Cómo Campus France transformó y mejoró sus eventos con Eventtia

Campus France es la agencia nacional responsable de promover la educación superior francesa a nivel internacional y facilitar la movilidad de estudiantes e investigadores internacionales a Francia. La organización gestiona programas de becas, coordina una red de exalumnos y apoya a las instituciones en la acogida de talento internacional.

Para lograr su misión, Campus France organiza múltiples eventos a lo largo del año, como los Encuentros Campus France, que conectan a las instituciones de educación superior francesas con representantes diplomáticos y socios. Otro evento clave es “Tu maestría en Francia”, que se celebra anualmente en México, ofreciendo a los estudiantes la oportunidad de explorar opciones de estudio con una experiencia en línea mejorada. Además, el Día de France Alumni celebra la comunidad global de estudiantes que han estudiado en Francia.

Desde 2018, Campus France se ha asociado con Eventtia, utilizándolo primero para la Conferencia de Investigación e Innovación. La agencia ahora confía en Eventtia para alrededor de diez eventos al año, beneficiándose de su sistema de registro flexible, páginas de eventos y funcionalidades de networking.

Los desafíos Cuando las hojas de cálculo se convirtieron en el enemigo

Antes de asociarse con Eventtia, Campus France enfrentaba varios desafíos en la organización de sus eventos.

Sus equipos dependían de archivos de Excel y una mezcla de herramientas inadecuadas, lo que hacía que la gestión de eventos fuera un proceso meticuloso, repetitivo e ineficiente. Estos métodos no eran fáciles de usar para los organizadores, registrantes o asistentes, lo que generaba dificultades en el manejo de registros, seguimiento de participantes y aseguramiento de una ejecución fluida del evento.

La falta de una solución de gestión para eventos dedicada también significaba una flexibilidad y personalización limitadas, requiriendo esfuerzos manuales para la coordinación.

Como resultado, el proceso consumía mucho tiempo y era propenso a errores, impidiendo que Campus France ofreciera una experiencia fluida tanto para su equipo como para los participantes.

La Solución Una plataforma integral que simplemente funciona

En 2018, Campus France comenzó a usar Eventtia para su Conferencia de Investigación e Innovación. Un evento se convirtió en muchos, y pronto, Eventtia fue una parte central de su estrategia de eventos.

¿Por qué hacer el cambio? Tres razones principales surgieron:

1. Registro fácil y controlado: No más inscripciones caóticas y listas de asistentes perdidas. Todo se mantiene ordenado y los organizadores pueden ajustar los formularios de registro según sea necesario.

2. Páginas de eventos profesionales: Rápidas de configurar, fáciles de compartir y alineadas con la marca de Campus France.

3. Gestión flexible: La plataforma se adapta a diferentes tipos de eventos—seminarios, conferencias, sesiones de networking y más.

Y si eso no fuera suficiente, notaron un gran beneficio en costos en comparación con su herramienta anterior. Para una agencia gubernamental que busca optimizar sus recursos sin comprometer la calidad, eso importaba mucho.

Los resultados De gestionar hojas de cálculo a organizar eventos sin problemas

Desde que se asociaron con Eventtia, Campus France ha experimentado mejoras significativas en sus procesos de gestión de eventos.

La plataforma ha proporcionado mayor flexibilidad, facilidad de configuración y control, permitiendo a su equipo gestionar eventos de manera eficiente sin depender de herramientas obsoletas y engorrosas como Excel.

Las páginas de eventos profesionales creadas a través de Eventtia han mejorado la imagen de sus eventos, ofreciendo una experiencia más pulida y atractiva para los participantes.

Finalmente, el soporte al cliente de Eventtia también ha sido una ventaja clave, brindando asistencia rápida y efectiva cuando se necesita.

En general, Campus France ha visto un enfoque más organizado, profesional y amigable para la gestión de eventos, permitiéndoles organizar alrededor de diez eventos al año con mayor eficiencia e impacto.

VISIÓN GENERAL: Fortaleciendo conexiones globales

Evento de Campus France impulsado por Eventtia.

Al aprovechar la plataforma de Eventtia, Campus France ha transformado fundamentalmente su gestión de eventos a nivel global.

Esta asociación estratégica no solo ha optimizado las operaciones, sino que también ha fortalecido significativamente las conexiones con socios y audiencias en todo el mundo, todo mientras refuerza los valores fundamentales de la marca Campus France.

Con este sistema unificado, Campus France está preparado para un éxito continuo mientras expande su estrategia de eventos a nivel mundial, demostrando la poderosa sinergia de la colaboración y la tecnología de vanguardia.