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La guía definitiva para la planeación de eventos: cómo planear un evento

La guía definitiva para la planeación de eventos: cómo planear un evento

Planeación de eventos
August 25, 2021

Escrito por:

Thomas Davey

Uno de los mayores desafíos cuando se está organizando un evento es la etapa de la planeación: incluso organizar un evento pequeño y aparentemente simple, puede ser una tarea retadora con todos los distintos detalles que hay que considerar y ajustar.

Si esta es la primera vez que planeas un evento, es probable que saber por dónde empezar sea abrumador, pero no temas, porque has llegado al lugar correcto. 

En esta guía definitiva para la planeación de eventos, discutiremos todo lo que necesitas saber acerca de la planeación, organización y ejecución de eventos paso por paso. Al seguir estos pasos, podrás organizar un evento exitoso y atraer más asistentes en poco tiempo.

Sin más preámbulos, comencemos: 

Paso 1: Define metas SMART

El primer paso que deberías tomar cuando planeas un evento es pasar algún tiempo pensando realmente la razón y los objetivos para organizar este evento.

Si no descubres los objetivos de tu evento, no podrás descubrir la dirección correcta para tu evento.

Saber tus objetivos podría incluso dictaminar qué tipo de eventos deberías organizar para maximizar la oportunidad de conseguir tus objetivos.

objetivos-del-evento

Primero, decide una meta principal para tu evento. Esta puede ser muchas cosas, entre ellas: 

  • Apoyar el lanzamiento de un nuevo producto
  • Aumentar el “awareness” de la marca
  • Vender más productos/servicios durante el evento
  • Educar a tu audiencia objetivo en algo

Etcetera. Aunque es posible tener una combinación de diferentes metas como tu meta principal, es mejor enfocarse en solo una o dos metas.

Después, planea metas SMART  mucho más específicas que se deriven de la meta principal. Recuerda, que SMART viene de:

  • Specific (Específico): Establece tus metas tan concretas y específicas como sea posible.
  • Measurable (Medibles): Asignar KPIs y métricas para medir tu progreso referente a la consecución de esta meta.
  • Attainable (Alcanzable): Es decir, que sea lo suficientemente realista para conseguirlo dentro del tiempo deseado. Es importante mantener la moral de tu equipo.
  • Relevant (Relevante): Evidentemente, los objetivos de tu evento deben alinearse muy bien con el objetivo a largo plazo de tu organización.
  • Time-bound (de Duración Limitada): Debemos tener la capacidad de establecer un tiempo realista pero ambicioso para cada meta y así poder mantener la motivación.

Aquí tienes algunos ejemplos de metas SMART para la planeación de eventos:

  • Vender 100 productos de los promocionados en tu evento
  • Obtener 1000 menciones más en las redes sociales durante el evento
  • Obtener 1000 seguidores más en Instagram antes, durante y una semana después del evento.

Paso 2: Crear un plan preliminar

En base a los objetivos que discutimos arriba, podemos empezar a crear un borrador del plan del evento.

Este plan preliminar debe incluir detalles claves que consideren cómo conseguiremos los objetivos planeados que discutimos en el primer paso. Ten en cuenta que esto no necesariamente tiene que ser algo fijo, y que siempre puedes hacer cambios en el camino.

Sin embargo, debes incluir detalles preliminares como:

  • Periodo de tiempo: Si tienes una fecha planeada (y puedes conseguir el venue para esta fecha), entonces puedes ponerla en el borrador. Sin embargo, puedes simplemente poner una fecha tentativa para el evento (ejm. El próximo marzo)
  • Ubicación: Ya sea un evento online/virtual u offline. Si es un evento offline, también decide si el evento será local o si será realizado desde diferentes locaciones. Crea una lista de venues y ciudades/países para tu evento.
  • Detalles de los asistentes: El número de asistentes a tu evento también determinará el tamaño del venue que necesitas. Si este va a ser un evento de 1000 personas, entonces necesitarás un venue donde se pueda acomodar este número. También, deberás descubrir otros detalles de tu audiencia objetivo: datos demográficos, ubicación, etc.
  • Tipo de evento: Basado en los objetivos que has planeado, puedes decidir el tipo de evento que mejor se acomode a este objetivo. Obviamente hay diferentes tipos de eventos que puedes escoger, incluyendo (pero no solamente estos):
  • Conferencias
  • Talleres/clases
  • Ferias y exposiciones
  • Competiciones
  • Festivales
  • Sesiones de oradores

Basados en este plan preliminar, debes también estimar el presupuesto necesario y crear una propuesta interna para asegurar la participación de los miembros de la organización (si los hay). Puedes entonces empezar planeando los sponsors, líderes o, los speakers del evento, y los expositores.

Paso 3: Decidir tu venue y fecha

Antes de planear tu evento, e incluso antes de crear tu equipo, es mejor decidir un venue y una fecha para tu evento. 

Empieza investigando algunas opciones de venues tan pronto como sea posible: decidir la mejor fecha en función de la disponibilidad del  venue es muy importante, y puede ser todo un reto.

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No olvides que hay varias variables que dependen del venue, como las acomodaciones, el catering, el diseño, el arreglo de los viajes para los asistentes, etcétera.

Es por esto que, entre más temprano puedas decidirte por un lugar y una fecha, mejor podrás planear otros elementos del evento sin tener que preocuparte por esto.

Querrás también considerar factores estacionales de tu ubicación; los costos de viaje y los venues más populares podrían ser mucho más caros de reservar en ciertos meses, dependiendo del lugar.

Investiga tus opciones cuidadosamente, y no temas hacer tantas preguntas como sea posible cuando hables con los representantes del venue.

Paso 4: Establece tu equipo de ventas

Si es un evento bastante pequeño y simple y estás planeando organizar el evento tú mismo (o con la ayuda de una o dos personas), entonces puedes saltar este paso.

Sin embargo, si estás planeando un evento más grande, lo más probable es que necesites un equipo debidamente organizado que te ayude a planear, organizar y ejecutar la producción de tu evento.

El secreto para construir un equipo exitoso está en asignar los roles y las responsabilidades adecuadas a las personas adecuadas, y es mejor designar roles tan pronto como sea posible. Debes empezar por nombrar un manager de proyectos/eventos (si no eres tú) quien será responsable de supervisar todo el proyecto del evento.

Además, si tu equipo es bastante pequeño, entonces está bien asignar varios roles a una persona (aunque es mejor limitar una sola persona a no más de dos roles).

Aquí hay algunos roles importantes a considerar en un equipo de eventos: 

  •  Manager de eventos: Supervisa el equipo entero y es el responsable último de la ejecución entera del evento. Toma decisiones de alto nivel que incluyen el manejo del presupuesto del evento.
  • Coordinador de marketing: Responsable de la estrategia de comunicación y promoción, y de la ejecución de la promoción del evento antes, durante y después de este.
  • Diseñador: Crucial para todos los componentes visuales de tu evento, desde el diseño del escenario, el website, los emails y los recursos de redes sociales, entre otros.
  • Coordinador principal On-site: La persona a la cual se acude si pasa algo el día del evento en el venue, el contacto principal del venue para los vendedores, expositores, sponsors, etc.
  • Planificación: Coordina las reuniones antes y durante el evento, trabaja con los oradores/expositores, y se asegura de que el horario del evento esté actualizado y en buen estado.
  • Registro: Trabaja con los proveedores del software de venta de entradas del evento, produce y maneja los tickets, y se asegura de que el proceso entero de registro funcione con fluidez.
  • Patrocinio: Vende oportunidades de patrocinio y mantiene relaciones con los patrocinadores actuales.
  • Event technologists”: Responsable del proceso entero del evento y de la pila de marketing tecnológico para asegurar que estés recolectando los datos en cada etapa de tu evento y garantizar que estos datos estén siendo sincronizados.

Paso 5: Desarrollar el Branding de tu evento

Es crucial tener una fuerte personalidad en tu branding para ayudar a que tu evento permanezca en la mente de tus asistentes objetivo. Una marca fuerte también puede ayudar 

A direccionar tu evento.

En general, la marca de tu evento debe alinearse con la marca de tu organización, pero también debe tener una marca sólida por sí mismo.

Deberías considerar: 

  • El nombre del evento: muy importante, pues esto será lo primero que tus asistentes verán.
  • Logo, colores de la marca, y otros elementos de diseño: Deben alinearse bien con los elementos de diseño de tu negocio.
  • Decoración on-site, señalización, firma de email: Los pequeños detalles visuales de tu evento y los materiales promocionales deben apoyar el branding completo del evento.

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Paso 6: Detallar tu plan

Muy autoexplicativo, en este paso debes planear todos los detalles del programa de tu evento.

Como con tu venue, es mejor decidir todos los detalles tan pronto como sea posible. Sin embargo, no es necesario que todos los horarios finalicen antes de que puedas empezar a promocionar el evento, y siempre puedes hacer cambios incluso después de que los tickets hayan sido comprados.

Aún así, es importante tener al menos un framework detallado del evento tan pronto como sea posible.

Paso 7: Confirmar los oradores, expositores y patrocinadores

En este paso se trata de conseguir las partes externas que van a ser cruciales para el éxito de tu evento.

Arma una lista de patrocinadores y expositores que quieren participar en tu evento, y haz una investigación exhaustiva para entender si estos son ideales para tu evento.

Para conseguir sponsors, debes descubrir cómo ellos se benefician de colaborar con tu marca y/o participar en tu evento, por ejemplo:

  • Audiencia objetiva mutua
  • Productos/servicios complementarios
  • Ellos lanzaron un producto recientemente y necesitan promocionarlo

Tomate el tiempo de crear paquetes de sponsorship completos antes de contactar con tus patrocinadores.

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Paso 8: Asegura tu pila tecnológica

Hoy en día, es virtualmente imposible organizar un evento sin la ayuda de la tecnología. La gente esperará un registro online, y tú necesitarás una solución tecnológica para esto, y debes considerar tecnologías que puedan ayudar a mejorar la productividad de tu equipo.

Debes considerar: 

  • Registro online: plataformas de gestión de eventos como Eventtia facilitan el registro y venta de tickets online y el manejo de este registro online.
  • Tecnología de productividad: Puedes usar herramientas como Trello, Slack, y Zoom para asistir la productividad de tu equipo.
  • App de eventos: Si se trata de una app anual, querrás considerar crear una app para el evento que mejore la experiencia del asistente y optimice tus promociones/comunicaciones.
  • Transmisión en vivo: Es muy normal hoy en día transmitir en vivo los evento offline, y muchos eventos son 100% virtuales por naturaleza, necesitarás considerar el equipo y la plataforma correcta para transmisiones en vivo.

Paso 9: Desarrolla un plan promocional

El último paso aquí es crear un plan de marketing integral para tu evento.

En este paso, debes describir las tácticas de marketing en detalle que usarás para atraer más asistentes, y la clave aquí es tener un amplio entendimiento de tus asistentes objetivo.

Evalúa los canales de marketing disponibles, y verifica cuáles tienen más posibilidades de ayudarte a conseguir tu audiencia objetivo. 

Conclusión

planear-tu-eventoAl seguir los pasos que discutimos anteriormente, estás listo para empezar a planear y organizar tu propio evento.

Como se discutió, cuando se planea un evento, entre más rápido, mejor: asegura el venue y la fecha del evento tan pronto como sea posible para que puedas avanzar en los otros detalles.

Además, crea un sistema de gestión que te ayude a evaluar el evento después de que finalice, midiendo el rendimiento real con tu objetivo(s). Puedes, por ejemplo, realizar encuestas para entender mejor la experiencia de tus asistentes durante el evento.

 

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

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