Les grands événements sont souvent excitants et remplis d’activités éducatives. Ils constituent de réelles sources pour amorcer une fructueuse collaboration ou du networking. Les grands événements sont des expériences enrichissantes, proposant différentes offres et d’innombrables opportunités.
Mais ces grands événements peuvent aussi receler un aspect inhumain. Ils sont difficiles d’accès en raison du trop-plein d’informations, de personnes et de sessions qui s’y trouvent.
Nous devrions avant tout nous poser les questions suivantes : Les grands événements sont-ils viables? Quels sont les objectifs que les grands événements peuvent nous aider à atteindre à long terme? Serait-il possible d’atteindre ces objectifs avec de petits événements, plus rentables et plus compacts?
Et pour finir, qu’est-ce qu’on entend par grand événement ?
Un grand événement implique généralement un grand nombre d’audiences (plus de 1000 personnes), s’étale sur un espace assez large et nécessite une collaboration avec de nombreux départements logistiques et des fournisseurs. Que ce soit des conférences académiques ou des événements de marque, les organisateurs et les managers cherchent à attirer le maximum de participants dans l’espoir de créer un plus grand impact.
Cela tombe sous le sens lorsque vous organisez un concert ou un salon. Pour les concerts, il y a toute une philosophie qui découle de l’engagement pris dans une expérience de loisir engendrée par la musique. Et pour les salons, il est important d’offrir aux exposants la chance d’interagir avec le maximum de clients potentiels et de prospects possibles, donc vous devez assurer un grand nombre de participants.
Cependant, pour ce qui est des événements de marque (habituellement pour les entreprises, les institutions ou les sociétés qui font du marketing événementiel à des fins commerciales), préparer de grands événements peut créer une série de problèmes. En voici quelques-uns:
Problème #1. Absence de “chaleur humaine”
Admettons-le : Quand vous organisez un événement de masse, il est presque impossible d’offrir une expérience personnalisée à vos participants. Le comité exécutif ainsi que les équipes organisatrices se concentrent trop sur les problèmes et les difficultés dans le but d’assurer le bon déroulement de l’événement et oublient souvent le facteur interpersonnel.
De plus, si vous n’avez pas un groupe de volontaires qui vous aide à gérer les participants, il sera difficile de fournir toute l’attention dont votre audience a besoin pour se sentir valorisée ou appréciée. Dans le cas contraire, votre événement sera uniquement une production de masse sans relation humaine ni convivialité.
Problème #2. Surcharge d’information
Quand vous organisez une session sur un sujet complexe avec plusieurs discussions simultanées dans différentes salles, vous risquez de négliger une information qui pourrait réellement empêcher les participants de vivre une expérience enrichissante.
Rappelez-vous que votre événement n’est pas sur internet, là où les gens peuvent naviguer d’une page à l’autre, lire et parcourir toutes sortes d’information comme bon leur semble. Pour assimiler totalement de nouvelles idées, pensées, et donnée, les gens doivent être vraiment concentrés, sans interruption ni distraction.
Passer directement d’une session à un atelier de discussion (parce que les deux paraissent intéressantes) dans un grand événement perturbe le processus d’apprentissage, et être en second plan (l’attention a diminué en raison du changement) est mauvais en termes d’expérience pour vos participants car cela les empêche d’acquérir les informations.
Problème #3. L’incapacité à choisir
L’une des fonctionnalités les plus prisées dans la digitalisation d’un événement, c’est laisser les participants décider de leur propre programme. C’est parfait lorsqu’il n’y a pas beaucoup d’options, mais quid si votre événement offre plus de cinq sessions en même temps durant trois jours de suite ?
Comment pouvez-vous attendre de vos invités qu’ils choisissent d’eux-mêmes leur programme ? Peut-être ne savent-ils pas eux-mêmes quel(s) intervenant(s) offre(nt) le plus de valeur ajoutée.
Une multitude de choix pourrait créer un genre de “paralysie”, qui amènerait vos participants à se focaliser sur le choix de leurs activités le premier jour (ou la première demi-journée), et de se laisser influencer pour choisir une activité sur place. Cela pourrait entraver leur expérience d’apprentissage et causer un impact négatif, côté émotionnel.
Problème #4. Ne pas réussir à établir de relations solides
Un des aspects les plus importants d’un événement de marque, c’est d’offrir la plateforme nécessaire aux entreprises, institutions, ou sociétés pour leur permettre de créer des relations fructueuses avec les prospects et les clients potentiels.
Mais quand vous êtes face à une audience conséquente, il vous est difficile d’établir des relations d’affaires pertinentes avec vos participants (à moins que vous n’organisiez un B2B Matchmaking dynamique spécial)
Problème #5. Avoir des difficultés à évaluer les résultats
Comment allez-vous procéder à la répartition de vos participants? Comment comptez-vous leur offrir une expérience personnalisée ? Classez-vous vos prospects selon qu’ils soient chaud ou froid ? Comment allez-vous pouvoir mesurer la visibilité de la marque auprès d’un millier de participants?
La collecte de nouvelles données et l’analyse des technologies vous aideront à trouver les réponses à ces questions. Toutefois, pour booster votre business, cherchez de petites quantités de données au lieu de chercher des données massives (en écoutant vos participants, en discutant avec eux, en vous mélangeant à eux et en essayant de comprendre leurs états émotionnels, etc.), ce qui est nécessaire pour attirer de nouveaux prospects et conclure des affaires. Ceci est difficile quand on interagit avec une centaine de personnes, et c’est presque impossible à réaliser quand on fait face à un plus groupe de plusieurs personnes.
Pourquoi organiser de petits événements est-elle la solution?
Quand vous avez les ressources et les possibilités d’organiser de grands événements, se contenter d’en organiser de plus petits semble être injustifié.Toutefois, réduire l’envergure de vos événements peut être bénéfique pour votre marque.
Premièrement, vous pourrez contrôler la qualité de vos participants parce que vous pourrez choisir personnellement vos invités. Vous pourrez examiner tous les formulaires d’inscription de vos participants et en conclure si oui ou non votre événement répond à leurs besoins. Vous pourrez ensuite approuver ou rejeter les demandes de participation.
Deuxièmement, votre équipe et vous pourrez interagir avec les participants, écouter attentivement chacun d’eux et leur assurer une expérience agréable.
Troisièmement, ces interactions vous inciteront à construire des liens forts avec vos participants, ce qui par la suite pourrait déboucher sur une collaboration ou une un contrat après l’événement.
Quatrièmement, vous aurez le contrôle sur l’impact de la session d’apprentissage. Quand on planifie un événement, on peut choisir un sujet d’intérêt plus restreint à approfondir et laisser les participants découvrir les nouvelles données et les perspectives fournies par des experts et des intervenants.
Le secret est de condenser les sessions pour permettre à vos participants de se concentrer ce qui importe vraiment au lieu de constamment changer de salle pour chercher des sessions parallèles. Opter pour la simplicité permettra d’éliminer la surcharge d’information et permettra aussi à vos participants d’être plus concentrés et attentifs.
Enfin, vous aurez le contrôle sur les résultats et vous saurez exactement comment continuer la conversation à différents niveaux après l’événement.
Le fait d’organiser un petit événement au moment où le marché demande des événements de grande envergure ne pourrait pas paraître une solution évidente pour offrir une expérience passionnante pour les participants ainsi qu’une augmentation du niveau de qualité de vos business.
Alors qu’en pensez-vous? Êtes-vous prêt à opter pour les petits événements?
