El verdadero fin de los eventos es transformar a las personas.
Ya sea que planees una conferencia llena de valiosas sesiones de conocimiento, una feria de negocios, o un evento de networking B2B, querrás que tus participantes piensen, sientan y se comporten diferente.
La transformación está en el centro de la experiencia de evento.
El éxito de tu evento se define por cuánto pudo transformar a tus participantes.
Así que, ¿qué queremos decir con transformación, y cuáles son las características de este concepto?
Primero, la transformación define el proceso que tus participantes atravesarán desde el minute en que se registren hasta el final del evento y sus impresiones duraderas.
Segundo, cada evento tiene fines específicos.
Tú, junto a muchos otros planeadores, usualmente sabes lo que deseas obtener de tus participantes.
Tal vez quieres que creen una comunidad alrededor de tu compañía, o que promuevan tu marca, o incluso que compren de ti…
La lista es sin fin.
Si manejas el proceso transformativo adecuadamente, alcanzarás tus metas.
Finalmente, considerando que los eventos consisten en experiencias extraordinarias que apuntan a sacar a los participantes de su rutina diaria y ponerlos en un entorno totalmente diferente, la transformación es la carga emocional a la que tus participantes están expuestos y la reacción a esa carga.
Ahora que hemos definido y entendido qué es transformación en el contexto de la conceptualización y planeación de eventos, veamos qué deberías hacer para diseñar una experiencia transformadora estelar para tus clientes.
Aquí hay una lista de tips que te ayudarán:
Tip 1. Proveer el entorno necesario para la realización
De acuerdo con un reporte de Skift, la transformación habla directamente a la realización.
Diseñar tu evento como un poderoso marco de trabajo para el desarrollo personal, entendimiento y aprendizaje ayudará a tus asistentes a experimentar una sensación de plenitud a través del trabajo creativo (conocido como auto-realización).
Un clásico ejemplo de auto-realización es Burning Man, un encuentro anual de personas basado en la confianza y expresión de sí mismo. Durante el festival, la gente desarrolla actividades como artes representativas, campamentos temáticos, y villas, exhibiendo una moda única, asistiendo a conciertos, etc. Estas actividades ayudan a la gente a realizar su pleno potencial y alcanzar un estado mental gratificante. Más aún, tienden a alcanzar un estado de creatividad más alto mezclado con una mentalidad eficiente de resolución de problemas.
Tus participantes nunca serán los mismos una vez dejen tu evento porque han experimentado la auto-realización.
Tip 2. Motiva a las personas a participar en actividades co-creativas
Como Krüger declara para la prensa IBTM, hoy, los encuentros giran en torno a narrar o vender conocimiento y soluciones prefabricadas a la audiencia. En el futuro, será más bien que los participantes crean conocimiento y soluciones. Debemos jugar sobre el conocimiento y creatividad de los participantes; no podemos confiar en que expertos y CEOs tengan todas las respuestas.
También anota que la co-creación crea mejores soluciones y los participantes se apropian más de las decisiones que han ayudado a crear.
Así como los clientes han pasado de ser sujetos pasivos del marketing y productos de estudio para los participantes del mercado, tus asistentes quieren ser activos en la co-creación de sus experiencias.
Tip 3. Proveer el entorno correcto para interacciones significativas
En vez de dejar tarjetas de negocio a diestra y siniestra al tiempo que te metes en charla de pasillo, los participantes desean interacciones relevantes que van directo al punto.
Cuando tus participantes pueden entablar fructíferas conversaciones uno a uno, pueden influenciarse mutuamente a través de la transferencia de conocimiento o nuevas oportunidades de negocio que tal vez cambien sus vidas para siempre.
Tip 4. Aplica técnicas de storytelling a tu evento
Para hacer de tu evento realmente transformador, es crucial considerar las emociones y sentimientos que tus participantes experimentarán.
También, es importante crear un cierto nivel de familiaridad para que la audiencia pueda relacionarse con el evento.
Para que esto suceda, piensa en envolver la narrativa del evento en una historia.
Esto involucre un “héroe de la historia”, que puede ser tu marca o compañía, y un enemigo, que describe los desafíos que se podrían experimentar en el camino al éxito.
Finalmente, deberás ofrecer lecciones (mensajes) que quieras transmitir y las moralejas de la historia.
Si tienes todos estos elementos en sitio, puedes diseñar fácilmente una historia atractiva para tus participantes y ayudarles a tener una experiencia transformadora, junto al “héroe” cuyo camino lleva al éxito.
Resumiendo
Transformar a tus asistentes es un proceso en curso que iniciar con la conceptualización del evento.
Saber lo que quieres lograr y cómo quieres cambiar a tus invitados te ayudará a diseñar las experiencias transformadoras adecuadas.
No obstante, no olvides que el impacto de la transformación sucede solo cuando aseguras suficiente espacio para la auto-realización, interactúas con las personas en actividades co-creativas y en interacciones significativas, y luego empacas la totalidad de la experiencia en una historia que resonará en tus participantes.
