Ton événement peut avoir des intervenants de premier plan, mais sans un solide processus d’inscription, personne ne se présentera pour les écouter.
Avec plus d’événements que jamais en concurrence pour attirer l’attention, comment les meilleurs organisateurs obtiennent-ils constamment une forte inscription et une haute participation ?
Cela se résume à trois facteurs clés :
- Solide expertise et expérience
- Logiciel d’inscription aux événements robuste
- Une marque forte, une réputation solide, et un contenu convaincant
Nous ne pouvons pas construire ta marque pour toi, mais nous pouvons t’aider avec les deux premiers.
Chez Eventtia, nous avons aidé plus de 5 000 organisations à optimiser leurs processus d’inscription au cours de la dernière décennie. Aujourd’hui, nous rendons l’un de nos outils internes les plus puissants accessible à tout le monde.
Présentation du guide d’inscription aux événements : Un outil de planification stratégique simple pour t’aider, toi et ton équipe, à dessiner un parcours d’inscription réussi, de manière claire, rapide et collaborative.
Que tu organises une conférence mondiale, une expérience de marque ou un événement exécutif, ce guide te guidera à chaque étape clé, pas à pas.
Si tu vises le succès de l’inscription, c’est ici que ça commence.
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Le guide d’inscription aux événements t’aide à planifier ta stratégie d’inscription en quelques minutes seulement et à atteindre plus de succès avec tes objectifs d’inscription.
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les 10 éléments du guide d'inscription aux événements
Chaque élément inclut des questions directrices et un exemple concret pour t’aider à appliquer la méthode avec clarté.
L’exemple fourni concerne une conférence sur la technologie événementielle, se déroulant au Manhattan Center à New-York, les 14 et 15 juillet.
🎯 Objectifs d'inscription à des événements
Décris tes objectifs d’inscription en répondant aux questions suivantes :
- Que veux-tu accomplir avec l’inscription ?
- Quelles métriques définissent le succès ?
Exemple d’objectifs d’inscription à des événements à compléter :
- principaux objectifs événementiels pour notre entreprise : gagner au moins 250k usd de chiffre d’affaires
- principaux kpis d’inscription :
✅ Au moins 1 000 participants inscrits
✅ au moins 900 participants
✅ chiffre d’affaires total : 250 000 $ USD
✅ Ventes de billets : $180k USD
✅ Satisfaction des participants : 80+ NPS (Net Promoter Score)
💰 Sources de revenus événementiels / ventes de billets
Décris tes sources de revenus événementiels et tes ventes de billets, en répondant aux questions suivantes :
- Quels sont les différents flux de revenus ?
- L’inscription est-elle liée à un accès payant ?
Exemple de sources de revenus de l’événement à compléter :
- Revenus de la vente de billets :
- investisseurs : 1 150 $
- start-up : 450 $
- standard : 180 $
- étudiants : gratuit
- Sponsors d’événements : 60 000 $
- Merchandising / Goodies : 12 000 $
👫 Participants de l'événement
Décris les participants à ton événement, en répondant aux questions suivantes :
- Quel est ton public cible ?
- Quelles langues et quels appareils utilisent-ils ?
- Y a-t-il des besoins en matière d’accessibilité ?
Exemple des informations des participants à un événement à compléter :
- Public cible : Ecosystème des startups à New-York City
- Données démographiques : Entre 25 et 45 ans
- Langue : Anglais
- Proposition de valeur proposée pour les participants : Ils peuvent rencontrer les principaux fondateurs et investisseurs en technologie.
📆 Calendrier d'inscription à l'événement
Écris ton calendrier d’inscription à des événements en répondant aux questions suivantes :
- Quelles sont les dates clés pour la configuration, le lancement, les rappels et la clôture ?
- Les délais sont-ils coordonnés avec le marketing ?
Exemple d’un calendrier d’inscription à des événements à compléter :
- 15 mai : ouverture des inscriptions
- 14 juin : premier rappel
- 10 juillet : dernier rappel
- 14 et 15 juillet : (dates de l’événement) clôture des inscriptions et paiements
📲 Expérience utilisateur
Décris ton parcours utilisateur lors de l’événement, en répondant aux questions suivantes :
- Quelles étapes le participant suivra-t-il ?
- Le parcours est-il intuitif et adapté aux mobiles ?
Exemple de parcours utilisateur pour un événement à compléter :
1. Invitation par email
2. Cliquer vers le formulaire
3. Remplir les détails
4. Choisir un billet
5. Payer
6. Recevoir la confirmation
📣 Canaux de marketing événementiel
Décris tes canaux de marketing événementiel en répondant aux questions suivantes :
- Où et comment l’inscription sera-t-elle promue ?
- Les canaux sont-ils optimisés pour la conversion ?
Exemple de canaux de marketing événementiel à compléter :
- Par nos propres canaux
- ׂ Invitations par mail de notre CRM
- ׂ Comptes sur les réseaux sociaux
- ׂ Page d’événement
- ׂ Blog de l’entreprise
- À travers des partenaires clés
- ׂ Conférenciers et sponsors
- ׂ Articles de presse
🚀 Logiciel événementiel & technologie
Décris la technologie événementielle et les outils numériques que tu utiliseras pour l’inscription à des événements, en répondant aux questions suivantes :
- Quelle plateforme va piloter l’inscription ?
- Est-elle intégrée avec d’autres outils (CRM, email, check-in) ?
Exemple de logiciel et de technologie événementielle à compléter :
Utilisation d’Eventtia pour gérer l’inscription, le suivi par email et le check-in.
👩🏽💻 Équipe, rôles et partage des tâches
Décris les rôles et le partage des tâches au sein de ton équipe en répondant aux questions suivantes :
- Qui possède l’expérience d’inscription ?
- Qui est impliqué dans les approbations, le contrôle qualité, le support ?
Exemple d’équipe, rôles & partage des tâches à compléter:
- Responsable de l’événement : Emily (PDG)
- Configuration technique : Michael (Produit)
- Contenu : Sofia (Marketing)
💸 Coûts liés à la gestion des inscriptions
Écris les coûts liés à la gestion des inscriptions en répondant aux questions suivantes :
- Quels coûts sont associés aux activités d’inscription ?
- Y a-t-il des coûts cachés liés à la technologie ou au personnel ?
Exemple des coûts d’inscription à des événements à compléter:
- personnel de sécurité (12 000 $)
- publicité média (6 700 $)
- licence de logiciel événementiel (3 300 $)
⚠️ Risques et défis
Décris les risques et défis qui peuvent réduire tes chances d’atteindre tes objectifs en répondant aux questions suivantes :
- suis-je sûr qu’il n’y a pas d’événement concurrent majeur ?
- qu’est-ce qui pourrait retarder l’inscription à des événements ou les paiements ?
- comment savoir si les prix des billets sont corrects ?
- qu’est-ce qui pourrait réduire la conversion ou entraîner des abandons ?
- comment pouvons-nous éviter un bug ou un dysfonctionnement avec la technologie ?
Exemples de risques et défis à compléter:
❌ Processus d’inscription complexe et mauvaise expérience utilisateur
❌ Informations faibles et communication peu claire
❌ Tarification incorrecte et un processus de paiement mal aligné
❌ La promotion d’événements inefficace
Source :
En général :
"From registration to the payment engine. Eventtia is one of the mosr complete and intuitive platforms"
Isai Gutierrez
Senior Information Tech Support
TCL Asociados
En conclusion: le guide d'inscription aux événements - ton guide ultime vers la réussite de tes événements
Les organisateurs d’événements comme toi ne devraient plus avoir à s’inquiéter du succès de l’inscription à des événements.
Utilise le guide d’inscription aux événements, ainsi que le bon logiciel événementiel, multiplie tes chances de faire briller tes événements en atteignant tes objectifs d’inscription à tes événements, tout en te concentrant sur ce qui compte vraiment, ta marque et ton contenu.
Télécharge le guide d'inscription aux événements aujourd'hui
Prêt(e) à passer tes événements au niveau supérieur ?
Utilise-le avec ton équipe, partage-le avec des partenaires, ou inclue-le dans ton kit d’intégration pour les événements d’entreprise. Conçu par Eventtia pour aider les professionnels de l’événementiel à faire leur meilleur travail, rapidement.
FAQs: Questions fréquentes
Qu'est-ce que le guide d'inscription aux événements ?
Le guide d’inscription aux événements est un framework visuel d’une page qui permet aux organisateurs d’événements de :
- Structurer et documenter leur plan d’inscription aux événements en détail
- Collaborer efficacement entre les équipes de marketing, d’opérations et techniques
- Poser les bonnes questions avant de se lancer dans l’exécution
- Maximiser la conversion des inscriptions et optimiser le parcours des participants
En travaillant à travers les 10 éléments du guide, tu découvriras des zones d’ombre, amélioreras l’alignement interne et finalement multiplieras tes chances de réussite.
Qui est concerné par le guide d'inscription aux événements ?
Le guide d’inscription à des événements est conçu pour les organisateurs d’événements professionnels qui gèrent l’inscription à des événements de toute taille :
- Événements pour les consommateurs, événements d’entreprise, événements B2B
- Événements en présentiel, événements virtuels et hybrides
- De n’importe quel secteur : retail, finance, éducation, organisations à but non lucratif, gouvernement, industrie, etc.
Pourquoi utiliser le guide d'inscription à des événements ?
Voici pourquoi les organisateurs d’événements devraient utiliser le guide d’inscription aux événements :
- Alignement : il permet aux organisateurs d’événements de comprendre rapidement et de manière exhaustive, en tant qu’équipe, le plan d’inscription, le processus, les risques et les pièges éventuels.
- Clarté: tu définis un plan d’inscription solide et complet en un seul endroit.
- Vitesse: utilise-le dans les ateliers ou les appels de lancement pour aligner ton équipe.
- Succès: évite les exercices d’urgence de dernière minute et maximise les performances d’inscription.
Comment utiliser le guide d'inscription à des événements ?
Voici comment utiliser le guide d’inscription aux événements, par Eventtia :
- Télécharger le fichier excel des inscriptions à des événements[b]
- Remplis chaque élément un par un, ensemble en tant qu’équipe
- objectifs d’inscription à des événements
- sources de revenus d’événements et ventes de billets
- participants à des événements
- planning d’inscription à des événements
- parcours utilisateur événement
- canaux de marketing événementiel
- logiciel événementiel et technologie
- équipe, rôles et partage de tâches
- coûts d’inscription à des événements
- risques et défis
- tu peux l’utiliser numériquement sur un ordinateur, ou tu peux l’imprimer sur une grande surface pour que ton équipe puisse commencer à esquisser et discuter des éléments du modèle d’affaires avec des post-it ou des marqueurs pour tableau. c’est un outil pratique qui vise à favoriser la compréhension, la discussion, la créativité et l’analyse
- partage le fichier final avec toute ton équipe
- n’oublie pas de mettre à jour le fichier si nécessaire
Inscription à des événements : Comment avoir plus de succès avec l'inscription à des événements ?
Obtiens plus de résultats avec tes inscriptions à des événements en suivant les guides et articles suivants :
Qui est le créateur du guide d'inscription aux événements ?
Le guide d’inscription à des événements a été créé en août 2023, par Laurent Dunys, directeur marketing chez Eventtia.
Le guide d'inscription aux événements est-il protégé et licencié ?
Le guide d’inscription aux événements est sous licence cc by-nc-sa 4.0
Tu es libre de télécharger, utiliser et adapter le guide d’inscription aux événements pour tes propres événements et projets.
Grâce à sa licence creative commons attribution–sharealike ouverte, tu peux aussi le partager avec des collègues, le traduire dans d’autres langues, ou le personnaliser pour des types d’événements spécifiques.
La seule exigence est que tu crédites Eventtia en tant que créateur et que tu gardes cette même licence visible sur toutes les copies ou adaptations. cela garantit que le guide reste un outil disponible gratuitement pour toute la communauté événementielle, tout en reconnaissant toujours son origine.
