L’un des plus grands défis qui se pose lors de l’organisation d’un événement intervient durant la toute première phase : celle de la planification. Même l’organisation d’un événement de faible envergure et en apparence assez simple peut se révéler être une tâche compliquée, avec une multitude de détails et d’ajustements auxquels nous devons prêter attention.
Si c’est la première fois que vous planifiez un événement, il y a de fortes chances que vous ne sachiez pas vraiment par où commencer, ce qui est tout à fait normal. N’ayez crainte : vous êtes au bon endroit!
Dans ce guide ultime de la planification d’événements, nous aborderons étape par étape tout ce que vous devez savoir sur la planification, l’organisation et la mise en œuvre d’un événement. Nos conseils vous permettront d’être en mesure de créer des événements à succès et d’élargir votre audience.
Sans plus tarder, passons à la première étape !
Etape 1 : Définir des objectifs avec la méthode SMART
La première étape à respecter lors de la planification de votre événement va être de prendre le temps de bien définir vos objectifs, afin de mettre en place une stratégie qui suit la bonne direction.
Identifier et connaître avec précision ses objectifs vous guidera dans l’organisation et l’élaboration de vos événements tout en maximisant vos chances d’atteindre vos ambitions.
Tout d’abord, définissez l’objectif principal de votre événement.
En voici quelques exemples :
- Le lancement d’un nouveau produit
- Augmenter la notoriété de votre marque
- Accélérer la vente de vos produits et services pendant l’événement
- Faire découvrire à vos clients et prospects de nouvelles caractéristiques/fonctionnalités
Quel que soit votre objectif, c’est possible ! Précisons que même s’il est envisageable d’avoir une combinaison de plusieurs objectifs, il est préférable de se concentrer sur un ou deux objectifs principaux.
Ensuite, planifiez des objectifs SMART plus spécifiques, en lien avec votre principal objectif.
Retour sur la méthode, signification SMART :
- Spécifique : définissez vos objectifs le plus clairement possible. Plus vous serez précis, plus la stratégie déployée sera pertinente et efficace
- Mesurable : vous devez être en mesure d’attribuer des indicateurs de performance qui vous permettront de suivre et d’évaluer vos progrès quant à la réalisation de cet objectif
- Atteignable : c’est-à-dire suffisamment réaliste pour être atteint dans les délais souhaités. Primordial pour maintenir le moral de votre équipe !
- Pertinent : Il s’agit là de s’assurer que l’objectif de l’événement s’aligne bien sur l’objectif à long terme de votre organisation (exemple : est-il pertinent de tout mettre en œuvre pour augmenter les abonnements à notre newsletter ?)
- Temporellement défini : fixez un calendrier à la fois ambitieux et réaliste pour chaque objectif. Outre le fait de maintenir un haut degré de motivation au sein de l’équipe, fixer des dates clefs concernant la réalisation d’un ou plusieurs objectifs vous permet d’avoir des points de repères pour sécuriser les ressources (temps et argent) dédiées au projet. Un exemple d’outil éprouvé en la matière : le diagramme de Gantt.
Voici quelques exemples d’objectifs SMART concernant la planification d’événements :
- Vendre au moins 100 nouveaux produits durant l’événement
- Obtenir 1000 mentions supplémentaires sur les réseaux sociaux pendant l’événement
- Obtenez 1000 nouveaux abonnés sur le compte Instagram de la marque au cours d’une période (allant par exemple de la promotion de l’événement jusqu’à une semaine après la fin du rassemblement).
Vous pouvez fixer n’importe quels objectifs, tant qu’ils répondent aux critères de la méthode SMART.
Etape 2 : Création de l’avant-projet : le plan préliminaire
Suite aux objectifs que vous venez de définir, vous allez à présent pouvoir commencer à créer votre plan d’action.
Dans ce plan préliminaire, vous allez inclure les éléments clefs qui vous guideront dans l’atteinte des objectifs définis précédemment. Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un “brouillon” et que rien n’est figé, l’idée étant de toujours pouvoir apporter des modifications en cours de route.
Voici les éléments à inclure en priorité :
Calendrier : si vous avez déjà une date prévue, faites la figurer dans votre brouillon. Si non, vous pouvez simplement définir un calendrier approximatif pour l’événement (exemple : septembre prochain)
Lieu : qu’il s’agisse d’un événement virtuel ou présentiel. S’il s’agit d’un événement physique, l’événement sera centralisé ou réparti sur plusieurs lieux ? Si besoin, créez une liste restreinte des lieux (infrastructures/villes/pays) où pourrait se dérouler votre événement.
Détails des participants : le nombre de participants à votre événement déterminera la taille et le type de lieu dont vous allez avoir besoin. En effet, que vous attendiez environ 300 personnes, ou bien plus de 5000 nécessite d’orienter votre choix en conséquence afin d’accueillir votre public dans de bonnes conditions. En outre, pour conforter votre choix, il est recommandé de réunir d’autres détails sur le public attendu (données démographiques) et de vérifier que les infrastructures soient adaptées à vos participants et répondent aux normes requises.
Type d’événement : vous devez ajuster le type d’événement afin qu’il soit le plus approprié pour atteindre vos objectifs.
Voici quelques exemples des différents types d’événements parmi lesquels choisir :
- Conférences
- Ateliers/cours
- Salons et expositions
- Compétitions
- Festivals
- Session de networking
A noter qu’un seul et même événement peut regrouper plusieurs types d’activités, et rien n’empêche de programmer à la fois des conférences et des sessions de networking lors d’un même regroupement.
Sur la base de ce plan préliminaire, vous devrez également estimer le budget requis et le faire valider en interne par votre direction le cas échéant. Ensuite, il sera temps de commencer à prévoir les sponsors, les exposants, ainsi que l’ensemble des intervenants.
Etape 3 : Fixer le lieu et la date
Avant d’aller plus loin dans la planification de votre événement, voire même avant de constituer votre équipe, il est préférable de convenir du lieu et de la date de ce dernier.
Dans le cas d’un événement physique, envisagez les options de lieu le plus tôt possible! Trouver l’ajustement parfait en termes de disponibilités dates et horaires peut parfois s’avérer être un réel challenge.
Énormément de variables dépendent de l’endroit où se tiendra l’événement, comme l’hébergement, la restauration, l’aménagement, l’organisation du voyage des participants, leur acheminement, etc.
Aussitôt que vous aurez convenu d’un lieu et d’une date, vous pourrez avancer, plus sereinement, sur la mise en place d’autres éléments de l’événement.
En fonction de votre emplacement, nous vous conseillons également de tenir compte des facteurs saisonniers, tels que les frais de déplacement et d’hébergement pouvant varier du simple au triple dans certains lieux touristiques, ou encore les contraintes climatiques selon les régions.
Étudiez soigneusement vos options, et posez autant de questions que nécessaire avant de réserver.
Etape 4: Monter son équipe
Dans le cas où l’événement que vous organisez ne requiert pas la constitution d’une équipe, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.
Si en revanche, l’événement que vous organisez s’annonce d’envergure, vous aurez besoin d’une équipe dédiée au projet pour vous aider à planifier et à rythmer tous les temps forts de l’événement.
Le secret permettant de bâtir une équipe performante est d’attribuer les bons rôles aux bonnes personnes, tout en sachant qu’il est préférable de désigner les responsabilités de chacun le plus tôt possible. Pour ce faire, vous devrez commencer par nommer un responsable de projet (si ce n’est pas vous-même) qui sera chargé de superviser l’ensemble de l’organisation dûe à l’événement.
Si votre équipe est à taille réduite, vous pouvez très bien attribuer plusieurs missions à une seule personne (en s’assurant que la charge de travail reste gérable, pour ne pas impacter négativement la qualité des résultats).
Voici quelques uns des rôles les plus importants au sein de votre équipe :
- Event Manager : supervise l’ensemble de l’équipe et est responsable en dernier ressort de l’exécution globale de l’événement. Elle/il prend des décisions de haut niveau, y compris concernant la gestion du budget de l’événement.
- Coordinateur(trice) marketing : responsable de la stratégie de marketing et de communication ainsi que de l’exécution de la campagne de publicité du projet : avant, pendant et après l’événement.
- Designer : rôle crucial pour tout ce qui se rapproche du contenu visuel de votre événement, de la scénographie, du site Web, des e-mails et des médias sociaux, entre autres.
- Coordinateur(trice) principal sur place : la personne de référence présente sur les lieux pour tout ce qui se passe le jour de l’événement. Il/elle est l’interlocuteur principal des vendeurs, exposants, sponsors, etc.
- Chargé(e) de Planification : coordonner les réunions avant et pendant l’événement, travaille avec les conférenciers/exposants et s’assure que l’horaire de l’événement est à jour et bien tenu.
- Responsable Inscription : travaillez avec les fournisseurs de logiciels de billetterie d’événements, produisez et gérez les billets et assurez-vous que l’ensemble du processus d’inscription se déroule sans heurts.
- Commercial(e) : vendre des opportunités de parrainage et entretenir des relations avec vos sponsors.
- Technicien(ne) : responsable de l’ensemble du support technologique lié à l’événement et au marketing, il/elle aura aussi pour mission de collecter des données à chaque étape de votre événement et de les synchroniser.
Etape 5: Développer l’image de marque de l’événement
Si vous souhaitez que votre événement reste gravé dans l’esprit de vos participants, vous devrez construire une image de marque qui soit forte ! Le thème et “la personnalité” que vous souhaitez transmettre au projet vous aidera dès le début à alimenter et à orienter tous les contenus de votre événement.
En général, les événements se dessinent à l’image de l’organisation. La marque, le code couleurs et le slogan sont repris; mais il est tout à fait possible que votre événement ait son propre ADN.
Nous vous recommandons de porter votre attention sur les points suivants :
- Le nom de l’événement : c’est la première chose que vos participants verront.
- Logo, couleurs de la marque ainsi que tous les autres éléments de design : ces éléments doivent bien correspondre à l’identité de votre entreprise, ou le cas échéant, de ce que vous souhaitez mettre en valeur (nouveau produit, nouvelle gamme, nouvelle marque, etc).
- Design du site, police d’écriture, signature des emails: Tous les détails visuels ainsi que les outils promotionnels doivent rappeler votre image de marque (où celle de votre événement).
Étape 6: Établir un plan détaillé de votre événement
Presque tout est dans le titre ! Le moment est venu d’établir le programme de votre événement dans les moindres détails.
Même s’il reste préférable d’avoir connaissance de tous les détails le plus tôt possible, il n’est pas nécessaire d’avoir finalisé l’emploi du temps avant de pouvoir commencer à promouvoir l’événement. Il faut donc hiérarchiser et prioriser les éléments à regrouper selon leur degré d’importance tout en essayant d’être le plus réactif et efficace possible en termes de délais. Des ajustements sont faisables même après l’achat des billets.
Le but étant de poser le cadre le plus tôt possible pour donner vie à votre événement.
Etape 7: Confirmation des conférenciers, exposants et sponsors
Cette étape consiste à sécuriser l’ensemble des parties prenantes, qui sont cruciales pour le succès de votre événement.
Établissez une liste avec les sponsors et les exposants que vous souhaitez voir présents sur votre événement, puis effectuez des recherches approfondies afin de vous assurer qu’ils correspondent à l’esprit et à la thématique de votre événement.
Pour obtenir des sponsors, déterminez dans quelle mesure ils pourraient retirer un bénéfice d’une collaboration avec votre marque et/ou d’une participation à votre événement.
Par exemple :
- Prospects en commun
- Produits/services gratuits
- Ils ont récemment lancé un nouveau produit et ne seraient pas contre un peu de publicité
Considérant cela, vous serez en mesure de créer des “packages” attractifs à destination de vos sponsors avant de les contacter.
Etape 8: Sécuriser l’infrastructure/support technologique
De nos jours, il est pratiquement impossible d’organiser un événement sans support technologique. Les gens s’attendront par exemple à une inscription en ligne, et vous aurez besoin de la solution vous permettant de leur offrir ce service.
De même qu’un ou plusieurs logiciels seront nécessaires à l’organisation de l’événement, un CRM adapté peut être gage de productivité pour votre équipe.
La technologie est partout, mais voici les points les plus importants à considérer :
- Inscription en ligne : une plateforme de gestion d’événements comme Eventtia vous offre des solutions simples et efficaces vous permettant non seulement d’offrir à vos participants la possibilité de s’inscrire en ligne, mais aussi les outils pour que vous puissiez en assurer le suivi et intervenir si besoin.
- Logiciels et productivité : vous pouvez utiliser des outils tels que Trello, Slack et Zoom afin de fluidifier la communication et d’améliorer la productivité de votre équipe.
- Application : vous pouvez envisager de créer une application spécifique à l’événement, et ainsi améliorer l’expérience de vos participants tout en rendant la communication et les messages promotionnels plus efficaces
- Diffusion en direct : qu’il s’agisse d’un événement hybride ou de nature 100% virtuelle, ou bien d’un événement présentiel que vous souhaitez retransmettre, assurez de la qualité de l’équipement ainsi que de la réputation et des possibilité offerte par la bonne plate-forme de diffusion en direct.
Etape 9: Mettre en place une stratégie publicitaire
La dernière étape consiste à créer un plan marketing complet pour votre événement.
Vous devez détailler les tactiques de marketing que vous utiliserez dans le but d’attirer plus de participants. La clé de cette étape se trouve dans une connaissance approfondie du/des profil(s) ciblé(s).
Évaluez les canaux marketing disponibles et vérifiez ceux qui sont les plus susceptibles de vous aider à atteindre votre future audience.
Conclusion
Vous voilà enfin prêt(e) à vous lancer dans la planification et l’organisation de votre propre événement.
Comme nous l’avons vu, l’un des points fondamentaux de la planification d’un événement est de fixer le lieu et la date de l’événement le plus tôt possible afin de pouvoir aller de l’avant et d’aborder les autres détails.
Mettez en place un moyen pour vous aider à évaluer l’événement après son exécution en mesurant les performances réelles afin de les comparer avec vos objectifs de départ. Vous pouvez, par exemple, créer des sondages qui vous permettront d’avoir un retour sur l’expérience de vos participants.
Enfin, s’il est vrai que l’organisation d’un événement n’est pas toujours de tout repos, souvenez-vous qu’en étant bien entouré et en utilisant les bons outils, il est possible d’avancer efficacement et sereinement tout en rendant l’aventure joyeuse !
