Planeación de eventos

Conferencias virtuales: mejores prácticas e ideas

Victoria Rudi
August 24, 2021

Las conferencias virtuales han estado en el menú por más de un año ahora mismo — inicialmente vistas como algo que llenaba el vacío de las cancelaciones de conferencias en persona, las conferencias virtuales llegaron para quedarse, definitivamente en el corto plazo y es muy probable que a largo plazo también. 

Accesibilidad, ahorro de costos, huella ambiental, reportes de datos — para nosotros los planeadores de eventos, los eventos virtuales tienen mucho a su favor. Sin embargo, pregunta a tus asistentes, y es muy probable que te digan algo diferente. 

¿Por qué?, porque en lugar de crear contenido atractivo y experiencias memorables, que es de lo que se tratan las conferencias virtuales, se están volviendo algo mundano. 

Para que te diferencias del resto, presentamos 10 ideas y mejores prácticas para las conferencias virtuales, que te ayudarán a obtener excelentes críticas. 

¿Qué es una conferencia virtual?

Como verás, las conferencias virtuales comprenden un montón de formatos y aspectos de un evento virtual. No hay fórmula establecida para hacer que la experiencia de la conferencia sea atractiva y se adapte a los límites del mundo digital. 

Dado esto, las conferencias virtuales son particularmente adecuadas para sesiones cortas que duran varios días. La variedad es la clave, por lo que las conferencias virtuales pueden estar hechas de cualquier cosa, desde lo más convencional, como keynotes y mesas redondas, hasta lo más creativo, como conciertos virtuales y escape rooms. 

Al igual que en cualquier otro evento, las conferencias virtuales pueden realizarse por muchas razones, que van desde la generación y demanda de leads, hasta nutrir a la comunidad y dar a conocer la marca. Mientras que las conferencias virtuales carecen de una interacción cara-a-cara, brindan una gran plataforma para llegar a los asistentes de todo el mundo y son mucho más económicas que un evento en persona. 

Mejores prácticas para conferencias virtuales

Ahora que sabemos los conceptos básicos, es momento de profundizar en las mejores prácticas que pueden ser aplicadas directamente a tus mejores prácticas. Para esto, hemos dividido estas ideas en 4 áreas principales. 

Hazlo divertido 

Más allá de las keynotes, las mesas redondas y el contenido, todo el mundo quiere un poco más de diversión cuando asiste a una conferencia virtual. Esta es una gran forma de impulsar el engagement y para que los asistentes se tomen un break muy necesario entre todo el contenido. Cualquier tipo de interacción sencilla y divertida es una gran forma para que tu audiencia comparta sus ideas y se sienta conectada a tu evento virtual. 

Lo primero, y más comúnmente usado, son los juegos de azar. Estos pueden ser quizzes, trivias, o incluso escape rooms. Se pueden incluir premios para resaltar la ventaja competitiva de tus asistentes. Además, las respuestas se dan en tiempo real, lo que le da a tus asistentes una voz y un papel central en la conferencia.

Adicionalmente, puedes crear feeds o canales dedicados, donde los asistentes puedan conocer e interactuar entre ellos. O podrías ofrecer un photo booth donde los asistentes se tomen una selfie y la personalicen con animaciones de marca. Finalmente, puedes usar un hashtag en redes sociales para seguir construyendo awareness en torno al evento y que otros se involucren. 

Crea experiencias 

Solo porque tu conferencias ahora son online no significa que no puedan venir repletas de actividades experienciales. La tecnología es tu amigo, así que aprovecha todo su potencial. Piensa en cómo puedes romper las barreras y sumergir a tus asistentes en algo totalmente fuera de lo ordinario.

Ya sea una sesión de yoga, una clase de cocina, o incluso una presentación de música en vivo, cualquiera de estas actividades le ofrece a tus asistentes la oportunidad de relajarse y que se mezclen en un ambiente diferente, menos formal. Dado que estas actividades permiten a tus asistentes participar e involucrarse, puedes alocarte un poco con esto.

Impulsa el networking

El networking debe ser una parte esencial de cualquier evento, así que es vital que lo ofrezcas a tu audiencia. Es una forma segura y justa de darle a tus asistentes el tiempo de conocerse entre sí a un nivel más personal. La premisa del networking online es de hecho bastante simple. Los asistentes programan reuniones uno-a-uno por medio de video chat, donde pueden reunirse y hablar sobre la conferencia. 

Para hacerlo tan divertido como sea posible para tus asistentes, considera hacer “speed networking”. Cada asistente tiene de dos a cinco minutos para chatear con cada persona antes de que el tiempo se acabe y automáticamente comience el chat con la siguiente persona. 

Otra opción es usar inteligencia artificial y algoritmos de machine learning para desarrollar networking “matchmade”. Estas funciones analizan los datos de los usuarios recolectados de sus perfiles y los resultados de las encuestas para juntar automáticamente pares compatibles. Esto asegura reuniones de alta calidad y pone a los asistentes en frente de quienes realmente quieren conocer. 

Para encontrar cómo puedes desarrollar ambos tipos de formatos en Eventtia, mira este artículo informativo

Enfócate en la producción

Tener una producción profesional siempre contribuye en gran medida a crear engagement en tus asistentes. Esto aplica para todo tu contenido, tanto el que es en vivo, como el pregrabado. Para el primero, y específicamente, para cualquier sesión hecha desde casa, asegúrate de que todos tengan un buen set-up con iluminación y audio de calidad y una conexión a internet estable. 

Para el pregrabado, enfócate de verdad en producción de calidad, ya que, este puede ser editado o mejorado. Con este tipo de contenido se puede evitar cualquier inconveniente que tendrías con el engagement en tiempo real y puede mejorar enormemente las presentaciones de los oradores, porque se elimina el sentimiento de estar en una llamada de Zoom.

Finalmente, si realmente estás buscando ir más allá, considera organizar el evento desde un estudio. Esto le agrade un toque altamente profesional y es una gran forma de entrar y salir de las sesiones. También contribuye a obtener una experiencia de asistencia más atractiva y completa, que no da la impresión de estar saltando entre un webinar y otro. 

Ideas para conferencias virtuales

El reto más grande para cualquier conferencia virtual es mantener a tu audiencia enganchada. Para superar esto, hemos elaborado algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarte a mejorar la experiencia del asistente. 

Ponte creativo con la tecnología

Una buena conferencia virtual es una que exhibe toda la tecnología que tienes a tu disposición. Esto no significa usar solo Zoom, al contrario. Se trata de explorar qué opciones tienes y cómo las puedes integrar en una conferencia virtual atractiva.

El pegamento que une todos estos elementos es tu plataforma de eventos virtuales. Por ejemplo, el escenario virtual actúa como la pieza central que combina todas las diferentes partes de la experiencia de asistente en una sola. 

Es el lugar donde los asistentes acceden al video-contenido, interactúan con otros participantes a través de un chat en vivo y networking, entrar en las salas de experiencia digital, dan un vistazo a los booths de los sponsors, y en términos generales, acceden a todo lo relacionado con el evento virtual.

Desarrolla talleres paralelos para los asistentes

Asegúrate de darle a los participantes la opción de registrarse antes en estos talleres, de esta manera, estos pueden encontrar y asistir a los talleres más importantes para ellos, y mejor aún, lo harán con otras personas que comparten los mismos intereses. 

Al segmentar tu evento virtual en talleres paralelos, los participantes tendrán la oportunidad de conocerse en un entorno más íntimo, por lo que es mucho más fácil romper cualquier barrera virtual a la comunicación y la interacción. 

Además, los participantes pueden encontrar valor real al asistir a estas sesiones, puesto que, estas responden directamente a sus necesidades. Naturalmente, esto le da a tu programa una muy necesaria variedad, más allá de las keynotes y los paneles de discusión que no pueden ofrecer el mismo nivel de interacción y engagement del asistente. Solo asegúrate de que la tecnología de tu evento ofrezca sesiones simultáneas. 

Hazlo interactivo con encuestas y cuestionarios

El engagement de la audiencia es el grado en el que los asistentes participan activamente y se sienten cautivados por tu evento. Cuando eres capaz de hacer esto, tendrás asistentes que están satisfechos y activamente involucrados con tu contenido (haciendo mucho más fácil para ti lograr las metas de tu evento).

Un software de engagement de audiencia le permite a los planeadores de eventos interactuar con su audiencia por medio de cuestionarios, encuestas y P&Rs en tiempo real. Al atraer audiencias y traer interactividad, los organizadores pueden capturar fácilmente las ideas y opciones de los asistentes, y por otro lado, los asistentes tienen la oportunidad de expresar sus pensamientos y dirigir la conversación de las charlas. 

En términos generales, los miembros de la audiencia responden los cuestionarios y quizzes o suben preguntas a través de una segunda pantalla que viene en la forma de un teléfono móvil, tableta o laptop. Es importante decir que esto no resta valor a la experiencia del asistente en el escenario virtual e incluso tiene el bonus de que los asistentes no estarán usando sus teléfonos o tabletas para hacer algo improductivo. 

Crea un green room especial y ofrece acceso a tus oradores

Los green rooms siempre han sido una forma fantástica para que los asistentes conozcan e interactúen con los oradores. Y tú puedes hacer lo mismo en tus eventos online ofreciendo una sala virtual. Esta puede ser ofrecida como una sesión simultánea mientras transcurre el evento. 

Para sacar el máximo provecho, asegúrate de que tus oradores se queden después de su charla para que los asistentes puedan hacer cualquier pregunta inesperada y pasen algún tiempo valioso charlando con ellos para conocerlos. 

Dado lo duro que puede ser conectar a los asistentes con los oradores, especialmente en un evento online, esta es una forma segura de darles tiempo con los líderes de la industria y expertos. En términos de valor, no hay nada mejor para tus asistentes, por lo que tener una green room virtual puede ser un diferenciador real para tus eventos online. 

Conclusión

Despertar el interés inicial y luego mantener la atención de tu audiencia siempre será una gran tarea. Pero con la tecnología adecuada, puedes hacerlo. Al usar una plataforma de eventos virtuales, como Eventtia, puedes crear experiencias atractivas que sorprenderán a tus asistentes, todo esto mientras atraes una gran audiencia, mantienes los costos bajos, y tienes un mayor control de tus métricas.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

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