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Organiser un événement virtuel en 2022, le guide complet

Organiser un événement virtuel en 2022, le guide complet

Plannification d’événement
avril 19, 2022

Écrit par:

Elsa Joseph

C’est incroyable à quel point le secteur de l’événementiel a évolué ces derniers temps.

Les événements se sont transposés en ligne et il ne nous a pas fallu longtemps pour découvrir qu’il était possible de toucher un public jusque-là hors d’atteinte tout en maintenant les coûts à un niveau modéré.

De la séance de yoga à la conférence en ligne en passant par les panels de discussion interactifs, la popularité des événements virtuels a explosé et est en train de tracer le chemin vers de nouvelles formes de communication et de collaboration.

Pour vous aider à tirer le meilleur parti de cette situation, nous avons conçu ce petit guide qui répondra à toutes vos questions sur les événements virtuels.

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Un événement virtuel, c’est la version en ligne d’un événement physique. Vous allez le voir, il y en a de toutes les formes et de toutes les tailles, et ils couvrent toutes les catégories, des didacticiels aux webinaires en passant par les entretiens individuels et les conférences. En s’appuyant sur la technologie et des fonctionnalités comme le live chat, le networking ou les webinaires, les événements virtuels facilitent la prise de contact avec un public mondialisé tout en réduisant les coûts.

Différents types d’événements virtuels

De nombreuses options s’offrent à vous en matière d’événement virtuel. Voici les quatre types d’événements virtuels les plus fréquents. Bien entendu, chacun d’entre eux a ses propres usages et ses propres fonctionnalités. C’est pourquoi, avant de programmer un événement virtuel, vous devrez savoir à quoi il va servir.

Webinaires

Outil familier pour tout agent marketing, un webinaire est la version en ligne du séminaire. La procédure habituelle pour la personne qui accueille le webinaire est de recevoir un ou plusieurs interlocuteurs ou interlocutrices pour discuter autour d’un sujet pendant un temps prédéfini, le plus souvent de l’ordre d’une heure. Ce type d’évènement offre une plateforme collaborative et interactive pour vous permettre d’établir le contact avec votre public. Cela en fait un outil particulièrement adapté à l’apprentissage et à l’éducation, en particulier si vous voulez utiliser des fonctionnalités interactives comme le tableau blanc, les sondages ou le live chat.

Streaming en direct

À la différence des vidéos pré-enregistrées qui peuvent être coupées et modifiées, le streaming en direct est totalement (vous l’aviez deviné) en direct. Chacun peut regarder l’événement au fur et à mesure de son déroulement, ce qui donne le sentiment d’y participer directement. C’est pour cela qu’ils sont si efficaces en association avec les réseaux sociaux. De plus, c’est un excellent moyen d’attirer le public avec du contenu authentique qui fera le buzz. Les exemples d’utilisation les plus populaires sont les lancements de produit, les interviews et les conférences de presse.

Conférences en ligne

Une conférence en ligne, c’est exactement comme n’importe quelle autre conférence, à la différence près qu’elle se déroule intégralement en ligne. Depuis les didacticiels jusqu’aux conférences de presse en passant par le networking et les discours, les conférences en ligne se composent de nombreuses sessions, rendues possibles par le streaming en direct et le contenu vidéo à la demande. Grâce à des fonctionnalités comme le live chat, les sondages, et les séances de questions réponses, les conférences en ligne sont extrêmement interactives et visent à créer une expérience similaire à leur équivalent physique.

Événements hybrides

Un événement hybride associe des éléments d’événements physiques et virtuels en un seul événement. Cela implique que le public en ligne et le public en présentiel peuvent participer et interagir en même temps. Le meilleur des scénarios pour les deux mondes, qui écarte les inconvénients des deux types d’événements, les événements hybrides permettent d’accueillir un public plus large qui peut participer en présentiel ou à distance. Le festival SXSW de l’année dernière en est un excellent exemple, le public a été amené à interagir virtuellement depuis 4 lieux différents à Austin.

Pourquoi proposer un événement virtuel ?

Mettons les choses au clair : les fondamentaux du marketing événementiel restent à peu près les mêmes lorsqu’on parle d’événements virtuels. Bien entendu, l’interaction physique n’est plus là, mais les objectifs finaux restent bien les mêmes : attirer des prospects, assoir la présence de la marque et dynamiser la fidélité des clients… et il reste tout à fait possible de les atteindre. Au-delà, voici les principales raisons pour lesquelles les événements virtuels apportent quelque chose de différent :

Accessibilité : pour assister à un événement virtuel, il ne faut que deux choses : un ordinateur ou un téléphone mobile et une connexion Internet. Les gens peuvent se connecter instantanément, depuis n’importe où, ce qui vous permet de toucher un public international et d’entrer en contact avec des personnes du monde entier.

Coût réduit : sans la location de salle et tous les frais corolaires comme le personnel, le transport et l’hébergement, les événements virtuels sont un moyen très rentable d’entrer en contact avec votre public (précisément 75 % moins cher).

Économie de temps : il y a beaucoup moins de choses à prévoir avec les événements virtuels que pour un événement physique. Les deux principales priorités sont le contenu et la manière

dont vous allez le proposer tout en souplesse à votre public en utilisant la technologie appropriée.

Flexibilité : loin de l’espace confiné des salles d’exposition, les événements virtuels offrent beaucoup plus de flexibilité. Quel que soit le type d’événement que vous accueillez, vous aurez le choix de proposer du contenu en direct ou pré-enregistré, d’utiliser différents outils d’incitation, de proposer différents choix de langues, pour n’en nommer que quelques-uns.

Durabilité : l’empreinte carbone d’un événement virtuel est plus faible que celle d’un événement physique. Aucun trajet n’est nécessaire et pas non plus de gaspillage lié au service de restauration et à la communication imprimée comme ce serait le cas avec une salle.

Données faciles à mesurer : en permettant de surveiller les sessions les plus fréquentées, celles où le public a été le plus impliqué, et le temps pendant lequel les gens sont restés sur chaque session, les événements virtuels facilitent grandement les calculs statistiques.

Les trois principales différences entre les événements virtuels et les événements physiques.

Ce n’est pas une surprise, mais l’environnement physique ou virtuel influence fortement le résultat final de l’événement. C’est pour cela que les événements physiques seront toujours plus efficaces pour le networking et l’implication, alors que les événements virtuels seront meilleurs sur le contenu. Pour mieux analyser cela, voici les trois principales différences entre les événements virtuels et les événements physiques.

La chronologie : un événement en présentiel aura une chronologie structurée et linéaire. Habituellement, les événements en face à face peuvent s’étendre sur une à plusieurs journées, avec des dynamiques multiples comme les tables rondes, des conférences, des ateliers, et des sessions de networking. Ces dynamiques occupent en général l’intégralité de la journée.

Un événement en ligne, de son côté, ne nécessite pas une chronologie linéaire. Vous pouvez proposer un événement en ligne d’une heure ou un événement en ligne de trois jours avec une conférence par jour. Alors que les événements en face à face sont organisés autour d’un agenda chargé et de la nécessité de maintenir l’implication des participants du matin au soir, les événements en ligne sont moins structurés.

La salle : tout événement physique doit être hébergé dans un hall d’exposition. Ce n’est pas le cas pour les événements en ligne. Cet élément vous offre une certaine souplesse. Réfléchissons un peu : pour assister à votre événement, les gens doivent se déplacer depuis différents pays ou différentes villes. La salle est conditionnée par ses caractéristiques physiques, ce qui signifie que l’espace est une composante importante.

La portée de votre événement est limitée à l’espace lui-même puisque les salles peuvent accueillir un nombre limité de personnes. Les événements en ligne, quant à eux, sont sans limites. Les plateformes en ligne vous permettent de toucher un public international et d’entrer en contact avec des personnes du monde entier.

Expérience : avec les événements en présentiel, vous vivez physiquement l’expérience. Il faut se déplacer, trouver la salle, et profiter d’une journée très remplie. Vos sens sont

impliqués dans l’expérience et vous vous consacrez totalement à en apprendre le plus possible tout au long de la journée.

Pendant un événement en ligne, en revanche, impossible de fixer l’attention d’une personne centrée sur un écran d’ordinateur ou de téléphone une journée entière. Bien entendu, vous pourriez tasser un événement en ligne de 10 heures en une journée, mais il y a de fortes chances que votre public se déconnecte (physiquement et/ou mentalement) après une ou deux heures.

Lors de l’organisation d’événements en ligne, il est important de prendre en compte le comportement en ligne des gens. Même pendant un événement en présentiel, les gens se déconcentrent de temps en temps et commencent à parcourir leurs fils sur les réseaux sociaux. Lorsqu’on assiste à un événement en ligne, il est mille fois plus tentant de se laisser distraire ou de simplement éteindre l’ordinateur. Vous devrez donc trouver le moyen de rendre votre événement aussi captivant que possible.

Les quatre composantes d’un événement virtuel

Comme nous venons de le voir, l’ADN d’un événement virtuel est intrinsèquement différent de celui de son équivalent physique et cela joue un grand rôle dans le choix de vos priorités. Voici les quatre domaines sur lesquels vous devez vous concentrer le plus :

Promotion : un événement virtuel, c’est une portée plus vaste et un public plus large, mais sans une promotion adéquate, la magie ne peut pas opérer. Pensez aux différents éléments que vous pouvez utiliser pour promouvoir l’événement (et ils sont très nombreux), comme la page d’accueil, les réseaux sociaux, les campagnes par e-mail, pour n’en nommer que quelques-uns.

Contenu : les événements virtuels misent tout sur le contenu. Plus spécifiquement, ils s’appliquent à fournir au public du contenu de qualité et de la diversité. C’est la principale priorité de chaque session de votre événement. Vous devez bien réfléchir à vos intervenants et au contenu significatif que ces personnes peuvent apporter à votre événement.

Implication : sans interaction humaine, les événements virtuels exigent que nous sortions du cadre en termes d’implication du public. Cela signifie qu’il faut mettre l’accent sur des outils comme le live chat, les sondages et les quizz pour garder l’attention du public et le tenir éloigné de toute source de distraction disponible en ligne.

Technologie : la technologie n’est pas seulement ce qui relie entre elles toutes les composantes d’un événement virtuel, c’est aussi ce qui fait la différence entre un événement virtuel de qualité et un événement virtuel au rabais. Depuis la page d’accueil jusqu’au streaming et au suivi des données, la technologie est ce qui rend possibles les événements virtuels.

Logistique

Les composantes d’un événement virtuel jouent un grand rôle dans la réussite de son déroulement. Voici les principaux domaines sur lesquels vous devrez focaliser votre attention lors de la préparation logistique de votre événement virtuel.

Avant l’événement

Page d’accueil : une page d’accueil d’événement en ligne est conçue spécialement pour inciter les gens à s’inscrire. Elle doit être bien conçue avec un message puissant, afficher votre image de marque, et présenter les informations clés sur l’événement.

Inscription : pour transformer des contacts en participants, il vous faut un processus d’inscription simple et fiable. L’inscription ne doit pas prendre plus de 5 minutes et les gens ne doivent avoir à saisir que les éléments de base comme leur nom, adresse e-mail, données de facturation et leurs préférences.

Collecter les paiements : si vous monétisez votre événement, vous devrez proposer différents modes de paiement : cartes de crédit et de débit et options de paiement en ligne comme PayPal et Google Pay.

Campagnes par e-mail : les e-mails sont le moyen le plus simple de communiquer avec votre public. C’est une plateforme exceptionnelle pour promouvoir votre événement, éduquer votre public, répondre à toutes leurs questions et leur fournir les bonnes informations.

Pendant l’événement

Équipement : pour diffuser du contenu de haute qualité tout au long de l’événement virtuel, vous devrez disposer de l’équipement approprié. Chaque élément de technologie, comme les caméras, les microphones, et les ordinateurs, devront fonctionner régulièrement et sans heurts.

Scène virtuelle : la scène virtuelle est l’endroit où toutes les conversations importantes se tiennent : conférences, lancements de produit, ou entretiens. Pour les participants, cela revient à absorber du contenu de valeur dans un format de type « One-to-many ».

Salon virtuel : un endroit où les gens peuvent se connecter à une salle virtuelle via la fenêtre de chat ou via des vidéos en direct. Ils permettent au public de retrouver les sensations familières des espaces événementiels à travers un environnement virtuel.

Networking virtuel : le networking est un élément clé de tout événement alors assurez-vous de laisser à vos participants tout le temps nécessaire pour faire connaissance. Cela permet aux participants d’engager des conversations en temps réel via des salles de réunion virtuelles et des séances en ateliers.

Chat : le live chat offre aux gens un espace pour interagir, partager leurs réflexions et discuter de l’événement en temps réel. Pour que ce soit un vrai succès, pensez à nommer des modérateurs qui faciliteront la conversation.

Séances en direct ou pré-enregistrées : pour offrir du contenu varié en ayant les deux types de contenu à disposition. Le contenu pré-enregistré vous fait économiser du temps avant l’événement alors que le contenu en direct et bien plus attractif, cela fonctionne parfaitement pour les conférences.

Intégrations technologiques : il est important d’identifier les technologies que vous allez utiliser pour les différentes parties de vos événements et la manière dont tout cela composera un événement qui se déroule en douceur.

Outils d’implication : les sondages en direct, les quizz et autres sont des éléments clés de l’expérience client. Sans interaction humaine, ces outils vont devenir la principale source d’implication de votre événement virtuel.

Après l’événement

Sondages en ligne : il est difficile de savoir exactement comment s’est passé votre événement sans demander l’avis des gens qui étaient présents. C’est pour cela qu’il faut toujours envoyer un sondage immédiatement après l’événement. Cela vous donnera une meilleure vision de vos futurs événements virtuels.

Réorientation des contenus : pour vous assurer que les participants restent attachés à votre marque longtemps après l’événement, assurez-vous de réorienter l’ensemble du contenu que vous avez rassemblé. Cela peut prendre la forme d’une nouvelle série de podcast ou d’extraits vidéo de vos moments clés.

Séries d’envois par e-mail : pour renforcer encore la relation avec votre public, associez le contenu réorienté dont vous disposez pour créer des séries de messages afin de continuer à l’impliquer et le choyer.

Composants technologiques

Mener un événement de A à Z exige de nombreux éléments de technologie, voici les plus importants pour ce qui concerne les événements virtuels.

Concepteurs de site web : votre site web donne le ton de votre événement et offre à votre public un avant-goût de ce qu’il sera. Il doit donc être bien conçu et professionnel. Tout site Internet d’événement doit inclure la logistique et communiquer la valeur de l’événement.

Logiciel de gestion des inscriptions : pour garantir une inscription sans faille il vous faudra trouver un outil qui permette à votre public de s’inscrire, d’envoyer des informations personnelles et d’effectuer le paiement (si nécessaire). Ce processus doit être convivial et intuitif sans aucune complication.

Outils de marketing par e-mail : pour faire la promotion de votre événement et communiquer avec vos contacts, vous devrez utiliser un outil de marketing par e-mail. En envoyant des e-mails personnalisés à l’image de votre marque, vous maîtriserez beaucoup mieux la portée et le suivi des métriques clés.

Logiciel de streaming : les conférences, les séances de questions et réponses, et toutes vos autres séances de type « one-to-many » devront être diffusées par l’intermédiaire de plateformes de streaming. Pour le public, il s’agit plus d’absorber du contenu que de participer.

Plateformes de webinaire : pour des séances soient plus collaboratives et plus interactives, comme les séances en petit groupe, les ateliers ou les interviews, utiliser une plateforme de

webinaire qui vous offrira des éléments visuels comme la diffusion de slides, les enquêtes ou le tableau blanc.

Outils d’implication : pour garder active la participation du public tout au long de l’événement, vous pourrez ajouter des outils d’implication comme les sondages en ligne et les quizz. Là, il devient intéressant de vérifier le paramétrage et de voir si les participants devront télécharger quelque-chose avant le début de l’événement.

Logiciel de programmation d’événement : il intègre toutes les différentes technologies que nous venons de mentionner, vous fournissant une plateforme unique sur laquelle vous pourrez suivre les données, rationaliser votre agenda, et offrir une expérience fluide à votre public.

Comment aborder l’aspect technologique pour un événement virtuel

Comme vous l’avez vu, chacune des technologies que nous avons mentionnées représente une composante différente de l’événement virtuel. Que ce soient les concepteurs de site web ou les logiciels de streaming ou les outils de chat, la technologie derrière chaque fonctionnalité est ce qui fait advenir les événements virtuels.

Ainsi, si vous voulez un événement bien organisé, il n’y a pas à tergiverser, vous allez vouloir que chacune de ces technologies soit intégrée à la panoplie technologique de votre événement.

Voici comment faire :

Option 1 : Construire votre événement virtuel à partir de zéro

Cela revient à construire votre événement de A à Z en vous associant à de nombreux fournisseurs à chaque étape du cycle de vie de l’événement. Cette approche est clairement réservée aux agents marketing expérimentés dans la gestion d’événement qui veulent créer leur événement personnalisé, ajusté à leurs besoins spécifiques.

Pour vous faire une idée des technologique que vous devrez utiliser, la première étape de cette approche devrait toujours consister à découper l’événement en microéléments afin de pouvoir tout cartographier. Une fois que c’est fait, vous devrez identifier les fournisseurs pour chaque composant de l’événement, en vous assurant que chacun d’entre eux est totalement compatible et s’intègre avec les autres.

Option 2 : Utiliser une plateforme de gestion d’événement tout en un

L’option plus directe consiste à utiliser une plateforme de gestion d’événement tout en un comme celle proposée par Eventtia. Cela donnera à votre événement virtuel une cohérence indispensable en proposant de centraliser toutes les différentes technologies au même endroit, intégrées à la plateforme.

Cela vous fera économiser beaucoup de temps, en particulier si vous gérez plusieurs événements.

En vous apportant une structure vraiment nécessaire et rendant le processus de programmation beaucoup plus direct. Tout ceci contribue à vous faire économiser beaucoup de temps dans le processus.

Vous n’aurez plus besoin de cartographier l’événement, de créer de nombreux comptes et de vous assurer qu’ils fonctionnent, car la plateforme tout en un s’occupe de tout.

Stratégie et objectifs pour les événements virtuels

Votre stratégie pour votre événement virtuel est exactement ce qui vous mettra sur la voie du succès. C’est le framework qui prend les décisions et définit les actions, garantissant ainsi que tout ce que vous faites est cohérent avec vos intentions initiales.

En d’autres termes, c’est la feuille de route que vous suivrez lors de la préparation de votre événement. C’est ce qui vous permettra de maintenir votre concentration, d’éviter de perdre du temps sur les choses sans importance, et d’avoir la certitude que les actions que vous prévoyez serviront exclusivement vos objectifs. Voici cinq éléments pour votre stratégie d’événement virtuel :

  • Alignez votre stratégie d’événement virtuel avec vos objectifs commerciaux

Quelles que soient les différentes raisons d’organiser des événements virtuels, s’il n’y a pas de cohérence avec vos objectifs commerciaux, vous ne serez pas en mesure d’en retirer les bénéfices. C’est pour cela que la règle numéro un doit toujours être d’identifier ce que vous voulez réussir, et surtout, si cela entraînera des conséquences positives sur vos objectifs commerciaux.

  • Identifiez votre groupe cible idéal ainsi que ses principaux problèmes

Plus vous en saurez sur votre public, plus grande sera la valeur ajoutée que vous parviendrez à en tirer en concevant un événement qui réponde spécifiquement à ses attentes. Vous serez alors en mesure de répondre aux plus importants défis rencontrés par votre public et vous pourrez ainsi créer les événements virtuels appropriés pour éveiller son intérêt.

  • Décidez de la structure, du format et du branding de vos événements virtuels

Il est crucial de faire le lien entre les objectifs généraux et les détails plus spécifiques car c’est ce qui vous donnera la structure, le format et le branding. Vous devez toujours avoir une bonne compréhension de ce à quoi vous voulez que vos événements virtuels ressemblent et de ce qui va les distinguer de tous les autres événements.

  • Accordez-vous sur la fréquence et la promotion de vos événements virtuels

Votre événement sera-t-il un unique ou bien comptez-vous proposer une série d’événements ? La réponse à cette question déterminera combien de temps et d’énergie il convient de consacrer à l’organisation et vers quoi l’attention doit être détournée. Il est également important de garder à l’esprit vos propres capacité et la taille de votre département marketing.

  • Identifiez les KPI que vous suivrez et le ROI que vous attendez de votre stratégie d’événement virtuel

Lors de la préparation de votre événement virtuel, il est crucial d’intégrer vos KPI avec ce que devrait être votre ROI. Posez-vous des questions comme : devons-nous nous concentrer sur le développement de notre image de marque ou plutôt sur la création de bénéfice ? Ou alors, si vous décidez de chercher à générer un bénéfice, est-ce que vous cherchez à attirer des prospects ou à créer un canal de valeur ?

Organiser votre premier événement virtuel

Le premier objectif de tout événement virtuel devrait toujours être de garantir un événement de qualité à votre public. Mais comment y parvenir ? Quelles sont les choses importantes à prendre en compte pour atteindre cet objectif lors de votre premier événement en ligne ? Voici quelques éléments dont vous pourrez discuter avec votre équipe :

  • Identifiez le profil de votre participant virtuel type

Définissez le public de votre événement en ligne de la même manière que vous le feriez pour définir un profil d’acheteur spécifique ou de visiteur pour un événement en présentiel. En connaissant votre public, vous serez en mesure de leur proposer du contenu approprié et développer un programme qui réponde à leurs besoins principaux, ce qui en retour vous apportera un bon taux de participation.

  • Concevoir une expérience d’implication supérieure

Le meilleur moyen de garder l’attention des gens pendant les événements en ligne, c’est de créer une stratégie d’engagement claire. Créez des sondages et des quizz et assurez-vous de bien séparer les choses. Toutes ces petites tactiques d’engagement inciteront les gens à prêter plus d’attention à votre événement en ligne et à profiter ainsi d’une meilleure expérience.

  • Offrez à votre public virtuel des opportunités de networking Pour garantir une expérience de qualité supérieure, utilisez une plateforme de gestion d’événements en ligne qui dispose d’une fonctionnalité de networking. Avec les outils appropriés, vos visiteurs pourront interagir entre eux et même programmer des rencontres en face à face dans des salles de networking. Cela ajoutera de la valeur à votre événement et améliorera l’expérience.
  • Concevez des moments virtuels mémorables avec votre marque

Offrir à votre public une expérience mémorable avec votre marque repose sur les caractéristiques de votre marque et sur vos produits et services. Par exemple, si votre entreprise produit des boissons alcoolisées, vous pouvez proposer un cours de cocktail en ligne. La clé, c’est de trouver le moyen de transformer ce qui fait l’originalité de votre marque en une expériences en ligne passionnante.

  • Continuez à fournir de la valeur ajoutée après l’événement Il existe de nombreux moyens de réutiliser, améliorer, reconfigurer le contenu de votre événement en ligne pour soigner la relation client à venir et produire de la valeur ajoutée. Vous pouvez créer une série de vidéos qui contient les points principaux abordés dans les conférences, ou bien

vous pouvez créer un ebook. Quelle que soit votre décision, il y a toujours de nombreuses opportunités de continuer à créer de la valeur longtemps après la fin d’un événement.

Implication du public en ligne

Le monde en ligne est plein de distractions. Répondre à des emails, parcourir un fil Facebook ou regarder des vidéos sur Youtube, toutes ses distractions sont à portée de clic.

Dès lors, on comprend que les événements virtuels subissent une concurrence importante et nous sommes alors nombreux à nous poser la question : « Est-il vraiment possible de maintenir l’implication du public lors d’un événement virtuel ? » La réponse est oui, et voici quelques conseils pour y parvenir :

Posez de nombreuses questions

Vous devez communiquer avec votre public et donner le sentiment d’assister avec vous à l’événement. Posez de nombreuses questions, et non, elles n’ont pas besoin d’être compliquées. Qu’en pensez-vous ? Que feriez-vous ? Comment améliorer cela ? Assurez-vous simplement de poser des questions ouvertes qui encouragent la pensée critique et la participation active entre les personnes présentes.

Encouragez les gens à poser des questions et lisez-les

Le meilleur moyen pour y parvenir est d’utiliser une fonctionnalité de live chat qui devrait accompagner presque toutes vos séances. Pour en tirer le meilleur parti, assurez-vous de disposer de modérateurs qui peuvent orienter la conversation. Vous aurez ainsi la garantie que le public profite au maximum de la séance.

Ajoutez de l’interactivité

La technologie est littéralement l’alpha et l’Omega d’un événement virtuel, mieux encore, c’est un excellent outil pour encourager la participation et l’engagement. Les sondages, les chats et les quizz ne sont que quelques-uns des moyens qui permettent de faire tomber les barrières entre vous et votre public. Le meilleur de tout, c’est que toutes ses fonctionnalités interactives vous donneront des résultats en temps réel.

Amusez-vous

L’ajout d’éléments ludiques tout au long de l’événement dynamisera à coup sûr l’implication. Là encore, ce ne sont pas les choix qui manquent. Les plus connus sont la ludification via des techniques comme les jeux de culture générale, les quizz et le contenu. Pour aller encore un peu plus loin, vous pouvez également inclure des prix pour encourager la participation.

Faites beaucoup de pauses et des séances très courtes

Pour laisser de la place aux moments de baisse d’attention, fractionnez votre contenu en petites portions. La clé ici, c’est la simplicité, alors regardez le programme de votre événement et identifiez la manière dont vous pourriez

portions digestes. Cela peut impliquer de partager un message clé par diapositive sur une présentation ou bien de proposer une expérience en live à votre public.

Networking en ligne

Le networking en ligne permet au public de s’engager dans des discussions en temps réel dans des salles de réunion numériques et lors de séances en petits groupes tout au long de l’événement. Cela offre une opportunité aux gens de créer des relations plus proches en les mettant en contact avec d’autres personnes qui partagent leurs idées.

De plus, cela permet au public de s’engager dans des discussions en temps réel ou des débats dans des salles de réunion virtuelles et lors de séances en petits groupes. Ici, l’attention se porte sur la création de meilleures relations entre les gens. Cela nécessite de placer chaque personne en face de personne qu’il ou elle souhaite connaître. Pour mieux en comprendre le fonctionnement, voici les cinq caractéristiques du networking en ligne :

  • Pour participer, il faut correspondre aux critères

Le networking en ligne consiste à créer des opportunités de rencontre entre les personnes qui partagent les mêmes intérêts. De cette manière, les gens pourront tirer le meilleur profit possible de leurs rencontres en ayant la certitude de participer à des rencontres de haute qualité qui seront bénéfiques à toutes les parties impliquées.

  • Ça se passe pendant un événement en ligne

Le networking n’est qu’une des nombreuses composantes qui forment un événement en ligne. C’est pourquoi, lorsque vous le rajoutez à un programme au milieu des conférences, des séances en ateliers et d’autres séances que vous créez une expérience complète pour votre public.

  • Cela assure le lien entre l’offre et la demande

Le networking en ligne assure que les bonnes personnes se rencontrent entre elles. Cela est permis par les profils de networking, complétés avant l’événement et qui rationalisent le processus de mise en relation et garanti qu’aucun participant ne perdra son temps à discuter avec la mauvaise personne.

  • Cela se présente comme une séquence de nombreuses réunions en face à face sur une période spécifique.

Le dernier élément qu’il faut mentionner c’est que le networking en ligne se compose de multiples petites réunions au sein d’une période définie. En principe, cela est utilisé dans le programme comme des séances en petits groupes qui permettent de se diversifier du reste du contenu.

Les bonnes pratiques pour vos données

Toute la technologie associée aux événements virtuels vous donne accès à plus de données qu’auparavant, ce qui vous apporte des informations très intéressantes. Mieux encore, si vous

avez l’habitude de récupérer les données des événements précédents, cela vous semblera familier, avec un élément de référence principal pour ce qui se passe au cours de l’événement.

Avant l’événement

Le suivi des données avant l’événement n’est vraiment pas très différent. Taux d’ouverture des e-mails, engagement via les réseaux sociaux, et les clics sont tout aussi pertinents. C’est ce qui vous donnera une vision claire de qui votre événement aura intéressé, si vous avez ou non touché les bonnes personnes, et plus généralement, l’efficacité de votre stratégie promotionnelle.

Pendant l’événement

Pour avoir une véritable compréhension de ce qui se passe, il est important d’utiliser toute la technologie dont vous disposez. Par rapport aux événements en présentiel, il est sensiblement plus facile de tracer l’implication de façon significative car vous pourrez voir le nombre de personnes qui assistent aux séances et combien de temps. De plus, vous pouvez utiliser des outils comme les sondages en direct, les séances de question et réponses ou des enquêtes pour recueillir l’avis sur votre contenu en temps réel.

Après l’événement

La première chose à faire après l’événement, c’est envoyer une enquête de satisfaction aux participantes et aux participants. Associez-y toutes les informations que vous avez collectées pendant l’événement et vous devriez avoir une bien meilleure compréhension de ce que vous pouvez améliorer pour votre prochain événement et comment avancer en vous renforçant.

Ce qu’il faut retenir

Le marketing d’événement évolue, comme nous le savons, et cela apporte de nouvelles opportunités. Nous voyons déjà comment les événements virtuels sont un excellent moyen d’entrer en contact et de communiquer avec un public mondialisé alors que les événements physiques restent encore hors d’atteinte.

  • · De plus en plus d’entreprises se mettent à utiliser les événements virtuels et il est important de vous différencier.
  • Ne vous lancez pas dans les événements virtuels sans avoir effectué quelques recherches. Identifiez le type d’événement virtuel que vous souhaitez organiser et, plus encore, assurez-vous que cela correspond à votre public.
  • Sans la technologie appropriée, votre contenu ne sera jamais diffusé à son plein potentiel. C’est pour cela que vous devez vous assurer de bien comprendre comment fonctionne chaque composant et ce qu’il apporte.
  • Il est important de bien comprendre qu’un événement virtuel ne sera jamais une réplique d’un événement physique. Cela signifie que vous devez consacrer du temps à la réflexion sur l’engagement et le networking et sur la meilleure manière de transférer cela au fil du temps vers un environnement en ligne.

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Elsa Joseph
Directrice événementielle
Passionnée par l’événementiel, Elsa a organisé des événements d’entreprise, activation de marques, festivals de musique puis s’est ensuite spécialisé dans l’organisation d’événements virtuels et hybrides afin de créer des expériences inoubliables accessible à tous.

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