Los patrocinios siguen siendo una de las mejores formas de financiar un evento. Sin embargo, conseguir patrocinadores para un evento suele ser un desafío, especialmente si no sabes dónde buscar o cómo crear una propuesta.
La investigación muestra que el 53% de las organizaciones gastan más dinero en patrocinar y asistir a eventos que en organizar eventos (47%), por lo que los acuerdos de patrocinio pueden ser organizados – solo requieren algunas habilidades y conocimiento para asegurar.
Entonces, ¿cómo exactamente consigues patrocinadores para un evento? Si te sientes abrumado, no te preocupes, estamos aquí para ayudarte.
Para ayudar, hemos decidido crear esta guía detallada. Recorre el proceso paso a paso de cómo obtener patrocinadores para un evento, y también analiza los diferentes tipos de patrocinadores que puedes conseguir, así como los beneficios de obtener patrocinio.
¿Qué es el patrocinio de eventos?
El patrocinio es cuando una empresa o individuo acepta apoyar un evento financieramente o mediante la provisión de productos o servicios. A cambio, el patrocinador típicamente recibe reconocimiento, oportunidades de publicidad u otros beneficios que mejoran la visibilidad y la reputación de su marca.
Es una asociación donde ambas partes se benefician, el evento obtiene los recursos necesarios para tener éxito, y el patrocinador gana exposición a una audiencia específica.
Un patrocinio no es una donación. Una donación se da libremente, generalmente para apoyar una buena causa sin esperar nada a cambio. Un patrocinio, por otro lado, es un acuerdo comercial.
Los beneficios de conseguir patrocinadores para tu evento
Tener un patrocinador para tu evento proporciona una variedad de beneficios no solo para tu organización, sino también para el propio patrocinador.
Beneficios para la organización que hospeda el evento
Por supuesto, conseguir un patrocinador para cubrir algunos de los costos, o donar cosas por las que no necesitas pagar de tu bolsillo, puede reducir significativamente el costo de organizar el evento.
Además del apoyo financiero directo, tener patrocinadores también puede atraer a más personas a tu evento, lo que a su vez genera más ingresos. Una gran razón para esto es que asociarse con un patrocinador conocido o influyente puede legitimar tu evento y darle un perfil más alto y más credibilidad.
Esto no solo puede atraer a más asistentes, sino también una atención mediática significativa en algunos casos. Algunos patrocinadores también pueden mejorar la experiencia de los participantes proporcionando actividades o demostraciones exclusivas para que disfruten o participen.
Beneficios para la organización patrocinadora del evento
Una razón principal por la cual los patrocinadores apoyan eventos es para mejorar su notoriedad de marca. Los eventos pueden proporcionar una exposición significativa para una empresa, especialmente si su logotipo y marca son visibles a lo largo del evento.
Los eventos también ofrecen a los patrocinadores la oportunidad de tener contacto directo con su audiencia objetivo mientras la audiencia está cautivada y comprometida. Del mismo modo, los eventos son un lugar perfecto para que los patrocinadores hagan networking con socios potenciales, clientes y consumidores. Como resultado, muchas empresas pueden utilizar los patrocinios como una forma de establecer conexiones importantes en la industria y fomentar relaciones clave.
Una empresa también puede mejorar su imagen y reputación patrocinando un evento, especialmente si está apoyando una buena causa. Esto también puede tener el beneficio adicional de aumentar el reconocimiento de marca, ya que a muchas personas les encanta apoyar (y seguir apoyando) a empresas que retribuyen.
Tipos de patrocinadores de eventos
Antes de sumergirte en el mundo de los patrocinadores de eventos, es importante saber que no todos los patrocinadores y patrocinios son iguales. De hecho, hay múltiples tipos de patrocinios que puedes asegurar para tu evento.
Patrocinio financiero
Un patrocinio financiero es sencillo, ya que implica que el patrocinador te proporcione fondos para ayudar a cubrir algunos de los costos del evento, a cambio de beneficios promocionales. La cantidad exacta que proporciona un patrocinador varía, pero cuanto más da, más promoción generalmente obtiene.
Un ejemplo importante de patrocinio financiero es Apple Music patrocinando el espectáculo de medio tiempo anual del Super Bowl, que es uno de los eventos más vistos en la televisión y corona al campeón de la temporada de la National Football League (NFL). Se cree que Apple Music paga alrededor de $50 millones anualmente para patrocinar el evento.
La NFL obtiene estos fondos para ayudar a cubrir los costos de producir y crear el espectáculo, mientras que Apple Music obtiene su branding frente a cientos de millones de personas antes del evento y durante el espectáculo mismo.
Patrocinio comercial
El patrocinio comercial (también conocido como patrocinio en especie) es un término amplio que se refiere a escenarios en los que un patrocinador contribuye con algún tipo de bien o servicio en lugar de dinero. Esto podría ser proporcionar la comida para un evento, mercancía exclusiva, equipamiento, espacio del recinto, entretenimiento, donaciones de premios o una variedad de otras cosas.
Por ejemplo, Gatorade tiene un patrocinio comercial con el programa de iniciativas urbanas de Little League, donde proporciona a cada equipo en ligas asociadas en todo el país paquetes de hidratación para niños que juegan al béisbol.
Esto proporciona miles de paquetes de hidratación gratuitos a los niños mientras al mismo tiempo mejora la reputación positiva de Gatorade.
Otro ejemplo es beneficiarse de los servicios de uno de los proveedores de eventos de forma gratuita o con descuento.
Patrocinio de medios
Un patrocinio de medios es cuando algún tipo de medio de comunicación proporciona cobertura para tu evento. Esto podría ser publicidad del evento antes de que comience, así como reportajes en vivo mientras se desarrolla. Este tipo de patrocinador ayuda a aumentar la notoriedad y visibilidad de tu evento, y también puede reducir los costos de marketing. A cambio de esta cobertura, estos patrocinadores de medios obtienen mayor promoción y reconocimiento de marca.
Por ejemplo, Vox Media patrocina la conferencia South by Southwest (SXSW) en Texas con la esperanza de obtener exposición a su amplia y diversa audiencia, involucrar al público y presentar sus numerosos pódcast y programas a una audiencia cautiva.
En algunos casos, un patrocinador de medios también puede obtener derechos exclusivos para cubrir un evento, lo que puede atraer más atención a su sitio web, canal de TV o periódico.
Patrocinio de influencers
Los patrocinios de influencers son similares a los patrocinios de medios, excepto que generalmente se refieren a asociarse con individuos e influencers en lugar de con empresas y organizaciones. El objetivo de este tipo de asociación es el mismo, que es aumentar la notoriedad y el alcance de tu evento, a cambio de más visibilidad o promoción para el influencer.
Un ejemplo de un patrocinio promocional que tuvo grandes resultados es cuando el videojuego Fortnite se asoció con DJ Marshmello para organizar un evento virtual y concierto en 2019.
Millones de personas asistieron en vivo, y atrajo a un montón de personas al juego y aumentó la popularidad de Marshmello en las redes sociales y plataformas de streaming por igual.
Cómo encontrar los patrocinadores adecuados para tu próximo evento: 5 métodos probados
Ahora que ya conoces los beneficios del patrocinio y los tipos de patrocinios que puedes asegurar, revisemos el proceso para conseguir patrocinadores para un evento.
Paso 1: comprende tu evento por completo
Asegurar el patrocinio de eventos es esencialmente “vender” tu evento a compradores potenciales, los patrocinadores.
Empieza identificando tu propuesta única de valor (UVP). ¿Qué hace que tu evento sea único frente a sus competidores?
Cuanto más precisamente puedas definir los puntos de venta únicos de tu evento y comunicar estos con patrocinadores potenciales, más probable será que asegures patrocinadores. Pregúntate:
- ¿Cuál es el tema del evento?
- ¿Cuál es la visión del evento?
- ¿Qué metas y objetivos estás tratando de lograr a través del evento?
- ¿Cuáles son los valores de tu marca y del evento?
Una vez que hayas respondido todas estas preguntas, el siguiente paso es identificar posibles empresas (los “compradores potenciales”) que puedan estar interesadas en patrocinar el evento.
Paso 2: Identifica por qué los patrocinadores pueden querer patrocinar tu evento
En este paso, nos enfocamos en entender por qué tus patrocinadores objetivo buscan oportunidades de patrocinio.
Recuerda que el patrocinio es una inversión para estas empresas. Cuanto mejor demuestres que tu evento puede proporcionar un gran retorno sobre sus inversiones, más probable será que lo patrocinen.
Por lo tanto, al desarrollar tu campaña de patrocinio de eventos, es crucial entender los diferentes tipos de ROI que tus patrocinadores objetivo esperan. A continuación se presentan algunos valores que podrías querer comunicar a los posibles patrocinadores mientras “vendes” tu evento:
- Generación de leads: Ganar más clientes potenciales sigue siendo uno de los mayores desafíos para muchas empresas, y muchas están explorando la posibilidad de obtener más leads a través del patrocinio de eventos.
- Demografía valiosa de audiencia: Las empresas pueden tener dificultades para acceder a cierto segmento demográfico por una razón u otra, y si tu evento puede atraer a esta audiencia objetivo, puede ser una valiosa propuesta para los patrocinadores objetivos. Además, muchas empresas solo patrocinan eventos que tienen como objetivo audiencias similares a las suyas.
- Exposición en redes sociales: No es ningún secreto que la presencia en redes sociales es un activo valioso en esta era digital, y muchas empresas ven los patrocinios de eventos como una oportunidad para mejorar su rendimiento en redes sociales. Si tu evento puede ayudar a las empresas con la exposición en redes sociales, puedes atraer empresas que buscan promover sus canales de redes sociales.
Hay otros valores que puedes ofrecer a las empresas para hacer que quieran patrocinar tu evento, y los tres anteriores son solo algunos de los ejemplos más comunes. La clave es entender su motivación para que puedas comunicar efectivamente estos valores en tu propuesta de evento.
Paso 3: Identifica los criterios de tus patrocinadores ideales
Es crucial enfocar tus esfuerzos en los patrocinadores adecuados que tienen más probabilidades de patrocinar tus eventos para que tu tiempo y recursos no se desperdicien.
Aquí tienes algunos ejemplos de factores que puedes incluir en tu lista de criterios:
- Valores específicos de marca y empresa que se alinean bien con los tuyos.
- Empresas con una misión particular.
- Empresas que han patrocinado eventos similares en el pasado.
- Empresas que acaban de lanzar un producto, y el mercado objetivo del producto se alinea con el mercado objetivo de tu audiencia.
Y así sucesivamente.
Esta lista de criterios tiene como objetivo identificar patrocinadores objetivo que se alineen bien con la visión y los objetivos de tu evento, maximizando la probabilidad de asegurar patrocinio.
La clave para garantizar el éxito en este paso es construir asociaciones saludables y a largo plazo en lugar de centrarse únicamente en asegurar financiación. ¿Qué tipos de empresas serían socios ideales para tu evento? ¿Cuáles son los valores fundamentales de marca que buscarías en un socio?
Cuanto más específicos y completos sean tus criterios para los patrocinadores, más probabilidades tendrás de asegurarte patrocinios exitosos.
Paso 4: Identifica e investiga las empresas objetivo
Basado en la lista de criterios que has definido anteriormente y los pasos previos, es hora de buscar activamente las empresas ideales como tu objetivo.
Nuevamente, cuanto más completos y claros sean tus criterios, más fácil será este paso. Aquí te damos algunos consejos:
- Busca otros eventos similares al tuyo y verifica a sus patrocinadores (deberían estar disponibles en su sitio web y páginas de redes sociales).
- Desarrolla un buyer persona e identifica el público objetivo de tu evento. Busca empresas que compartan un público objetivo similar a tu evento.
- Encuesta a tus asistentes objetivo (es decir, monitorea sus interacciones en redes sociales) e identifica las marcas con las que a menudo interactúan.
- Usa plataformas en línea para encontrar patrocinadores potenciales y para ayudarte a crear paquetes de patrocinio personalizados para cada patrocinador objetivo.
Crea una lista corta de posibles patrocinadores e investiga estas empresas a fondo. Aquí hay algunas preguntas que debes hacerte al investigar posibles patrocinadores:
- ¿Cuál es la posible razón del patrocinador objetivo para patrocinar tu evento?
- ¿Cuáles son los valores de marca del patrocinador objetivo?
- ¿Qué beneficios ofrecerás al patrocinador?
- ¿Tiene la empresa un presupuesto suficiente para patrocinar tu evento?
- ¿Tiene la empresa un departamento de marketing o publicidad por separado? (las empresas con departamentos de marketing dedicados tienden a patrocinar más eventos)
Y así sucesivamente.
Recuerda que cuanto mejor comprendas a tus patrocinadores objetivo y por qué podrían estar interesados en patrocinar tu evento, mayor será tu probabilidad de éxito.
Paso 5: Identificar a los tomadores de decisiones clave
Asegurar patrocinadores es esencialmente asegurar un acuerdo empresarial B2B, y al tratar con otras empresas, tenemos que aceptar el hecho de que puede haber varios responsables de la toma de decisiones en la empresa.
Identificar a estos tomadores de decisiones y comunicarse con estas personas lo antes posible será clave para asegurar sus acuerdos de patrocinio.
Puedes usar plataformas como LinkedIn para identificar a estas personas clave y herramientas como Hunter.io para encontrar su información de contacto (correo electrónico).
Cómo conseguir patrocinadores para un evento: 4 pasos clave
Acercarse a los patrocinadores correctos de la manera correcta es la clave para aumentar la probabilidad de éxito en conseguir patrocinios para eventos.
Aquí tienes algunas mejores prácticas a seguir para conseguir patrocinadores para un evento:
Paso 1: Prepara tus datos valiosos
Respaldar la UVP (Propuesta Única de Valor) que identificaste anteriormente con datos convincentes es clave para asegurar patrocinadores. Tu propuesta necesita estar basada en datos si quieres que sea efectiva.
De nuevo, para los posibles patrocinadores, patrocinar tu evento es una inversión, y mostrar datos relevantes es una manera efectiva de probarles que tu evento puede proporcionar un buen retorno para sus inversiones.
Aquí están los tipos de datos para incluir en tu propuesta de evento:
- Datos de audiencia principal: incluye datos de asistencia de eventos anteriores si los tienes. Cuanto más detallado, mejor.
- Datos de encuestas de eventos pasados.
- Análisis de eventos pasados.
- Imágenes y videos cortos (1-2 minutos de duración) que muestran eventos pasados o la cultura de tu empresa si eres un nuevo organizador de eventos.
- Estimación del valor de los clientes potenciales que la empresa patrocinadora puede esperar.
Cuantos más datos valiosos puedas presentar a posibles patrocinadores, mayor será tu oportunidad de asegurar patrocinadores.
Esta es la razón por la que tener una robusta solución de software de gestión para eventos es crucial. Te permite realizar un seguimiento del rendimiento de tu evento, registrar los datos y utilizar esta información capturada en tus futuras propuestas.
Paso 2: Prepara propuestas de patrocinio sólidas y personalizadas
Finalmente es hora de preparar una propuesta de patrocinio que incluya todo lo que has preparado en los pasos anteriores.
Cada propuesta debe cubrir estos elementos clave:
Información sobre el evento
- Fechas, ubicación y tamaño del evento
- El tema del evento y los temas de contenido
- Horario/agenda
- La misión y los objetivos del evento
- Éxito pasado (si es un evento anual)
Asistentes
- Demografía de los asistentes objetivo
- El número de asistentes que acudieron a eventos anteriores (si los hay) y la estimación de asistencia para el evento
- Cómo promoverás tu evento a nuevos asistentes
Valor/beneficios
Explique cómo su evento beneficiará a su empresa, tal como se discutió en los pasos anteriores. Está bien ser directo y exponer los beneficios.
Paquetes de patrocinio
Como se discutió en el paso 2, incluye tus paquetes de patrocinio aquí.
Pruebas sociales y testimonios
Si has organizado eventos exitosos en el pasado, puedes mostrar el éxito del año pasado en tu propuesta:
- Logotipo del evento anterior
- Estudio de caso de éxitos de patrocinio anteriores
- Feedback y citas de asistentes/patrocinadores/expositores/ponentes/talentos
Sin embargo, si este es tu primer evento, aún puedes proporcionar prueba social, como tu historial de trabajo con otras empresas o clientes.
Cómo ser un patrocinador
Proporcione una llamada a la acción clara y los próximos pasos que deben seguir las organizaciones interesadas. Sea explícito y mencione la llamada a la acción varias veces a lo largo de la propuesta.
Una manera sutil de hacer esto es incluir un número de teléfono o un correo electrónico en el pie de página de cada página de propuesta.
Si buscas inspiración para tu propuesta de patrocinio, no dudes en consultar ejemplos como este deck de patrocinio de SXSW.
Paso 3: Identificar y acercar a tus posibles patrocinadores
Una vez que tu propuesta esté lista, comienza a contactar. Encuentra el contacto adecuado en cada empresa, a menudo alguien en marketing, asociaciones o alcance comunitario.
Personaliza tu mensaje. Haz referencia a su marca, por qué crees que son una buena opción y qué admiras de ellos. Sé claro sobre lo que estás pidiendo y lo que recibirán a cambio.
empieza a ponerte en contacto de 6 a 12 meses de antelación. Las grandes empresas necesitan tiempo para presupuestar y planificar, e incluso las pequeñas empresas aprecian el tiempo de preparación.
💡Consejo profesional: Concéntrate en asegurar patrocinadores de alto perfil pronto
“Tener marcas conocidas o clave de la industria a bordo desde el principio construirá credibilidad y actuará como prueba social para tu evento. Estas asociaciones inician el impulso y facilitan la obtención de patrocinios adicionales. Mencionar a estos patrocinadores clave en tu propuesta actuará como una legitimidad adicional en la percepción de los demás, mostrando confianza en el mercado para tu evento.”
- Yaniv Masjedi, director de marketing, Nextiva
Paso 4: haz un seguimiento, sin ser insistente
Si los patrocinadores a los que contactas no responden después de un tiempo, considera hacer un seguimiento. con muchas empresas muy ocupadas y recibiendo docenas o cientos de correos electrónicos, es posible que tu presentación se haya pasado por alto. incluso si no fue así, existe la posibilidad de que la empresa tuviera planes de responder, pero surgió algo más.
Cuando hagas seguimiento, asegúrate de mantenerlo breve, destacando principalmente el valor que puedes aportar así como conectando tu evento con los productos o servicios que la empresa ofrece.
Sin embargo, no apresures al patrocinador potencial molestándolo al día siguiente después de enviar tu propuesta, ya que algunas empresas pueden necesitar varios días para considerar tu oferta. Ser persistente está bien, pero no cruces la línea hacia ser molesto o irrespetuoso.
💡Consejo profesional: no tengas miedo de preguntar y negociar
No tengas miedo de ser directo y preguntar a tus patrocinadores objetivo qué quieren y qué esperan de tu evento. Saber esto te permite personalizar un paquete de patrocinio para cumplir con sus solicitudes.
Después de asegurar el patrocinio para tu evento: 3 formas de garantizar el éxito futuro
Entonces, has asegurado el patrocinio para eventos. ¡Felicidades!
Sin embargo, el trabajo no termina aquí. Fomentar las relaciones existentes con los patrocinadores y sembrar las semillas para atraer nuevos patrocinadores en el futuro es clave para el éxito a largo plazo. No descuides estos pasos importantes:
1. Crea un informe de patrocinio post-evento oportuno
Para convertir a los patrocinadores de una sola vez en socios a largo plazo, captura datos inmediatamente después de tu evento e informa a los patrocinadores de inmediato. Aquí es donde una solución de análisis de eventos como Eventtia podría ser útil.
No olvides incluir una nota de agradecimiento personalizada para expresar tu gratitud por su apoyo, y así fomentar el reconocimiento de marca.
💡Consejo profesional: “Tu mejor recurso para proponer a tu próximo patrocinador es qué tan bien informaste a tu último. Fotos, métricas sociales, feedback de los asistentes—todo listo dentro de los 10 días posteriores al evento. Si tu informe post-evento es sólido, tu propuesta previa se escribe sola la próxima vez.”
- Peter Lewis, Director de Crecimiento, WebStreet
2. Continúa cultivando relaciones con los patrocinadores
Intenta mantener relaciones saludables con todos los patrocinadores que has asegurado, incluso si no planeas organizar otro evento en el futuro cercano (nunca se sabe). Además de compartir un informe de patrocinio con ellos, considera invitar a tus patrocinadores a una reunión de análisis posterior al evento para discutir su experiencia y obtener información valiosa sobre lo que funcionó bien y qué mejoras puedes hacer.
Comprométete a actualizar a los patrocinadores sobre eventos futuros e involucrarlos en las etapas de planificación para darles una sensación de pertenencia sobre tu próximo evento.
3. Comparte el éxito del evento a través de tus canales de marketing
Tómate un tiempo después del evento para combinar los datos de tu informe posterior al patrocinio y el feedback de los patrocinadores en un estudio de caso que muestre estratégicamente el valor que ofreció tu evento.
Comparte esto ampliamente a través de tus canales de marketing y pide a tus patrocinadores que hagan lo mismo para resaltar casos de éxito para que los futuros patrocinadores potenciales los vean.
Reflexiones finales
El patrocinio es una forma poderosa de financiar y hacer crecer tu evento. Se trata de más que dinero: se trata de asociación, propósito y beneficio mutuo.
Aunque asegurar los patrocinios es esencial, especialmente si no planeas financiar tu evento tú mismo, recuerda que organizar un evento excepcional en primer lugar es mucho más crítico.
Si tu evento no está bien organizado, no podrás construir relaciones a largo plazo y duraderas con tus patrocinadores. Por lo tanto, tu tarea de conseguir patrocinadores para tu próximo evento será cada vez más difícil cada vez que organices un evento.
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Preguntas frecuentes: Conseguir patrocinadores para un evento
Aquí tienes algunas preguntas comunes sobre cómo conseguir patrocinadores para un evento, junto con sus respuestas.
¿Qué obtienen las empresas a cambio de patrocinar un evento?
Cuando una empresa patrocina un evento, suele obtener una variedad de cosas a cambio, como una mayor visibilidad de marca, un impulso reputacional, acceso a miembros comprometidos de su público objetivo y más.
¿Cuáles son las claves para crear una propuesta de patrocinio sólida?
Algunas de las claves para una propuesta sólida para un patrocinador incluyen agregar tantos datos como sea posible, transmitir valor, agregar detalles sobre tu empresa y el evento, y revisar el tipo de patrocinio que deseas.
¿Cuánto antes debería contactar a los posibles patrocinadores?
Generalmente, es una buena idea comunicarse con los patrocinadores entre seis meses y un año antes de tu evento, para asegurarte de tener suficiente tiempo para resolver la logística del patrocinio.
