La création du programme d’un événement peut être une tâche impressionnante, surtout si vous le faites pour la première fois et que vous ne savez pas par où commencer.
Cependant, un programme bien construit est l’un des éléments clés pour assurer le succès d’un événement. Cela vous aidera particulièrement à suivre l’utilisation de vos ressources pour la logistique de l’événement. D’un autre côté, cela peut également aider les organisateurs d’événement à assurer une expérience optimale pour les participants.
Alors comment faire ?
Nous allons détailler ici dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la création d’un programme d’événement attractif.
Programme d’événement : les éléments essentiels
Le secret pour créer le programme parfait pour votre événement, c’est de trouver le bon équilibre entre information et attractivité. Il faut éviter de submerger les participants et les collaborateurs avec de trop nombreux détails superflus.
Surtout, assurez-vous de n’inclure que les informations qui apportent une valeur supplémentaire à l’expérience des participants, et pas plus.
N’oubliez pas que si quelqu’un a besoin d’informations supplémentaires, il est possible de les trouver sur votre site Internet ou sur les réseaux sociaux. Il n’est donc pas nécessaire d’inclure trop d’informations dans le programme ou de le surcharger.
Lors de la préparation du programme d’un événement, il est capital de penser à la diversité des différentes activités pour garder l’attention des participants tout au long de l’événement. Ainsi, le programme doit comprendre différents types d’activités comme :
- Des séances d’acquisition de connaissances : séminaires, conférences, webinaires, etc.
- Une dynamique de networking : des opportunités d’intégrer un réseau comme un diner de gala, un cocktail, des séances de discussion en face à face lors des événements virtuels, etc.
- Des pauses : cela se passe d’explication, inclure des pauses entre les activités pour permettre aux participants de reprendre leur souffle.
- Des activités sociales : jeux de plateau, séances de questions-réponses interactives, quiz, visites virtuelles lors d’événements virtuels, etc.
- Des ateliers : séances d’activités interactives relativement longues.
- Des divertissements : groupe de musique, chanteur, humoristes, etc.
Le véritable programme de l’événement peut varier selon les caractéristiques spécifiques qui entourent votre événement. Cependant, l’agenda idéal doit inclure les éléments suivants :
1. Les informations essentielles sur l’événement : nom, date, lieu
Cela va sans dire, vous devez vous assurer que le nom et la date de l’événement soient bien repérables sur le programme.
- Dans le cas d’un événement physique, pensez à ajouter le nom et l’adresse de la salle.
- Pour un événement virtuel, indiquez-le clairement sur le programme. Ajoutez un QR code ou tout autre moyen que les participants pourront utiliser pour rejoindre la plateforme de diffusion de l’événement.
Ce type d’information doit en général être mis en valeur en grands caractères sur la première page (dans le cas où le programme comporte plusieurs pages).
2. Informations sur votre entreprise
Vous devez au minimum indiquer le nom de l’entreprise organisatrice de l’événement à vos participants et faire figurer le site Internet et les réseaux sociaux de votre entreprise sur le programme. Selon le type d’événement que vous prévoyez et l’espace disponible sur le programme, vous pouvez ajouter l’idée que votre entreprise se fait de l’événement, ses objectifs, et d’autres informations pertinentes.
3. Photos et illustrations
Ce n’est une nouveauté, les images en disent bien plus long que les mots ; et compte-tenu de l’espace limité disponible sur le programme d’un événement, vous devrez choisir attentivement les photos et les illustrations à y faire figurer.
Assurez-vous que les photos, illustrations et infographies que vous intégrez dans le programme soient visuellement très attractives et concordent bien avec le thème de l’événement et l’esthétique générale du document. Les photos et illustrations tiendront un grand rôle dans la détermination de la tonalité générale de votre événement, vous devez donc prêter une attention toute particulière à cet aspect visuel.
4. Calendrier de l’événement
Selon l’espace disponible sur le programme de l’événement, vous devriez pouvoir y loger le calendrier complet de votre événement ou au moins une version raccourcie.
Dans les deux cas, assurez-vous que le calendrier est bien abouti et attractif, et structurez-le par jour (dans le cas d’un événement sur plusieurs jours), par session et par horaire. Il doit être facile à comprendre et attractif pour votre public.
Le calendrier ne doit pas constituer l’élément le plus important du programme de votre événement, alors n’y investissez pas trop de temps et de ressources.
5. Description des sessions et des activités
Selon l’espace disponible, vous pouvez ajouter une courte description de chaque activité ou session prévues lors de l’événement, y compris les séances en atelier. L’objectif de cette partie est de permettre aux participants de choisir les activités auxquelles ils veulent participer et de réfléchir à ce qu’ils attendent de chacun d’elles.
6. Plan de la salle
Ce n’est pas un élément obligatoire sur le programme d’un événement, si vous manquez de place pour ajouter un plan ou si vous prévoyez un événement virtuel, il y a plusieurs manières de s’en passer.
Cependant, si votre événement est réparti dans plusieurs espaces d’un hall d’exposition, inclure un plan dans le programme de l’événement peut être un plus. Bien entendu, vous devrez tout de même afficher des plans à différents endroits du lieu, mais un plan de l’événement dans le programme peut apporter plus de confort à vos participants qui sauront ainsi qu’ils y ont accès à tout moment.
Assurez-vous que le plan est facile à comprendre et bien conçu. Vous pouvez ajouter le nom des différents espaces ou leur attribuer un code couleur si nécessaire.
7. Sponsors, VIP et partenaires clés
S’il vous reste de la place sur le programme, vous pouvez ajouter les logos de vos sponsors et partenaires, et mentionner le nom des invités VIP qui vont participer à l’événement.
8. Vos coordonnées
Donnez un numéro de téléphone d’urgence sur le programme de l’événement, ainsi que toutes autres coordonnées importantes. De cette manière, les participants pourront facilement accéder à ces informations en cas d’urgence médicale ou accident au cours de l’événement.
9. FAQ
Voici un autre élément facultatif que vous pouvez ajouter s’il vous reste encore de la place dans votre mise en page, et qui peut alléger la tâche de vos équipes lors de l’événement. Une section FAQ sur le programme leur évitera de perdre un temps précieux à répondre à des questions récurrentes.Envisagez d’ajouter une section FAQ si votre événement est relativement complexe, en particulier si vous avez reçu de nombreuses questions lors des inscriptions. Cependant, si vous décidez d’ajouter une FAQ, n’ajoutez que les questions qui peuvent aider les participants pendant leur visite de l’événement, pour que cette section soit vraiment pertinente.
Comment rendre le programme de l’événement attractif ?
1. Prêtez une attention particulière à vos plages horaires
En fin de compte, l’organisation d’un programme d’événement revient à loger toutes les activités et sessions de votre événement dans l’espace de temps disponible tout en assurant une expérience optimale pour vos participants.
Par exemple, pour un événement qui s’étend sur plusieurs jours, si vous avez organisé un rassemblement de networking à 23 h le premier jour, ne programmez rien de trop intense à 7 h le lendemain.
Lorsque vous prévoyez vos activités, prenez soin de trouver le bon équilibre entre tirer le meilleur parti possible du temps disponible et garantir une expérience optimale à vos participants.
2. Visez la simplicité
De manière générale, n’incluez que des activités qui :
- sont absolument nécessaires pour atteindre les objectifs de l’événement (pour l’organisateur de l’événement, les sponsors, les partenaires, etc.), ou
- apportent une valeur ajoutée pour vos participants.
Évitez de faire du remplissage avec de trop nombreuses activités et concentrez-vous sur la qualité plutôt que sur la quantité.
Même s’il peut sembler tentant d’inviter autant de conférenciers et d’intervenants renommés que possible et de saturer l’événement de sessions intéressantes, cela peut s’avérer contre-productif en fin de compte.
Un programme trop rempli peut stresser votre public et l’événement pourrait sembler surchargé et désorganisé (même ce n’est pas réellement le cas).
Il est encore plus important de conserver un programme aussi simple et minimaliste que possible pour les événements virtuels, où les participants sont bloqués chez eux. Il vaut mieux y faire figurer quelques activités attractives et de nombreuses pauses plutôt que de trop nombreuses activités ennuyeuses.
3. Alternez les propositions pour préservez l’intérêt
Même s’il vaut mieux ne pas avoir trop d’activités dans votre programme, il n’en est pas moins important de concevoir différents types de dynamiques et de conserver une diversité dans les activités.
Par exemple, évitez de programmer deux séances plénières de conférences à la suite l’une de l’autre, alternez-les plutôt avec une présentation de type TED ou une séance de discussion informelle pour que les choses restent intéressantes. De manière générale, vous devrez changer d’activité toutes les 30 à 50 minutes pour garder l’attention et éviter que vos participants s’ennuient ou soient distraits.
Votre programme doit rester simple et bien structuré et le format des sessions doit être varié. Lors de la création du calendrier d’un événement virtuel, tenez également compte des éléments qui vont distraire les participants dans la programmation des activités en proposant, par exemple, des activités qui demanderont l’utilisation d’objets usuels, disponibles chez eux.
4. Prévoyez suffisamment de pauses et d’activités en groupe
Toujours dans l’esprit de faire les choses simplement mais de manière variée. Assurez-vous de prévoir assez de pauses et d’activités de groupe comme des jeux, des visites guidées, etc.
Prêtez une attention particulière au niveau d’énergie de vos participants et aux distractions possibles. Profitez de ces pauses pour leur donner la possibilité de reprendre leur souffle. En règle générale, vous devez prévoir une pause toutes les 90 minutes pour que vos participants retrouvent leur concentration.
Par ailleurs, prévoyez suffisamment d’activités de networking entre les sessions pour leur donner la possibilité d’entrer en relation avec les autres participants.
5. Assurez-vous que les informations soient disponibles
Un autre élément important qui est souvent négligé lors de la préparation du programme d’un événement. Faites en sorte que les participants aient accès facilement à toutes les informations nécessaires pour leur permettre de participer et de profiter des activités proposées sur le programme.
Vérifiez bien que le minutage de chaque activité est clair et facile à identifier. Si les activités se déroulent dans des salles différentes, assurez-vous que cette information est bien visible.
Assurez-vous que le programme est bien optimisé pour réduire le risque de confusion et les questions.
6. Envisagez de proposer des activités parallèles
Proposer des activités parallèles peut être un excellent moyen d’apporter de la diversité sans sacrifier la vision minimaliste. Vous pouvez ainsi, vous pouvez proposer plus de choix d’activités à votre public sans risquer de surcharger votre programme.
Vous pouvez dans ce cas proposer aux participants de choisir les activités auxquelles ils souhaitent participer lors du processus d’inscription. Eventtia vous propose ce guide pour vous aider à paramétrer l’inscription aux activités sur la plateforme.
Création d’un programme d’événement attractif : guide pas à pas
Voici votre guide pour la création d’un programme d’événement attractif et facile à suivre.
1. Identifiez les objectifs de votre événement et tenez-vous-y
En fin de compte, un programme d’événement efficace doit également aider l’organisateur de l’événement ou la société qui l’héberge à atteindre les objectifs de l’événement. Ainsi, identifier les objectifs de votre événement peut vous aider de manière significative lors de la conception du programme.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les objectifs de l’événement (former vos participants, construire la notoriété d’une marque, lancer un nouveau produit, lever des fonds, etc.) ?
- Qu’elle est votre public cible (caractéristiques démographiques et psychographiques, comportement, préférences) ?
- S’il s’agit d’un événement destiné à faire des bénéfices, quels bénéfices en attendez-vous ? Ou encore, quel montant de dons espérez-vous (pour les levées de fonds) ?
Par exemple, si le principal objectif de votre événement est la captation de prospects et que les préférences de votre public cible vont vers plus de networking, vous devez prévoir plus de sessions en ateliers et de cocktails dans le programme de l’événement.
2. Contactez les intervenants et les conférenciers très tôt
L’un des défis les plus importants lors de la programmation du calendrier d’un événement, est que vous allez dépendre de tierces personnes : vos conférenciers et intervenants, sauf s’il s’agit d’un événement totalement interne avec des intervenants internes uniquement.
Pensez-y dès que possible lors de la programmation du calendrier de votre événement et créez une liste des conférenciers, intervenants, présentateurs et artistes que vous aimeriez inviter à participer à votre événement. Identifiez vos priorités et commencez à les contacter dès que possible. N’oubliez pas que les conférenciers les plus reconnus sont très demandés et il y a de fortes chances que vous vous trouviez dans l’obligation de prévoir la date de l’événement d’après leur disponibilité.
3. Prenez en compte des facteurs locaux qui peuvent affecter votre programme
Lors de la programmation d’un événement en présentiel, tenez compte des éléments comme la circulation routière locale, les horaires des transports en commun, les heures de pointe et toute construction locale qui pourrait affecter l’heure d’arrivée des participants. Ajustez votre programme sur la base de ces éléments.
Prenez également en compte les événements locaux qui pourraient interférer avec votre calendrier : événements sportifs, festivals de musique annuels et autres activités qui peuvent créer des embouteillages ou des zones de surcharge des transports en commun. Vous pouvez ajuster votre programme pour éviter ces événements locaux.
4. Prévoyez votre logistique
Une fois tous les détails importants identifiés, programmez les éléments de logistique de pointe pour votre événement :
- Terminez la réservation de la salle ;
- Définissez la date et les horaires ;
- Contactez les prestataires de sonorisation et d’éclairage ;
- Contactez les traiteurs ;
- Choisissez votre plateforme de gestion d’événement et les autres solutions logicielles.
Lors de l’organisation de la logistique dans le programme de l’événement, tenez compte à la fois des besoins de vos collaborateurs et de ceux des participants. Un programme réussi répondra aux besoins et aux préférences des deux.
Une fois que vous aurez déterminé la logistique de base, contactez vos conférenciers. Vérifiez que l’ébauche de programme leur convient.
Pensez-bien aux éléments suivants :
- Communiquez les restrictions horaires aux conférenciers et aux intervenants pour leur permettre de préparer leurs interventions en conséquence.
- Imaginez un signal qui leur indiquera que le temps qui leur est alloué est presque terminé (par exemple, dix minutes avant la fin).
- Définissez un point d’interruption (par exemple dix minutes après la fin de la plage programmée). Indiquez clairement aux intervenants que vous devez vous tenir à cette limite.
- Fournissez un minuteur bien visible pour les conférenciers.
- Désignez un modérateur qui peut avertir les conférenciers cinq ou dix minutes avant la fin.
- Décidez d’un plan d’urgence pour les conférenciers qui ne verraient pas vos signaux. Par exemple, autoriser le modérateur à prendre le micro et remercier le conférencier.
5. Utilisez des sondages avant l’événement pour préciser les détails
Un sondage avant l’événement peut vous permettre d’identifier ce que les participants aiment dans votre événement. Cela vous permettra d’ajuster les derniers détails de votre agenda pour les rassembler.
Faites savoir à vos participants que leurs réponses vont jouer un grand rôle dans la conception du programme final, ils se sentiront également valorisés.
Vous pouvez utiliser les questions suivantes :
- Quels sont les conférenciers qui vous intéressent le plus (vous aide pour la programmation des conférenciers d’après les centres d’intérêt) ?
- Que cherchez-vous à obtenir de cet événement ?
- Qu’espérez-vous apprendre lors de cet événement ?
- Combien de temps comptez-vous consacrer à une conférence ?
- Sur quel type d’activités aimeriez-vous passer du temps entre les séances ?
Avec Eventtia, vous pouvez facilement créer et diffuser des sondages pour vous aider à créer un programme d’événement attractif qui réponde aux besoins et préférences de vos participants. Après l’événement, vous pourrez également envoyer un sondage post-événement pour recueillir des avis sur l’efficacité de votre programmation.
6. Ajustez avec précision la durée de chaque session
Prévoir la durée des sessions n’est pas toujours simple, en particulier si vous organisez le programme d’un événement à la fois en ligne et en présentiel : les sessions trop longues peuvent ennuyer les participants qui peuvent se laisser distraire. À l’inverse, des sessions trop courtes ne permettront pas aux conférenciers d’aller au bout de leur propos.
Même si la durée de chaque session doit être spécifique, voici quelques indicateurs généraux qui peuvent vous être utiles :
- Les discours d’ouverture doivent rester courts, pas plus de cinq minutes ;
- Chaque conférence plénière peut durer entre 60 et 90 minutes ;
- Les séances en petits groupes peuvent prendre entre 30 et 60 minutes ;
- Les ateliers, les séances de formation, et les présentations de produits doivent durer entre 60 et 120 minutes. Même s’il convient généralement d’éviter les sessions trop longues, c’est une durée acceptable pour les ateliers tant que vous parvenez à les rendre intéressants.
- Les tables rondes peuvent durer entre 60 et 90 minutes.
Conclusion
Prévoir le programme d’un événement revient en fin de compte à trouver le bon équilibre entre répartir efficacement le temps et assurer l’implication optimale des participants. Une solution de gestion d’événement comme Eventtia propose également un outil intégré de construction du programme, ce qui vous facilite l’organisation de votre événement tout en gardant le contrôle de tous les autres détails de l’événement, comme permettre aux participants de s’inscrire à des séances en petit groupe ou à des activités pour assurer une implication optimale.
