El primer paso para organizar un evento increíble es lograr que las personas se registren. Desafortunadamente, esto es a menudo más fácil decirlo que hacerlo, y parece que se está haciendo aún más difícil con el tiempo. De hecho, una encuesta de 2024 encontró que el 37% de los profesionales de marketing de eventos dicen que impulsar los registros es un desafío importante al planificar un evento, en comparación con solo el 30% el año anterior.
Aunque hay muchas maneras de aumentar las tasas de registro, crear un formulario de registro de eventos simple y pulido es una de las formas más sencillas. Un buen formulario de registro te ayuda a agilizar el proceso de registro para los posibles asistentes y hace menos probable que abandonen el formulario debido a que sea demasiado confuso o abrumador.
Una herramienta popular que se utiliza para crear formularios de registro simples es Google Forms. Aunque tiene algunas deficiencias notables, es una forma gratuita y sencilla para que las personas se registren en tus eventos.
Si tienes curiosidad sobre cómo usar Google Forms para el registro de eventos, nuestra guía paso a paso está aquí para ayudar.
Cómo configurar Google Forms para el registro de eventos
Veamos más de cerca los pasos involucrados en el uso de Google Forms para el registro de eventos:
1. Dirígete al sitio web de Google Forms, haz clic en galería de plantillas cerca de la parte superior de la pantalla, y luego desplázate hacia abajo hasta la plantilla de registro de eventos. Por supuesto, si quieres empezar desde cero, también puedes comenzar con un formulario en blanco.
2. Una vez que se carga la plantilla, actualiza el título del formulario, así como la descripción de tu evento. Aquí puedes agregar detalles como la ubicación y hora de tu evento, una breve reseña sobre de qué se trata, y cualquier instrucción o requisito específico de registro.
3. Aunque esta plantilla viene con algunas preguntas, siéntete libre de editarlas para asegurarte de que se ajustan a tus requisitos específicos. Puedes elegir entre una variedad de tipos de preguntas, incluyendo respuestas cortas, opción múltiple, desplegable, casillas de verificación, escala lineal, y más.
4. Si una pregunta es muy importante y necesitas que todos la respondan, asegúrate de que el requerido esté en la posición “activado”.
5. Si necesitas más preguntas que las que vienen precargadas con la plantilla, puedes agregar presionando el botón “+” en la barra lateral en el lado derecho de tu pantalla.
6. Para asegurarte de que las respuestas que obtienes son las que buscas, también puedes configurar la validación de respuestas, lo que te permite establecer ciertos criterios para las respuestas que recibes.
Para acceder a esta funcionalidad, simplemente haz clic en los tres puntos verticales dentro de la pregunta cuando la estés editando, y selecciona Validación de respuestas del menú desplegable.
7. Una vez que estés satisfecho con tus preguntas, puedes comenzar a personalizar tu formulario haciendo clic en el Personalizar tema botón cerca de la parte superior de la pantalla.
8. Esto te permite elegir el estilo de texto a utilizar, la imagen de encabezado que desees, los colores dentro del formulario, e incluso el fondo.
9. Cuando el formulario se vea como deseas, puedes dirigirte a la pestaña de configuración. Aquí puedes gestionar cómo recopilas respuestas, cómo se presenta el formulario, si recopilas direcciones de correo electrónico y más.
10. Aunque tu formulario está esencialmente terminado, es una buena idea probarlo. Puedes hacer esto haciendo clic en el botón Previsualizar, lo que te permite ver y completar el formulario como si fueras un participante, para asegurarte de que no haya problemas o errores.
11. Una vez que estés listo para enviar el formulario de registro de eventos, haz clic en el botón púrpura Publicar. Una vez publicado, puedes enviar el enlace de registro de eventos directamente a las personas a través de correo electrónico, o también publicar un enlace en un sitio web, a través de redes sociales, o ponerlo en cualquier otro lugar donde los potenciales asistentes puedan verlo.
Las ventajas de Google Forms para el registro de eventos
Hay varias razones por las cuales algunas empresas eligen usar los formularios de Google para el registro de eventos. en primer lugar, es una plataforma accesible que cualquier individuo o empresa puede usar, ya que es gratuita. mientras tengas una cuenta de Google, puedes configurar un formulario. los formularios de Google también se pueden completar desde cualquier dispositivo o navegador.
Además, es relativamente sencillo de usar, y configurar un formulario generalmente no tomará más de un par de minutos de trabajo. Incluso si no eres muy experto en tecnología o tienes mucha experiencia creando formularios, el proceso es fácil.
Las limitaciones de Google Forms para el registro de eventos
sin embargo, google forms también tiene varias limitaciones cuando se utiliza para el registro de eventos. uno de los mayores problemas es que no incluye el procesamiento de pagos, por lo que necesitarás otra herramienta para recibir y gestionar pagos.
Tampoco tiene una funcionalidad de check-in, lo que significa que tendrás que manejar los check-ins manualmente o usar una plataforma diferente. Además, Google Forms ofrece solo funcionalidades básicas y tiene conexiones limitadas con otras herramientas.
Por ejemplo, no te permite analizar profundamente cómo está funcionando tu evento. La recopilación de datos es muy simple y las herramientas de informes no son tan útiles en comparación con otras soluciones.
Google Forms tampoco es la mejor opción para eventos más grandes. Aunque permite cierta personalización, las opciones de diseño son limitadas y no te permiten mostrar tu branding tanto como podrías querer en el formulario de registro.
Encontrar una mejor solución para el registro de eventos: software de registro para eventos
Si bien Google Forms puede funcionar para eventos pequeños o simples, puede que no sea suficiente para eventos más grandes o complejos. Si estás planificando algo más grande, es mejor usar una plataforma de registro de eventos como Eventtia.
Eventtia ofrece muchas funcionalidades útiles que la convierten en una opción más fuerte para los organizadores de eventos.
experiencia de registro impulsada por Eventtia
Crece tus registros con una plataforma para eventos todo en uno
Eventtia hace que el proceso de registro sea lo más fácil posible para tus asistentes. Te permite integrar tus formularios en sitios web y páginas de eventos, diseñar formularios que permitan a los participantes registrarse rápidamente e incluso crear formularios personalizados en varios idiomas.
Además, Eventtia también ofrece poderosas funcionalidades de registro. De hecho, la unión nacional de economistas de la construcción (UNTEC) eligió trabajar con Eventtia debido a sus completas funcionalidades de registro. Esto incluye la capacidad de segmentar asistentes, rastrearlos y permitir a los participantes registrarse para actividades exclusivas basadas en su tipo de asistente.
Simplifica los pagos y aumenta los ingresos
A diferencia de Google Forms, Eventtia te permite fácilmente cobrar pagos de todo el mundo. Soporta opciones de pago flexibles, acepta varias monedas diferentes, genera facturas, y proporciona una experiencia de pago segura y sencilla para los asistentes.
Opciones de pago impulsadas por Eventtia
También te permite ofrecer cupones y descuentos, establecer precios anticipados e incluso vender productos directamente desde la plataforma.
Ejecuta un día de evento sin contratiempos con smart check-ins
Eventtia también ayuda con el check-in al hacer el proceso mucho más eficiente y permitirte registrar asistentes en el último minuto. Genera credenciales con códigos QR para un check-in rápido y confiable.
Esta funcionalidad es especialmente útil para eventos que terminan con más asistentes de lo esperado.
Por ejemplo, cuando un evento Waste2Worth recibió más participantes presenciales de los previstos, utilizó la app de check-in de Eventtia para asegurar que las personas fueran filtradas adecuadamente y mantuvieran el acceso al recinto sin complicaciones.
Haz Mejores Decisiones con Insights en Tiempo Real
Eventtia también te ayuda a analizar el rendimiento de tus formularios de registro de eventos. Puedes acceder a todos tus informes y paneles de control en una ubicación centralizada para realizar fácilmente un seguimiento de los registros, ver la asistencia y monitorear las ventas y pagos. También se sincroniza directamente con tu CRM de eventos para obtener aún más información.
Esta funcionalidad fue especialmente útil para Pernod Ricard, uno de los mayores vendedores de vinos y licores del mundo. Al trabajar con Eventtia, la empresa utilizó la información de los asistentes recopilada por la plataforma y la conectó a su CRM. Esto proporcionó insights valiosos que Pernod Ricard utilizó para campañas de remarketing y para personalizar los esfuerzos de comunicación.
Puedes leer más sobre cómo Pernod Ricard escaló su estrategia de eventos con Eventtia aquí.
Crea una marca más fuerte con un sitio web de eventos personalizado
Eventtia también puede ayudarte a crear un sitio web de eventos para el marketing de tu evento, aumentar la notoriedad, proporcionar información clave a los potenciales asistentes, y actuar como un centro para todos los detalles del evento. Un sitio web de eventos bien elaborado también puede ayudar a aumentar los registros. De hecho, la investigación muestra que el 80% de los responsables de marketing para eventos utilizan un sitio web para impulsar el registro de sus eventos virtuales.
La plataforma Eventtia facilita a cualquier persona diseñar un sitio web de marca gracias a su editor de arrastrar y soltar. Ofrece varias opciones de estructura y formato, plantillas únicas, y te proporciona herramientas avanzadas de personalización.
Una empresa que hizo un gran uso de esta funcionalidad del sitio web fue Netmind, que utilizó Eventtia para gestionar la experiencia virtual de su evento. Una gran parte de este éxito fue usar Eventtia para construir un sitio web multilingüe con el fin de ser lo más inclusivo posible y llegar a más personas.
Fuente:
En general:
"Eventtia's flexible platform allows us to fully customize our events, integrating key features directly into our website."
Olivier Dutel
Les Artisans Du Changement
Pensamientos finales
Si buscas organizar eventos más grandes o más complejos, Google Forms puede no ser suficiente. En su lugar, considera usar una plataforma de registro de eventos con todas las funcionalidades como Eventtia. Te ayuda a gestionar pagos, rastrear análisis importantes, agilizar el proceso de registro y crear un sitio web con marca para atraer a más participantes.
Ya sea que estés organizando tu primer evento o el centésimo, Eventtia puede ayudarte a ofrecer una experiencia fluida y profesional, sin estrés. Pruébalo hoy y nota la diferencia.
