Plannification d’événement

Comment établir le contact avec vos prospects lors des événements virtuels (Bonnes pratiques pour vos équipes de vente)

Victoria Rudi
janvier 14, 2021

Parmi tous les avantages qui sont mis en avant en faveur des événements en ligne : public plus vaste, contenu plus riche ou statistiques plus intéressantes, il y a un élément qui n’est pas souvent mentionné, c’est la prise de contact avec les prospects.

En effet, dans la liste des choses qui sont possibles ou non lors du basculement en ligne d’un événement, l’interaction et l’implication obtenues lors d’un événement physique ne peuvent simplement pas être répliquées.

C’est pourquoi les équipes de vente devront repenser leur démarche pour la prise de contact avec les prospects. Bien sûr, le temps où les commerciaux pourront se passer de la prise de contact avec les prospects n’est pas près d’arriver. Ce qui change, c’est la façon dont ils le font.

Voici quelques bonnes pratiques pour contacter les prospects lors d’un événement en ligne. Comment les commerciaux peuvent-ils approcher les participants ? Que faire avant, pendant et après l’événement ? 

Pour répondre à ces questions (et à de nombreuses autres), nous avons dressé une liste de conseils et tactiques qui vous permettront d’établir facilement le contact avec les prospects lors d’un événement virtuel.

Allez chercher les participants avant l’événement pour les présenter comme point de contact principal

Lorsqu’il s’agit de construire des relations solides, d’établir la confiance, et de créer des connexions, rien ne peut être fait sans dialogue entre l’acheteur et le vendeur. C’est pourquoi vous devez profiter du temps précédent l’événement virtuel comme premier point d’appel pour atteindre les participants, briser la glace et commencer à construire les relations.

Bien entendu, il sera toujours bien plus difficile d’ajouter une touche personnelle dans le monde virtuel, mais en prenant le temps de contacter vos prospects avant l’événement, vous posez déjà les fondations pour construire une relation de confiance et établir des contacts avant le début de l’événement.

Ceci fonctionne sur de nombreux fronts. Par exemple, lors du grand jour de l’événement, vous pouvez éviter les présentations et plonger directement dans la conversation via une séance de networking vidéo programmée. Même si ce n’est pas le cas, les prospects connaîtrons déjà un membre de votre équipe de vente, ce qui les rendra plus enclins à vous contacter. Mieux encore, vous le ferez d’une façon qui ne sera ni forcée ni intrusive.

Utiliser l’événement pour former vos prospects et en faire une base de discussion pour de futures conversations

Nous avons donc abordé la construction de cette relation de confiance initiale avec vos prospects avant l’événement, pour aller plus loin, il est temps d’aborder ce qui doit se passer au cours de l’événement. Nous entendons par là la formation de vos prospects grâce au contenu.

C’est bien l’atout majeur de tout événement virtuel, c’est ce qui attire les prospects et c’est pour cela qu’il est essentiel que votre contenu fasse passer votre discours. Compte-tenu du caractère lunatique de l’expérience virtuelle des participants, la dernière chose que vous souhaitez c’est de vous en éloigner en ayant l’air de trop vous concentrer sur les ventes.

Au lieu de cela, utilisez le contenu comme prétexte pour démarrer la conversation et atteindre vos prospects pendant et après l’événement. Considérez que plus vos prospects seront informés sur votre marque et ses offres, plus ils seront enclins à vous contacter, et plus il sera facile d’engager une conversation.

Une présentation de produit ou une démo feraient un excellent exemple, avec une séance de questions réponses à la fin de la séance et des commerciaux qui assurent un suivi avec les participants qui ont posé des questions au cours de l’événement.

Disposer d’une salle dédiée ou d’un live chat intégré à la scène virtuelle où les prospects peuvent contacter un commercial

Jusque-là, nous avons parlé de la façon d’engager la conversation, il est donc logique maintenant de jeter un œil à l’endroit où se tient cette conversation : le live chat encapsulé dans votre scène virtuelle.

Le plus souvent, une scène virtuelle est assortie d’un chat public, où les prospects peuvent poser des questions d’ordre général, et d’un chat privé, où les commerciaux peuvent ouvrir une discussion plus détaillée et répondre à des besoins et des exigences plus spécifiques.

Les commerciaux devraient surveiller le chat public en permanence, non seulement pour modérer les discussions et répondre aux questions, mais aussi pour déléguer ces questions à d’autres membres de l’équipe.

Finalement, assurez-vous d’utiliser généreusement les notifications en push et les mentions générales dans vos sessions pour encourager les participants à contacter les commerciaux via le live chat.

Préparer les rencontres et ajuster le discours au profil des prospects, à leurs besoins probables ou leur activité

Parmi tous les choix dont vous disposez, la possibilité de programmer des sessions de networking en face à face avec les prospects est ce que vous trouverez de plus ressemblant à la mise en place d’interactions en présentiel. Ainsi, tout comme vous le feriez pour n’importe quel appel de présentation, il est crucial de vous préparer autant que possible.

Utilisez pour cela toutes les informations dont vous disposez. Commencez par observer le profil des participants, jetez un œil à leurs entreprises, recherchez leurs origines et leurs centres d’intérêt. Notez bien que plus vous encouragerez les participants à compléter leur profil, meilleure sera la qualité des rencontres, alors envoyez quelques e-mails en amont pour demander que ces informations soient remplies.

Deuxièmement, vous pouvez utiliser cette information pour approfondir vos recherches de contexte. Passez un peu de temps pour rechercher leur profil Linkedin, leur entreprise, les problèmes qu’ils rencontrent et les raisons de leur participation à l’événement.

Si vous disposez de toutes ces informations, vous pourrez plonger directement dans la rencontre sans avoir à vous débattre pour savoir ce que le prospect recherche.

En fonction de l’offre, offrez un essai gratuit ou une réduction à vos participants

Ensuite, comme évoqué en titre, tout dépend fortement du produit ou du service que vous proposerez lors de l’événement. Cependant, en règle générale, essayez d’offrir un essai gratuit ou une remise exclusive réservés à vos participants.

Cela vous aidera à donner cette impression de bonne affaire à ne pas manquer lors de l’événement et encouragera vos participants à s’engager plus avant avec votre marque et vos offres. À ce stade, vous vous demandez probablement : « mais qu’est-ce que tout ça a à voir avec l’équipe de vente ? », alors laissez-moi vous en expliquer le secret.

Assurez-vous que l’essai gratuit ou la remise puissent être utilisés uniquement si le prospect prend contact avec un commercial via le live chat sur votre scène virtuelle. Non seulement cela permet d’engager la conversation, mais cela signifie également que le commercial pourra guider le prospect dans la découverte de l’essai gratuit du produit et proposer son aide si nécessaire.

Assurer un suivi après l’événement en envoyant à vos participants les enregistrements de l’événement ainsi que des ressources supplémentaires, comme la présentation utilisée

Vous pouvez tirer avantage de ce moment et demander à vos participants virtuels s’ils ont besoin de quelque chose ou s’ils souhaitent programmer un second rendez-vous. En respectant les bonnes pratiques ci-dessus avant et pendant l’événement, votre équipe de vente devrait déjà avoir de nombreuses répliques pour continuer la conversation.

Là encore, assurez bien le suivi car tout ce que vous avez fait jusqu’à maintenant vous offre de nombreuses opportunités de reprendre contact avec les prospects. Alors que ce soit pour leur envoyer le contenu ou pour leur demander leur avis sur l’essai gratuit ou la démonstration, tirez-en avantage.

À ce stade, vous devriez avoir établi quelques contacts significatifs avec vos prospects, de quoi les guider plus loin dans la relation et transformer cet intérêt initial en intérêt généralisé.

Dernières remarques

Pour résumer, la stratégie pour établir un contact avec vos prospects lors d’un événement virtuel peut se dérouler en deux temps. Premièrement, comprendre les opportunités dont vous disposez dans le contexte d’un événement en ligne et comment cela peut être utilisé pour faciliter une conversation et établir le contact avec vos prospects. Deuxièmement, vous devez savoir que l’approche directe peut souvent sembler intrusive lors d’un événement en ligne alors pensez plutôt à la meilleure manière (et la plus naturelle) d’amener les prospects à vous contacter.

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Victoria Rudi
Marketing director
Possédant un master en gestion d’événements et adepte des technologies Saas. Victoria est experte en contenu événementiel, elle rédige des articles perspicaces et précieux pour le blog d’Eventtia et plus encore.

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