Ya sea que estés planeando un retiro corporativo, una recaudación de fondos sin fines de lucro, o una boda, una cosa es cierta: los costos de los eventos pueden aumentar rápidamente sin un presupuesto claro. Y con la inflación y el aumento de los costos de los proveedores, crear un presupuesto de eventos realista y adaptable es más crucial que nunca. De hecho, datos recientes de Knowland indicaron que casi el 50% de los profesionales de eventos consideran que el aumento en el precio de organizar eventos es el mayor desafío que enfrentan.
Un presupuesto bien estructurado no solo te ayuda a mantenerte dentro de los límites financieros, sino que también puede mejorar el ROI, reducir el estrés y optimizar todo tu proceso de planificación. En esta guía, te llevaremos a través de todo lo que necesitas saber para construir un presupuesto efectivo para eventos desde cero.
También explicaremos que, en algunos casos, aumentar tu presupuesto de planificación de eventos puede de hecho ahorrarte dinero a largo plazo. Con un software de gestión para eventos dedicado como Eventtia, puedes optimizar la organización de tu evento, aumentar el número de asistentes e incrementar tu ROI.
¿Por qué es importante establecer un presupuesto para un evento?
Fundamental para el desempeño de cualquier evento, la presupuestación de eventos implica múltiples beneficios de los que puedes aprovecharte. Aquí hay algunos de ellos:
Control financiero
Cuando se organiza un evento, los costos pueden descontrolarse rápidamente si no se monitorean de cerca. Un presupuesto asegura que el organizador se mantenga dentro de los parámetros financieros designados al proporcionar una visión holística de todos los puntos de contacto financieros. Esta supervisión proactiva previene gastos excesivos y ayuda a mantener la salud financiera a lo largo de las fases de planificación del evento y ejecución.
Prioritización
Algunos elementos son críticos para el éxito del evento, mientras que otros, aunque deseables, pueden no ser necesarios. Un presupuesto obliga al organizador a examinar cada gasto, sopesando su importancia frente a los fondos disponibles. Esta evaluación rigurosa ayuda a asignar fondos a los aspectos más cruciales primero y determinar dónde pueden ser apropiadas las medidas de ahorro de costos o compromisos.
Planificación mejorada
La elaboración de presupuestos es una parte integral del proceso de planificación. Cuando hay un plan financiero claro, ayuda a agilizar otros componentes de planificación. Ya sea al decidir sobre el recinto, el entretenimiento, el catering o la estrategia de marketing, conocer las limitaciones y asignaciones presupuestarias puede guiar las decisiones, asegurando que todos los arreglos sean coherentes y dentro de los límites financieros establecidos.
Mitigación de riesgos
Los gastos imprevistos o los desbordamientos financieros pueden poner en peligro el éxito de un evento. Un presupuesto detallado actúa como un sistema de alerta temprana, destacando las áreas donde los costos podrían exceder las estimaciones o los ingresos podrían ser insuficientes. Al identificar estos posibles obstáculos de antemano, los organizadores pueden tomar medidas preventivas reasignando fondos, renegociando con los proveedores o ajustando los componentes del evento para ajustarse al presupuesto.
Responsabilidad incrementada
En los eventos, especialmente aquellos con múltiples partes interesadas, existe la necesidad de responsabilidad fiscal y transparencia. Un presupuesto sirve como un registro de los gastos previstos y, a medida que se incurren en gastos, estos pueden cotejarse con este registro. Esto asegura que cada decisión financiera pueda justificarse y haya claridad sobre dónde se están utilizando los fondos, asegurando la confianza de las partes interesadas y promoviendo la integridad financiera.
Comunicación clara
Los presupuestos no son solo herramientas internas; son dispositivos de comunicación. cuando se comparten con las partes interesadas – patrocinadores, socios, o miembros del equipo – un presupuesto detallado aclara el panorama financiero del evento. esto asegura que todos tengan expectativas alineadas y comprendan las limitaciones y objetivos financieros, lo que conduce a colaboraciones más armoniosas y menos malentendidos.
Medición del rendimiento
Una vez que un evento ha concluido, las marcas pueden evaluar el rendimiento financiero del evento comparando los costos y los ingresos proyectados con las cifras reales. Este análisis post-evento puede resaltar áreas de mejora, informar decisiones para futuros presupuestos y servir como referencia para medir el éxito de eventos posteriores.
¿Cuáles son los desafíos con la presupuestación de eventos?
Si bien hay muchas ventajas en crear un presupuesto para un evento, también hay algunos desafíos, incluidos:
Que lleva mucho tiempo
La elaboración de presupuestos, especialmente para eventos, es una tarea compleja. Requiere una atención meticulosa a los detalles y una comprensión completa del alcance del evento. Elaborar un presupuesto preciso significa analizar cada costo previsible, desde los gastos mayores como el alquiler del recinto hasta los detalles más pequeños, como obsequios durante el check-in.
Además, prever fuentes de ingresos potenciales, como la venta de entradas o patrocinios, requiere un análisis cuidadoso. Esta minuciosidad asegura que se cubran todos los ángulos financieros, pero indudablemente exige una inversión significativa de tiempo.
Gastos imprevistos
A pesar de los esfuerzos más diligentes de presupuesto, los eventos pueden ser impredecibles. Pueden surgir costos inesperados de varios rincones: reparaciones de equipos de última hora, requisitos adicionales de personal o desafíos logísticos imprevistos.
Estos gastos inesperados pueden presionar los límites presupuestarios predefinidos, exigiendo ajustes rápidos y potencialmente impactando otras áreas del ámbito financiero del evento.
Cambios dinámicos
La industria de eventos es susceptible a las fluctuaciones del mercado. Los precios de los servicios o productos pueden aumentar debido a picos de demanda, variaciones estacionales o factores económicos externos. De manera similar, un servicio o producto disponible anteriormente puede volverse escaso, requiriendo un cambio de proveedor o estrategia.
Dicho dinamismo requiere que el presupuesto sea flexible y adaptable, con los organizadores constantemente atentos a estos cambios y listos para recalibrar sus planes financieros en consecuencia.
Equilibrar calidad y costo
Recintos de alta gama, catering gourmet, entretenimiento de primer nivel y equipos de última generación, todos llevan etiquetas de precio premium. balancear el deseo de ofrecer una experiencia de evento inigualable con las limitaciones de un presupuesto fijo se vuelve un desafío.
Esto es particularmente pronunciado cuando los recursos son limitados, lo que obliga a los organizadores a tomar decisiones difíciles sobre dónde asignar fondos sin comprometer la calidad general del evento.
Errores de estimación
Presupuestar implica una cantidad considerable de predicción que puede fallar. Ya sea una sobreestimación en la venta de entradas o una subestimación de los costos logísticos, los errores en la previsión financiera pueden tener consecuencias impactantes.
Tales errores de cálculo pueden llevar a déficits o excedentes presupuestarios, lo cual presenta desafíos. Los déficits requieren recortar gastos o buscar financiamiento adicional, mientras que los excedentes plantean preguntas sobre oportunidades potencialmente perdidas o precios excesivos.
Desacuerdos entre las partes interesadas
Los eventos a menudo involucran múltiples stakeholders, cada uno con su visión y prioridades. Estos pueden ir desde patrocinadores e inversionistas hasta socios y participantes. Con perspectivas variadas vienen opiniones diferentes sobre cómo debería estructurarse el presupuesto.
Algunos priorizan el marketing, mientras que otros enfatizan el contenido o el entretenimiento del evento. Navegar por estas diferencias de opinión requiere diplomacia y habilidades de negociación, ya que los desacuerdos pueden potencialmente llevar a conflictos o poner en peligro el éxito del evento si no se abordan adecuadamente.
Qué considerar en el presupuesto para un evento
Esta guía cubre las necesidades particulares de grandes empresas de consumo y retail de lujo como Decathlon, L’Oréal y Hermès, que organizan muchos eventos presenciales con la asistencia de agencias. Con eso en mente, exploremos los componentes clave de un presupuesto para eventos:
Software de gestión para eventos
El software de gestión para eventos te permite optimizar todos los elementos de tu evento, desde la creación de un sitio web con marca hasta la gestión de las confirmaciones de asistencia y las listas de correo de invitados. Por ejemplo, Eventtia ofrece planificación, ejecución y monitoreo de eventos en una plataforma simple, y puede aumentar el ROI para eventos presenciales, híbridos y virtuales.
Al presupuestar para su software de gestión para eventos, aquí hay algunos factores a tener en cuenta:
- Modelo de suscripción: Las soluciones de gestión de eventos tienen diferentes modelos de precios. Algunas plataformas de software cobran mensual o anualmente, mientras que otras pueden tener una tarifa por evento o por licencia.
- Funcionalidades y servicios adicionales: Dominios de correo electrónico personalizados, white label, soporte premium, usuarios administrativos adicionales, API extendida para la gestión de eventos, etc.
- Personalización: Adaptar el software para satisfacer sus necesidades específicas puede incurrir en cargos adicionales.
- Atención al cliente: Aunque la mayoría de las plataformas ofrecen guías digitales y tutoriales, algunos proveedores ofrecen incorporaciones avanzadas y sesiones de capacitación a sus clientes de grandes empresas.
Recinto
- Tipo y ubicación: Elegir un recinto es una decisión crítica. Los hoteles pueden ofrecer un entorno lujoso pero vienen con un precio elevado. Los espacios abiertos ofrecen flexibilidad en el diseño pero pueden necesitar más inversión para montar. Los recintos urbanos en ubicaciones privilegiadas naturalmente cuestan más debido a su demanda y accesibilidad en comparación con aquellos en áreas más tranquilas y suburbanas.
- Comodidades: Al reservar un recinto, es vital entender lo que está incluido. Algunos lugares pueden ofrecer sillas, mesas o incluso sistemas de sonido básicos como parte del paquete. Sin embargo, otros pueden listarlos como complementos, potencialmente sorprendiéndote con costos adicionales.
- Duración del alquiler: Cómo los cargos por el recinto pueden afectar enormemente tu presupuesto. Las tarifas por hora pueden parecer bajas inicialmente, pero los costos pueden acumularse si tu evento se extiende. Por otro lado, una tarifa fija proporciona certeza de costo pero puede ser más alta al principio.
- Servicios internos: Algunos recintos simplifican la planificación agrupando servicios como comida o decoraciones. Esto a veces puede ahorrar dinero, pero la contrapartida puede ser menos personalización o elección de proveedores.
Decoración y ambiente
- Escala de decoración: La apariencia visual de tu evento importa. Montajes grandes y detallados con elementos temáticos costarán más debido al trabajo intrincado y los materiales involucrados. En cambio, los diseños simples y sobrios podrían ser más económicos.
- Alquiler vs. compra: Si necesitas artículos de decoración especiales, alquilar podría ser lo mejor para un solo uso. Pero si el artículo es único o se usará a menudo, comprar podría ser rentable a largo plazo.
- Instalación y desmontaje: Decoraciones grandes o intrincadas podrían necesitar expertos para montarlas y desmontarlas. Este servicio puede incrementar el presupuesto total de decoración.
Señalización y branding
- Creaciones personalizadas: elementos de branding personalizados, como banners o displays adaptados a tu evento, destacan pero cuestan más debido a la personalización involucrada.
- Material y durabilidad: si tu evento es al aire libre o se extiende por varios días, necesitarás señales que puedan soportar los elementos, lo cual podría ser más costoso.
- Costos de diseño: si no tienes diseñadores internos, crear el branding perfecto podría significar contratar profesionales y aumentar los costos.
Equipos audiovisuales (AV)
- Tecnología de última generación vs. Básica: El equipo de sonido y visualización de vanguardia puede elevar la experiencia del evento pero tiene un costo superior. Por otro lado, el equipo básico es más económico, pero quizás no ofrezca la misma calidad.
- Costos de operadores: El equipo de alta tecnología a menudo necesita personas capacitadas para operarlo. Contratar a estos expertos es un gasto adicional.
- Transmisión en vivo: Transmitir tu evento en línea significa invertir en cámaras de calidad, plataformas y herramientas de transmisión, lo que aumenta tus costos de tecnología.
Catering
- Tipo de cocina: los menús especiales, como platos gourmet o étnicos, requieren ingredientes y chefs especializados, lo que los hace más caros.
- Estilo de servicio: diferentes métodos de servicio, como buffets o cenas servidas, tienen costos variados.
- Solicitudes especiales: ofrecer opciones diversas o adaptarse a necesidades dietéticas puede aumentar los costos.
- Personal: más allá de los chefs, puede que necesites bartenders u otros miembros del personal, lo que aumenta la cuenta.
- Equipamiento y alquileres: servir la comida puede necesitar equipo extra, como platos o mesas.
- Licencias: servir ciertos artículos, especialmente alcohol, a menudo requiere permisos que vienen con tarifas.
Speakers, influenciadores y KOLs
- Honorarios profesionales: Los influencers de renombre y KOLs naturalmente cobran más debido a su reputación y demanda.
- Viaje y alojamiento: Si tu invitado no es local, necesitarás cubrir su viaje y estadía, lo que aumenta los costos.
Entretenimiento
- Tipo de acto: Diferentes intérpretes tienen diferentes tarifas. Actos famosos o presentaciones únicas, como shows de magia, suelen costar más.
- Duración: Las presentaciones más largas podrían significar cargos más altos.
- Necesidades de equipo: Algunos intérpretes traen su equipo, mientras que otros podrían necesitar que tú lo proporciones.
Otros proveedores
- Costos de agencia: las grandes marcas de retail a menudo utilizan agencias para manejar los detalles del evento, las cuales tienen sus tarifas.
- Personal de seguridad: mantener su evento seguro, especialmente en los puntos de entrada, significa contratar seguridad, aumentando los costos.
- Servicios especializados: funcionalidades únicas, como fuegos artificiales o cabinas de fotos, tienen sus costos.
- Experiencia del vendedor: los vendedores con más experiencia pueden hacer un mejor trabajo pero cobran más.
- Ofertas de paquetes: algunos proveedores ofrecen ofertas que agrupan servicios, lo que puede ofrecer ahorros pero podría incluir servicios que no necesita.
Cómo crear un presupuesto para un evento: guía paso a paso
Paso 1. Empieza con la imagen general
Antes de sumergirte en los detalles, tómate un momento para visualizar todo el evento. Pregúntate, ¿cuánto es el máximo que puedes o quieres gastar? Si has organizado eventos antes, revisar presupuestos anteriores puede proporcionar un punto de referencia realista para guiar tu planificación actual.
Step 2. Desglosa los costos
Enumera todos los gastos concebibles relacionados con tu evento, desde el alquiler del recinto hasta la última servilleta de papel. Con el presupuesto total en mente, asigna una cantidad específica de dólares o euros o porcentaje a cada categoría de gasto, asegurando que la suma de todas estas asignaciones no exceda tu presupuesto total.
Paso 3. Considera los costos diversos e inesperados
La industria de eventos es impredecible. A veces, surgen gastos imprevistos o los precios suben inesperadamente. Reserva un fondo de contingencia para evitar buscar fondos en el último minuto. Una regla comúnmente adoptada es reservar el 10-15% de tu presupuesto para costos inesperados.
Paso 4. Rastrear y ajustar el presupuesto según sea necesario
Un presupuesto no es estático. A medida que te acerques a la fecha del evento, obtendrás cotizaciones más precisas y algunos gastos reales se harán más claros. Herramientas de presupuesto o software especializado pueden ayudarte a seguir estos cambios y ajustar tus asignaciones según sea necesario.
Paso 5. Prioriza los gastos
Determine qué elementos de tu evento son no negociables y cuáles se pueden ajustar. Reconocer estas prioridades te guiará al tomar decisiones presupuestarias, especialmente si los fondos se vuelven limitados.
Paso 6. Consigue múltiples cotizaciones
Para gastos importantes, no te conformes con la primera cotización que recibas. Acércate a múltiples proveedores. Esto ayuda a asegurarte de no pagar de más y te brinda una comprensión más clara de la tarifa del mercado, permitiéndote negociar mejor.
Paso 7. Toma en cuenta los ingresos
Los gastos son solo una parte de la ecuación. Tu evento podría tener fuentes de ingresos, como la venta de entradas, patrocinios o mercancía. Estimar e incluir estos ingresos puede darte una imagen más clara de tu presupuesto neto, ayudando a asignar o reasignar fondos adecuadamente.
Paso 8. Revisar obligaciones contractuales
Cuando se interactúa con proveedores o recintos, los contratos son estándar. Es imperativo leer estos documentos detenidamente. Pueden contener detalles sobre depósitos, penalizaciones por cancelación y otros costos que podrían no ser evidentes de entrada, pero pueden afectar su presupuesto más adelante.
Step 9. Documenta todo
Mantener un registro completo de cada transacción financiera, contrato y comunicación ayuda a garantizar la transparencia. La documentación detallada será invaluable, especialmente al revisar los aspectos financieros del evento o si surgen disputas.
Paso 10. Busca feedback
Después de que el evento concluya, recoge opiniones, especialmente de los interesados o aquellos directamente involucrados en los aspectos financieros. ¿Sintieron que el dinero fue bien gastado? ¿Hubo áreas de gastos innecesarios o lugares donde más fondos podrían haber mejorado la experiencia? Este feedback es invaluable para refinar los presupuestos para futuros eventos.
Formato de presupuesto para un evento: ejemplo y plantilla
Un formato de presupuesto claro, categorizado y flexible para eventos te permite controlar el gasto real frente a los costos proyectados, asignar fondos de manera estratégica y evitar sorpresas financieras de última hora.
A continuación se presenta un ejemplo detallado de presupuesto para un evento presencial de marketing de tamaño medio (como un lanzamiento de producto, seminario o activación de marca). Puedes usar esto como una plantilla ajustando las categorías para que se relacionen con tu evento específico.
Presupuesto de evento de muestra: Seminario de marketing (200 asistentes)
Categoría | Elemento | Costo estimado | Costo real | Notas |
Recinto y logística | Alquiler del recinto | $3,000 |
| 8 horas en el salón de conferencias de la ciudad |
Equipo AV | $1,200 |
| Incluye soporte técnico | |
Seguridad | $600 |
| 2 guardias para todo el evento | |
Seguro | $350 |
| Cobertura de responsabilidad | |
Marketing y promoción | Anuncios digitales (Google, Meta) | $2,000 |
| Campaña pagada de 3 semanas |
Plataforma de email marketing | $150 |
| Suscripción mensual | |
Materiales impresos (folletos, señalización) | $500 |
| Incluye pancartas y folletos | |
Ponentes y programación | Honorarios del ponente principal | $2,500 |
| Incluye viaje y alojamiento |
Honorarios de los panelistas | $1,000 |
| $250 por ponente x 4 | |
Materiales para el taller | $300 |
| Bolígrafos, blocs de notas, rotafolios | |
Catering y hospitalidad | Servicio de desayuno y café | $1,000 |
| Catering local |
Almuerzo (comidas en caja) | $2,000 |
| $10 por persona x 200 | |
Agua/Snacks | $400 |
| Estaciones de recarga y barras de granola | |
Personal y voluntarios | Personal del evento (registro, soporte) | $1,500 |
| 5 personas a $25/hora x 12 horas |
Camisetas y comidas para voluntarios | $300 |
| 10 camisetas + comida | |
Tecnología y registro | Software de registro de eventos | $250 |
| Pago único |
Aplicación móvil para eventos | $600 |
| Marca personalizada incluida | |
Varios | Contingencia (10% de margen) | $1,400 |
| Para gastos inesperados |
Artículos promocionales y regalos | $800 |
| Bolsas de tela con marca | |
TOTAL ESTIMADO |
| $20,850 |
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Una vez que tu presupuesto esté establecido en una hoja de cálculo, podrías identificar áreas en las que puedes reducir costos. Por ejemplo, podemos ver arriba que hay costos separados asociados con el software de registro para eventos, una app móvil para eventos, y el marketing digital para eventos. Al invertir en una plataforma todo en uno como Eventtia, puedes combinar y reducir estos costos, mientras optimizas la gestión de eventos y aumentas el ROI.
Cómo reducir el presupuesto de tu evento sin afectar la experiencia
Reducir el presupuesto de tu evento no tiene que significar sacrificar calidad, engagement o satisfacción de los asistentes. Con una planificación estratégica, puedes reducir costos significativamente mientras sigues ofreciendo una experiencia inolvidable. Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a empezar:
Tip #1: Sé estratégico con la selección del recinto
Los costos del recinto son a menudo el rubro más grande, y uno de los lugares más fáciles para gastar de más si no tienes cuidado. Para mantener tu evento en terreno firme financieramente desde el principio:
- Planifica con mucha anticipación: Para eventos a gran escala, apunta a reservar recintos de 24 a 36 meses de anticipación para asegurar tarifas favorables y opciones más amplias.
- Mira más allá de las principales metrópolis: Las ciudades de nivel 2 cerca de los principales centros ofrecen instalaciones comparables a una fracción del precio, con más espacio para personalización y negociación.
- Apóyate en un intermediario de reuniones: Si estás reservando un bloque de habitaciones de hotel, estos profesionales pueden ayudarte a navegar contratos hoteleros, hablar el lenguaje de la industria y encontrar ahorros ocultos.
- Elige tus días sabiamente: Organizar eventos de domingo a miércoles puede desbloquear tarifas más bajas de alquiler de recintos y mejor disponibilidad.
Tip #2: Domina el presupuesto de alimentos y bebidas
La comida y las bebidas pueden consumir del 30 % al 50 % de tu presupuesto de evento, pero con algunos ajustes inteligentes, puedes mantener a los invitados satisfechos sin excederte.
- Confía en los datos de asistencia previos: Si solo la mitad de tus asistentes suele presentarse para el desayuno, no prepares para todos.
- Ofrece artículos “a pedido”: El café descafeinado, té y refrescos pueden ser caros y poco utilizados. Manténlos disponibles, pero no te excedas en existencias.
- Asegura los precios de las bebidas: Establece máximos para café, agua y refrescos en tu contrato para evitar aumentos de costos.
- Negocia propinas de forma más inteligente: Basar las propinas en precios con descuento o negociados, no en tarifas completas de venta al público.
- Sigue los patrones de viaje: Si un número significativo de asistentes se va temprano, podrías eliminar las comidas del último día por completo.
Consejo #3: Evita costos sorpresa de AV
Los costos audiovisuales son notoriamente complicados, debido a las tarifas de mano de obra, alquileres de equipos y estructuras de comisión que no siempre son transparentes. Aquí te mostramos cómo evitar sorpresas:
- Consigue cotizaciones AV antes de asegurar tu recinto: Los proveedores AV exclusivos del recinto pueden limitar tus opciones y aumentar tus costos.
- Pide cotizaciones detalladas: Solicita propuestas detalladas que incluyan números de modelo. Esto te ayudará a comparar equipos y mano de obra de manera justa.
- Cuidado con las comisiones ocultas: Muchos proveedores AV internos pagan una comisión al hotel, que te transfieren a ti. Pregunta directamente sobre estas tarifas.
- Compara las estructuras de trabajo: Comprende si la instalación está sindicalizada y cómo eso afecta los costos de personal y la flexibilidad.
Tip #4: Protege los ahorros y protege a futuro tu presupuesto
Una vez que hayas identificado oportunidades de ahorro, protégelas para este evento y los futuros:
- Utiliza herramientas con tecnología AI: software de revisión de contratos o plataformas como ChatGPT pueden escanear en busca de cláusulas de cancelación ocultas, incrementos en precios y tarifas que pasan desapercibidas.
- Negocia acuerdos de varios años: si estás planeando eventos recurrentes, asegurar los precios de F&B y AV ahora puede ahorrarte miles en futuros costos inflacionarios.
- Construye relaciones confiables con proveedores: asociaciones a largo plazo con tu equipo de AV, catering y corredores pueden traducirse en términos flexibles y servicio constante, a menudo con ahorros integrados.
Reflexiones finales: cómo crear un presupuesto para un evento
Desde tu recinto y configuración de AV hasta el catering y el marketing, cada aspecto de tu evento está ligado a la fortaleza de tu presupuesto. Cuanto más preciso y estratégico sea tu presupuesto, más fluido será tu proceso de planificación y más valor ofrecerás a asistentes y partes interesadas.
Ahora que sabes cómo crear un presupuesto para un evento, puedes pensar en dónde podrías reducir algunos de tus costos relacionados con el evento. Como se mencionó anteriormente, consolidar tu tecnología para eventos es un excelente lugar para empezar, y Eventtia te permite hacer precisamente eso.
Agendar una demo para aprender cómo Eventtia puede optimizar la gestión de eventos y mejorar la experiencia del invitado en tu próximo evento.
