Remplacer les interactions en direct par des interactions en ligne n’est pas de nature à faciliter les rencontres et les échanges entre les participants. D’un autre côté, c’est également par ce biais que l’expérience des participants peut être fortement améliorée.
Les événements en ligne sont aujourd’hui connus pour leur abondance de contenu. En revanche, la possibilité d’offrir des séances de networking B2B peut être réellement différenciateur, vous permettant de vous démarquer de tous les autres événements en ligne.
Alors, pour vous mettre le pied à l’étrier, nous allons vous faire découvrir les bonnes pratiques du networking lors des événements en ligne et vous montrer comment vous pouvez le faire avec une plateforme de gestion d’événements comme Eventtia.
Premièrement : créer des profils de participants différents pour la mise en relation
Cela peut sembler évident, mais la clé de toute séance de networking est l’assurance de faire se rencontrer les bonnes personnes. Nous entendons par là les différents types de profils de participants, qui peuvent aller de l’acheteur au vendeur en passant par le recruteur ou le candidat.
Créer des profils de networking vous permet de différencier au moins deux types de participants à faire se rencontrer lors d’une séance de networking donnée. Cela permet de mettre en contact ceux qui ont un réel intérêt à se rencontrer.
Pour savoir comment paramétrer des types de profils avec Eventtia, consultez cet article sur notre Base de connaissances.
Deuxièmement : demander aux gens de préciser leurs centres d’intérêt dans le formulaire d’inscription ou sur leur profil après leur inscription
Afin de garantir des rencontres de la plus haute qualité, il faut encourager les participants à renseigner le plus de détails possible dans le formulaire d’inscription. Cela donne aux participants une vision beaucoup plus claire des intervenants avec qui leurs rencontres sont programmées et assure ainsi un plus haut niveau de networking lors de l’événement.
Bien entendu, il faut tout de même éviter que les participants répugnent à s’inscrire pour l’événement. À ce stade, nous vous conseillons donc de simplement vous assurer d’avoir les éléments essentiels comme le nom, l’adresse e-mail, l’entreprise et tout autre élément que vous jugerez nécessaire.
Ainsi lors de la préparation de l’événement, assurez-vous de mentionner dans vos e-mails de relance que les participants doivent aller sur la scène virtuelle et compléter leur profil. Mentionnez l’influence importante que cela peut avoir sur la qualité des rencontres de networking pour inciter un peu plus vos participants à le faire. Enfin, le jour de l’événement, vous pouvez également envoyer des notifications en push avec un dernier rappel.
Troisièmement : prévoyez d’inclure les séances de networking dans le programme de votre événement
Si vous cherchez à motiver vos participants et à garder leur attention, il est important que votre événement offre de la diversité. Nous ne faisons pas ici référence aux différents thèmes majeurs, séance de questions et réponses ou autres types de contenu, nous parlons d’incorporer les séances de networking au sein du programme de votre événement en ligne.
Ceci aura un effet magique sur vos participants : leur offrir une pause bien méritée loin du contenu est un excellent moyen d’interagir. De manière générale, intercalez les séances de networking entre deux sessions de contenu pour marier les saveurs et assurez-vous de ne jamais les placer au début ou à la fin de l’événement. Par ailleurs, organisez des séances relativement courtes, autour de 15 minutes, pour assurer un maximum d’implication des participants.
Quatrièmement : rendez public l’agenda des séances de networking de chaque participant
Le fait d’encourager les participants à programmer des sessions de networking et à y participer se résume à une chose : leur simplifier les choses autant que possible. C’est pourquoi il est crucial que les participants puissent consulter les agendas les uns des autres lors de la programmation des rencontres.
Avec cette organisation, chaque participant dispose d’un accès complet aux agendas des autres participants et peut ainsi connaître les périodes de disponibilité pour programmer une rencontre. De plus, en cas d’impossibilité de participer aux sessions, les participants peuvent modifier leur agenda pour faire connaître aux autres leur indisponibilité.
L’important c’est d’éliminer toute conjecture et de permettre aux participants de programmer sereinement des rencontres en ayant la certitude de leur disponibilité pour y assister (sous réserve de leur acceptation bien entendu).
Cinquièmement : envoyez à vos participants une démonstration en vidéo pour leur expliquer le fonctionnement du networking et ajouter-là à votre scène virtuelle
Pour mettre vos participants à niveau sur le fonctionnement du networking, créez une courte vidéo de démonstration qui leur explique tout. Celle-ci doit présenter chaque élément du processus de networking, depuis la mise à jour du profil jusqu’à la vérification des agendas des autres participants pour programmer des rencontres.
Vous devez tout d’abord la joindre à toute forme de communication préalable à l’attention des participants. Celle-ci peut prendre la forme d’un e-mail spécial expliquant le fonctionnement du networking. Ensuite, il faudra inclure cette vidéo à votre scène virtuelle avec d’autres didacticiels expliquant comment utiliser le logiciel de gestion d’événement.
Il ne faut pas négliger le fait que la vidéo est un excellent moyen pour les participants de découvrir le networking et la scène virtuelle dans son ensemble. En effet, c’est un moyen de formation pratique qui permet de visualiser très facilement les choses. Pour vous donner une idée de ce à quoi cela pourrait ressembler, voici une courte vidéo que nous avons préparée pour nos participants à Get Together.
Sixièmement : encourager les gens à programmer des rencontres en tête à tête avant le début de l’événement mais leur laisser la possibilité de le faire aussi pendant l’événement
L’objectif est que les participants profitent pleinement des sessions de networking dédiées lors de votre événement en ligne. Pour rebondir sur le point précédent, lors de l’envoi de tout e-mail avant l’événement, il est important que les participants puissent accéder à la scène virtuelle pour programmer leurs rencontres.
Cela encourage les participants à accéder à la scène virtuelle et à se familiariser avec l’environnement, mais cela garantit également qu’un bon nombre de rencontres seront programmées avant le début de l’événement. C’est important car cela donne aux participants tout le temps nécessaire pour consulter les profils et les agendas des autres participants tant que les contraintes temporelles ne sont pas aussi fortes que le jour de l’événement.
Enfin, pour encourager au maximum la programmation des rencontres, assurez-vous que la fonctionnalité est activée de sorte que les participants puissent continuer à programmer des rendez-vous. Cela permettra aux inscrits de dernière minute de participer quand même aux sessions de networking.
