Le marketing événementiel, pour faire simple, consiste à faire connaître aux gens l’existence de l’évènement que vous organisez et à les convaincre d’y participer.
On pourrait dire que le marketing est devenu plus compliqué que jamais. Dans le passé, si vous aviez le budget pour vous offrir une annonce dans la page de publicité sur une chaîne TV populaire à une heure de grande écoute, le succès était pratiquement garanti.
Cependant, dans le monde numérique hyper-dynamique d’aujourd’hui, il n’est plus possible de s’appuyer sur une seule technique marketing ou un seul canal de diffusion pour faire passer le message. Au lieu de cela, il faut intégrer les différents canaux, à la fois en ligne et hors ligne, dans un effort coordonné pour atteindre des objectifs marketing.
Ce guide aborde en détails l’utilisation des réseaux sociaux pour la promotion des événements, mais il faut aussi prendre en considération les autres canaux et bonnes pratiques. Voici quelques bonnes pratiques importantes en marketing événementiel :
Comment promouvoir un événement : les bonnes pratiques
1. Définir les objectifs marketing de l’événement
Pourquoi promouvoir votre événement ? Au premier abord, cela semble plutôt évident : convaincre plus de personne d’y participer ; mais soyons plus précis. Par exemple, les objectifs marketing peuvent se décliner comme ceci :
- Nombre total d’inscriptions
- Nombre d’inscriptions gratuites
- Nombre d’inscriptions payantes
- Nombre d’inscriptions à tarif réduit
Ces données (KPI) seront utilisées pour mesurer les performances de votre travail de marketing.
Foncer tête baissée sans commencer par définir les objectifs de la promotion de votre événement pourrait (et c’est souvent le cas) se traduire par un gaspillage d’argent, de temps et de ressources. Alors, faites preuve de la plus grande clarté possible lors de la définition de vos objectifs et, dans le même temps, assurez-vous qu’il est possible de les atteindre. Vous pouvez utiliser le principe S.M.A.R.T. pour la définition des objectifs et vérifier que vos objectifs sont :
- Spécifiques : clair comme de l’eau de roche, un élève de CM2 pourrait comprendre
- Mesurables : vous pouvez utiliser des données chiffrées et des KPI pour mesurer votre progression
- Acceptables : pertinents par rapport aux objectifs de votre événement et de votre organisation
- Réalistes : important pour maintenir votre moral et celui de votre équipe
- Temporellement définis : vous pouvez rattacher une chronologie à l’objectif Utilisez des solutions de marketing événementiel pour suivre efficacement la progression de vos actions marketing du début à la fin.
2. Connaissance de votre public cible
Comme pour tout travail de marketing, le secret ici est de bien comprendre votre public cible.
Déterminez qui a le plus de chances de vouloir assister à votre événement, et rassemblez autant d’information que possible sur ce public cible : données démographiques, psychographiques, comportementales, etc. Dans l’idéal, vous devriez créer un avatar d’acheteur.
Répertoriez les canaux marketing et tactiques qui peuvent être efficaces pour cette cible particulière, et tenez-vous y.
3. Un communiqué de presse efficace
Ne sous-estimez pas l’importance d’un communiqué de presse pour un événement.
Avec un communiqué de presse formel bien rédigé, vous invitez les médias, les sites web, et également les influenceurs à faire partie de votre événement de sorte qu’ils vont passer le mot à leurs audiences respectives.
Assurez-vous que le communiqué de presse soit bien rédigé, pas trop long, et présente un bon équilibre entre attractivité et contenu informatif.
4. Marketing par e-mail efficace
Si vous avez déjà accueilli des événements par le passé (avec succès) et que vous avez récupéré les adresse e-mail des participants des précédents événements, le marketing par e-mail peut s’avérer très efficace pour contacter votre public de l’époque et promouvoir votre nouvel événement.
Même avec tous les nouveaux canaux et les nouvelles technologies, le marketing par e-mail reste le canal de promotion le plus efficace pour un événement.
Si c’est le premier événement que vous organisez et/ou que vous débutez dans l’organisation d’événements, vous pouvez acheter une liste d’adresses e-mail auprès de différents fournisseurs. Ce ne sera pas aussi efficace que de construire votre propre base de données mais il est intéressant d’essayer.
5. Construire un site Internet professionnel pour l’événement
Ce guide est plutôt centré autour du marketing des réseaux sociaux pour votre événement, mais il est essentiel de rappeler que vos profils sur les réseaux sociaux ne peuvent pas se substituer à un site Internet fonctionnel et bien conçu. Différentes plateformes de gestion d’événement professionnelles proposent aujourd’hui des outils pour construire facilement un site Internet de qualité. Vous devez y faire figurer les éléments suivants :
- Des informations claires sur l’événement (adresse du lieu, date et heure, artistes et conférenciers)
- Une interface simple pour l’inscription et la réservation de billets et des informations claires sur la tarification.
- Du contenu de qualité pour attirer les participants potentiels
- Des photos et des vidéos des conférenciers ou des artistes
Si vous avez déjà un site Internet pour votre activité d’organisation d’événements (ou pour vous-même), vous pouvez créer une nouvelle page dédiée à l’événement. Nous recommandons cependant de créer une page d’accueil dédiée, tant pour le SEO que pour pouvoir la personnaliser.
6. Définissez la chronologie de votre travail de marketing
Le travail de marketing événementiel a la particularité de pouvoir, et même de devoir être découpé en différentes phases :
- Pré-lancement : vous pouvez lancer une campagne pour « réservez la date » sur les réseaux sociaux, par e-mail ou par d’autres canaux pour commencer à créer du buzz autour de votre événement.
- Tarifs « early bird » : vendre des billets à l’avance fait connaître l’événement et peut également assurer un peu de cashflow.
- Annonce de la tête d’affiche : annoncez un conférencier principal ou une tête d’affiche.
- Annonces complémentaires : annoncez d’autres conférenciers, les sujets des séances les plus attractives, etc.
- Dernier rappel : dernière chance pour profiter du tarif « early bird ».
- Clôture des inscriptions : fin des inscriptions.
- Après l’événement : évaluation, envoi de sondages post-événement, etc.
Lorsque nous aborderons ci-dessous les différentes stratégies de promotion d’un événement sur les réseaux sociaux, ces phases nous serviront également de base.
Promotion d’un événement sur les réseaux sociaux : astuces et conseils
Pour un événement, une campagne marketing efficace sur les réseaux sociaux a pour but d’entrer en contact avec les gens avant, pendant et après l’événement, comme nous pouvons le déduire de la chronologie ci-dessus.
Nous allons aborder ci-après les différentes stratégies promotionnelles dans chacune des phases du marketing événementiel, mais commençons par identifier les réseaux sociaux sur lesquels vous devrez vous concentrer.
Choisir les bons réseaux sociaux
Vous devez faire ce choix d’après les préférences de votre public cible. D’autre part, jusqu’à un certain point, certaines plateformes peuvent être plus efficaces que d’autres pour certaines niches.
Voici un aperçu élémentaire des réseaux sociaux usuels à prendre en considération :
- Instagram : une plateforme centrée sur le contenu visuel (photos/vidéos), particulièrement populaire auprès du jeune public mais généralement très efficace aujourd’hui avec un niveau d’engagement élevé.
- Facebook : encore la plateforme la plus populaire avec plus de 2 millions d’utilisateurs. Il y a de nombreuses options possibles pour la promotion d’un événement sur la plateforme comme créer une page dédiée à l’événement, obtenir des « followers » de manière organique, et utiliser les outils de promotion payants de la plateforme.
- YouTube : c’est la plateforme phare aujourd’hui pour la vidéo à la demande, et vous pouvez l’utiliser pour promouvoir vos événements via du contenu vidéo plus ou moins long.
- TikTok : très populaire ces deux dernières années, vous pouvez l’expérimenter pour promouvoir votre événement à travers de courtes vidéos.
- LinkedIn : particulièrement efficace pour la promotion d’événements « sérieux » à l’attention des professionnels, comme des conférences.
- Twitter : peut être efficace pour générer du buzz avant l’événement, et également pendant l’évènement, du fait de la nature immédiate et en temps réel des publications.
Campagnes sur les réseaux sociaux avant l’événement
Voici quelques techniques que vous pouvez utiliser pour faire connaître votre événement et attirer des participants potentiels avant l’événement (pendant la phase de pré-lancement, la période de tarification « early bird » et les phases de dernier rappel).
1. Décidez d’un hashtag pour l’événement
Trouvez un hashtag court, facile à prononcer et facile à retenir pour l’événement.
La clé, c’est le bon équilibre entre originalité et familiarité : votre hashtag doit être suffisamment familier pour que le public cible identifie immédiatement ce dont il est question, et il doit être original pour éviter la confusion avec d’autres événements ou d’autres marques.
En général, plus le hashtag est court, mieux c’est. Pensez à intégrer le hashtag dans une URL simplifiée pour pouvoir partager le lien. Vous devrez également prendre en compte le nombre de caractères sur des plateformes comme Twitter.
Lorsque vous avez choisi un hashtag pour l’événement, il est crucial de faire preuve de cohérence. Utilisez le hashtag sur tous les supports en lien avec l’événement à venir et encouragez les participants, les conférenciers, les partenaires, les fournisseurs et les sponsors à utiliser également le hashtag dans leurs publications sur l’événement.
Par ailleurs, pendant l’événement, assurez-vous que le hashtag soit visible par tout le monde afin que vos participants le repèrent et l’utilisent dans leurs publications.
2. Optimisez vos profils sur les réseaux sociaux
Un point clé de l’utilisation des réseaux sociaux pour la promotion de votre événement est l’optimisation de vos profils et le renforcement de votre présence.
Pensez à utiliser des photos et des graphismes de bonne qualité sur vos profils et dans toutes vos publications pour donner une impression de professionnalisme. Mettez également votre biographie à jour avec un en-tête et une description optimisés.
Quelques conseils sur ce sujet :
- La cohérence est un point central. Assurez-vous de maintenir la cohérence de votre image de marque sur les différentes plateformes.
- Veillez particulièrement à la mise à jour de votre biographie ou section « à propos ». Intégrez vos mots clés cibles, mais concentrez-vous sur la production d’une description attractive et la transmission d’informations sur votre entreprise et l’événement à venir.
- Liez vos profils entre eux. Par exemple, ajoutez l’url de votre compte Facebook sur Instagram et vice-versa.
- Ajoutez un lien vers la page ou le site Internet de votre événement pour inciter à l’inscription en ligne.
3. Tirez profit des Stories Instagram
L’une des fonctionnalités relativement récentes des Stories sur Instagram est l’utilisation d’un Sticker de compte à rebours, parfait pour annoncer le lancement de votre événement. Vous pouvez définir une date et une heure de fin pour le compte à rebours et personnaliser la couleur et le nom aux couleurs de votre événement.
Vous pouvez mettre en place ce sticker de compte à rebours de différentes manières, par exemple pour annoncer la fin des tarifs « early bird » et ainsi vendre plus de billets, ou alors si vous prévoyez des compétitions ou des cadeaux, vous pouvez également utiliser le sticker.
Ce sticker, très simple en apparence, est efficace pour une raison : la peur de manquer quelque chose (ou FOMO), en donnant l’impression aux gens qu’ils peuvent manquer une occasion s’ils ne se dépêchent pas, cela génère la curiosité et les encourage à agir directement.
4. Teasers vidéo
Vous pouvez publier de courtes vidéos sur Instagram, Twitter, YouTube et d’autres plateformes pour faire connaître votre événement. Les teasers apportent également à votre public cible des informations attractives et utiles qui peuvent les inciter à s’inscrire.
Cette technique est également efficace pour mettre en valeur vos conférenciers ou artistes, ainsi que les VIP. Si, par exemple, vous organisez un festival de musique, alors vous pouvez présenter chaque jour l’un des DJ en tête d’affiche au cours des semaines qui précèdent l’événement.
Vous pouvez également partager de courtes interviews ou des extraits en coulisses avec ces conférenciers ou artistes.
5. Concours et cadeaux
Les cadeaux et concours sur les réseaux sociaux sont populaires pour une bonne raison : ils dynamisent l’interaction et l’engagement sur les réseaux sociaux. Plus vous suscitez d’engagements, plus votre marque sera connue et plus vos followers se transformeront en participants.
Si vous avez des sponsors, vous pouvez également leur demander de participer pour les cadeaux.
Comment utiliser les réseaux sociaux pendant l’événement
Il est également important de couvrir l’événement dans vos pages sur les réseaux sociaux pendant que l’événement se déroule. Cela n’aidera plus à augmenter le nombre de participants (peut-être à l’exception des événements hybrides ou virtuels), mais cela peut améliorer la satisfaction des participants et renforcer votre image de marque dans son ensemble.
Voici quelques conseils :
1. Publications en direct
Twitter est particulièrement efficace comme réseau social en temps réel. Vous pouvez y présenter une couverture de l’événement au fil de l’eau.
Utilisez le hashtag de votre événement dans chaque publication. Vous pouvez également saisir cette opportunité pour interagir avec les participants en temps réel. Les visiteurs peuvent publier des questions ou des remarques par rapport à l’événement, alors surveillez régulièrement vos fils.
2. Afficher les publications sur les réseaux sociaux pendant l’événement
Vous pouvez mettre en valeur les publications les plus intéressantes en temps réel sur l’affichage principal de votre événement pour inspirer la cohésion.
Il y a de nombreuses façons de mettre cela en place. Par exemple, vous pouvez afficher à l’écran les questions intéressantes des participants de sorte que le conférencier puisse donner la réponse en temps réel.
Utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir votre événement après sa clôture
1. Publiez du contenu sur l’événement généré par les utilisateurs.
Il s’agit d’une tactique qui peut être très complexe à mettre en œuvre mais également très efficace si elle est bien menée.
Tout d’abord, vous devez encourager vos participants à générer du contenu. Il peut s’agir de quelque chose de simple, comme les encourager à prendre et à publier une photo d’eux-mêmes en train d’utiliser votre stand photo exceptionnel pendant l’événement. Cependant, vous pouvez faire preuve de créativité et utiliser des approches plus originales.
Deuxièmement, publiez ce contenu généré par les utilisateurs sur vos profils de réseaux sociaux.
2. Rechercher des commentaires
Renouez contact avec les personnes qui ont rejoint votre événement, en particulier celles qui ont mentionné et ou interagit avec les profils de votre événement sur les réseaux sociaux. Vous pouvez simplement les remercier et leur souhaitez un bon retour chez eux. Vous pouvez
également les encourager à laisser un commentaire et à exprimer leurs remarques (même les remarques négatives).
Si nécessaire, envoyez un sondage post-événement par DM pour resserrer les liens. L’efficacité de cette technique pour construire des relations de long terme pourrait vous surprendre. Lorsque les gens sentent que leur voix est entendue, ils sont plus disposés à assister à votre prochain événement.
Conclusion
La promotion de votre événement sur les réseaux sociaux consiste principalement à comprendre sur quelles plateformes vos participants sont actifs et le type de contenu avec lequel ils interagissent.
Mieux vous comprendrez votre public cible, plus vos campagnes seront efficaces.
Cependant, n’oubliez pas que la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux ne s’arrête pas au lancement de l’événement. Vous devrez également utiliser les réseaux sociaux pour générer et entretenir le buzz pendant et après l’événement pour optimiser leur potentiel.
