Aucun doute, la pandémie de COVID-19 a affecté pratiquement tous les aspects de notre vie. Pour beaucoup d’entre nous, ce que nous pensions être inimaginable est devenu réalité et il n’y a pas de secteur pour lequel ce soit plus vrai que celui de l’événementiel.
Pour vous en donner la perspective, depuis le début de la pandémie, le secteur a connu l’apparition massive de pas moins de 15 nouveaux métiers. C’est une évolution majeure en un temps très court, en particulier pour un nouvel organisateur d’événement qui cherche à intégrer le secteur pour la première fois.
Qu’est-ce qui a changé ? Par où commencer ? Que doit prévoir un organisateur d’événements dans l’ère post-COVID ? Quelles nouvelles compétences développer pour réussir ? Observons pour le découvrir.
Qu’est-ce qu’un organisateur d’événements et quelles sont ses activités ?
Le rôle de l’organisateur d’événements est de s’assurer que tout ce qui est lié à l’événement est pris en charge, depuis les idées initiales jusqu’à la gestion des participants. Les organisateurs effectuent une grande diversité de tâches avec un objectif commun : la réussite de l’événement.
Pour vous donner une idée de ce que cela représente en termes de responsabilités quotidiennes, voici une liste des rôles et responsabilités d’un organisateur d’événements.
- Rencontrer les intervenants pour mieux comprendre les objectifs et les cibles de l’événement.
- Définir les contours de l’événement, identifier le timing, la date, le lieu et le budget
- Dénicher et visiter les lieux d’accueil
- Travailler avec des prestataires pour obtenir des devis et déterminer ce qui s’adapte le mieux au budget et aux objectifs de l’événement
- Gérer le budget et s’assurer que l’événement respecte les lignes directrices
- Coordonner la logistique et les services liés à l’événement comme la technologie et l’équipement nécessaires à l’organisation de l’événement, la restauration, les transports, etc.
Quelle sont les compétences nécessaires ?
Maintenant que nous avons planté le décor avec une liste de tâches à faire au jour le jour, il est temps de se plonger dans les différentes compétences que les organisateurs d’événements doivent absolument avoir.
Organisation : comme vous avez pu le voir dans la liste de tâches ci-dessus, un organisateur d’événements doit jongler avec de multiples tâches en même temps, c’est pourquoi il est essentiel de disposer de facultés d’organisation exceptionnelles. Cela équivaut à rester au top sur chaque élément important comme l’agenda, les budgets et tous vos intervenants.
Communication : étant donné la diversité des intervenants avec lesquels un organisateur d’événements interagit chaque jour, d’excellents capacités de communication sont nécessaires. De solides qualités relationnelles s’avèreront très utiles pour s’assurer que tout se passe en douceur et sans heurts.
Construction de relations : il est capital de développer des relations étroites avec les fournisseurs et les partenaires pour construire un réseau de contacts fiable qui peut participer à la réussite d’un événement. Vous devez donc posséder de bonnes compétences de networking et une bonne dose de charisme pour les accompagner.
Résolution de problèmes : en tant qu’organisateur d’événements, vous vous retrouverez souvent dans des situations chaotiques dans lesquelles vous devrez faire preuve de réactivité. C’est pourquoi les organisateurs d’événements doivent être capables de prendre des décisions devant des difficultés inattendues, le tout en conservant calme et retenue.
Négociation : les organisateurs d’événements doivent être capable d’arracher une grosse réduction lors de la négociation d’un contrat. Cela nécessite à la fois préparation, tact et confiance en soi. De plus, tout organisateur d’événements doit avoir un bon sens du budget pour traquer chaque centime dépensé.
Multitâches : la capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps est une qualité non négociable pour un organisateur d’événements. Vous devez réussir à gérer plusieurs tâches dans un délai donné. Cela peut être tout et n’importe quoi, de la promotion de l’événement à la logistique en passant par le financement ou la gestion des participants.
La programmation d’événement post-COVID : qu’est-ce qui a changé ?
Jusqu’ici, nous avons parlé de manière très générale de ce qu’est un organisateur d’événements, de ce qu’ils font et de ce qui est nécessaire pour réussir. La bonne nouvelle, c’est que tout ce que nous avons évoqué jusqu’ici reste très pertinent, même ce qui concerne les locaux, la restauration et le logement se retrouvent avec les événements hybrides.
Gardant cela à l’esprit, il est temps de jeter un œil aux importantes réflexions que vous devrez mener en tant qu’organisateur d’événement dans l’environnement post-COVID dans lequel nous nous trouvons.
1. Suivre les directives gouvernementales
Pour contrôler la diffusion du coronavirus, les gouvernements du monde entier imposent des restrictions sur le nombre de personnes qui peuvent se rassembler et sur la possibilité de continuer à organiser certains événements. Même avec la hausse des taux de vaccination, il est probable que ces restrictions vont rester d’actualité dans un avenir proche.
En tant qu’organisateur d’événements, vous devez vous conformer à ces réglementations et disposer des dernières mesures prises puisqu’elles évoluent constamment.
2. La sécurité avant tout
Dans la situation actuelle, les événement hybrides et physiques vont être observés à la loupe et doivent montrer qu’ils ont adopté un niveau d’hygiène très élevé. Depuis les locaux jusqu’à la restauration en passant par l’organisation des transports, prenez suffisamment de temps pour passer en revue tous les aspects de votre événement pour vous assurer qu’il répond aux standards auxquels vont s’attendre vos participants.
Pour le jour de l’événement, fournissez à chaque participant un kit avec du désinfectant pour les mains et des masques.
3. Distanciation physique
La manière la plus efficace de limiter la propagation du virus est de conserver une distance minimum de 2 mètres entre chaque participant. Quelle que soit la taille du lieu d’accueil, cela peut être compliqué à mettre en place, en particulier sur les points chauds comme les toilettes ou les couloirs.
Pour dépasser cette difficulté, faites un plan pour identifier les zones avec le plus fort taux de piétinement et identifiez quelles mesures vous pouvez prendre pour maintenir la distanciation physique avant la tenue de l’événement.
4. Communication sur les risques
La confiance des participants étant au plus bas, il est de votre responsabilité en tant qu’organisateur d’événement de la restaurer. C’est là qu’une communication claire et cohérente sur le COVID entre en jeu. Depuis le début de l’organisation et jusqu’à la fin de l’événement, il est important de fournir régulièrement des informations à vos participants.
Cela va de pair avec la mise en évidence des actions et du protocole sanitaire que vous mettez en place, jusqu’à contacter les participants en cas de recrudescence.
5. Disponibilité de la technologie
La technologie jour un rôle essentiel dans la lutte contre la diffusion de la COVID entre les participants d’un événement. L’enjeu pour vous est de réduire les temps d’attente, éviter les files d’attente et réduire les interactions humaines. Assurez-vous que tous vos participants ont téléchargé l’application gouvernementale de suivi des cas.
De quelles compétences ai-je besoin ?
Au-delà des compétences mentionnées plus haut, voici quelques qualités supplémentaires postpandémie que les organisateurs d’événements devraient développer aujourd’hui et à l’avenir.
Flexibilité
Dans le monde d’aujourd’hui, l’organisation est susceptible de changer en un clin d’œil. Que cela vous plaise ou non, pour le moment, on ne peut pas éviter les cas positifs, les restrictions gouvernementales et les annulations de dernière minute. Vous devrez donc faire preuve de flexibilité et de capacité d’adaptation.
La capacité à penser rapidement au pied levé peut faire le succès ou la débâcle d’un événement. Les organisateurs doivent avoir une longue liste de solutions alternatives, que ce soit pour les plans, les idées ou les fournisseurs. Enfin, préparez-vous à toute éventualité.
Compétences des personnes
Les organisateurs d’aujourd’hui doivent faire le lien entre leur entreprise et les participants. Dans l’incapacité de le faire en personne, il revient aux organisateurs d’événements d’ajouter une touche personnelle pour prendre soin de leur public.
Au-delà de l’organisation d’événements, il est vital d’impliquer votre communauté et de la tenir informée de ce qui se passe. Cela peut également s’avérer pratique pour votre organisation, vous aurez ainsi de nombreuses idées pour alimenter votre équipe marketing.
Maîtrise du marketing
Pour rebondir sur le point précédent, les organisateurs d’événements post-COVID doivent maîtriser le marketing. Ceci s’applique en particulier aux réseaux sociaux et au marketing de contenu, les deux étant essentiels pour sortir du lot.
La promotion des événements sera toujours une compétence utile et être en mesure de le faire vous permettra d’étendre votre portée pour attirer plus de participants.
Virtuel
Les événements ont évolué vers une version en ligne et le format est voué à perdurer. Les organisateurs d’événements doivent acquérir une solide connaissance des événements virtuels. De ce point de vue, il est également important d’être au fait de la technologie et de comprendre les aspects qui sont impliqués dans la production d’un événement en ligne.
Il faut par ailleurs bien comprendre comment impliquer les participants en ligne. Ceci est essentiel car les événements virtuels sont devenus un moyen extrêmement important pour les marques de garder contact et de prendre soin de leur public.
Hybride
Pour avancer encore, il va être capital pour les organisateurs d’événements de s’adresser à la fois aux participants en ligne et aux participants en présentiel. C’est là qu’interviennent les événements hybrides. L’important ici est que ce format d’événement donne le choix aux participants de la manière dont ils veulent assister à l’événement.
La difficulté pour l’organisateur d’événement sera de créer des interactions et des expériences pour relier les deux groupes de participants. Là encore, une bonne maîtrise des technologies de l’événement sera essentielle.
Dernières remarques
Alors que nous entrons dans une nouvelle période post-COVID, avec tous les changements qui se sont produits ses 18 derniers mois, il est temps désormais pour les organisateurs de tirer les leçons de cette période incroyable pour aller de l’avant et acquérir de nouvelles compétences.
En suivant les nouvelles initiatives et les nouveaux développements, vous deviendrez un meilleur organisateur capable d’organiser des événements réussis quels que soient les obstacles.
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