aurez d’options, plus pourrez tirer votre épingle du jeu.

2. Établissez la raison d’être et les objectifs de votre événement

Avant de vous engager dans l’organisation d’un événement, il est très important de répondre la question principale :

Pourquoi avez-vous décidé de proposer cet événement au départ ?

À quoi va servir l’événement ? Dans certains cas, cela peut sembler vraiment évident, mais parfois ce n’est pas si simple.

En vous basant sur la raison d’être de l’événement, vous devriez pouvoir décider du type d’événement que vous allez organiser, mais cela vous aidera en particulier à définir les objectifs de l’événement.

Si, par exemple, l’événement est prévu pour accompagner le lancement d’un nouveau produit, les objectifs pourraient être :

1000 personnes qui suivent la page du nouveau produit sur les réseaux sociaux
1000 interactions et engagements sur les réseaux sociaux
1000 pré-commandes pour le produit lancé

Et ainsi de suite.

Définissez vos objectifs avec des données quantifiables afin de pouvoir mesurer la progression et afin de convaincre votre équipe qu’il est possible de les atteindre.

3. Établissez très tôt votre budget

Nous avons mentionné à quel point il est important de commencer le plus tôt possible à préparer votre événement. Il est particulièrement important d’estimer le budget dès que vous le pouvez.

Votre budget déterminera de nombreux éléments différents de votre événement, il est donc important, même si tout n’est pas gravé dans le marbre, d’avoir validé au moins les grandes lignes de votre budget prévisionnel avant de prévoir quoi que ce soit d’autre.

Voici quelques-uns des éléments importants que vous devez inclure dans votre budget :

Salle : coût de la location et de l’assurance. Vous pouvez ignorer ceci pour les événements virtuels.
Restauration : tous les coûts liés à l’alimentation.
Décoration : celui-ci se passe d’explication.
Animation : conférenciers, présentatrices, professionnels, exposantes, etc. Prenez également en compte les frais d’hébergement et de transport.
Marketing : envisagez la manière dont vous allez promouvoir votre événement et sur quels canaux. · Logiciel : logiciel de gestion d’événement, logiciel de billetterie, CMS, etc.
Coût de la main d’œuvre : personnel et bénévoles, y compris leur hébergement.
Impondérables : très important ! Prévoyez au moins 20 % de budget pour les impondérables afin d’éviter les surprises tout au long du parcours.

Une fois que vous aurez réservé quelques fournisseurs, assurez-vous de mettre à jour votre budget avec vos dépenses réelles. Cela vous aidera à évaluer les performances de votre événement.

4. Identifiez votre public cible

Un autre élément dont il est important de s’occuper à l’avance : définir et comprendre qui est votre public cible.

Vous pouvez déterminer votre public cible d’après la raison d’être de votre événement et ses objectifs, ou inversement : identifier les objectifs de l’événement d’après votre public cible.

Quoi qu’il en soit, essayez de réunir le plus d’informations possible sur votre public cible : données démographiques, comportement, et tout particulièrement ce qui pourrait motiver votre public à assister à votre événement.

D’un autre côté, vous devez également essayer d’identifier les éléments qui pourraient faire obstacle à l’inscription à votre événement et/ou motiver le choix d’un événement concurrent.

5. Choisissez le lieu idéal

Pour un événement physique, le choix du lieu d’accueil peut littéralement faire votre succès ou vous entraîner vers l’échec.

S’il s’agit d’un événement récurent, la date de l’événement est peut-être déjà déterminée et vos choix de salle peuvent être limités. Cependant, s’il s’agit d’un tout nouvel événement et/ou si vous avez assez de souplesse pour décider de la date de l’événement, vous devriez prendre en compte les facteurs suivants :

Une nouvelle fois, s’il s’agit d’un événement d’envergure, préparez-vous au moins 4 à 6 mois à l’avance, le plus tôt étant toujours le mieux.
Dans la plupart cas, il est conseillé d’éviter les périodes de vacances scolaires, les locations de salles étant généralement plus chères.
Prêtez attention aux jours fériés et aux fêtes religieuses.
Vérifiez les dates avec vos principaux conférenciers, invitées d’honneur, et autres participants importants.

Lorsque la date de l’événement sera fixée (au moins grossièrement), commencez à rechercher des lieux possibles.

Voici quelques indications pour identifier la salle idéale pour votre événement :

Taille : elle dépendra principalement du nombre de personnes que vous prévoyez d’inviter. Réfléchissez également à l’éventualité d’avoir plusieurs salles séparées, selon le type d’événement.
Emplacement : s’il s’agit d’un événement local, votre lieu doit se situer suffisamment près des lieux de vie et de travail de vos participants. Si vous prévoyez d’attirer des personnes venant d’autres pays ou d’autres villes, assurez-vous de choisir un lieu suffisamment proche d’un aéroport ou d’une gare.
Parking : vérifiez que la salle dispose d’un parking de taille suffisante ou d’un accès facile en transports en commun.
Accessibilité : choisissez les facteurs d’accessibilité comme les sanitaires hommes/femmes, les accès et ascenseurs aux normes PMR, les interprètes, et d’autres éléments.
Assurance : vérifiez si une assurance complémentaire est exigée, ce qui augmenterai votre coût total.
Acoustique : vérifiez les conditions acoustiques de la salle, en particulier pour les conférences et les discours.
Coûts : celui-ci se passe d’explication, n’oubliez pas de prendre en compte les coûts cachés et les frais d’annulation éventuels.

6. Rédigez un plan de l’événement

Lorsque vous aurez estimé votre budget et établi au moins grossièrement la date de votre événement, vous pouvez développer un plan écrit qui servira de feuille de route pour le succès de votre événement.

Disposer d’un plan complet de l’événement vous aidera de manière significative à gérer votre équipe et à coordonner les volontaires. Cela peut également servir pour s’assurer le concours de professionnels et de sponsors.

Le plan de l’événement doit couvrir les éléments suivants :

Lieu
Logistique
Gestion de la restauration
Conférenciers et professionnels
Présentateurs
Programme et chronologie
Divertissement
Plan de promotion · Gestion des inscriptions (logiciel d’inscription pour événement, paiement en ligne, suivi des entrées sur site)
Plan de gestion du sponsoring
Responsabilités des bénévoles

Selon votre événement, vous pouvez également ajouter certains éléments à votre plan, et vous devez prévoir de développer une chronologie détaillée pour accompagner le plan de l’événement.

N’oubliez pas tous les détails comme les contrats obligatoires, les polices d’assurance, les autorisations, et la logistique de chacun des éléments. Si vous avez déjà organisé des événements auparavant, en particulier des événements similaires, vous pouvez également réutiliser vos données et votre documentation pour la création du plan de cet événement.

Même si votre équipe est plutôt réduite, ou même si vous prévoyez d’organiser l’événement en solo, ne sous-estimez pas l’importance d’avoir un plan écrit. Cela peut être d’une grande aide lorsqu’on jongle avec différents éléments de l’événement et qu’on assume ses responsabilités.

7. Créez une image de marque forte

L’un des plus grands défis à relever lors de l’organisation d’un événement, c’est de réussir à le faire sortir du lot par rapport à la concurrence.

Voilà pourquoi il ne faut pas sous-estimer l’importance d’avoir un nom original et facile à retenir. Décidez d’un thème global pour l’événement, puis réfléchissez à plusieurs pour trouver un nom marquant en prenant en compte les points suivants : · Quelle est la proposition unique de valeur de l’événement ? Qu’est-ce qui le distingue des autres événements dans votre niche ?

Quels sont la raison d’être et les objectifs de l’événement (Selon ce qui a été dit plus haut) ?
Quels sont les principaux composants de votre événement ?
Allez voir les noms des autres événements, en particulier ceux de vos concurrents directs.
Assurez-vous que le nom de l’événement est facile à prononcer et à retenir mais également suffisamment original.
Créez un logo puissant et original pour accompagner le nom de l’événement.
Ce n’est pas obligatoire, mais vous pouvez également imaginer une accroche, un slogan court et frappant qui décrive ce dont parlera votre événement.

8. Montez votre équipe de gestion de l’événement

Si vous prévoyez d’organiser l’évènement par vous-même en solo, vous pouvez passer cette étape. Cependant, il est toujours préférable de partager la charge avec d’autres, même pour un événement relativement petit.

Une équipe de gestion d’événement ne doit pas être trop imposante mais il est crucial de désigner un chef de projet (si ce n’est pas vous) pour mener et superviser l’ensemble de l’équipe.

Attribuez des rôles et des responsabilités aux différents membres de votre équipe. Si c’est une très petite équipe, une même personne pourra assumer plusieurs rôles.

Voici quelques rôles très répandus dans une équipe de gestion d’événement :

Gestion des locaux : gestion de tout ce qui concerne la salle, y compris être une personne relai pour les conférenciers et les sponsors pendant la durée de leur présence.
Conférenciers et professionnels : trouver des intervenants et répondre à leurs besoins
Restauration : gestion de la nourriture et des boissons
Publicité et marketing : comment allez-vous promouvoir votre événement ?
Gestion du personnel et des bénévoles : gestion des ressources humaines pour l’événement.

En attribuant des rôles aux différents membres de l’équipe, vous vous assurez que chaque personne prend ses responsabilités et améliore ainsi la productivité et les chances de succès de l’événement.

Disposer d’une plateforme de gestion d’événement fiable comme Eventtia est également d’un grand secours pour la gestion de l’équipe, la délégation de tâches et le suivi de la progression de chaque membre de l’équipe selon ses responsabilités.

9. Trouver des sponsors

Construisez une liste de sponsors que vous aimeriez avoir à vos côtés pour cet événement.

Il vaut mieux mener des recherches approfondies sur chacune de ces entreprises. Rappelez-vous que le sponsoring repose sur un accord à double sens. Vous devez essayer de trouver comment les sponsors pourraient bénéficier de votre événement au lieu de vous concentrer uniquement sur votre propre bénéfice.

Essayez de trouver des sponsors qui :

Ont déjà sponsorisé des événements, de sorte qu’ils comprendront leur intérêt dans l’opération
Ont un public cible similaire au vôtre, il n’est pas nécessaire que ce soit exactement le même, mais avoir quelques clients en commun est clairement un atout
Proposent des services complémentaires à ceux offerts par votre activité ou votre entreprise.

D’après vos recherches, prévoyez des propositions sur mesure avec des packs de sponsoring personnalisés. N’hésitez pas à faire preuve de créativité et proposez des avantages sponsors exceptionnels quand c’est possible.

10. Préparez un plan marketing

Même si vous avez vraiment bien préparé votre événement en réservant la meilleure salle, un conférencier à la pointe dans votre secteur, les meilleures animations, etc., votre événement est voué à l’échec si vous ne parvenez pas à avoir suffisamment de participants. Il est crucial également de réfléchir à la façon de promouvoir cet événement et, en marketing d’événement, il vaut mieux répartir vos efforts en plusieurs phases :

Pré-lancement : vous pouvez lancer une campagne de « réservez la date » sur les réseaux sociaux, par e-mail ou par d’autres canaux pour commencer à créer du buzz autour de votre événement.
Tarifs « early bird » : vendre des billets à l’avance crée une reconnaissance de l’événement et peut également assurer un peu de cashflow.
Annonce de la tête d’affiche : annoncez un conférencier principal ou une tête d’affiche
Annonces complémentaires : annoncez d’autres conférenciers, les sujets des séances les plus attractives, etc.
Clôture des inscriptions : fin des inscriptions
Après l’événement : campagnes de remerciements, sondages post-événement, etc.

Vous pouvez utiliser différents canaux lors de la promotion de votre événement : publicité, marketing des réseaux sociaux, marketing par e-mail, etc.

Cependant, la meilleure approche reste de concentrer vos efforts de marketing sur vos participants cibles : leur comportement en ligne, leur façon d’apprendre qu’il y a de nouveaux événements, quels sont les canaux principalement fréquentés, etc. De nouveau, menez une étude de marché précise et récupérez autant d’informations que possible.

Conclusion

La programmation et l’organisation d’un événement à succès peut être un vrai défi, les 10 conseils que nous avons partagés ci-dessus peuvent être un socle solide pour vous lors de la programmation de votre prochain événement à succès.

Plus que tout, le secret de l’organisation d’un événement réussi, c’est une compréhension fine de votre public cible : mieux vous comprendrez comment vous pouvez leur apporter de la valeur ajoutée, plus vous serez en mesure d’ajuster la conception de l’événement, et plus il aura de chances de succès.