Comment l’Expo Circulaire et Neutralité Carbone a réuni plus de 1,000 participants lors de son premier événement hybride

Les organisateurs

W2W est une entreprise colombienne qui aide les sociétés à identifier et à donner vie à un portfolio innovant de produits,  services et projets dits “circulaires.” Ceux-ci ont pour objectif d’augmenter la rentabilité, d’améliorer l’avantage compétitif et de consolider la durabilité de l’entreprise. 

Public objectif

Challenge

 Organiser et configurer un événement hybride avec Eventtia pour plus de 1000 participants et 100 intervenants en moins de trois semaines.

Du 27 au 29 juillet 2022, Waste2Worth, a organisé, en partenariat avec des institutions telles que le Ministère du Développement Durable en Colombie, le Ministère de Commerce, de l’Industrie et du Tourisme en Colombie,  mais aussi des institutions internationales comme l’Union Européenn et l’Organisation des Nations Unies pour l’Alimentation et l’Agriculture (FAO),  la première édition de  l’Expo Circulaire et Neutralité Carbone. 

Pour en savoir plus sur son expérience avec Eventtia, nous nous sommes entretenu avec l’organisatrice en charge de cet événement, Sara Gómez, Analyste Circulaire Senior à Waste2Worth. Elle nous confie que c’était la première fois qu’elle organisait un événement hybride dans un cadre si ambitieux, composé de 3 jours de conférences, avec une centaine d’intervenants et plus de 1 000 participants virtuels et présentiels.

Les objectifs de l’événement

Sara Gómez et son équipe avaient deux objectifs bien définis au moment d’organiser l’Expo Circulaire et Neutralité Carbone.

•  Créer un espace dans lequel les différents acteurs de l’économie circulaire en Colombie pourraient générer une synergie avec des entreprises qui sont chaque jour plus intéressées par le sujet mais ne savent pas comment incorporer la circularité dans leur modèle économique. 
  
• Rendre évident le lien entre l’économie circulaire et la neutralité carbone. Démontrer que les deux vont de pair et qu’ils offrent une source illimitée d’opportunités commerciales pour les entreprises. 

Avant l’événement

En contractant notre plateforme à moins d’un mois avant le début de l’événement, l’équipe de Waste2Worth a aussi sollicité nos services de Premium Support dans un souci d’efficacité.  Notre équipe s’engage alors à accompagner le client durant tout le développement de l’événement, depuis sa planification jusqu’à la remise des rapports finaux, en passant par l’assistance technique durant l’événement. Ce service est souvent conseillé lorsque les temps de préparation sont très courts comme c’est le cas ici et/ou pour des événements de grande ampleur.

Après plusieurs sessions de préparation entre l’équipe de Waste2Worth et la nôtre, nous avons déterminé ensemble des éléments tels que :

• L’agenda
• Les modalités pour chaque conférences (virtuelle, présentielle ou hybride)
• Les integrations de streaming (StreamYard) 
• Les outils d’interactivité (Chat, Social Wall)
• Les éléments de design à utiliser pour personnaliser la Scène Virtuelle ainsi que l’Application Mobile de l’événement.

L’événement disposait aussi d’un lobby virtuel spécialement conçu pour l’occasion. Pour que celui-ci se conforme aux attentes de l’événement, l’équipe de Sara a rempli un formulaire dans lequel elle a listé tous ses besoins et partagé sa charte graphique et ses logos. À partir de cette information, notre équipe de designers a pu élaborer un lobby sur mesure en moins de deux jours. 

Durant l’événement

Pendant ces trois jours, une partie de l’équipe de Customer Success Colombie d’Eventtia s’est rendue sur place afin de d’apporter son assistance technique et modérer la plateforme. Elle s’est aussi chargé de la gestion des intervenants au moment de leur connexion au streaming à travers l’application Streamyard. Sara Gómez nous confie que leur présence était une grande valeur ajoutée car elle leur aurait permis de résoudre immédiatement tous types d’imprévus ou problèmes techniques.

“ La présence d’Alejandra [responsable du Premium Support] a été la meilleure chose que nous aurions pu espérer.  Nous avons eu de nombreux moments de stress et c’est elle qui nous a tranquilisé. Elle et son équipe se sont toujours rendus très disponibles, voire plus de ce qu’on aurait pu imaginer. Ils avaient tous une super attitude, et ils nous ont apporté beaucoup de tranquillité et de confiance.”

Après l’événement 

Eventtia a remis aux organisateurs les rapports analytiques de l’événement. Ceux-ci sont clés pour comprendre quelles sessions ont rencontré le plus de succès, connaître le nombre de personnes ayant réellement assisté à l’événement, avoir un aperçu des revenus générés et des interactions entre les participants.

Finalement, lorsque nous demandons à Sara si elle prévoit d’organiser d’autres événements prochainement, elle nous commente qu’elle aimerait pouvoir rendre l’Expo Circulaire et Neutralité Carbone un rendez-vous annuel en raison du succès et l’impact qu’il a eu. Au moment de lui demander si elle utiliserait de nouveau Eventtia, elle nous a directement répondu :

“Nous voulons utiliser Eventtia pour toujours et au-delà de ça, nous aimerions que vous deveniez des alliés pour les prochaines éditions et vous impliquer à chaque étape du processus de conception et de planification.” 

La recette du succès

Découvrez les différentes fonctionnalités de la plateforme de gestion événementielle d’Eventtia qui a permis de faire de l’Expo Circulaire et Neutralité Carbone un succès :

• Inscription en ligne : Les participants sont divisés en deux types : virtuel et présentiel. L’inscription depuis une seule et même plateforme a facilité le décompte des participants mais surtout la communication avec les participants. 
  
  
• Scène Virtuelle: Les sessions présentielles et virtuelles ont toutes été transmises à travers une même scène virtuelle, depuis laquelle les visiteurs ont pu visionner les conférences, réagir avec des émôticones et interagir avec d’autres participants via chat.
  
  
• Stands virtuels: Les organisateurs et les sponsors ont pu mettre à profit et personnaliser leurs stands virtuels afin de gagner en visibilité auprès des participants. 
  
  
• Chat: Les participants ont utilisé le chat pour communiquer avec le reste des invités ou encore pour envoyer leurs questions aux intervenants.
  
  
• Personnalisation: Chaque aspect de l’événement est personnalisable pour permettre aux participants de s’identifier à l’événement, depuis la scène virtuelle jusqu’à la mobile app, en passant par les sessions de streaming.
  
  
• Mass mailing: Les organisateurs ont pu communiquer grâce à notre outil de mass mailing sur les dernières nouvelles de l’événement,  changements de programme de l’événement, ou encore les remercier de leur participation.
  
  
• App de Check-in: Plus de participants que prévu se sont rendus à l’événement de manière présentielle. La possibilité de filtrer les participants déjà inscrits avec un QR code grâce à l’App de Check-in a permis de fluidifier l’accueil des visiteurs.
  
  
• Social Wall ou Réseau Social Privé: Les participants ont pu partager, sans importer leur mode de participation (virtuel ou présentiel), leur expérience en direct, leur remerciements et réagir et commenter les publications des autres. 
  
  
• Sondages: Dans le but de réunir des opinions sur l’événement et les expériences des participants, les organisateurs ont mis en ligne une enquête de satisfaction pour améliorer leurs prochaines éditions.
  
  
• Certificats de participation: Trois types de certificats ont été créés par les organisateurs eux-mêmes à partir d’un tutoriel que leur a fourni Eventtia.