Plannification d’événement

Rencontres virtuelles : comment lancer votre premier festival en ligne

Victoria Rudi
novembre 12, 2020

Que ce soit un cours de yoga virtuel, un apéritif de networking ou des exercices de team building, de nombreuses activités peuvent transformer un simple événement sans intérêt en expérience mémorable pour les participants.

C’est pour cela qu’en tant que promoteurs d’événements, nous devrions essayer d’intégrer ces idées dans notre stratégie événementielle. La solution se trouve dans l’organisation de votre premier festival en ligne.

Mais qu’est-ce qu’un festival en ligne ?

Un festival en ligne est un assortiment d’expériences et de contenu. Les sessions sont réparties entre d’une part un programme académique, avec ses thèmes majeurs, ses ateliers et tout ce qu’on peut attendre d’un événement en ligne, et d’autre part un programme relationnel avec différents types d’expériences en ligne qui permettent surtout de vous détendre et d’interagir avec d’autres participants.

À la différence des webinaires et des événements en ligne qui se concentrent sur le contenu, les festivals en ligne sont plus immersifs et sont assortis de sessions de divertissement et d’interaction. Ils peuvent proposer des séances de yoga ou de méditation, des cours de danse, des cocktails virtuels, des sessions de networking one-to-one, des discussions en groupe, et tout ce qui vous passe par la tête. Alors faites preuve de créativité !

Voyons comment organiser l’un de ces événements grâce à ce guide pas à pas.

Étape 1 Déterminer le programme

Pour avoir l’assurance que vos deux programmes sont alignés et cohérents, commencez par définir votre sujet et disséquez-le minutieusement afin d’identifier les différents sous-thèmes et de créer différentes idées de contenu sur cette base pour chaque programme.

Le programme académique est centré sur le contenu, il vous faut donc évaluer les différents moyens de le diffuser pour que vos participants en tirent le meilleur parti. Par exemple, si la formation est le point de mire, il vous faudra proposer de nombreux ateliers et didacticiels.

Les programmes relationnels pourront être légèrement différents, mais il vous faudra imaginer comment améliorer l’expérience des participants, ce qui peut aussi bien passer par une pause yoga que par une séance de networking de groupe.

Enfin, passez du temps à vérifier le programme pour vous assurer que ses deux facettes se complètent l’une l’autre et qu’elles sont parfaitement en adéquation.

Étape 2 Comment trouver des sponsors

Find-SponsorsLa première étape pour trouver des sponsors est de correspondre à leurs objectifs. Demandez-vous ce qu’ils cherchent à accomplir. Mettez ensuite en avant tout ce que vous pouvez offrir et organisez cela en différents packages de sponsoring.

Les choix sont nombreux et vont de la présence du logo du sponsor sur l’écran de connexion à des prises de parole en passant par les expériences sponsorisées. C’est pourquoi, avant de présenter cela à vos futurs sponsors, il est crucial que vous connaissiez la valeur de chaque offre ainsi que leurs USP.

Pour trouver des sponsors, créez d’abord une liste de sponsors potentiels et réduisez-là petit à petit en picorant les noms qui représentent les objectifs clés et l’image de marque de votre événement à venir. Trouver des sponsors demande toujours du temps, il faut donc que cela vous permette d’économiser du temps ailleurs sans sacrifier la qualité.

Étape 3 Identifier les conférenciers et les expériences

Identify-Speakers-ExperiencesLes conférenciers et les expériences sont les facteurs majeurs d’attraction pour les participants, l’identification des éléments appropriés peut donc jouer pour ou contre votre festival en ligne. Lorsque vous approcherez les participants potentiels, assurez-vous d’avoir construit

l’intégralité de votre stratégie de sensibilisation autour de ce qu’ils pourront retirer de l’événement.

Trouvez des conférenciers et des marques qui sont en adéquation totale avec vos idées. Ainsi, vous saurez qu’ils peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à l’expérience des participants. Ensuite, au moment de les rencontrer, le but du jeu est de « vendre » l’idée aux conférenciers potentiels ainsi qu’aux marques.

Facilitez les choses en leur simplifiant le travail, vous devez déjà avoir une idée du contenu que vous allez proposer, ainsi vous pouvez leur présenter et leur montrer en quoi leur présence lors de l’événement peut être profitable. C’est toujours une bonne idée de mentionner les professionnels qui ont accepté de participer à votre événement.

Enfin, si vous n’avez pas d’autre choix, envisagez des avantages en nature pour les motiver à vous rejoindre. L’ensemble de ces petites techniques vous donnerons de meilleures chances d’intégrer au programme de votre événement des personnes intéressantes qui auront des choses intéressantes à partager avec les participants en ligne.

Étape 4 Identifier vos partenaires de communication

Pour étendre la portée de l’événement, gagner en crédibilité et, en fin de compte, vendre plus de billets, l’assistance de partenaires de communication vous sera utile. Déterminez votre public cible puis recherchez et identifiez les réseaux en ligne dont les de vastes bases d’utilisateurs. ils vous permettront de promouvoir votre événement directement auprès de votre public cible. Aidez-vous d’outils comme Prowly et Anewstip pour votre recherche.

Pour trouver le bon contact, creusez un peu sur Linkedin, identifiez la personne responsable des partenariat médias dans l’entreprise et envoyez-lui un e-mail. Pensez à demander des précisions comme la taille de leur liste de diffusion et le nombre de visiteurs mensuels sur leur site web pour savoir si le partenariat est intéressant.

Après ces vérifications, vous pouvez leur proposer un accord de parrainage avec des références, des billets gratuits et un code de réduction générique qu’ils pourront utiliser en échange de références dans une newsletter, un éditorial, de mentions sur les réseaux sociaux, etc.

Étape 5 Créer des kits partenaires

04.Step 5. Create partner kitsPour enchaîner sur le point précédent, afin de communiquer sur votre événement auprès de différents partenaires, vous pourrez préparer des kits avec les offres adéquates. Selon le format de votre festival en ligne, vous devrez peut-être préparer des kits pour les médias, les sponsors et les conférenciers.

Il n’y a pas de recette préétablie pour le contenu du kit mais en règle générale, on devrait y trouver une présentation d’explication sur l’événement, des éléments visuels pour les réseaux sociaux et de nombreux supports à diffuser pour soutenir tout ça. Le but du jeu dans ce cas est de former vos partenaires sur l’événement et de leur rendre la promotion de l’événement aussi facile que possible.

Si vous chercher à augmenter vos ventes de billets, vous devriez envisager de proposer à vos partenaires un code de réduction générique qu’ils pourront utiliser et partager sur les réseaux sociaux. Eventtia dispose par exemple de son propre module de bons de réduction avec lequel vous pourrez créer des codes individuels pour chaque partenaire.

Étape 6 Publiez l’événement et commencez à le faire connaître

05.Step 6. Publish the event & start promoting itMaintenant que tout est en place, il est temps de dévoiler votre événement au monde. Pour commencer par le commencement, créez une page d’accueil percutante avec une forte présence de votre image de marque et un message puissant, qui contiendra toutes les informations importantes comme le programme, les bonnes raisons de participer, et le formulaire d’inscription en ligne.

Il sera temps ensuite de diffuser l’information en utilisant tout ce que vous avez à votre disposition comme les réseaux sociaux, les newsletters et les campagnes par e-mail. Une fois cette ressource épuisée, il sera temps de penser à la façon dont vous pouvez faire connaître votre événement en dehors de votre cercle.

Bien entendu, les sponsors, les partenaires médias, et les conférenciers qui feront connaître l’événement jouent un rôle important à cette étape, mais pensez à allouer un budget pour les campagnes sur les réseaux sociaux et également pour tout moyen de diffusion payant qui pourrait étendre la portée de votre message au delà de vos partenaires de communication.

Étape 7 Les coulisses techniques

La dernière chose dont vous avez besoin, c’est un incident technique. Utilisez donc le temps dont vous disposez avant l’événement pour vous familiariser avec l’interface de gestion. Plus vous y passerez de temps, plus vous serez à l’aise pendant le direct du festival.

Vous utiliserez probablement plus d’une plateforme pour cette diffusion. Par exemple, vous pourriez utiliser un outil de streaming comme StreamYard qui diffusera sur Vimeo qui sera ensuite intégré à la scène virtuelle d’Eventtia. C’est pour cela qu’il est utile d’avoir une vue d’ensemble et de comprendre comment tout cela va s’articuler.

Enfin, assurez-vous de tester chacune des spécifications des plateformes que vous utiliserez. D’une part pour améliorer l’expérience des participants et d’autre part pour vous sentir aussi à l’aise que possible le jour J. Plus vous aurez pratiqué, plus vous aborderez l’événement de façon détendue, alors mettez toutes les chances de votre côté.

Étape 8 Exécutez des tests avec vos conférenciers

Run-Tests-With-SpeakersDans la foulée du point précédent, il est important d’inviter vos conférenciers à une répétition générale. Évidemment, il va sans dire que la première des priorités pour vos conférenciers devra être leur discours et surtout pas de s’inquiéter des détails techniques.

Commencez par préparer un e-mail pour expliquer le fonctionnement. Allez-vous leur envoyer un lien de connexion ? Ou bien doivent-ils avoir un code d’accès spécifique ? Quoi qu’il en soit, assurez-vous de détailler toutes les formalités car vos conférenciers vont utiliser ce message comme référence à l’avenir.

Deuxièmement, programmez un test avec chacun de vos conférenciers, et cela doit être obligatoire. L’obligation de tout tester à l’avance leur fourni l’occasion parfaite pour paramétrer leur caméra et leur micro et se familiariser avec la plateforme de streaming qu’ils devront utiliser.

Étape 9 Préparez les visuels pour le festival

Il est important de concevoir des éléments visuels spécialement adaptés au contexte d’un événement en ligne. Pour cela, vous devrez focaliser votre attention sur le contenu vidéo, les scènes virtuelles et les outils destinés à attirer les participants. Ce sont les composants de l’événement qui attirent les participants, c’est pour cela qu’il est vital de les créer en ayant à l’esprit des éléments visuels.

Tout d’abord, posez les bases comme l’intégration de votre logo et des couleurs de votre marque dans chacun de ces composants. Ensuite, montez d’un cran en ajoutant à vos vidéos des animations et des calques puissants qui représenteront votre marque et renforceront votre message.

Conclusion

final-thoughtsLes événements en ligne sont des outils formidables pour fournir du contenu mais il est important de trouver de nouvelles manières d’améliorer l’expérience des participants dans l’enceinte du monde virtuel. C’est exactement ce que fait un festival en ligne.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Victoria Rudi
Marketing director
Possédant un master en gestion d’événements et adepte des technologies Saas. Victoria est experte en contenu événementiel, elle rédige des articles perspicaces et précieux pour le blog d’Eventtia et plus encore.

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