“La gestion d’événements” est une expression qui revient très souvent à nos oreilles ! Mais au-delà de son sens littéral, demandons-nous : qu’est-ce que cela implique exactement ? Et surtout, comment l’appliquer correctement lors des événements ?
Chaque type de projet nécessite un ensemble unique de compétences et de savoir-faire afin de les rendre pertinents et attractifs pour les participants.
Énormément de détails sont à prendre en compte, et c’est pourquoi nous dédions cet article aux concepts clés de la gestion d’événements, tout en mettant l’emphase sur la meilleure façon de les appliquer.
La gestion d’événements : explication
Pour le dire simplement, la gestion d’événements rassemble la coordination, la planification, l’organisation et l’exécution d’un événement. Le terme englobe donc toute la gestion de projet, sur tous les aspects de l’événement, allant de la recherche d’intervenants à l’envoi d’enquêtes post-événement. Aussi, notons que cette méthodologie s’applique à tout type d’événement, et ce quel que soit le secteur d’activité.
Bien qu’elle soit souvent utilisée comme synonyme du terme « planification d’événements », la gestion d’événements revêt quant à elle un sens plus général, et a davantage à voir avec la logistique et l’organisation globale; avant, pendant, et après l’événement.
Pourquoi la gestion d’événement est-elle si importante ?
Pour qu’un événement soit un succès, il est essentiel qu’il soit correctement géré, du début à la fin. Autrement dit, quelle que soit la qualité du lieu, de vos intervenants ou de vos ateliers; si vous ne maîtrisez pas les facteurs de base, tels que la budgétisation et la logistique, vous risquez fortement de vous exposer à des problématiques que vous n’aviez pas envisagées.
Plus vous investissez de temps dans la gestion de vos événements, et plus vos rassemblements revêtent un aspect professionnel, abouti et soigné.
La gestion des événements virtuels
Face à l’essor rapide des rassemblements en ligne, l’industrie événementielle a dû rapidement réagir et adapter son savoir-faire en termes de gestion d’événements afin de répondre aux nouvelles exigences du monde virtuel.
Les tâches telles que la recherche d’un lieu ou encore l’aménagement de certains protocoles de santé et de sécurité ont été remplacées par la recherche de la bonne technologie, du meilleur moyen de retenir l’attention des participants, et la création de contenu à valeur ajoutée.
C’est pourquoi, lors de la gestion d’un événement virtuel, vous devez non seulement comprendre la logistique qui le sous-tend, mais également mettre davantage l’accent sur la création d’un contenu adapté, conservant tout son intérêt et son attractivité vis-à-vis du participant 2.0
Les cinq étapes de la gestion d’événements
Maintenant que nous avons les bases, nous allons voir les cinq étapes fondamentales de la gestion d’événements. Elles peuvent être appliquées à n’importe quel événement, qu’il soit physique, virtuel ou hybride.
Étape 1 : Créer un objectif et un plan d’action
La première étape de tout événement réussi est de définir votre objectif, sans oublier de créer un plan d’action pour l’atteindre.
La plupart du temps, ce premier pas s’opère assez intuitivement. Par exemple : lancer un nouveau produit ou générer des prospects supplémentaires.
Une fois le but identifié, il est essentiel d’entrer dans les détails afin d’obtenir une vision plus claire de ce que sera l’événement, le rendant ainsi plus facile à gérer sur le long terme. Enfin, il est temps de commencer vos recherches.
Découpez votre objectif en indicateurs qualitatifs, et/ou quantitatifs, afin d’analyser en profondeur ce que vous souhaitez réaliser, et ainsi tracez les actions qui vous y mèneront. Cela vous aidera à affiner l’ébauche de votre événement et à identifier les tâches nécessaires à l’atteinte de votre objectif.
Plus vous effectuez de recherches, plus l’événement sera détaillé, mais aussi pertinent. Vous gagnerez en compréhension quant à la viabilité de l’événement, ce qui vous permettra notamment d’affiner plus précisément votre budget, tout en maîtrisant son organisation.
Étape 2 : Choisir le thème et structurer le plan
A l’aide des premiers résultats obtenus grâce à vos recherches, vous pouvez à présent créer un plan d’action concret. Cela posera les bases de votre événement, ne laissez aucun détail de côté !
Voici justement une liste de questions pour vous aider à régler ces détails :
- Quel est le thème de l’événement ?
- Quel est le public cible ?
- Où et quand aura lieu l’événement ?
- Quel est le format ?
- Quelle est la durée de l’événement ?
- Combien de participants puis-je espérer ?
- Qui prendra la parole lors de l’événement ?
- Est-ce que je propose des activités ou des divertissements ?
- Comment puis-je fidéliser les participants ?
- Les billets seront-ils payants ?
- Besoin de trouver des sponsors ?
- De quelle technologie liée à mon événement ai-je besoin ?
Rien qu’à ce stade, il y a matière à réflexion. Mais sachez que bien d’autres questions devront être abordées par la suite. L’important étant de rester dans un état d’esprit ouvert et alerte, vous permettant d’envisager chaque détail et éventualité en rapport avec l’événement. Cela reste encore le meilleur moyen de se préparer à tout incident potentiel pouvant survenir.
Étape 3 : Finaliser les détails
À présent, vous devriez avoir une ébauche assez précise de ce à quoi devrait ressembler l’événement. Il est temps de le transformer en réalité. Cette étape est de loin la plus longue et se synthétise en une liste d’actions, évoluant en fonction du type d’événement que vous organisez :
- Trouver des lieux (ou des plateformes d’événements en ligne), des fournisseurs, des conférenciers, des sponsors, etc.
- Création d’un site web de l’événement et lancement des communications pré-événement
- Marketing événementiel
- Suivi des invitations et des inscriptions à l’événement
- Communications avec les participants
- Logistique événementielle le jour J
- Concevoir et finaliser les documents clés de l’événements critiques, tels que les badges par exemple
- Conception du processus d’enregistrement de l’événement et création de la signalisation
- Communication post-événement
- S’assurer de ne pas avoir à faire de changement de dernières minutes
Étape 4 : Le déroulement de l’événement
Après tout le travail que vous avez fourni en suivant les étapes précédentes, le jour J est enfin arrivé ! Il est maintenant temps de proposer à vos participants un événement enthousiasmant. Voici quelques mesures à prendre pour vous aider à franchir les derniers obstacles et assurer la réussite de votre événement :
- S’assurer que tout est correctement configuré
- Le bon déroulement de l’inscription
- Communication avec les clients
- Gérer les imprévus et les urgences
- Accompagnement des intervenants et des invités
- Interaction avec les divers médias et le public
Étape 5 : Pour finir en beauté : les tâches post-événement !
Même si votre événement est terminé, il ne s’arrête pas là ! Maintenant que vous avez un certain recul sur la façon dont l’événement s’est déroulé, il est temps de commencer à recueillir les avis des participants tout en les fidélisant en vu des prochains événements
La première action, à effectuer de préférence entre 12 et 48 heures après l’événement, consiste à envoyer à vos participants un e-mail de remerciement, accompagné d’un sondage à remplir. Ce laps de temps vous garantit une assez bonne hauteur de vue de la part des participants, vous offrant ainsi de nombreuses informations sur l’événement qui vient de se dérouler, en plus des potentiels axes d’améliorations.
Réunissez ensuite votre équipe pour faire le point sur les différents retours. Cette dernière étape est très utile pour partager les impressions personnelles de chaque membre. Ces discussions, émanant de l’analyse et de la réflexion post-événement, servent à structurer les nouvelles stratégies de demain; pour assurer à vos événements futurs le succès qu’ils méritent !
Pour conclure
L’organisation d’un événement est toujours un grand défi ! Mais un tel challenge en vaut toujours la peine, compte tenu des bénéfices qui en découlent. Il est donc primordial de mener à bien la gestion de son événement. Cela confère aux organisateurs la maîtrise des risques, en sus de minimiser ces derniers, tout en leur permettant de se concentrer sur l’essentiel.
Ainsi, plus vous soignez la gestion de vos événements, et plus ces derniers deviennent synonymes de réussite!
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