Plannification d’événement

Plateforme de gestion d’événement ou plateforme de streaming : que choisir pour héberger mon événement virtuel ?

Victoria Rudi
mars 30, 2022

Il est très important pour l’hébergement d’événements virtuels de s’appuyer sur l’environnement numérique approprié aux besoins spécifiques de la marque, et faire le bon choix parmi les nombreuses propositions disponibles peut être un véritable défi.

Les sites de streaming comme YouTube ou d’autre sites de réseaux sociaux sont parfaits pour les agents marketing débutants ou ceux qui disposent déjà d’une bonne notoriété sur ces canaux. Cependant, de nombreux organisateurs ont besoin d’une plateforme technologique de gestion d’événement plus ajustée à leurs besoins. Nous allons explorer dans cet article quelques avantages et inconvénients des plateformes de streaming et de gestion d’événement pour vous permettre d’identifier celle qu’il vous faut pour votre prochain événement.

Plateforme de gestion d’événement ou plateforme de live streaming ?

Une plateforme de gestion d’événement, c’est un espace en ligne où les promoteurs et les organisateurs d’événements peuvent organiser, promouvoir et héberger des événements en ligne. Ces plateformes sont flexibles et offrent un large éventail de fonctionnalités pour faciliter la vente de billets et l’hébergement de toutes les fonctionnalités numériques comme le live chat, les vidéos et d’autres opportunités de networking. Les principales caractéristiques d’une plateforme de gestion d’événement tournent autour du marketing et des stratégies de promotion comme, entre autres, le branding d’événement, l’intégration des réseaux sociaux ou la billetterie en ligne.

De leur côté, les plateformes de streaming en direct sont populaires car elles sont faciles à utiliser et permettent de communiquer directement avec le public sans avoir à créer de compte sur différentes plateformes. Les plateformes de streaming permettent également plus d’interaction avec un public plus large puisque les plateformes comme Facebook, YouTube et Instagram Live sont disponibles partout dans le monde.

Avantages et inconvénients des plateformes de gestion d’événement

Voici quelques des avantages et inconvénients de l’utilisation d’une plateforme de gestion d’événement en ligne :

Avantage : intégrations

Avec une plateforme de gestion d’événement tout-en-un, vous pourrez peut-être intégrer votre plateforme à votre outil de gestion de la relation client (GRC) ce qui vous permettra de rationaliser le projet d’événement, d’être plus efficace et de vous épargner le stress de devoir tester sur

différentes plateformes. Par ailleurs, vous trouverez toute une gamme de statistiques d’analyse dans différents tableaux de bord qui présentent les informations essentielles pour le ROI, ainsi que vos clients et vos sponsors.

Avantage : une plateforme tout-en-un

Les nombreuses fonctionnalités intégrées à une plateforme de gestion d’événement sont un avantage non négligeable pour l’organisation de votre événement. Par exemple, la synchronisation automatisée permet aux initiateurs d’événements de récupérer des contacts, d’entrer en contact avec leur public par e-mail et via les réseaux sociaux, et même de faire du networking avec d’autres entreprises.

Chacune des étapes de l’organisation de votre événement devrait se passer en douceur, depuis le marketing jusqu’à l’inscription. Une plateforme qui intègre toutes ces fonctionnalités en un seul outil, y compris la vente de billets, peut vous être utile. Si vous ne faites pas le choix d’une solution tout-en-un pour vos événements, assurez-vous de trouver un logiciel de paiement qui dispose des fonctionnalités nécessaires comme la compatibilité inter-plateformes et des modèles de documents personnalisables à votre marque.

Inconvénient : pas de solution de secours

Si, une plateforme tout-en-un est une solution confortable, son inconvénient principal réside dans le fait que c’est à vous de gérer d’éventuels problèmes techniques ou dysfonctionnements du système. Si vous n’y parvenez pas rapidement, cela peut réduire le degré de satisfaction des utilisateurs et détourner votre public de futurs événements.

De plus, une fois l’événement en direct terminé, il disparaît. Vous n’avez pas de système de sauvegarde. Avant de choisir une plateforme de gestion d’événement, assurez-vous qu’elle dispose d’un plan de secours pour ce type de problèmes.

Avantages et inconvénients des plateformes de live streaming

Les plateformes de streaming comme YouTube et Discord sont de plus en plus populaires. En particulier, pendant la crise sanitaire, lorsque les gens ont dû basculer toutes leurs activités en ligne, les entreprises ont perçu un besoin croissant de proposer des événements en ligne accessibles à tous. L’utilisation de plateformes de streaming présente de nombreux avantages :

Avantage : très large disponibilité

Les plateformes de streaming sont accessibles à la population du monde entier et les utilisateurs peuvent participer à des événements en ligne sans créer de compte sur ces plateformes. De cette manière, l’événement en direct a une portée beaucoup plus large, ce qui est excellent pour le marketing. De plus, les utilisateurs peuvent laisser des commentaires et même regarder la vidéo en différé plutôt qu’en direct.

Avantage : pratique à utiliser

Les plateformes de streaming sont faciles à utiliser. Lorsque votre événement en direct est prêt à être lancé, tout ce que vous avez à faire, c’est diffuser le contenu aux utilisateurs. Il peut y avoir quelques fonctionnalités supplémentaires à prendre en compte comme l’autorisation des commentaires publics ou les aspects spécifiques de la technologie événementielle, mais ces plateformes de streaming sont en général très conviviales pour des utilisateurs non spécialistes.

Avantage : statistiques de suivi

De nombreux services de streaming proposent aux utilisateurs des outils et des fonctionnalités statistiques pour évaluer le résultat d’un événement. Le nombre de visiteurs qui ont assisté à l’événement, le nombre de commentaires et le nombre de personnes qui sont parties en cours de route sont des données importantes qui peuvent vous aider à évaluer ce que vos clients attendent de vous et à améliorer les prochains événements de votre entreprise.

Inconvénient : intégration difficile avec les réseaux sociaux

Lorsque votre contenu est réparti sur plusieurs plateformes, il est important de vérifier qu’il est correctement intégré pour que vos données se synchronisent et que tout fonctionne correctement. Vous pouvez utiliser une plateforme supplémentaire pour intégrer les plugins des réseaux sociaux, cependant, cela vous demandera plus de temps et d’efforts. Les plateformes de streaming ne feront pas tout ça pour vous comme les plateformes de gestion d’événement.

Quelle plateforme choisir

Le type de plateforme qu’il vous faut dépendra de vos objectifs individuels. C’est pour cela qu’il est important de commencer par identifier vos objectifs principaux pour l’organisation d’un événement et ce que vous voulez obtenir. Prenez soin également de regarder les résultats des précédentes sessions en direct avant de passer au prochain événement.

Il est également important de décider le type d’événement que vous prévoyez d’héberger. Par exemple, certains événements virtuels nécessitent un équipement technologique particulier alors que d’autres peuvent justifier l’utilisation d’une plateforme tout-en-un pour offrir une expérience plus immersive et créative. Si vous prévoyez de répéter l’expérience sur le long terme, une plateforme de gestion d’événement peut être la solution la plus adaptée.

La qualité du streaming est un autre point important à vérifier. Si vous hébergez des événements professionnels de grande envergure, vous devrez garantir un streaming de haute qualité pour assurer la crédibilité et assoir l’expertise de votre événement. Les lenteurs du réseau ou les failles de sécurités sur vos solutions de streaming ne feront pas très bon effet pour votre événement.

Votre budget est également un élément important dans le choix de la plateforme appropriée. Des services d’hébergement web gratuits existent pour votre site Internet. Cependant, l’utilisation de serveurs gratuits pour faire des économies peut ne pas être une option sûre si vous attendez un public nombreux ou très à cheval sur les questions de sécurité. Le spécialiste du marketing en ligne et développeur Nathan Finch de l’agence Web Hosting Australia conseille d’éviter l’utilisation des hébergeurs gratuits pour votre site :

D’après Finch, « ces options utilisent la plupart du temps des IP partagées qui sont extrêmement faciles à pirater et présentent un risque élevé d’être compromis ». « Votre site Internet sera hébergé sur les mêmes serveurs que de nombreux blogs de spam que Google dédaigne en général. Ces solutions à bas prix seront lentes avec des longues périodes d’interruption et un service client très approximatif. » Enfin, pensez à la compatibilité sur mobile. Il y a une chance non négligeable que la majorité de votre public apprécie de pouvoir assister à votre événement depuis un téléphone mobile ou une tablette plutôt que sur un ordinateur. C’est pourquoi il est très important de choisir une plateforme de streaming qui est facilement compatible avec les appareils mobiles.

Conclusion

Les environnements de travail hybrides ont le vent en poupe, les événements virtuels sont en passe de devenir le prochain élément important sur lequel les marques doivent se pencher. Les plateformes de gestion d’événement et les plateformes de streaming ont chacune leurs avantages, il est donc intéressant d’explorer les deux en ayant vos besoins bien en tête pour savoir ce qui conviendra le mieux à votre événement. Les deux options peuvent être valables en complément de votre boîte à outils de programmation d’événement, selon ce dont votre entreprise a besoin.

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Victoria Rudi
Marketing director
Possédant un master en gestion d’événements et adepte des technologies Saas. Victoria est experte en contenu événementiel, elle rédige des articles perspicaces et précieux pour le blog d’Eventtia et plus encore.

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