Sitio web y registro
Construimos la página de tu evento y configuramos el formulario, los tipos de participante y los mensajes de confirmación.
Tu evento listo para recibir registros.
Servicios Eventtia
Tu evento tiene un plan. Nosotros lo ponemos en marcha.
Un equipo que conoce los eventos por dentro y trabaja con inteligencia artificial para llegar más lejos. Te acompañamos antes, durante y después, en la oficina y en la puerta.
Para clientes de Eventtia y para equipos que usan otras herramientas.
01 · Un equipo que ejecuta
Más manos para tu equipo de eventos.
Delega una tarea concreta o suma apoyo durante todo el evento. Antes de empezar acordamos contigo los entregables, las fechas y el nivel de acompañamiento.
Bases de datos
Organizamos, depuramos y cargamos tus listas de invitados; también las segmentamos y las mantenemos al día hasta el cierre.
Una base limpia, lista para trabajar.
Comunicaciones
Preparamos y enviamos invitaciones, confirmaciones, recordatorios e información práctica para cada tipo de participante, por correo y por WhatsApp.
Cada mensaje, a tiempo y a la persona correcta.
Operación del evento
Cargamos agendas y contenidos, seguimos las inscripciones y resolvemos con tu equipo los ajustes del día a día.
Menos tareas operativas en tu escritorio.
Acreditación el día del evento
Montamos el punto de registro, instalamos las impresoras, entregamos credenciales y atendemos a cada participante en la entrada.
Proyectos con inteligencia artificial
Automatizaciones y herramientas a la medida de tu operación, construidas con IA y revisadas por nuestro equipo.
Área comercial y patrocinios
Organizamos los espacios disponibles de tu evento y cargamos sus precios y paquetes. Así tu equipo puede vender cada espacio a sus patrocinadores y cerrar los acuerdos desde un solo lugar, sin hojas de cálculo ni negociaciones dispersas.
Vende más y negocia mejor.
02 · Junto a ti, en el evento
El día del evento, cuenta con nosotros.
Aquí empezó todo. Llevamos años operando la entrada de eventos, y sabemos que la primera impresión de un asistente se juega en la fila de acreditación. Por eso llegamos antes de que abran las puertas y nos vamos cuando entró el último participante.
Punto de acreditación listo desde la apertura
Montamos las mesas de registro, organizamos las filas y dejamos todo probado antes de la primera llegada.
Credenciales diseñadas para tu evento
Un diseño por tipo de participante, con su código QR. Te las entregamos listas para la imprenta o las imprimimos en sitio el mismo día.
Impresoras instaladas y probadas
Instalamos y configuramos las impresoras, y adaptamos el diseño de la credencial al formato de impresión que usa tu evento.
Check-in con QR o por nombre
Validamos el ingreso con la app de check-in de Eventtia, a la entrada del evento o en cada sala y sesión.
Kits y materiales en la misma fila
Si tu evento entrega kits de bienvenida o materiales, los repartimos junto con la credencial, sin una segunda fila.
Asistencia en vivo, en un enlace
Compartimos con el organizador un enlace que muestra cuántas personas han ingresado frente a las registradas, sin tener que pedir cifras durante el día.
Todo preparado para recibir.
Revisamos el registro y la base de datos, diseñamos las credenciales y coordinamos equipos, personal y horarios.
Un equipo en la entrada.
Atención en el punto de registro, impresión, check-in, avisos por WhatsApp a los asistentes y solución de los imprevistos del día.
El cierre, resuelto.
Un reporte de cierre listo para presentar, con registro, asistencia y resultados de la encuesta, más los certificados de participación.
03 · Nuevas posibilidades con IA
La IA puede hacer mucho. Hagámosla trabajar para tu evento.
Hoy la inteligencia artificial pone el software al alcance de cualquiera. La diferencia la hace quien sabe ponerla a trabajar sobre un problema real, y eso es lo que hacemos en nuestra propia operación.
Si tienes una tarea que consume demasiado tiempo o una idea que no sabes cómo ejecutar, empecemos por ahí.
De datos dispersos a información útil.
Cruzamos registros, asistencia y encuestas de varios eventos para encontrar lo que se repite y decidir mejor el próximo.
De tareas manuales a flujos conectados.
Conectamos formularios, bases de datos y herramientas de trabajo para quitarle a tu equipo las cargas repetidas y el copiar y pegar.
De una idea a una herramienta propia.
Construimos sitios, formularios o pequeñas herramientas internas que se adaptan a la forma en que tu equipo organiza sus eventos.
De consultas repetidas a una atención más ágil.
Preparamos un asistente con la información de tu evento que responde las preguntas frecuentes y pasa al equipo las que necesitan una persona.
Cada proyecto con IA empieza por una evaluación: revisamos tus datos, las herramientas que usas y lo que se puede conectar. Con eso definimos un alcance realista antes de cotizar.
04 · Así trabajamos
Una necesidad concreta, un plan para resolverla.
Puedes llegar con una lista de tareas o con un problema que todavía no sabes cómo abordar.
- 01
Entendemos lo que necesitas
Revisamos el evento, las fechas, las herramientas y lo que quieres delegar.
- 02
Definimos el alcance
Acordamos entregables, responsables y presupuesto antes de empezar.
- 03
Lo ejecutamos contigo
Preparamos, probamos y ponemos en marcha el trabajo, con seguimiento del equipo hasta el cierre.
El apoyo que necesitas
Una tarea puntual
Un entregable bien definido.Un evento completo
Apoyo en todas sus etapas.Un programa de eventos
Acompañamiento durante el año.
Antes de empezar
Algunas respuestas.
¿Necesito usar Eventtia para contratar los servicios?
No. Trabajamos con clientes de Eventtia y con equipos que usan otras plataformas. Primero revisamos tus herramientas y los accesos que necesitamos.
Ya soy cliente de Eventtia. ¿Esto reemplaza el soporte que tengo?
No. El soporte de la plataforma sigue incluido en tu licencia. Los servicios son trabajo que hacemos por ti, como preparar el sitio, operar la acreditación o construir un reporte, y se cotizan aparte.
¿Puedo contratar solo la acreditación en sitio?
Sí. Con el número de asistentes, el lugar, las fechas y el tipo de credencial preparamos una propuesta de personal, equipos e impresión.
¿Pueden acompañar un evento fuera de Colombia?
Sí. Ya hemos operado eventos en México, Perú, Panamá, Bolivia y Argentina. Los viajes y la estadía del equipo se suman a la propuesta.
¿Quién revisa lo que hace la IA?
Nuestro equipo. Para cada proyecto definimos qué hace la IA, qué revisa una persona y qué necesita tu aprobación, sobre todo en los mensajes que salen a tus participantes.
¿Cómo se cotiza un servicio?
Según el alcance, los entregables, las fechas y el personal que requiera. En los proyectos con IA, primero evaluamos qué se puede hacer y después armamos la propuesta.
Hablemos de tu evento
Cuéntanos qué quieres dejar en nuestras manos.
Qué estás organizando, cuándo y dónde. Podemos empezar por una sola tarea.
Podemos empezar por
- Preparar el sitio y el registro.
- Limpiar y cargar tu base de datos.
- Operar la acreditación el día del evento.
- Preparar el reporte de cierre.