Vous aimeriez organiser une conférence en ligne mais vous ne savez pas par où commencer ?
Ce guide est fait pour vous, nous y aborderons tout ce qu’il faut savoir sur l’organisation de votre première conférence en ligne.
Une conférence en ligne offre aux entreprises et aux commerciaux un excellent moyen d’entrer en contact avec un très large public pour un coût modéré. Cependant, son organisation et son hébergement peuvent s’avérer être un vrai défi. La pandémie de COVID-19 a forcé la majorité des organisateurs d’événements à transposer leurs événements dans le monde virtuel, c’est donc le moment ou jamais de suivre le mouvement. Commençons par la première étape par laquelle vous devez passer dans l’organisation de votre première conférence en ligne.
Étape 1 : Choisir les plateformes
Lors de la préparation d’une conférence traditionnelle en présentiel, le choix de la salle est incontestablement un point important à prendre en compte. Pour une conférence en ligne, les mêmes précautions s’appliquent à la dimension technologique.
Différentes technologies peuvent vous aider dans l’organisation d’une conférence en ligne mais, pour faire simple, vous devrez prendre en compte trois éléments :
- Comment allez-vous héberger et diffuser le contenu présenté ?
Allez-vous simplement proposer une vidéo à la demande que les participants pourront télécharger ? Souhaitez-vous un webinaire interactif ? Y aura-t-il une chat room ? Selon les réponses à ces questions, vous aurez besoin de plateformes différentes.
Bien entendu, il est possible de construire votre propre plateforme à partir de rien. Cependant, vous avez déjà le choix parmi différentes plateformes de webinaires existantes et, si vous voulez simplement distribuer des vidéos, YouTube Live ou Facebook Live feront très bien l’affaire.
- Inscription, billetterie et contrôle des entrées
Vous aurez besoin d’une solution pour vendre les billets en ligne et/ou pour permettre aux gens de s’inscrire facilement et de se connecter à la conférence en ligne. Idéalement, la fonctionnalité d’inscription devrait être intégrée à la plateforme de conférence en ligne.
- Suivi et gestion des participants
La gestion d’une liste d’invités à un événement peut se révéler être une tâche compliquée et, pour une conférence en ligne, vous aurez également besoin d’outils pour suivre les activités des visiteurs pendant leur participation à votre événement.
D’autre part, il ne faut pas oublier la partie gestion de l’événement : vous aurez très probablement besoin d’outils pour permettre la collaboration de votre équipe d’organisation et pour gérer les plannings. Un Système e gestion d’événement tout en un peut vous offrir toutes ces fonctionnalités, y compris la gestion des inscriptions et des participants. Ainsi, vous n’aurez plus à vous soucier que de l’hébergement du contenu et de la solution de distribution.
Étape 2 : Préparer les intervenants et le contenu
Pour une conférence en ligne, le contenu est assurément le plus important. Indubitablement, le point le plus important lors de l’organisation d’une conférence en ligne, c’est de s’assurer la participation de conférenciers de qualité.
Pourquoi ? Lors d’une conférence traditionnelle en présentiel, il est possible de « vendre » la salle, la scène, la décoration, et de nombreux autres éléments ; mais ce n’est pas le cas avec un événement virtuel.
De manière générale, il est possible de proposer différents types de contenu lors d’une conférence en ligne : des présentation vidéo en direct ou des vidéos pré-enregistrées. Il faut aussi envisager le niveau d’interactivité que chaque contenu pourra proposer.
Les vidéos pré-enregistrées fournissent naturellement un meilleur niveau de précision et de qualité, mais n’oubliez pas que tous les conférenciers n’ont pas nécessairement le temps de pré-enregistrer leur intervention. D’un autre côté, les sessions en direct sont techniquement plus compliquées à mettre en œuvre mais permettent également plus d’interaction.
La plupart du temps, il ne sera pas possible de rencontrer les intervenants en personne (même si cela reste possible dans quelques cas). Il est donc important de leur fournir des instructions claires. Selon votre budget, vous pouvez envoyer des assistants et des équipements, et voici quelques éléments clés à prendre en compte :
Équipement
Au minimum du minimum, vos conférenciers doivent avoir :
· Un microphone de qualité suffisante ;
· Une caméra haute qualité (si la webcam de l’ordinateur portable est de bonne qualité, cela fera l’affaire) ;
· De préférence un éclairage de bonne qualité ou au minimum un endroit bien éclairé ;
· Un arrière-plan uni et de couleur claire qui vous permettra éventuellement de choisir une couleur identique pour tous vos conférenciers par souci de cohérence.
Pour les conférenciers en direct
· Si un diaporama doit être utilisé, l’astuce consiste à placer un smartphone ou une tablette ou un écran supplémentaire au-dessus de la caméra. De cette manière, la position reste naturelle plutôt que regarder sans arrêt sur le côté de l’écran.
· Demandez aux conférenciers de fournir une trame écrite à l’avance si possible. Cela permettra de vérifier que leur présentation n’empiète pas sur celles d’autres conférenciers et vous permettra de créer un meilleur flux d’apprentissage en prévoyant la diffusion d’un sujet en lien avec l’objet de la conférence avant et après la session.
Pour les interventions pré-enregistrées
· Demandez aux conférenciers de structurer leur intervention par segments pour l’enregistrer petit à petit. En effet, il est plus simple d’enregistrer des segments courts sans faire d’erreur. Ainsi, pour une session de 30 minutes, il est possible de la diviser en 5 sections de 6 minutes.
· Demandez aux conférenciers de vous envoyer un échantillon de leur enregistrement vidéo avant d’enregistrer leur conférence en entier. Vous pourrez ainsi vérifier si leur installation est appropriée ou si des ajustements sont nécessaires.
· Vous pourrez ensuite modifier les vidéos pré-enregistrées pour améliorer le flux. Par exemple, ajouter une introduction ou un prologue selon les recommandations. Avec la permission du conférencier, vous pourrez même ajouter du contenu supplémentaire (animations ou infographies par exemple). Ajustez également de la lumière si besoin. Envoyez la vidéo au conférencier pour validation.
Étape 3 : Structurer et programmer votre conférence en ligne
Il vous faudra organiser la conférence en ligne de manière à encourager un flux d’apprentissage régulier et motivant.
Votre conférence en ligne doit avoir un planning clair et attractif avec les dates et heures, le résumé des sessions, le nom des conférenciers, des titres, des photos et la durée estimée de chaque présentation. Si une intervention doit contenir une session interactive (comme une séance de Q&A), il faut qu’elle soit visible sur le programme.
Vous pouvez diviser l’événement en plusieurs blocs ou segments, selon les conférenciers et les sujets abordés. Par exemple, si plusieurs conférenciers parlent de productivité, vous pouvez les organiser en un seul bloc.
Une astuce pour garder le public en éveil lors des conférences en ligne consiste à ne pas dévoiler le programme en une fois mais plutôt de le débloquer segment après segment. Cela permet de garder l’attention des gens focalisée sur le segment en cours. Vous pouvez progressivement débloquer chaque session et segment juste avant la fin du précédent.
Étape 4 : Permettre les interactions en temps réel
N’oubliez pas de laisser de la place pour le networking. Les gens participent à des conférences pour rencontrer d’autre personnes. Vous pouvez insérer des sessions de networking ou de chat entre les interventions des conférenciers et ajouter des cadeaux et des lots. Si vous avez assez
de temps, vous pouvez aussi ajouter des activités interactives comme des quizz ou des jeux de piste en ligne.
Prévoyez un modérateur qui guidera les participants dans la conférence en ligne entre les interventions, exactement comme lors d’une conférence traditionnelle.
Pour les sessions pré-enregistrées, vous pouvez demander aux conférenciers d’être en ligne au moment de la diffusion de leur présentation afin de pouvoir répondre aux questions des participants. Par exemple, vous pouvez permettre au conférencier de rejoindre le chat et de répondre aux questions posées au fur et à mesure.
Vous pouvez également permettre aux participants de publier sur les réseaux sociaux et d’utiliser différents outils de surveillance pour capturer en temps réel les questions et les remarques. Le modérateur ou le conférencier peut évaluer ces questions ou remarques sur les réseaux sociaux directement.
Pour les sessions en direct, il existe différents outils pour vous aider à organiser des sessions de questions et réponses en direct. La plupart d’entre eux fonctionnement par récupération des questions auprès des participants (qui sont publiées pendant la diffusion en direct). Le conférencier ou le modérateur peut ensuite voter pour les questions auxquelles ils veulent répondre puis le conférencier peut y répondre en temps réel.
Vous pouvez également inclure des sondages en direct, des compétitions, et d’autres activités interactives pour que les sessions soient un peu plus attractives.
Étape 5 : Préparer un plan marketing
Même si vous avez déjà une conférence en ligne bien préparée avec les meilleurs intervenants qui soient, vous n’allez pas automatiquement attirer les visiteurs. Une bonne campagne de marketing et de promotion reste nécessaire.
Tout d’abord, préparez des éléments de promotion avec, par exemple :
· Une page d’accueil ou un site web. Des outils existent, comme Wix, Squarespace et d’autres, qui peuvent vous permettre de construire facilement un site web conçu de manière professionnelle.
· Les newsletters par e-mail, sont très utiles, en particulier si vous avez déjà une base de données d’adresses e-mail de bonne taille.
· Des publications de blog et autre type de contenu ;
· Du contenu pour les réseaux sociaux ;
· Un communiqué de presse ;
· La présentation des conférenciers ;
· Et bien d’autres encore.
Faites preuve de créativité. Vous pouvez utiliser de nombreux moyens pour promouvoir votre conférence en ligne et attirer plus de monde :
· Demandez aux conférenciers de partager l’événement sur leurs réseaux, c’est l’une des tactiques les plus efficaces, en particulier si vous invitez des conférenciers connus.
· Appuyez-vous sur les réseaux sociaux appropriés pour faire connaître votre conférence et bâtir une communauté.
· Envoyez des petits extraits, des teasers et d’autres types de contenu attractif via la newsletter.
Dernières remarques
Une conférence en ligne peut être un moyen très efficace pour une entreprise d’entrer en contact avec un public plus large en s’affranchissant des limites liées à la taille de la salle ou à son emplacement géographique. Cependant, la programmation d’une conférence en ligne peut présenter quelques difficultés. Il est donc important de prendre le temps de la préparer correctement et programmer l’événement à l’avance.
Il est également capital de fournir quelque chose d’unique pour vous démarquer des autres événements virtuels, sinon il vous sera difficile d’attirer votre public cible. Pensez toujours à la valeur que vous allez apporter à chaque conférence en ligne que vous hébergerez et ne craignez pas de demander un retour à vos participants pour vous assurer qu’ils ont vécu une très bonne expérience et améliorer vos prochains événements.
Faites preuve de créativité et ne vous limitez pas à ce que vous avez déjà fait. Dans l’environnement en ligne, vous aurez plus de liberté et de souplesse pour recréer à peu près n’importe quoi. Alors sortez du cadre.
