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Comment organiser votre prochain salon commercial virtuel

Comment organiser votre prochain salon commercial virtuel

Plannification d’événement
mars 16, 2022

Écrit par:

Thomas Davey

Les salons commerciaux en ligne peuvent être de véritables espaces d’échange permettant de rassembler les gens, de parler affaires, de nouer de nouvelles relations et de signer des contrats. Mieux encore, leurs principales composantes que sont le networking, les stands d’exposants, les lancements de produit, etc. fonctionnent très bien en ligne.

Passer du hall d’exposition à l’espace virtuel ne relève pas nécessairement du casse-tête, et ne devrait pas non plus décevoir les attentes de vos participants lors d’un salon commercial. C’est là que cet article intervient.

Nous allons vous montrer comment organiser un salon commercial virtuel dont on entendra parler longtemps. Nous aborderons les éléments dont vous avez besoin pour organiser une exposition virtuelle et nous vous montrerons comment faire sortir du lot votre événement.

Les salons commerciaux virtuels : ce qu’il faut savoir

En ligne ou en présentiel, les bases du salon commercial restent les mêmes. Tout d’abord, il s’agit de réunir des prospects, des clients et des partenaires sous le même toit. Deuxièmement, il faut les amener à se croiser et à faire des affaires ensemble. La seule différence c’est que toute l’action se situe dans un espace virtuel qui ressemble à quelque chose comme ça…

Vous entrez dans un espace virtuel qui imite celui d’un parc d’expositions physique. Vous avez donc le même hall d’accueil, la scène principale, des espaces d’animation et des espaces d’exposition. Ces espaces peuvent être totalement personnalisés avec des bannières, différents jeux de couleurs et différents types de contenu vidéo. À l’intérieur, les visiteurs participent à différentes activités, parcourent l’espace virtuel et interagissent via des chats et des espaces de networking en visioconférence.

Pour ce qui est des avantages, tout d’abord cela vous évite la réservation d’un espace de grande taille, ce qui vous fait économiser non seulement du temps d’installation, mais également une belle somme d’argent. Deuxièmement, sans les contraintes liées à l’espace ou à l’emplacement, vous pouvez attirer un nombre beaucoup plus élevé de visiteurs à l’échelle mondiale.

Comment organiser un salon commercial virtuel

À présent que les bases sont posées, passons aux choses sérieuses, c’est à dire l’organisation concrète d’un salon commercial virtuel, et voici votre plan d’action individuel étape par étape pour cette organisation.

Comprendre les types de participants et leurs besoins

Les salons commerciaux virtuels sont là pour réunir les gens, et il y a une raison à cela. C’est pour cela que vous devez toujours avoir une vision claire de ce que les participants viennent chercher lors de l’événement.

Les participants ne font pas uniquement référence aux visiteurs, mais également aux exposants et aux sponsors. Il est très important de prendre cela en compte car chaque type de participant a ses propres besoins spécifiques.

Par exemple, les visiteurs sont peut-être là pour le networking et pour effectuer des recherches, les exposants pour des démonstrations produits ou attirer des prospects et les sponsors pour améliorer leur visibilité. Quelles qu’en soient les raisons, il vous revient de les identifier et de passer du temps à discuter avec vos participants.

Savoir ce qui est important pour chaque type de participants vous permet de construire l’expérience autour d’eux ce qui peut s’avérer crucial lorsqu’il s’agit d’apporter une valeur ajoutée et de démontrer le ROI.

Souvenez-vous, plus tôt vous pourrez saisir les besoins de vos participants, plus tôt vous serez en mesure de concevoir un salon commercial attirant pour eux.

Choisir la bonne technologie

Le facteur de réussite le plus important pour votre salon commercial virtuel, c’est la technologie que vous choisissez. Ce choix influe fortement sur le bénéfice final de l’événement, alors identifiez bien vos besoins et trouvez la plateforme qui peut y répondre.

Par exemple, si le principal objectif de votre événement est de mettre en relation des vendeurs et des acheteurs, trouvez une plateforme qui offre différentes dynamiques de networking comme le speed dating et le matchmaking. Autre exemple, si l’objectif est d’offrir un espace à vos exposants pour vendre leurs produits, choisissez plutôt une plateforme qui offre des stands d’exposants interactifs et l’intégration des plateformes de e-commerce.

Quelle que soit la raison de votre choix, la plateforme devra vous servir dans deux domaines. D’abord pour répondre aux différents besoins de vos participants, ensuite pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.

Ajoutez de nombreuses façons d’interagir et d’échanger en réseaux

L’une des principales motivations de vos participants pour assister à votre salon virtuel sera d’interagir et de se mêler aux autres. Tout repose sur les moyens disponibles pour faciliter les conversations afin que vos visiteurs puissent nouer des relations et, finalement, signer des contrats. La bonne nouvelle, c’est qu’il y a de nombreuses manières d’atteindre cet objectif.

Tout d’abord, ajoutez un live chat. C’est un excellent moyen d’encourager l’interaction entre vos invités. Pour en tirer le meilleur profit, assurez-vous le concours de modérateurs qui pourront guider la conversation et faire en sorte que les visiteurs participent activement tout au long de l’événement. Deuxièmement, trouvez une plateforme d’événements virtuels qui offre différents formats de networking comme le speed networking, le matchmaking et les salles d’animations. La création de dynamiques différentes augmente la diversité et offre des opportunités variées à vos visiteurs d’interagir entre eux.

Créez une expérience immersive pour les visiteurs

Pour la réussite d’un salon commercial virtuel, vous devez offrir plus que les composantes de base. Il vous faudra créer une expérience immersive d’événement qui donne la possibilité aux participants de partager leurs idées et de nouer des relations lors de votre salon commercial virtuel.

La clé dans ce cas, c’est offrir de la diversité à vos visiteurs et réunir le plus d’éléments possible pour leur offrir les meilleures opportunités. Le moyen le plus populaire pour susciter l’interaction entre les visiteurs est la ludification, sous forme de quizz, de trivial ou même d’escape games.

Par ailleurs, vous pouvez imaginer la création de canaux ou de fils de discussion dédiés dans lesquels les visiteurs pourront se rencontrer et interagir entre eux. Vous pouvez également proposer un stand photo où les participants peuvent prendre un cliché et personnaliser leurs selfies avec des animations de marque.

Soutenez vos exposants et vos sponsors et démontrez le ROI

Si vos exposants et vos sponsors ont du succès lors de votre salon, votre événement sera un succès. C’est pour cela que vous devez aller un peu plus loin en les guidant et en leur facilitant l’accès à tout ce dont ils ont besoin pour s’installer en douceur.

Il est également intéressant de créer du contenu à visée éducative sous la forme de didacticiels, de guides et de checklists pour aider vos exposants et vos sponsors à se familiariser avec l’espace virtuel. Cela simplifie grandement la manière dont tout fonctionne et, plus important encore, maximise leur participation.

Enfin, il est extrêmement important de démontrer le ROI. La meilleure façon de le faire, c’est d’envoyer un rapport à la fin de l’événement qui souligne toutes les métriques clés qui auront été atteintes.

Dernières remarques

Les salons commerciaux virtuels sont un excellent moyen de rassembler les gens à un coût sensiblement moins élevé qu’un événement en présentiel.

Pour que votre salon virtuel soit réussi, pensez aux besoins de vos différents types de participants, à la manière dont vous pourrez démonter le ROI, puis construisez votre événement en conséquence.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Thomas Davey
Copywriter et spécialiste du marketing
Copywriter et spécialiste du marketing qui aime montrer au monde ce qui peut être fait avec le pouvoir des événements et une bonne technologie.

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