Voici comment créer le modèle de proposition d’événement idéal

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Une proposition d’événement peut viser différents objectifs : s’assurer la participation de sponsors, convaincre une clientèle, ou obtenir l’adhésion des parties prenantes, de la hiérarchie, etc.

Pour assurer le succès d’un événement, il est capital de créer une proposition d’événement efficace, attractive et bien écrite qui place toutes les parties prenantes sur le même plan.

Pour une société d’organisation d’événements, le simple fait d’être capable de rédiger une bonne proposition d’événement peut représenter un avantage concurrentiel considérable. Il est évident qu’une proposition d’événement est également importante pour s’assurer la participation de sponsors, élément important pour le financement d’un événement.

Vous avez besoin de créer une proposition d’événement mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous n’avez pas une grande confiance dans les modèles de proposition d’événement gratuits disponibles sur Internet ?

Vous êtes au bon endroit. Dans ce guide, nous allons décrire comment créer un modèle idéal de proposition d’événement qui vous aidera à atteindre votre objectif.

Ce guide abordera les points suivants :

• · Que faut-il mettre ans un modèle de proposition d’événement ?
• Comment structurer efficacement une proposition d’événement ?
• Bonnes pratiques pour la rédaction de la proposition d’événement idéale.

Et d’autres encore.

Commençons sans plus attendre.

Qu’est-ce qu’une proposition d’événement ?

Dit simplement, une proposition d’événement est un document complet qui détaille chacun des éléments d’un événement. Elle est généralement créée lors des toutes premières étapes de programmation d’un événement et peut avoir plusieurs objectifs différents dont voici quelques exemples :

• Créée par une société d’organisation à l’attention de la clientèle qui va utiliser ses services
• Créée par le département marketing d’une entreprise afin de s’assurer l’adhésion de la hiérarchie, en bref, une proposition d’événement interne ;
• Créée par une société d’organisation d’événements à l’attention des sponsors susceptibles de participer à l’événement ;

Et d’autres objectifs.

Cependant, même si l’objectif du document peut varier, sa fonction principale reste la même : présenter l’événement à une tierce partie pour s’assurer son adhésion sous une forme ou sous une autre (financement par les sponsors, « feu vert » pour le projet, accord avec un client, etc.).

Quel doit être le contenu d’une proposition d’événement ?

La proposition d’événement peut être construite de différentes manières selon ses objectifs, mais elle doit comporter les éléments suivants :

Le plan de l’événement

• En quoi consistera l’événement : une conférence, un concert, un salon ?
• Qui sont vos participants cibles ? Combien de participants prévoyez-vous ? · Quelle est la proposition de valeur unique de l’événement ?
• Où et quand l’événement aura-t-il lieu ? (S’il s’agit d’un événement virtuel, de quelle manière sera-t-il diffusé ?
• Que souhaitez-vous que votre public ressente au cours de votre événement ? Comment aimeriez-vous que vos participants se sentent en rentrant chez eux ?

Pour la proposition d’événement, il n’est pas suffisant de répertorier le type d’événement, le nombre de participants que vous prévoyez, etc. La proposition d’événement doit clairement détailler votre vision de l’événement et la manière dont vous prévoyez de la mettre en œuvre.

Vos références

Votre expérience et vos références, ainsi que celles des principaux membres de votre équipe. En bref, votre proposition doit chercher à faire comprendre à vos interlocuteurs pourquoi il leur serait profitable de travailler avec vous, de vous recruter (si vous organisez des événements), ou de sponsoriser votre événement. Votre proposition d’événement doit absolument respirer l’assurance et inspirer confiance.

Des données pertinentes

Offrez aux destinataires de votre proposition des données pertinentes qui leur seront utiles pour prendre une décision. Par exemple, si vous avez créé un autre événement dans le passé, donnez les chiffres de la participation, les données démographiques et ainsi de suite. Plus

votre proposition sera étayée par des données, plus elle a de chances de vous aider à atteindre votre objectif. Cependant, vous devez vous assurer de n’inclure que des données pertinentes.

Une proposition qui sort du lot

Développez les éléments qui différencient votre événement ainsi que ses avantages concurrentiels par rapport à ses adversaires tout au long de la proposition. Par ailleurs, on juge un livre à sa couverture, alors assurez-vous que votre proposition d’événement est bien présentée et bien écrite afin de la rendre attractive et facile à lire. Adoptez une mise en page claire et des illustrations attractives pour présenter efficacement vos données : images, graphiques, infographies.

Services proposés (pour les sociétés d’organisation d’événements)

Si vous représentez une société d’organisation d’événements et que vous créez une proposition pour retenir des clients, il est important de détailler l’étendue des services que vous pouvez proposer dans le cadre de cet événement particulier. Une autre option consiste à proposer différents packages.

Pensez à expliquer votre offre en détails à vos prospects, en optimisant la lisibilité (par exemple avec des listes à puces) et aussi clairement que possible pour avoir l’assurance que votre message sera compris.

Vous pouvez également inclure vos politiques en tant que société d’organisation d’événements pour mieux répondre aux attentes des prospects. Développez clairement les éléments comme les échéances de paiement, les politiques d’annulation, les délais, les politiques liées à la détérioration des équipements loués, etc.

Modèle de proposition d’événement

Comment utiliser ce modèle de proposition d’événement

Dans ce modèle, nous fournissons la structure de base que vous pourrez utiliser comme socle pour votre proposition d’événement. Il va sans dire que vous pouvez modifier la structure et ajouter des sections comme bon vous semble, selon les besoins spécifiques de votre événement.

Section 1 : Introduction (votre page de garde)

[NOM DE L’ÉVÉNEMENT]

URL du site web | Profils sur les réseaux sociaux | Coordonnées

Section 2 : Les grandes lignes de l’événement (1 à 2 pages)

Présenter la date et l’heure de l’événement ainsi que l’emplacement ou la salle où se tiendra l’événement (s’il s’agit d’un événement physique). Pour un événement virtuel, décrivez le type d’événement et la manière dont vous allez le diffuser en ligne.

Cette section doit aussi contenir une brève description, aussi attractive que possible, de l’objet de votre événement. Elle doit être courte et directe mais bien écrite. Si cette section n’est pas suffisamment attractive, la proposition tout entière risque d’être ignorée par ses destinataires.

Voici quelques informations que vous pourriez inclure dans cette section :

• Un historique des événements précédents (en particulier pour un événement annuel)
• Le concept général de l’événement
• Le nombre de personnes attendues et autres données pertinentes que vous pouvez présenter
• Les conférenciers, intervenantes, présentateurs, qui animeront l’événement
• La valeur ajoutée spécifique de votre événement : en quoi est-il exceptionnel ?
• Le budget nécessaire (si la proposition s’adresse aux sponsors
• Le coût de l’événement (si vous vendez un événement à une autre entreprise ou comme organisateur d’événements)

Section 3 : Vos références

Cette section doit décrire clairement qui vous êtes, n’oubliez pas d’y inclure :

• Le nom de votre société
• Le logo de votre société
• Vos coordonnées
• Une présentation générale de l’entreprise (depuis quand vous travaillez dans le domaine de l’organisation d’événements, événements réussis que vous avez organisés, etc.)
• Votre CV
• Les CV des membres de votre équipe
• Le périmètre du projet

L’objectif ici est de convaincre le lecteur que votre entreprise est crédible, digne de confiance et capable d’assurer l’exécution de l’événement.

Cette section doit également montrer pourquoi vous organisez cet événement :

• Le but de l’événement (si vous vendez un concept d’événement à une entreprise, décrivez pourquoi cet événement leur est nécessaire)
• L’objectif de l’événement (il doit être spécifique, réaliste et mesurable)

Indiquez aussi pourquoi vous représentez l’entreprise parfaite pour atteindre ces objectifs.

Section 4 : Public cible de l’événement

Cette section doit être une description exhaustive du public cible de l’événement.

Qui sont vos participants cibles ?

• Données démographiques (âge, genre, niveau de revenus, poste occupé, centres d’intérêt, etc.)
• Comment allez-vous séduire ce public cible ?

Chiffres et données

• Combien de personnes espérez-vous accueillir lors de votre événement ?
• Expliquez comment vous avez estimé ce nombre.
• Ajoutez des données pour appuyer votre estimation.

Lorsque vous présentez votre événement à des sponsors potentiels, il faut absolument décrire comment le public cible de l’événement peut être également intéressant pour le sponsor potentiel. Dans l’idéal, votre public cible doit être aussi semblable que possible à celui du sponsor potentiel.

Section 5 : Plan de promotion de l’événement

Peu importe le soin que vous avez apporté à la préparation de votre événement, il n’offrira aucune valeur ajoutée si vous ne parvenez pas à attirer suffisamment de personnes.

Cette section doit développer votre plan et présenter la façon dont vous allez promouvoir l’événement sur différents canaux. En bref, pourquoi et comment vous allez attirer votre public cible. Même s’il existe différentes manières de promouvoir un événement, et si votre stratégie de marketing d’événement doit être taillée sur mesure pour mettre en avant les valeurs spécifiques de votre événement, voici quelques canaux marketing que vous devriez couvrir dans votre proposition d’événement :

• Réseaux sociaux. C’est assez évident, votre public cible est très probablement présent sur Facebook. Vous devriez donc promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux.
• Page d’événement optimale. La page de l’événement doit servir de centre d’information à guichet unique et proposer une page d’inscription fonctionnelle.
• Marketing des influenceurs. Travaillez avec les influenceurs appropriés (mentionnez-les sur la proposition).
• Marketing par e-mail. Si vous disposez déjà d’une base de données d’adresses e-mail assez importante, vous pouvez le mentionner dans la proposition.
• Compétitions et cadeaux. Vous pouvez lier cette stratégie avec des packages de sponsoring (c’est à dire en utilisant des produits de sponsors comme lots).

Si possible, développez également vos expériences passées de promotion de vos événements (et vos réussites).

Section 6 : Une proposition qui sort du lot

Cette section consiste à mettre en évidence la valeur spécifique de l’événement et ses avantages concurrentiels.

S’il s’agit d’un tout nouvel événement, cette section doit se concentrer sur la mise en valeur :

• Du lieu confirmé s’il est connu ou historique. Vous pouvez également décrire pourquoi ce lieu est un excellent choix pour votre événement
• Les intervenantes, présentateurs et animatrices dont la présence est confirmée
• Les partenaires dont la participation est confirmée
• Les sponsors confirmés

Si vous avez déjà organisé cet événement par le passé (c’est à dire, s’il s’agit d’un événement annuel) vous pouvez également fournir des photos, les traces sur les réseaux sociaux (témoignages et citations), ainsi que les données pertinentes des événements précédents.

Section 7A (pour les sponsors potentiels) : Avantages du package de sponsoring

Si la proposition d’événement doit être envoyée à des sponsors potentiels, cette section doit insister sur ce qu’ils ont à gagner en sponsorisant l’événement et combien cela va leur coûter.

Vous pouvez envoyer un package de sponsoring personnalisé à un sponsor potentiel, ou bien envoyer plusieurs packages pour leur permettre de choisir entre différentes options.

Décrivez clairement les bénéfices pour les sponsors

Pour le cas d’un événement physique, quels seront les avantages que le sponsor pourra obtenir ? Expliquez également comment vous allez incorporer leur logo et comment vous voyez le co-branding sur les éléments de marketing de votre événement. Mentionnez toute promotion éventuelle de co-branding dont le sponsor pourrait bénéficier, avant ou après l’événement.

Coût pour le sponsor

Faites preuve de concision et allez droit au but. Assurez-vous que le montant à investir soit très clair pour vos sponsors potentiels.

Exclusivité

Préciser s’il s’agit d’une opportunité exclusive ou, si ce n’est pas le cas, indiquez le nombre d’opportunités disponibles pour chaque type de package de sponsoring.

Section 7B (pour les clients potentiels) : Le périmètre de vos services et politiques

Dans le cas où la proposition d’événement est destinée à des clients potentiels (si vous représentez une entreprise d’organisation d’événements), elle devra être structurée de manière un peu différente et vous devrez vous concentrer sur trois éléments principaux :

1. Le coût et le budget de l’événement

Le coût estimé de l’événement proposé. Cela fera office de proposition commerciale pour votre projet, il faut donc s’assurer que l’événement soit attractif du point de vue du budget. Attention cependant à ne pas trop le sous-estimer pour le rendre plus attirant. Vous pourriez être dans l’obligation de demander un budget plus élevé après validation, ce qui risque fort d’entacher significativement votre réputation.

Donnez un résumé de la répartition prévisionnelle des dépenses et estimez le coût de chaque élément (en particulier les plus importants). Là encore, assurez-vous de fournir une estimation la plus précise possible afin que les dépenses réelles ne dépassent pas le budget.

2. Périmètre des services proposés

Gérez avec soin les attentes des clients potentiels et expliquez clairement (mais brièvement) le périmètre des services que vous proposez d’apporter pour cet événement spécifique. Assurez-vous que la lisibilité de cette section soit optimale afin que les clients potentiels la comprennent clairement.

3. Politiques

Utilisez cette section pour clarifier des éléments comme le délai d’envoi des offres (en général, c’est 60 jours après réception de la proposition), les délais de paiement, les politiques d’annulation, etc.

Section 7C (pour la validation interne) : Pertinence

Si la proposition d’événement doit être utilisée pour les besoins internes (pour obtenir l’aval de la hiérarchie), cette section doit se concentrer sur une argumentation efficace pour expliquer pourquoi cet événement est important et comment il peut aider l’entreprise à atteindre ses objectifs marketing et commerciaux.

Utilisez des données pour étayer votre argumentation et n’oubliez pas que l’objectif principal est ici de convaincre les parties prenantes et la hiérarchie que votre événement peut être profitable pour votre société, qu’il s’aligne bien avec les objectifs généraux de l’entreprise et également qu’il sera rentable.

Section 8 : Mobilisation

Cette section doit être plutôt courte, elle est destinée à convaincre ses destinataires de prendre contact avec vous et de vous donner leur accord pour l’événement (ou pour le sponsoriser).

Donnez une échéance claire pour la réponse (par exemple 60 jours après l’envoi de la proposition) et encouragez-les à répondre plus tôt. Vous pouvez faire des offres incitatives comme des réductions, des avantages plus intéressants pour les sponsors, l’exclusivité, etc.

Section 9 : Conclusion

Cette dernière section n’est pas la moins importante. Elle doit récapituler les points les plus vendeurs de votre événement, la proposition unique de valeur et les coordonnées. Remerciez vos lecteurs pour le temps consacré à la lecture du document et simplifiez-leur au maximum la prise de contact avec vous.

Bonnes pratiques pour la rédaction de la proposition d’événement idéale

Nous avons détaillé ci-dessus un modèle de proposition d’événement personnalisable que vous pourrez utiliser pour créer une proposition d’événement attractive et efficace.

Nous allons maintenant vous donner quelques bonnes pratiques pour l’utilisation du modèle afin d’en tirer le meilleur résultat possible.

1. Trouvez le bon équilibre entre information et attractivité

D’un côté, pour convaincre, vous devez essayer de faire passer autant d’information que possible dans la proposition. D’un autre côté, une proposition d’événement trop dense sera ennuyeuse et peu attractive.

Il est capital de trouver le bon équilibre entre les deux. Le secret pour y parvenir est de garantir une structure optimale qui améliorera également la lisibilité. Le modèle de proposition d’événement que nous avons partagé ci-dessus a été optimisé avec cet équilibre à l’esprit.

2. Glissez-vous dans la peau de votre destinataire

Enfin, votre proposition d’événement doit parler des bénéfices que vont retirer vos interlocuteurs de votre événement. Plus vous serez efficace dans votre démonstration en ce sens, plus votre proposition sera efficace. Mettez-vous à la place de votre destinataire pour essayer de comprendre ce qui sera le plus convaincant à ses yeux.

Si vous avez d’anciennes propositions, utilisées pour des événements antérieurs, évaluez-les et essayez de les lire avec le regard d’un client ou sponsor potentiel. Votre proposition démontre-t-elle votre crédibilité dans l’organisation d’événements ? Décideriez-vous, en tant que client, de collaborer avec cette entreprise pour l’organisation d’un événement ?

Pensez à la façon dont vous aimeriez que votre entreprise (ou vous-même), ainsi que l’événement lui-même, soient perçus, et rédigez votre proposition en conséquence.

3. Montrez que vous comprenez bien les destinataires de votre proposition

L’un des ingrédients importants d’une proposition d’événement efficace est d’apporter la preuve que vous avez compris les personnes qui vous liront (client ou sponsor potentiel), leur vision, leur mission, et l’objectif recherché en sponsorisant ou en hébergeant un événement. Si vous pouvez démontrer que vous avez compris leurs besoins, cela augmentera considérablement les chances de conversion.

Une approche efficace consiste à récapituler ce que vous avez entendu lors de votre premier entretient et/ou lors de vos échanges par e-mail, afin de montrer que vous avez bien saisi les attentes.

4. Communiquez vos valeurs singulières

Une bonne proposition d’événement doit être poussée par vos valeurs singulières : les caractéristiques et traits spécifiques de votre société, le concept original de l’événement, ainsi que les autres avantages concurrentiels.

Saupoudrez ces valeurs singulières tout au long de la proposition d’événement. Mettez en avant la force de votre entreprise ainsi que les valeurs spécifiques de votre événement et donnez des raisons claires et précises d’investir ou de participer à votre événement. Vous pouvez le faire en vous assurant que votre proposition est bien conçue, avec des visuels marquants, des témoignages ou des références, des photos d’événements antérieurs, et d’autres moyens de montrer comment vous pouvez répondre aux besoins et même aller au-delà.

5. Décrivez les éléments logistiques

C’est une chose d’avoir de bonnes idées d’événements, mais une proposition d’événement efficace doit également démontrer que vous serez en mesure de vraiment organiser l’événement efficacement.

Dans la proposition d’événement, vous devez effectivement mettre en valeur votre capacité à prendre en charge la logistique, par exemple en fournissant un aperçu de différents détails qui peuvent être agencés pour créer un événement cohérent et attractif.

6. On juge souvent un livre à sa couverture

La présentation de votre proposition a son importance : assurez-vous qu’elle soit bien écrite avec la bonne mise en page pour que votre proposition soit agréable à l’œil. Assurez-vous que la lecture de votre proposition d’événement soit une expérience riche et, si nécessaire, recrutez un concepteur graphique pour vous accompagner sur ce point.

Assurez-vous que toutes les informations de la proposition soient faciles à suivre et à comprendre, mais ne faites pas de compromis avec la précision des informations que vous fournissez dans la proposition.

Un moyen efficace de véhiculer d’avantage d’informations sans rendre votre proposition trop touffue consiste à utiliser des photos, des illustrations et des infographies. Si la proposition doit être livrée au format numérique, vous pouvez également inclure des vidéos.

7. Ne craignez pas de parler d’argent

Si l’objectif de la proposition d’événement est d’obtenir des sponsors ou d’attirer des clients, vous devrez de toute évidence tôt ou tard aborder la question financière. Cependant, s’il ne faut pas craindre d’aborder le sujet dans votre proposition, il faut tout de même le faire correctement.

Il est capital de traiter votre proposition d’événement comme un moyen de préparer votre lecteur pour le moment où il faudra aborder la question de l’argent. Anticipez les obstacles potentiels et proposez des solutions avant de mentionner leur prix.

Cependant, au moment d’aborder l’aspect financier, faites preuve de la plus grande clarté possible. Si votre tarif n’est pas suffisamment clair, votre proposition pourrait finir par être rejetée, ce qui serait une mauvaise chose pour tous.

Il vaut mieux fournir une estimation budgétaire complète et détaillée pour montrer que ce que vous proposez est raisonnable. D’autre part, il est également acceptable de demander un prix

relativement élevé si vous pouvez démontrer la valeur de l’événement. N’essayez pas systématiquement de baisser le tarif au détriment de la qualité de votre événement.

Dernières remarques

Une proposition d’événement est un document vraiment important si vous cherchez à obtenir l’adhésion de différentes personnes avant de pouvoir mettre en place l’événement, que ce soit pour obtenir l’aval de votre patron et des autres responsables, pour gagner la confiance d’un client en tant que société d’organisation d’événements, ou pour obtenir des sponsors pour votre événement.

En bref, l’objectif d’une proposition d’événement est principalement de convaincre quelqu’un de vous donner son accord pour l’événement.

Cela étant dit, pour être efficace, une proposition d’événement doit principalement se concentrer sur trois choses :

1. Comment votre événement peut apporter un bénéfice aux destinataires de la proposition.
2. Pourquoi vous (ou votre entreprise) constituez le choix idéal pour cet événement.
3. Pourquoi l’argent dépensé dans l’événement est un bon investissement.

Cependant, il est également capital de préserver la concision de la proposition d’événement afin de ne pas ennuyer.

En utilisant le modèle de proposition d’événement partagé ci-dessus, vous pouvez créer une proposition d’événement qui développe efficacement ces trois points tout en maintenant un certain équilibre entre information et attractivité.