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Plan d’un événement hybride : 7 étapes pour un événement réussi

Plan d’un événement hybride : 7 étapes pour un événement réussi

Gestion d’Evénements
juin 14, 2022

Écrit par:

Victoria Rudi

La création du plan d’un événement hybride en 2020 est un processus indispensable. La manière dont les événements sont proposés aujourd’hui a changé du tout au tout et les entreprises doivent s’adapter.

Le monde a largement migré en ligne, la demande d’événements physiques a donc connu une baisse drastique, mais les gens souhaitent toujours avoir un certain niveau d’interaction en face à face.

Cet état de fait a entrainé une augmentation du nombre des entreprises et des salles qui proposent des événements hybrides. Ce type d’événement toujours en croissance associe les aspects physiques d’une conférence avec des éléments virtuels comme le streaming en direct.

Les événements hybrides sont devenus nécessaires du fait qu’une large majorité de gens n’était plus en mesure de se déplacer sur les lieux d’une conférence. Les restrictions sur les vols extérieurs et intérieurs ont transporté votre événement dans les foyers et la restauration pour le public sur place n’a jamais eu autant d’importance.

Les entreprises de l’événementiel et les salles doivent également assurer la continuité de leur activité. C’est là que les événements hybrides se sont invités au centre de leur stratégie.

Alors, comment mettre en place une conférence, une discussion ou une réunion hybride ? Il faut commencer par un plan robuste d’événement hybride. Quelle que soit la taille de votre événement, pour assurer son succès, vous devez identifier ses objectifs et communiquer sur la stratégie avec votre équipe.

Voici dans les grandes lignes comment créer un plan d’événement hybride qui vous permettra de diffuser une conférence réussie

  1. Gérer votre plan d’événement hybride en mode projet
  2. Définir des objectifs pour votre plan d’événement hybride
  3. Utiliser des cartes mentales pour votre plan d’événement hybride
  4. Désigner des responsables de la planification d’événements hybrides
  5. Plans d’événements hybride agiles
  6. Construire la communication dans les plans d’événements hybrides
  7. Intégrer des outils à vos plans d’événements hybrides

La première étape pour proposer un événement réussi, c’est de le considérer comme un projet à gérer.

Partant de là, vous devrez créer un plan d’événement hybride. Notez bien que la communication visuelle est devenue très importante dans un monde qui fonctionne de plus en plus à distance. Il vous faudra créer un document complet auquel toutes les personnes intervenant autour de l’événement pourront se référer tout au long du processus de programmation (vos collaborateurs, les gestionnaires de salles, les fournisseurs, etc.).

Que faut-il mettre dans un plan d’événement ? Voici les éléments les plus importants :

  • Une vue d’ensemble de votre entreprise · Périmètre de l’événement.
  • Plans des lieux.
  • Espaces avec places assises.
  • Procédures pour la santé et la sé.curité
  • Échéances et livrables.
  • Budgets de l’événement.
  • Ressources non financières.
  • Équipement nécessaire.
  • Campagnes de marketing.
  • Plan de communication de crise.

Vous pouvez également ajouter des éléments spécifiques comme les fournisseurs à qui vous ferez appel pour la restauration, les éclairages, et l’audiovisuel.

La section sur la communication de crise est très importante, elle peut ressembler à l’exemple ci-dessous

Un plan de crise est nécessaire si la salle vous fait faux bond, ou en cas de problème de streaming, ou dans un autre cas de force majeure.

La création du plan est également capitale du fait que les membres des équipes ne partagent pas le même bureau, la plupart travaillent depuis leur domicile. Accorder les violons de tout le monde lorsque les gens ne sont pas au même endroit est un vrai défi. Travaillez bien votre plan d’événement hybride avant de le présenter aux gestionnaires de la salle ou aux clients.

Si votre événement n’a aucun objectif, il a peu de chances de réussir, c’est pourquoi vous devez inclure vos objectifs dans votre plan d’événement hybride.

Il y a de nombreux objectifs que vous pouvez viser :

  • Faire connaître une marque
  • Lever des fonds.
  • Générer des prospects.
  • Lancer un produit.
  • Rapporter de l’argent.

Selon votre objectif, vous pourrez structurer votre événement et votre plan.

Définissez les objectifs à l’aide de la méthode SMART, un objectif doit : · Être spécifique : vos objectifs doivent intégrer des mesures spécifiques comme l’augmentation du bénéfice de 8 %, 30 inscriptions par jour, ou la vente de 200 produits.

  • Être mesurable : définir des objectifs spécifiques vous facilitera l’évaluation de la réussite de l’événement, ainsi que les domaines dans lesquels il y a une marge de progression.
  • Être acceptable : un bon moyen de vérifier que vos objectifs peuvent être atteints est de les rendre acceptables pour votre public, vos clients, et votre entreprise. Soyez réaliste dans vos attentes et vous pourrez construire un événement réussi.
  • Être réaliste : si vous visez trop haut, vous risquez de ne pas atteindre l’objectif, ou de trop stresser votre équipe en tentant de l’atteindre.
  • Être temporairement défini : si vous ne fixez pas vous-même les délais, vous finirez par faire en premier les tâches les plus faciles et perdre de vue l’ensemble du tableau. Définissez des chronologies pour votre événement afin de pouvoir créer des objectifs réalistes.

Voici un rappel visuel des objectifs SMART que vous pouvez ajouter à votre plan d’événement.

Définir les objectifs peut prendre un peu de temps, mais une fois que c’est fait, cela vous aidera à créer un événement qui apporte ce que vous cherchez.

La création de cartes mentales est un excellent procédé pour centrer votre plan d’événement hybride sur vos objectifs. C’est un outil que les équipes de préparation de l’événement peuvent utiliser pour souligner leur cible pour l’événement et pour leur processus de formation des idées.

Les cartes mentales peuvent être utilisées par les équipes en interne pour créer des plans d’événement et cela ne fait pas de mal d’impliquer également les intervenants externes comme les fournisseurs et les sponsors.

Vous pouvez utiliser une carte mentale pour définir le processus de votre événement : quelles étapes se suivent de manière organique et quelles tâches doivent être traitées en priorité.

C’est également un bon outil pour définir le cadre de votre événement hybride. Nous savons que les événements commencent par une introduction et se terminent par une conclusion, mais que doivent couvrir ces deux sections particulières ?

Votre introduction doit comprendre des remerciements aux sponsors, de courtes biographies des conférenciers, des remarques d’intendance comme l’extinction des téléphones et le maintien des micros sur la position muette.

La conclusion doit intégrer un mot de reconnaissance pour les sponsors, les visiteurs, le personnel qui a travaillé en coulisses, et éventuellement un résumé de la discussion.

Une carte mentale aide à donner vie à ces sections, mais c’est encore plus vrai lors de la préparation des contours de l’élément principal de la présentation. Votre événement aura une durée limitée et, pour vous assurer que les conférenciers respectent cette limite, vous pouvez utiliser une carte mentale pour fixer leurs idées, ou décider lesquelles laisser de côté.

Pour qu’une carte mentale fonctionne, commencez avec une idée principale puis déclinez-la en quelques points clés qui nécessitent des détails. Visualisez votre idée à l’aide d’un outil de création de carte mentale comme dans l’exemple de stratégie commerciale ci-dessous.

Tout faire en interne n’est pas possible. Plus tôt les entités qui organisent des événements en prennent conscience, mieux elles sont armées pour proposer une conférence réussie. Quelquefois, il vaut mieux serrer les dents et recruter une personne expérimentée dans la gestion d’événement.

Les gestionnaires d’événements apportent leur expertise dans le domaine à votre événement. Ces personnes ont également des compétences de leadership et sont à l’aise avec la supervision des opérations de travail. La gestion des fournisseurs peut également leur être déléguée, le respect des échéances, et la facilitation de la communication entre les différentes parties.

Cependant, ces spécialistes peuvent ne pas avoir conscience de toute l’organisation professionnelle de votre entreprise.

Ils peuvent formuler des demandes auxquelles vos équipes ne pourront pas répondre, il faut donc vous attendre à gérer leurs attentes.

Les entreprises peuvent travailler avec le ou la gestionnaire pour former une équipe dotée de l’expertise nécessaire pour la création d’un événement mémorable.

Vous trouverez ces personnes au sein de votre personnel. Les gens ont de nombreuses compétences. Envoyez une note interne avec le descriptif des rôles et les prérequis.

Les personnes qui disposent des compétences nécessaires se présenteront, mais les responsables ne doivent pas oublier que travailler sur un événement est une responsabilité supplémentaire.

Il n’est pas raisonnable de demander à des employés de continuer leur travail habituel en plus de travailler sur l’événement. Vous devez avoir conscience de cela avant de demander aux gens d’accepter de nouvelles responsabilités.

La gestion de projet agile est devenue la base ces dernières années, c’est une approche qui fonctionne bien dans le monde de l’événementiel. Pour les entreprises, la démarche agile passe par la création d’un environnement de travail en équipe collaboratif et la mise en place des logiciels appropriés pour améliorer les habitudes de travail.

En d’autres termes, la gestion agile propose les méthodes suivantes :

  • Construire un environnement de travail motivant pour les équipes.
  • Créer un environnement de travail collaboratif.
  • Faciliter une communication claire et régulière.
  • Permettre aux membres de l’équipe de mettre en idées et de conceptualiser de manière autonome.
  • Faire passer la satisfaction du client en priorité.
  • Investir dans les outils appropriés pour obtenir des résultats.
  • Rendre vos équipes capables de s’adapter aux changements.
  • Créer des systèmes pour mesurer les succès et les échecs.

Cette approche est formidable pour proposer des événements d’une qualité constante et pour construire des équipes capables de soutenir le succès sur le de longues périodes.

En utilisant ces recommandations définies par l’approche agile, vous pourrez construire des systèmes pour différents types d’événements tout en laissant de la place à l’apprentissage et à l’expansion.

Ce qui est vraiment intéressant avec le système de gestion agiles, c’est qu’ils prennent en compte les changements dans les chiffres, l’approvisionnement, et les modèles d’entreprise.

Cela se fait par la création d’environnements autonomes pour permettre aux équipes des événements d’apprendre et d’être plus créatives par l’expérimentation et l’expansion.

Quelle que soit la taille de l’événement, il y a tellement d’entités et de personnes impliquées que la communication peut rester sur le bord du chemin.

C’est pour cela que le plan d’événement hybride doit préciser en priorité comment, pourquoi et quand les communications doivent être gérées, comme dans l’exemple ci-dessous.

Vous devez prévoir une section sur la manière dont la communication passe et sur la manière d’obtenir un retour de la part des membres de l’équipe et des autres parties prenantes.

La communication entre les équipes de l’événement, les responsables et les autres parties prenantes doit passer dans les deux sens. Si les responsables n’écoutent pas leurs équipes, il leur est impossible de connaître les obstacles rencontrés.

Programmez des réunions régulières avec les équipes et les responsables pour échanger des informations. Il vaut mieux prévoir un ordre du jour avant la réunion pour éviter de s’égarer. Essayez par ailleurs de ne pas prévoir trop de réunions de travail, cela risquerait de perturber le programme de travail des gens et d’être démotivant.

Déterminez les outils que vous utiliserez dans votre plan d’événement hybride. Vous pouvez utiliser toute une gamme de logiciels pour que les équipes de préparation de l’événement et marketing restent sur la même ligne, en voici quelques exemples :

  • Logiciel de programmation publicitaire.
  • Outils de gestion de budget.
  • Outils de gestion de la restauration.
  • Outils de chat en équipe.
  • Logiciel de gestion d’événements.
  • Google docs et Google sheets.
  • Logiciel de streaming.
  • Logiciel de gestion de projet collaborative.
  • Outils de gestion des bénéfices.
  • Outils SEO.
  • Outils de statistiques sur les réseaux.
  • Logiciel de billetterie.
  • Cartes de fréquentation.

De nombreux outils existent et nombre d’entre eux sont essentiels pour la production d’un événement hybride réussi.

Votre plan doit également mettre en évidence toute formation qui serait nécessaire, ainsi que le temps et les ressources nécessaires pour terminer la formation.

Les outils permettent de s’assurer que les équipes ne laissent pas passer une échéance, qu’il n’y a pas de défaut de communication entre les employés, et que le public profite d’un événement formidable.

Conclusion : un plan d’événement hybride préserve l’harmonie entre les membres des équipes et leur concentration

Ces sept étapes vous aideront à fournir un événement qui dynamisera vos bénéfices et fera connaître votre marque, quelle que soit la taille de votre événement.

Récapitulons les points importants :

  • Gérez votre plan d’événement en mode projet.
  • Définissez les objectifs de l’événement.
  • Utilisez une carte mentale pour conceptualiser votre événement.
  • Recrutez un gestionnaire d’événement.
  • Utilisez une démarche agile pour gérer l’événement.
  • Communiquez régulièrement de manière ouverte.
  • Investissez dans des outils et des logiciels de gestion d’événement.

Vous avez désormais les moyens de créer un événement que vos clients vont apprécier, ce qui vous aidera à atteindre vos objectifs.

Ronita Mohan est responsable marketing du contenu chez Venngage, la plateforme de création d’infographies et de design. Ronita écrit régulièrement sur le marketing numérique, le design et la croissance des petites entreprises

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Victoria Rudi
Directrice du marketing
Possédant un master en gestion d’événements et adepte des technologies Saas. Victoria est experte en contenu événementiel, elle rédige des articles perspicaces et précieux pour le blog d’Eventtia et plus encore.

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