On pourrait penser que l’entraînement chez les Marines est l’une des expériences les plus dure dans la vie. C’est probablement vrai mais il existe d’autres expériences tout aussi difficiles.
En tant que développeurs de logiciels de gestion d’événements depuis plus de cinq ans, nous avons découvert une lutte à laquelle seuls très peu de gens peuvent survivre. Le reste acquiert (ce qui est compréhensible) du stress ou de l’anxiété….
Il n’y a rien de pire que de créer et d’organiser un événement quand on n’est pas un professionnel de l’événementiel.
Cela se produit plus souvent qu’on ne le pense. En lisant cet article, vous réaliserez probablement votre part de difficulté en matière de planification.
Que vous soyez un professionnel en marketing, un directeur ou un assistant administratif, nous comprenons votre difficulté. C’est comme si vous étiez pris au milieu d’une tempête et qu’il n’y a aucun endroit pour s’abriter.
Vous pouvez vous retrouver avec une longue liste d’événements à planifier comme les conférences, les séances de matchmaking B2B ou plusieurs séminaires internationaux.
Et cela ne fait que commencer : le nombre d’événements peut augmenter proportionnellement au développement des objectifs et des initiatives de votre entreprise. D’autant plus que vous ne disposez pas d’un bon outil de planification tel qu’un logiciel de gestion d’événements sur lequel compter.
Les 5 plus grandes difficultés qu’on rencontre quand on planifie un événement
Le pire dans la planification d’événement quand vous avez peu voire aucune expérience, c’est que vous ne pouvez même pas expliquer les problèmes auxquels vous devrez faire face.
Pour vous aider, voici une brève liste des problèmes que vous allez probablement rencontrer lors de l’organisation d’une nouvelle conférence ou d’un nouveau séminaire :
Difficulté numéro 1 : Attirer les bons participants
Faire porter son événement sur une liste d’invités n’a rien à voir avec la génération de nouveaux leads. Le second scénario nécessiterait des personas bien déterminés, des moyens de communication rapides, une campagne de marketing solide … plus facile à dire qu’à faire.
Sans les bons outils (comme les logiciels de gestion d’événements), vous pourriez passer des heures à essayer d’identifier de potentiels participants ou un design plus attrayant de newsletters.
Difficulté numéro 2 : Survivre au cauchemar de la logistique
Que vous soyez un professionnel de la planification d’événements ou non, vous investirez tout votre temps et vos efforts à reconstituer le puzzle dans le domaine administratif.
De la mise en place de l’enregistrement en ligne à la procédure d’un check-in rapide, les soucis au niveau de la logistiques seront la source de maux de tête permanents.
Quand vous voulez élargir l’envergure de l’événement, et vous vous rendez compte que toutes les tâches que vous avez réalisé manuellement seront deux à trois fois plus importants pour la suite, le problème s’aggrave.
Imaginez toutes ces feuilles de calcul Excel où vous devez saisir une par une toutes les données de chaque nouveau participant inscrit.
Difficulté numéro 3 : Concevoir un parcours positif pour les participants.
En plus d’assurer une stratégie de planification sans faille, votre travail consiste à faciliter et à booster l’expérience des visiteurs.
En d’autres termes, votre devoir n’est pas seulement de fournir un formulaire d’inscription aux participants potentiels, vous devez également rendre le processus d’inscription aussi facile que possible pour vos visiteurs. Et ce, sans stress. Si ce n’est pas le cas, l’événement en soi sera ressenti comme tout un échec
Difficulté numéro 4 : Augmenter l’envergure de l’événement
C’est une chose de planifier une petite conférence pour 50 personnes ; c’en est une autre de planifier une rencontre pour 500 personnes. Le passage de l’événement à l’échelle suivante peut s’avérer très difficile quand toutes les tâches sont faites manuellement, et qu’il n’y a pas de moyen d’automatiser certaines tâches logistiques.
Difficulté numéro 5 : Recueillir des données pertinentes et évaluer le ROI.
Même si vous ne le remarquez pas, vous travaillez les yeux fermés.
Si vous ne me croyez pas, essayez de répondre aux questions suivantes :
- Combien de personnes se sont inscrites à l’événement ?
- Combien de personnes ont visité votre site ?
- Quel est le taux de clic et d’ouverture des campagnes de Newsletters ?
- Combien d’entre eux ont déjà payé d’avance pour y assister ?
- Combien de billets avez-vous vendus ?
Si vous n’avez pas un bon outil de planification, comme un logiciel de gestion d’événements, vous risquez de vous perdre.
Des données insuffisantes ne vous permettront pas d’améliorer votre jeu et d’évaluer le ROI de votre événement. Que peut-il y avoir de pire?
La seule chose dont vous ne tiendrez pas compte.
Si vous avez organisé quelques événements pour votre entreprise, vous avez probablement déjà ressenti le besoin d’avoir un outil de planification.
Pourtant, il se peut que vous vous sentiez confus ou débordé lorsqu’on vous présente de nombreuses options.
Qu’il s’agisse d’applications événementielles, de plateformes de gestion d’événements ou de logiciels d’enregistrement ou de billetterie, le nombre d’outils disponibles est ahurissant.
Ce que nous avons remarqué, c’est que les personnes qui organisent des événements pour leur entreprise (qui ne sont pas des professionnels de l’événementiel) essaient généralement d’éliminer leurs soucis les plus importants.
Dans la plupart des cas, les gens viennent chez nous pour chercher une plateforme d’enregistrement, car cette procédure nécessite une infrastructure complexe.
Vous aurez besoin d’une interface qui vous permettra de mettre en évidence les plans de tarification, les options de préinscription, les formulaires d’inscription, etc. À part cela, vous voudrez avoir accès à une liste des personnes qui ont terminé leur inscription que vous pourrez mettre à jour à volonté.
Il est tout à fait compréhensible que votre intention soit d’éliminer les soucis les plus difficiles à résoudre en premier.
Mais il y a une chose que vous pourriez oublier. Outre la plateforme d’enregistrement puissante, vous avez accès à d’autres outils incroyables de façon à réduire complètement vos contraintes dans le domaine de la planification.
C’est la raison pour laquelle nous avons dressé une liste des différences entre une plateforme d’enregistrement et un logiciel de gestion d’événements.
Cette liste ne fournira pas seulement une explication approfondie de chaque différence, elle vous aidera aussi à voir comment vous pouvez facilement résoudre certains des problèmes logistiques qui vous frustrent le plus et qui vous font perdre le plus de temps.
Les différences entre les plates-formes d’inscription et les logiciels de gestion d’événements
Différence numéro 1 : Inscription en ligne VS gestion complète des participants.
Il va sans dire que l’inscription en ligne est le cœur de la logistique de votre événement.
À ce stade, vous savez sans doute à quel point il est difficile de concevoir un formulaire d’inscription efficace. Vous devez prendre le temps de décider quels types d’informations vous voulez recueillir auprès des participants et comment faciliter la procédure de paiement.
C’est la raison pour laquelle vous dépensez votre temps et vos efforts à la mise à jour de la liste d’inscription (qui n’est généralement qu’une feuille de calcul Excel) et à garder un œil sur ceux qui ont déjà payé.
Une plateforme d’enregistrement peut vous aider à éviter tous ces problèmes, mais elle ne fera pas avancer la procédure d’enregistrement.
Le logiciel de gestion des événements peut vous aider à paramétrer beaucoup de types de participants. Les événements ont généralement plusieurs types d’audiences en l’occurrence les VIP, les membres du personnel, les exposants, les participants et les intervenants.
De plus, le logiciel de gestion d’événements peut également vous donner des options de contrôle. Laissez les gens s’inscrire, utilisez le système de contrôle pour accepter ou refuser leur inscription. Ainsi, vous aurez un meilleur contrôle sur la qualité de votre audience.
Différence numéro 2 : Solutions spécifiques VS solutions multiples aux événements
Si vous décidez d’utiliser une plateforme d’enregistrement, vous pouvez limiter considérablement vos options.
En effet, il se peut que vous rencontriez beaucoup de problèmes dans la mise en place des formulaires d’inscription. Vous pouvez vous démener pour collecter les paiements et créer les badges.
Mais vous devez aussi vous concentrer sur la résolution d’autres problèmes.
Par exemple, vous pourriez avoir besoin de créer un site web attrayant et de communiquer d’une manière efficace avec les participants par le biais une campagne de Newsletters facile à mettre en place. Vous aurez également besoin d’accéder aux analytics de l’événement. Ne parlons pas des gros problèmes que vous pourriez rencontrer avec l’enregistrement sur place, le suivi des participants et la gestion du programme.
En choisissant une plateforme d’inscription à un événement, vous devez penser à acheter d’autres applications ou logiciels pour traiter les multiples problèmes auxquels vous devez faire face.
D’un autre point de vue, le logiciel de gestion d’événements peut vous épargner les difficultés pour trouver et d’apprendre à gérer les différentes solutions technologiques en vous donnant tous les outils dont vous avez besoin dans un seul progiciel.
Jetons un coup d’oeil. Une plate-forme d’enregistrement traite généralement les solutions suivantes:
- Types de billets illimités
- Sales analytics
- Recouvrement de paiements
- Plateformes d’enregistrement personnalisables
- Paiements avant l’événement
- Marketing intégré des réseaux sociaux
Un bon logiciel de gestion d’événements, d’autre part, peut vous fournir des solutions, telles que :
Faciliter l’inscription en ligne (configurer plusieurs types de participants, créer des formulaires d’inscription personnalisés, gérer les événements privés, vérifier les invités potentiels, offrir des coupons de réduction et des billets à tarif préférentiel, gérer vos invités, etc.)
- Recueillir les paiements et générer les factures (gérer la liste des factures, faciliter le processus de paiement).
- Construire un site Web d’événement (créer des sites uniques, communiquer votre identité, avoir un site entièrement intégré, suivre les détails dans analytics, faire des mises à jour en temps réel, personnaliser les URLs).
- Accéder aux outils de communication (importation et gestion des listes de newsletters, rédiger des mails pertinents, envoyer de mails ciblés, vérifier votre analytics).
- Créer et imprimer les badges (automatisation des processus, adaptation à vos besoins, aspect professionnel, etc.
- Enregistrer sur le site et suivre les participants (analytics en temps réel, point de contrôle, hors ligne, mode, event doors, etc.
- Gestion du programme et des activités (inscription en plusieurs sessions, intégration du site Web de votre événement avec des informations en temps réel, organisation du contenu de vos intervenants)
- Matchmaking B2B (engager vos participants avant l’événement, créer de différents profils de réseautage, générer des opportunités d’affaires, aviser vos participants, etc.
- Application mobile de l’événement (notifications, personnalisation des profils, programme événementiel et social, intervenants, plans, sondages en direct, questions et réponses, etc.
Différence numéro 3 : Support client VS conseil sur la durée
Lorsque vous achetez les solutions dans une plate-forme d’enregistrement, vous avez probablement accès à un véritable service de Support Client.
Vous serez conseillé par des experts sur les multiples questions sur l’inscription et guidé afin que vos participants puissent expérimenter une ‘inscription pratique et sans problème.
Si vous décidez d’utiliser un logiciel de gestion d’événements, vous serez guidé tout au long du cycle de vie de l’événement.
Différence numéro 4 : Un seul outil VS des outils à votre mesure
Il y a une solution que les plates-formes d’enregistrement peuvent offrir, mais le plus important au sujet d’un logiciel de gestion d’événements est qu’il dispose de multiples fonctionnalités et outils spécialement conçus pour vous faciliter la vie.
Les logiciels de gestion d’événements s’adaptent très convenablement à vos besoins.
Comme vous travaillerez avec une équipe professionnelle qui comprend toute la complexité de la planification et de l’organisation d’un événement, vous aurez l’occasion d’ajuster les outils.
Différence numéro 5 : Sales analytics VS Event analytics détaillé
Normalement, les plates-formes d’enregistrement ou les logiciels d’enregistrement d’événements vous fourniront des données pertinentes sur les ventes de billets. Cependant, vous n’aurez aucune information sur les réactions et les perceptions de vos participants pendant l’événement, l’efficacité de votre campagne de Newsletters ou le networking dynamics.
Comme un bon logiciel de gestion d’événements vous offre d’innombrables fonctions pour planifier et organiser de grands événements, vous aurez également une compréhension détaillée de l’impact de vos actions.
Call to action
Avant de vérifier les solutions d’inscription, prenez un morceau de papier et notez tous les problèmes que vous rencontrez lorsque vous planifiez un événement. Qu’il s’agisse de créer un site Web attrayant ou de générer des factures, demandez-vous quels sont vos plus gros soucis.
Ensuite, dressez deux colonnes.
Dans l’une des colonnes, notez tous les problèmes d’inscription en ligne que vous rencontrez. Dans l’autre colonne, notez tous les autres problèmes.
Si les seuls problèmes que vous avez identifiés sont liés à la procédure d’enregistrement, les plateformes d’enregistrement en ligne vous aideront certainement.
Si les problèmes se sont étendus aux deux colonnes, rendez-vous un grand service en vous inscrivant pour un essai gratuit de notre logiciel de gestion d’événements.
Vous aurez un accès automatique à de nombreuses fonctionnalités, ce qui économisera votre temps et vos efforts. Qu’attendez-vous ?
