Durante el último año, los eventos virtuales se han convertido en un aspecto prominente del crecimiento de los negocios.
Mientras que en años anteriores los eventos se vieron marginados por los eventos en persona, este ya no es el caso.
Una reciente encuesta de especialistas en mercadeo mostró que los eventos en persona disminuyeron de 73% a 42% en los últimos doce meses. Por el contrario, el uso de eventos virtuales, webinars y cursos online se elevó a 67%.
Dado que, los eventos virtuales están en el centro del escenario, es hora de analizar tus eventos actuales, para ver si, estos se encuentran optimizados frente al panorama actual.
Pero, ¿cómo se aseguran los marketers de contenido, managers de proyectos y planeadores de eventos de que sus eventos sean atractivos, relevantes y valiosos? Echemos un vistazo.
1. Comprenda a tu audiencia y tus objetivos
Como la mayoría de las campañas de marketing de contenido, tus eventos virtuales deben encaminarse a una audiencia clave y tener objetivos claros.
No deseas crear un evento donde la audiencia es simplemente bombardeada con un montón de información que puede ser o no relevante para estos.
En otras palabras, no planees eventos como si fueran presentaciones de una clase de grado 10mo, repletas de información genérica.
En lugar de eso, piensa en los asistentes y sus necesidades específicas.
Por ejemplo, si tu evento virtual está dirigido a tus compañeros en la industria, la información que brindas debe ser mucho más profunda que una capa de información básica y además debe entregar conocimiento actual.
Lo anterior no aplica para un evento virtual dirigido a los clientes, quienes probablemente están más enfocados en aprender y en los beneficios.
Una vez conoces a tu audiencia, necesitas establecer objetivos claros para el evento virtual.
Tus objetivos pueden ser:
- Atraer nuevos clientes.
- Introducir un nuevo mercado o producto.
- Crear nuevas oportunidades de venta.
- Construir credibilidad entre tus pares de la industria y tal vez realizar venta cruzada de productos con ellos.
- Ayudar a impulsar el trabajo en equipo entre tus empleados.
Lo anterior son ejemplos de un objetivo general. Identificar este objetivo ayuda a establecer metas más pequeñas que pueden ser monitoreadas y medidas.
Tus objetivos y tu audiencia determinarán la planeación, el esfuerzo y los recursos requeridos para tu evento virtual.
Por ejemplo, un evento virtual para exhibir un producto a una audiencia específica de tus pares en la industria, requerirá una planeación más extensiva que un evento virtual que tenga por objetivo aumentar la unión de equipo entre los empleados.
2. Presupuesta tu evento virtual
Ahora que tienes una idea sobre tu evento ideal, necesitas descubrir cómo hacer que suceda.
El primer paso en el proceso es entender las finanzas. No puedes modernizar tu evento virtual sin entender qué recursos están disponibles.
Los especialistas en marketing necesitan entender cuánto y dónde pueden gastar antes de planear un evento; el presupuesto siempre ha sido una gran preocupación, especialmente para los eventos corporativos.
Las finanzas dictan decisiones cruciales tomadas por planeadores y especialistas en marketing.
La venta de tiquetes y el pricing, por ejemplo, son decisiones importantes que requieren de la colaboración dentro de los diferentes equipos.
En su estudio de 2020, Wild Apricot mostró que las organizaciones que recaudaron fondos iguales o superiores a las estimaciones iniciales para sus eventos virtuales tuvieron más probabilidades de cobrar la entrada o tener patrocinadores.
Si escoges vender tiquetes para conseguir ingresos, estos deben tener un precio razonable para atraer a tu audiencia objetivo mientras al mismo tiempo recibes una ganancia.
Lo mismo aplica para la venta de productos durante o antes del evento, ya sea mercadeo o servicios para eventos.
La venta de productos durante un evento virtual puede ser increíblemente complejo para los planeadores de eventos, dado que, estos ya tienen demasiado por hacer. Sin embargo, hay gran cantidad de plataformas de software que te permiten exhibir productos y lidiar fácilmente con las transacciones correspondientes.
Algunas plataformas también permiten la automatización del proceso transaccional, lo que le ahorra aún más preocupaciones a los planeadores y especialistas en marketing. Usa estas herramientas para tu beneficio cuando te sea posible.
Otros factores cruciales que dependen del presupuesto son la contratación de oradores invitados, el equipo y herramienta, las plataformas hosting, las campañas de marketing, etc.
3. Optimiza la producción de contenido para su evento virtual
El contenido es la parte crucial de un evento para la audiencia. ¿Por qué asistirían a este?
Según una encuesta, el 80% de las personas que asistieron a eventos virtuales, lo hicieron con propósitos educativos.
Los managers de proyectos y los maketers no pueden crear contenido genérico y esperar lo mejor. Esto no tendrá ningún impacto.
Debes usar tus objetivos y tu público objetivo para entender mejor a los asistentes y crear perfiles similares a los de los compradores.
El contenido puede ser entonces creado para abastecer a estas personas.
Pero la producción de contenido para eventos no es un procedimiento sencillo. Debido a que, muchos tipos de contenido diferente son necesarios, los departamentos de contenido, mercadeo y diseño necesitan colaborar efectivamente.
Un software de manejo de activos digitales puede ser usado para impulsar la colaboración.
En lugar de estar mandando interminables mensajes de ida y vuelta, y perder tiempo esperando respuestas, los equipos pueden usar una plataforma para el manejo de todos los recursos del evento.
Si alguien del equipo de mercadeo necesita urgentemente el logotipo de un orador invitado, este no tiene que enviar un mensaje y esperar a que un miembro del equipo de diseño responda. El equipo de mercadeo puede simplemente usar la plataforma para obtener lo que necesita.
Simplificar los flujos y espacios de trabajo, usando herramientas y plataformas es altamente recomendado.
El marketing de contenido se vuelve mucho más efectivo cuando el contenido adecuado se distribuye en el los medios adecuados.
Las redes sociales son la plataforma preferida para eventos virtuales, con el 81% de los organizadores usando Facebook, Twitter, LinkedIn, y más para impulsar los registros.
Usando este proceso, los especialistas en marketing pueden promocionar su evento a una audiencia más amplia, y lo más importante, a la audiencia correcta.
4. Automatiza para obtener y nutrir leads
Un evento virtual está entre las mejores formas de generar leads.
Las compañías pueden usar formularios simples de registro para recolectar información, como los correos electrónicos y nombres de las compañías, para el evento virtual.
Los equipos de mercadeo pueden capitalizar esta información enviándoles contenido orientado, valioso y compartible vía email.
Un estudio del 2020 reveló que el 76% de los especialistas en marketing dicen que el correo electrónico es la forma más efectiva de manejar los registros.
Los formularios no son una nueva táctica para recolectar información, pero los especialistas en marketing, pueden ir un paso más allá, por medio, de la automatización de todo el proceso de recopilación de formularios y distribución de información.
Usar un software de automatización para simplificar este flujo de trabajo reduce la carga para los planeadores de eventos, les ahorra tiempo y dinero, disminuye los errores, motiva a la colaboración y mejora la comunicación entre los equipos.
Bonus tip: Reutilizar contenido para maximizar la efectividad
Los especialistas en marketing ponen una tonelada de esfuerzo en la creación de contenido valioso para un evento virtual, ellos pueden aprovechar este contenido incluso después de que el evento finalice. Aquí está cómo lo hacen:
Videos: Si tu evento es grabado, pública diferentes secciones en forma de videos cortos en Youtube y otras plataformas de redes sociales. También puedes animar a los oradores a crear una serie corta de videos.
Cisco predice que el tráfico global de internet a partir de videos representará el 82% del total del tráfico de internet de los consumidores para el 2021. Los especialistas en marketing deben aprovechar esto.
- eBooks: Crea eBooks que resalten los puntos principales cubiertos en el evento o que se enfoquen en un aspecto del evento. Puedes ofrecer estos eBooks de forma gratuita en tu website y entonces usar formularios para generar más leads.
LFA Machines, un especialista en llenado de cápsulas con sede en Reino Unido, nos muestra un gran ejemplo de cómo debería verse un formulario simple para los eBooks.
- Blogs: Usar las diferentes secciones del evento y crear un blog o una serie de blogs para cada una de ellas.
Publicalos en los sitios web de la compañía y en las redes sociales para impulsar la visibilidad y credibilidad. Estos pueden usarse en conjunto, para formar eBooks completos.
- Infographics: El reporte de marketing para el 2020 de Hubspost establece que los infográficos son el cuarto tipo de marketing de contenido más usado después de los tres mencionados anteriormente. Los infográficos son fáciles de hacer, fáciles de compartir, y fáciles de entender, lo que los convierte en el activo de mercadeo perfecto para las redes sociales.
- Emails: En 2019, Litmus estableció que el retorno a la inversión (ROI) proveniente del marketing por correo electrónico fue de $42 por cada $1 gastado. Esto muestra que los consumidores prefieren contactar a las compañías vía email.
Break down the sections of your virtual event into bite-sized information and send it using visually-appealing email newsletters.
- Social media: Social media engagement is crucial, and what better to build it than to post the above content in digestible forms multiple times a week.
HubSpot establece que los especialistas en marketing consideran que las imágenes son la forma más efectiva de ganar mayor atracción en las redes sociales.
Conclusión
Los eventos virtuales brindan la oportunidad perfecta para que las compañías estén en contacto con sus clientes, para construir colaboración en los equipos, y para que los pares de la industria compartan conocimientos.
Estos son también una gran forma de establecer autoridad, mostrar tu conocimiento y generar leads.
A continuación una rápida recapitulación de las prácticas de marketing de contenido que pueden mejorar tus eventos virtuales:
- Entender a tu audiencia y establecer objetivos claros.
- Comprender la situación financiera.
- Simplificar la producción de contenido.
- Automatización para generar y alimentar leads
- Reutilizar el contenido de los eventos.
Puedes usar esto para crear eventos que atraigan mayor audiencia y que los cautive.
