No tiene sentido organizar eventos de clase mundial si no los promocionas. Para asegurarte de que los participantes asistan, necesitas dirigirte a la audiencia correcta, impulsar los registros e incrementar tu alcance para convertir tus eventos en exitosos. Pero, ¿cómo haces esto si es tu primer evento, no tienes una gran audiencia o tu marca aún no está establecida?
Para ayudarte a empezar, hemos reunido una lista de estrategias e ideas de promoción de eventos. Hay algo para cada presupuesto y tipo de evento, y muchas estrategias se pueden combinar para aumentar aún más tu alcance.
Sigue leyendo para descubrir las formas más efectivas de promocionar tus eventos y cómo Eventtia simplifica el marketing para eventos para aumentar la venta de entradas y maximizar la asistencia a tus próximos eventos.
Estrategias de promoción de eventos: Una breve descripción
Hay muchas maneras diferentes de promocionar tu evento, desde crear un sitio web para el evento hasta enfocarse en las redes sociales o patrocinadores y asociaciones. Algunas empresas prefieren concentrar sus esfuerzos en un canal de promoción, mientras que otras prefieren probar diferentes estrategias para encontrar lo que funciona mejor para su audiencia.
Independientemente de la estrategia de marketing (o estrategias) en la que te enfoques, es un buen momento para explorar soluciones de IA para hacer que tu promoción de eventos sea más rápida y efectiva. Por ejemplo, la IA puede ayudarte a personalizar correos electrónicos de eventos para participantes, crear videos sociales por una fracción del costo tradicional, o analizar datos de asistentes para orientar mejor tus estrategias de marketing.
Empezar con tu sitio web de eventos
Un sitio web para tu evento es un excelente lugar para empezar. Necesita ser visualmente atractivo y, al mismo tiempo, brindar a los asistentes toda la información que necesitan sobre tu evento, desde fechas hasta invitados especiales.
Con Eventtia, puedes crear sitios web y páginas de eventos hermosas y con marca utilizando un editor de arrastrar y soltar. Es fácil incorporar formularios de registro directamente en el sitio (o incluso en tus páginas web existentes), aumentando las conversiones y maximizando tu lista de invitados.
Por ejemplo, echemos un vistazo a esta página de evento de marca Cartier realizada usando Eventtia:
Comienza con un banner llamativo de marca con el logotipo de la empresa, luego se inicia con los detalles de la descripción del evento. Desplázate más hacia abajo, y encontrarás todos los detalles: el programa, los ponentes, y la principal información práctica incluyendo fotos y un mapa de Google al recinto del evento. Para una personalización visual avanzada, la marca de lujo francesa usó CSS personalizado directamente dentro del compositor del sitio web de Eventtia.
Examinemos algunos de los factores más importantes a considerar al crear el sitio web de tu evento o la página de evento de marca.
1. Crear un texto convincente e identidad visual
Un sitio web del evento es la fuente principal de información del evento para los asistentes, como la agenda, tiempo, lugar, y lo más importante, por qué deberían asistir. Esta es a menudo la primera impresión que los posibles asistentes tendrán de tu evento, y como sabes, las primeras impresiones son clave.
Mantén tu sitio web de eventos preciso y con un llamado a la acción claro y convincente. Piensa cuidadosamente en el lenguaje que usas, tal como lo harías para el sitio web de tu empresa u otras landing pages. Visualmente, asegúrate de que tu sitio web esté alineado con la marca, sea limpio y llamativo.
2. Hazlo compatible con móviles
Recuerda, muchos asistentes verán tu sitio web desde dispositivos móviles, así que asegúrate de que tu página o sitio web del evento sea responsivo y visualmente atractivo en pantallas más pequeñas. Si tienes formularios de registro en tu sitio, verifica que puedan completarse fácilmente desde un dispositivo móvil.
3. Destaca tu programa y oradores
Los ponentes venden entradas, por lo que es importante tenerlos destacados en tu sitio web. Incluye nombres, fotos, logotipos, información de la empresa y perfiles sociales de tus ponentes. Asegúrate de reservar también una sección de tu sitio para el programa del evento, para que tus participantes sepan qué esperar y por qué deben asistir.
4. Mantenlo simple
El objetivo de cada landing page de evento es convertir visitantes del sitio web en asistentes. Hay solo tanto que se puede atraer con el texto y una página web bien diseñada, así que asegúrate de añadir muchos botones con un único y claro llamado a la acción.
5. Prueba y optimiza
Utiliza datos, análisis e investigación para identificar los intereses de los potenciales asistentes y por qué podrían querer asistir a un evento como el tuyo. Cambiar a esta mentalidad es la manera más fácil de convertir a los visitantes del sitio web en poseedores de entradas para eventos.
También podrías querer crear diferentes versiones de tu página de eventos o sitio web y realizar pruebas A/B. Puedes probar diferentes mensajes, colores, diseños, CTAs y más. Esto te ayudará a optimizar tu sitio web para tu evento actual, así como para futuros eventos que planees.
6. Usa el retargeting de anuncios
A veces, las personas visitarán el sitio web de tu evento sin completar el registro de eventos. En este caso, puedes crear anuncios de retargeting con Google AdWords para recordarles tu evento mientras están en otros sitios web. Los anuncios de retargeting son efectivos porque estás alcanzando a una audiencia específica que ya está familiarizada con tu evento, lo que resulta en conversiones más altas.
Promoción de eventos con email: mejores prácticas
Los correos electrónicos son una excelente manera de dar a conocer tus eventos. Usa tu lista de correo y tu red de socios y oradores para generar entusiasmo alrededor de tu evento. Asegúrate de que tus correos electrónicos reflejen tu marca y concéntrate en lo importante sin escribir demasiado.
El future world forum hace esto bien en este ejemplo:
Con Eventtia, puedes crear correos electrónicos personalizados con marca que están garantizados para que los invitados se registren en tu evento. Nuestra integración fluida con sistemas CRM facilita la comunicación, el monitoreo del engagement de los participantes y el lanzamiento de campañas de marketing dirigidas sin esfuerzo.
Echemos un vistazo a algunos de los factores más importantes a tener en cuenta con el email marketing. Si estás buscando más consejos e inspiración, dirígete a nuestra guía sobre ejemplos de invitación a eventos. Cubre todo, desde líneas de asunto probadas hasta qué detalles debe contener el cuerpo de tu correo electrónico.
7. Habla con tu audiencia
No puedes construir una campaña de correo electrónico exitosa que atraiga a más asistentes si no conoces las necesidades y expectativas de tu audiencia. Céntrate en ofrecer soluciones a los puntos de dolor, ya sea el deseo de ganar más dinero, crecer sus negocios, o ahorrar tiempo (dependiendo del tipo de evento), encuentra algo que defina a tu grupo objetivo y construye tu mensaje de correo electrónico en torno a ello.
8. Mantente enfocado
Si quieres atraer a más asistentes a tu próximo evento, mantén tus correos electrónicos de invitación sencillos, pero personales. Siempre dirige a las personas por sus nombres y trata de mantener tus correos electrónicos cortos y dulces. Enfócate en los detalles más importantes y ofrece recursos (como un enlace a tu sitio web del evento) donde los asistentes puedan aprender más.
9. HTML vs correos electrónicos de texto: pros y contras
Para el marketing para eventos, los correos electrónicos HTML te ofrecen más libertad creativa. Puedes hacer branding, añadir elementos interactivos y visuales, y realmente hacer que tu llamada a la acción destaque. Por otro lado, los correos electrónicos de texto sin formato son más simples, más legibles y menos propensos a terminar en una carpeta de spam, aunque no son tan llamativos.
Invitación por correo electrónico impulsada por Eventtia
10. Haz seguimiento (pero no demasiado frecuentemente)
Si deseas atraer a más asistentes, establece un sistema de seguimiento. No te desanimes si la gente no se registra de inmediato o no responde a tu primer correo electrónico. Lo más probable es que estén ocupados o no hayan entendido realmente los beneficios de tu evento. Después de unos días, asegúrate de hacer un seguimiento y experimenta con un mensaje de invitación diferente.
Cómo promover tu evento con redes sociales
Las redes sociales pueden ser una herramienta poderosa cuando se trata de la promoción de eventos. Desde aprovechar los seguidores de LinkedIn de tus ponentes y socios hasta promocionar el evento en los perfiles de tu propia empresa, es una excelente manera de aumentar el engagement, el interés y la emoción alrededor de tu evento.
Una vez que crees una página de evento con Eventtia, puedes promocionarlo en tus canales sociales, como hizo Nike aquí:
Si estás planeando promocionar tu evento en redes sociales, aquí tienes algunos consejos para ayudarte a empezar.
11. Crea un plan de contenido y calendario de redes sociales
Crea un calendario de redes sociales, donde planees de antemano lo que vas a publicar en qué red. Debes saber POR QUÉ estás publicando cada publicación. Todas tus publicaciones deben tener un propósito específico, y debes medir el engagement de cada tipo de publicación para identificar qué resuena mejor con tu audiencia.
12. Investiga tus hashtags
Puedes crear un hashtag específico para usar en tu evento, para facilitar que otros compartan contenido relacionado con el evento en sus propias páginas. Además de un hashtag de marca, investiga hashtags populares para agregar a tus publicaciones de evento; los hashtags correctos pueden ayudar a que tus publicaciones lleguen a más potenciales asistentes en la preparación de tu evento.
13. Etiquetar a los ponentes en publicaciones
Expande tu audiencia etiquetando a los oradores e invitados VIP en tus publicaciones sociales. De esta manera, obtendrás tracción de sus seguidores, logrando más visibilidad para tu evento. Anima a los oradores a compartir tus publicaciones relacionadas con el evento en sus propios perfiles y páginas también.
14. Aprovecha diferentes plataformas
Asegúrate de aprovechar diferentes plataformas sociales. Por ejemplo, Facebook e Instagram podrían ser más efectivas para crear expectativas y entusiasmar a la gente con tu evento, mientras que X y LinkedIn son excelentes redes para compartir contenido valioso con tus (potenciales) asistentes.
15. Usa video
Hasta ahora, el formato de contenido más fácil de digerir, el video crea expectativas y emoción alrededor de tu evento. Además, es una excelente manera de aumentar el engagement de tu audiencia. Usa tu video para resaltar el propósito y el mensaje del evento que has definido. Ten en cuenta a tu audiencia y sus necesidades, y asegúrate de que el video señale cómo el evento puede beneficiarlos.
16. Crea publicaciones teaser y genera FOMO
Comparte fotos con tus seguidores que no suelen ver. Incluye a tus potenciales asistentes en la experiencia completa del evento, desde la planificación y organización hasta las fotos detrás de cámaras que ocurren durante el evento. Si es un evento anual, comparte contenido de años anteriores en la preparación para el evento, para agregar emoción y anticipación.
Usando un blog para la promoción de eventos
Escribir blogs en tu sitio es una forma efectiva de convertir visitantes en asistentes, y también te ofrece mucho contenido extra para compartir en redes sociales. Una publicación de blog realmente te permite profundizar en los detalles de tu evento, de una manera que no puedes en un correo electrónico o publicación en redes sociales.
17. Cuenta tu historia en detalle
¿Recuerdas todos esos detalles sobre tu evento que querías incluir en tus correos electrónicos de marketing, pero no tenías espacio? Una publicación de blog es tu oportunidad para explicar todo sobre tu evento, su historia y antecedentes, por qué es importante para ti y tu empresa, y así sucesivamente. Puedes crear infografías (que también pueden compartirse como publicaciones sociales) para ayudar a los asistentes a comprender la historia detrás de tu evento.
18. Invitar a los ponentes a escribir publicaciones de invitados
Si tu evento tiene un orador de alto perfil, anímalo a escribir un artículo de invitado para tu blog (o viceversa). Esto se puede compartir en publicaciones sociales y correos electrónicos, atrayendo a un público más amplio y más expectación para tu evento.
19. Aprovecha al máximo el SEO (optimización para motores de búsqueda)
Tu blog no solo es excelente para contar historias, también puedes optimizar las publicaciones del blog relacionadas con eventos para SEO, para ayudar a los posibles asistentes a encontrar información sobre tu evento cuando usen Google. Asegúrate de usar palabras clave relevantes relacionadas con tu evento a lo largo del artículo, tanto en los encabezados como en el cuerpo de la publicación de tu blog.
Promoción de eventos con patrocinadores y asociaciones
Trabajar con socios y patrocinadores es una excelente manera de aumentar la exposición y aprovechar las redes que tus socios han establecido para difundir el mensaje sobre tu evento. Encuentra patrocinadores y socios relevantes, pero evita trabajar con competidores directos en tu espacio.
Además, un software para eventos como Eventtia te permite resaltar y promover a tus patrocinadores en cada punto de contacto de tu evento, desde el registro y la página del evento hasta el marketing por correo electrónico y la aplicación para eventos.
Aquí están nuestros consejos para aprovechar al máximo a los patrocinadores y socios de eventos.
20. Crear promociones especiales y descuentos para socios
Es importante incentivar a los socios y patrocinadores para promover tu evento, ya que realmente puede incrementar tu exposición. Crea un código promocional único para cada socio y ponente; pueden usar este código cuando promuevan el evento, ofreciendo un descuento a su red. Como el código es único para ese socio, sabrás cuán efectivo fue cada socio en la promoción de tu evento. También puedes considerar pagar a los socios una tarifa de referencia por cada asistente que traigan a tu evento.
21. Crea un kit para patrocinadores y socios
Facilita a tus socios y patrocinadores compartir contenido relacionado con el evento construyéndoles un kit. Incluye materiales de marca como logotipos, mensajes específicos y copias que puedan utilizar, así como infografías para redes sociales listas para publicar. Esto te ayuda a mantener tu evento en la marca y también aumenta las posibilidades de que tus patrocinadores y socios promuevan activamente tu evento.
22. Ofrecer descuentos y ofertas anticipadas
Incentiva a los asistentes a registrarse para tu evento de inmediato con descuentos y ofertas por reserva anticipada. Quizás ofrezcas un regalo especial (como una tarjeta de regalo o productos de marca) que solo esté disponible hasta una fecha determinada. Tus socios y patrocinadores pueden copromocionar esta oferta, atrayendo más reuniones anticipadas y aumentando tu lista de invitados.
23. Considerar el marketing de influencers
Cuando se hace bien, el marketing de influencers puede ofrecer un alto ROI. Asegúrate de que estás promocionando tu evento con un influencer relevante, como un experto de la industria o un líder de opinión en tu campo. Si tienen un público leal y comprometido, pueden aumentar la notoriedad de marca, el interés en el evento y los registros.
Cómo promover un evento con la prensa
Ponerse en contacto con la prensa es otra excelente manera de generar interés en torno a tu evento. Un medio de comunicación bien respetado que promueva o informe sobre tu evento es una gran noticia para tu marca y puede ayudarte a generar más registros. He aquí cómo hacerlo.
24. Publicar un comunicado de prensa
Un comunicado de prensa bien escrito puede asegurar que los medios estén al tanto de la existencia de tu evento. Los medios a su vez transmitirán la noticia al público y preferentemente, a tus asistentes objetivo. Esto puede ser un enfoque efectivo y relativamente rentable en comparación con otras tácticas de marketing.
25. Compartir comunicado de prensa en redes sociales
Una vez que tengas un comunicado de prensa o cualquier tipo de atención mediática, asegúrate de compartirlo en todos tus canales sociales. Incluye enlaces a comunicados de prensa, entrevistas y más, y siempre incluye un CTA donde los posibles asistentes puedan registrarse para tu evento.
26. Crea un webinar o podcast de captación de clientes potenciales
El contenido restringido, que requiere que los espectadores proporcionen detalles como una dirección de correo electrónico para acceder, es una excelente manera de llegar a asistentes potenciales. Por ejemplo, podrías organizar un seminario web gratuito o un podcast en vivo, recopilando los datos de contacto de tu audiencia mientras tanto. Luego puedes comunicarte con ellos con información relacionada con el evento, informándoles sobre tu evento y fomentando la asistencia.
27. Agrega tu evento a listas o directorios de eventos
Muchos proveedores de eventos y redes tienen listas de próximos eventos de la industria, y agregar tu evento a estas listas puede ayudarte a alcanzar una nueva audiencia (pero aún así altamente relevante). Además, siempre que el sitio web de tu evento sea compatible con SEO (optimiza los metadatos, encabezados e imágenes de tu sitio web con la ubicación y el nombre del evento), tu evento debería mostrarse en las listas de eventos de Google.
Prueba, seguimiento y análisis de estrategias de promoción de eventos para tu próximo evento
Como puedes ver, puedes abordar la promoción de eventos desde muchos ángulos diferentes. Es importante encontrar las estrategias de marketing para eventos que funcionen mejor para tu evento, probando diferentes promociones y anuncios y analizando los resultados. Usando este enfoque basado en datos, pronto optimizarás tu promoción de eventos, incrementando tu ROI y enfocándote en las estrategias que funcionan para asegurar más asistentes.
Con Eventtia, tu todo en uno software de gestión para eventos, promover tu evento es rápido y fácil. Crea sitios web o páginas de eventos con branding y correos electrónicos de eventos de alta conversión para convertir asistentes potenciales en RSVPs confirmados.
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