Bien que personne ne veuille annuler un événement dans lequel il a investi du temps et de l’énergie, parfois des circonstances imprévues peuvent vous laisser sans autre choix.
Et lorsque vous devez annuler un événement, la perte de revenus n’est pas la seule préoccupation. L’annulation d’un événement peut laisser les invités inscrits frustrés ou déçus, surtout lorsqu’ils ont réorganisé leurs horaires, réservé des voyages ou pris d’autres engagements.
C’est pourquoi la façon dont vous communiquez l’annulation est très importante. Mal faite, les invités inscrits auront une mauvaise perception de votre marque. Cependant, bien faite, vous pouvez transformer la situation frustrante en un moment de connexion, laissant les invités rassurés et se sentant respectés.
Cet article vous montrera comment rédiger des e-mails d’annulation d’événements réfléchis et professionnels qui préservent votre réputation, montrent de l’empathie, et aident à maintenir la confiance avec votre audience, même face à de mauvaises nouvelles.
Quelles sont les raisons courantes d'annuler un événement ?
Inscriptions faibles
Vous souhaiterez peut-être annuler votre événement si le nombre d’inscriptions est nettement inférieur aux attentes ; sinon, vous risquez de subir une perte substantielle. Lors de la planification d’un événement, vous allez projeter un certain nombre de ventes de billets pour couvrir vos coûts et générer un profit.
Ainsi, lorsque les nombres d’inscriptions sont en deçà des attentes, il peut ne plus être financièrement viable de maintenir l’événement. La faible inscription est l’une des raisons les plus courantes d’annulation d’événements payants. Et cela peut poser problème lorsque l’événement n’est pas efficacement promu ou lorsqu’il entre en conflit avec d’autres événements ou jours fériés.
Conditions météorologiques sévères
Vous pourriez vouloir annuler votre événement et envoyer des emails d’annulation aux participants inscrits lorsque les conditions météorologiques sévères pourraient soit représenter un risque pour la sécurité des participants, soit perturber des éléments logistiques clés.
La sécurité doit toujours être une priorité absolue. Les conditions météorologiques défavorables, telles que de fortes pluies, des chaleurs extrêmes, des tempêtes de neige ou des vents violents, peuvent poser un risque pour les participants. Et cela ne concerne pas seulement les événements en plein air. Les conditions météorologiques extrêmes peuvent entraîner des coupures de courant, des routes bloquées et des perturbations des transports, ce qui peut perturber des événements en intérieur ou rendre difficile voire impossible l’accès au lieu de l’événement pour les participants, le personnel ou les fournisseurs.
Les organisateurs d’événements doivent suivre de près les prévisions météorologiques dans les jours précédant un événement en présentiel. Et si les conditions semblent dangereuses, il peut être nécessaire d’annuler l’événement et d’en informer les participants enregistrés.
Preoccupations concernant la santé publique et la sécurité
Vous pourriez vouloir annuler votre événement en présentiel en cas d’urgence sanitaire publique, car cela pourrait rendre dangereux le fait de rassembler des personnes.
Lorsque des épidémies ou d’autres crises sanitaires surviennent, les rassemblements peuvent augmenter le risque de transmission, mettant en danger les participants et le personnel. Les restrictions imposées par le gouvernement peuvent rendre impossible la tenue de votre événement, vous obligeant à l’annuler. Même sans restrictions gouvernementales, la peur de la transmission peut décourager les gens de venir, entraînant une diminution de la participation.
Problèmes de lieu ou d'emplacement
Vous pouvez également vouloir annuler et notifier les participants si des problèmes avec le lieu empêchent de continuer ou de le faire en toute sécurité.
Par exemple, le lieu peut devenir indisponible en raison d’erreurs de double réservation. Ou il peut subir des dommages imprévus (tels que des pannes de plomberie, des coupures de courant ou des problèmes structurels) qui compromettent son utilisation. Si la résolution de ces problèmes avant l’heure prévue de l’événement n’est pas réalisable, vous pourriez envisager d’annuler.
Annulation de speakers, d'invités clés, ou de fournisseurs
Lorsque le conférencier principal, l’intervenant vedette ou l’artiste se retire de manière inattendue (en raison d’une maladie, de problèmes de voyage ou d’urgences personnelles), cela peut réduire considérablement la valeur ou l’attrait de l’événement. Dans de telles situations, vous pouvez envisager d’annuler ou de reprogrammer, car poursuivre pourrait vous faire perdre en crédibilité.
Restrictions financières
Il se peut que vous deviez annuler votre événement lorsque des contraintes financières rendent sa réalisation impossible. La planification d’événements nécessite souvent des investissements initiaux importants, y compris les dépôts pour le lieu, la location d’équipements, les permis, et d’autres frais connexes.
Lorsque les recettes prévues des ventes de billets ou des parrainages ne se matérialisent pas comme prévu, vous n’avez peut-être pas les fonds nécessaires pour couvrir ces coûts initiaux essentiels, et à l’avenir, cela peut devenir impossible.
Que faire immédiatement après l'annulation d'un événement
Une fois que vous décidez d’annuler un événement, il y a des étapes spécifiques que vous devez entreprendre immédiatement pour minimiser la confusion, protéger votre réputation, et préserver la confiance des participants, partenaires et prestataires. Ces étapes incluent :
Vous aligner avec votre équipe
Avant d’envoyer une communication, assurez-vous que tout le monde dans votre équipe interne est informé et sur la même longueur d’onde. Cela inclut les organisateurs d’événements, le marketing, les ventes, les fournisseurs, le support client et tout autre intervenant interne.
Partagez les détails de l’annulation avec eux et donnez-leur le message à utiliser si le public les contacte au sujet de la situation. Cette étape crée un front uni, ce qui montre du professionnalisme. Cela aide également à garantir que tout le monde sait comment répondre aux questions, évitant ainsi des messages contradictoires et réduisant la confusion.
Arrêter les inscriptions
Dès que vous décidez d’annuler l’événement, arrêtez la vente des billets (s’ils sont encore en vente). Si vous utilisez une plateforme de vente de billets tierce, informez ces partenaires immédiatement pour arrêter la vente des billets. Cela aide à réduire les dommages supplémentaires en limitant le nombre de remboursements supplémentaires que vous devrez traiter et le nombre de participants déçus que vous devrez contacter.
En général, moins le nombre de personnes affectées est important, plus il est facile de gérer les communications, d’émettre des remboursements et de maintenir la bonne volonté avec votre audience.
Mettre à jour vos canaux numériques
Après avoir officiellement annulé votre événement, mettez à jour toutes vos plateformes digitales (site web de l’événement, inscription à des événements page, plateformes de médias sociaux, et tout site de liste où l’événement est promu).
Publiez un avis d’annulation clair sur ces canaux et assurez-vous qu’il soit visible. Par exemple, vous pouvez l’épingler en haut de vos canaux de médias sociaux, afin qu’il ne soit pas repoussé par d’autres publications. L’avis doit être bref mais informatif. Il doit expliquer clairement l’annulation, reconnaître la déception et guider les gens sur ce qu’ils doivent faire ensuite. Assurez-vous également que le message d’annulation soit cohérent sur vos plateformes pour éviter toute confusion.
Notifier vos participants inscrits
Après avoir pris soin des éléments de base, vous devez contacter personnellement les détenteurs de billets pour les informer de l’annulation.
Oui, ils ont peut-être vu l’actualité sur l’un de vos canaux digitaux. Mais un message direct montre que vous appréciez leur temps, leur investissement et leur soutien. Si possible, personnalisez le message pour le rendre plus sincère.
Soyez clair, poli et empathique. Présentez sincèrement vos excuses pour l’annulation de l’événement, expliquez la raison de l’annulation et précisez ce qu’ils peuvent attendre ensuite (comme des remboursements, des nouvelles dates ou des arrangements alternatifs). De plus, veuillez fournir des coordonnées au cas où ils auraient des questions ou des préoccupations.
Rembourser les détenteurs de billets
Si votre événement est gratuit, vous pouvez ignorer cette partie. Mais pour les événements payants, gérer les remboursements rapidement est très important.
Les personnes qui se sont inscrites et ont acheté des billets pour un événement payant ont investi leur argent durement gagné, et personne n’aime perdre de l’argent. Bien que l’annulation soit déjà une déception, toute incertitude quant à savoir si elles obtiendront un remboursement complet peut entraîner frustration et méfiance.
Alors, n’attendez pas que les détenteurs de billets demandent un remboursement. Envoyez de manière proactive un message clair expliquant le processus de remboursement et les délais prévus. Cela montre que vous appréciez leur soutien, et c’est très important pour préserver la bonne volonté pour les événements futurs.
Si vous ne pouvez pas rembourser, envisagez d’offrir des bons, des réductions ou des passes prioritaires pour vos prochains événements.
Que faut-il inclure dans un e-mail d'annulation d'événement ?
Un message d’annulation d’événement doit inclure ce qui suit.
- Objet clair et direct
- Introduction chaleureuse et empathique
- Une déclaration que l’événement est annulé
- Brève explication de l’annulation
- Excuses et reconnaissance de la gêne occasionnée
- Détails sur les prochaines étapes
- Conclusion amicale et professionnelle
9 meilleures pratiques pour rédiger un email d'annulation d'événement professionnel
Examinons comment rédiger une lettre d’annulation d’événement à la fois respectueuse et efficace.
Meilleure pratique 1 : Soigner l'objet de vos email d'annulation
L’objet est le titre de votre email. Il doit immédiatement informer les destinataires du contenu de l’email, mais sans paraître alarmiste.
Évitez les formulations vagues qui pourraient créer de la confusion ou être prises pour un rappel ou une mise à jour. Soyez poli, honnête et concis. Cela aide les destinataires à comprendre l’importance du message et les encourage à l’ouvrir.
Lors de la rédaction de l’objet, soyez direct et concis, mais évitez un langage sensationnel ou excessivement apologétique. N’oubliez pas également de mentionner le nom de l’événement.
Exemples de lignes d’objet d’email d’annulation d’événement
- Avis d’annulation d’événement : [Nom de l’événement].
- Mise à jour importante : [Nom de l’événement] a été annulé.
- Nous sommes désolés : [Nom de l’événement] le [Date de l’événement] n’aura pas lieu.
Meilleure pratique 2 : Commencer avec chaleur et empathie
Commencez votre e-mail avec un ton amical et compréhensif. N’oubliez pas que vous annoncez une nouvelle décevante. Par conséquent, il est important de montrer que vous comprenez comment votre public pourrait se sentir.
Ne passez pas directement à l’annulation. Commencez plutôt par les remercier pour leur inscription et reconnaissez leur intérêt et leurs efforts à planifier leur participation à l’événement. Cela leur montrera que vous appréciez leur soutien, ce qui peut aider à apaiser leur frustration.
Exemples de lignes d’ouverture pour l’annulation d’un événement :
- Nous apprécions vraiment votre soutien et votre enthousiasme pour [Event Name].
- Merci de vous être inscrit(e) à [Event Name]. Nous étions vraiment impatients de vous accueillir.
- Nous savons à quel point vous attendiez avec impatience le [Event Name], et nous voulons vous remercier de faire partie de notre communauté.
Meilleure pratique 3 : Indiquer clairement que l'événement est annulé
Après avoir ouvert la lettre avec chaleur et empathie, énoncez clairement l’objectif principal du message : que l’événement est annulé. Veuillez éviter un langage vague ou ambigu. La clarté est importante à cette étape. Indiquez le nom de l’événement (si vous ne l’avez pas fait dans votre introduction chaleureuse), la date prévue (si nécessaire), et confirmez que l’événement n’aura plus lieu.
Il n’est pas nécessaire de trop expliquer à cette étape (vous donnerez les raisons de l’annulation par la suite). Indiquez simplement (mais respectueusement) que l’événement est annulé.
Exemples de manière claire d’indiquer que l’événement est annulé :
- Nous sommes attristés de partager que nous ne poursuivrons pas avec l’événement.
- C’est avec un regret sincère que nous partageons la mise à jour suivante. [Nom de l’Événement] n’aura plus lieu.
- Après mûre réflexion, nous avons pris la décision difficile d’annuler l’événement.
Meilleure pratique 4 : Expliquer brièvement la raison
Il ne suffit pas de dire que l’événement est annulé. Il est également important de fournir une brève explication de la ou des raisons de l’annulation. Cela aidera les participants à comprendre la décision et montrera qu’elle n’a pas été prise à la légère. La transparence ne réduit pas seulement les spéculations et la confusion, mais elle aide aussi à instaurer la confiance.
Vous pouvez fournir des détails. Mais ne dépassez pas les limites. Fournissez une explication concise et honnête dans un ton professionnel mais empathique.
Exemples de comment expliquer la raison de l’annulation d’un événement :
- Nous avons pris la décision d’annuler l’événement en raison d’un conflit d’horaire inattendu avec notre conférencier de marque.
- Des problèmes inattendus avec le lieu (y compris des dommages aux installations) ont rendu impossible la tenue de l’événement comme prévu.
- Les prévisions météorologiques sévères ont soulevé des préoccupations sérieuses concernant la sécurité. Après avoir examiné toutes les options, nous avons déterminé qu’il ne serait pas responsable de poursuivre avec l’événement.
Si la raison est sensible (comme des coupes budgétaires ou une faible participation), vous pouvez souhaiter la présenter comme une décision prise dans l’intérêt d’offrir une meilleure expérience à l’avenir.
Considérez cette explication pour une faible participation :
« Après avoir soigneusement évalué la situation, nous avons décidé d’annuler l’événement de cette année afin de garantir que nous pouvons offrir le type d’expérience de haute qualité que nos participants attendent et méritent. Plutôt que d’aller de l’avant avec une version réduite, nous préférons nous regrouper et revenir plus forts à l’avenir. »
Meilleure pratique 5 : Présenter vos excuses et reconnaître le désagrément
L’annulation d’un événement peut entraîner de la déception, de la frustration et des perturbations pour les participants. N’oubliez pas que certains ont peut-être pris des congés, réservé des voyages et pris d’autres mesures pour se préparer à participer.
Pour cette raison, même si l’annulation était hors de votre contrôle, il est important de présenter des excuses et de reconnaître les efforts qu’ils ont fournis pour participer, ainsi que tout inconvénient que l’annulation pourrait leur avoir causé.
Gardez vos excuses sincères sans être excessivement dramatiques. Concentrez-vous sur l’impact sur le participant, pas sur vos difficultés internes. Et soyez tourné(e) vers l’avenir.
Cette étape montre aux participants que vous appréciez leur temps et leur engagement. De plus, vous apparaîtrez comme responsable et professionnel lorsqu’ils vous verront assumer vos responsabilités et faire preuve d’empathie. Cela peut renforcer la crédibilité de votre organisation.
Un exemple de formulation pour communiquer des excuses et reconnaître le désagrément causé inclut :
- Nous nous excusons sincèrement pour tout inconvénient que cela pourrait causer, en particulier pour ceux qui ont pris des dispositions spéciales pour se joindre à nous.
- Nous sommes conscients que les annulations peuvent être frustrantes, et nous regrettons profondément tout inconvénient que cela vous a causé.
Meilleure pratique 6 : Partager les prochaines étapes
Après avoir informé les gens de l’annulation d’un événement et présenté des excuses, il est important d’expliquer ce qui se passera ensuite, car les gens voudront savoir cela. Par exemple, ils voudront savoir s’ils obtiennent un remboursement, si l’événement sera reprogrammé, etc.
Partager ce qui se passe ensuite est votre opportunité de guider les gens à travers ce qu’ils doivent faire ou ce que vous faites en leur nom. Cette étape est importante afin que les participants ne se retrouvent pas laissés dans l’incertitude.
Ce que vous devez inclure dans le message ici dépend de votre situation spécifique. Par exemple :
- Traitez-vous un remboursement ?
- Reprogrammez-vous l’événement à une date ultérieure ?
- Prévoyez-vous de remplacer l’événement en présentiel par un événement virtuel ?
- Les participants doivent-ils prendre des mesures ou les choses se feront-elles automatiquement ?
Voici quelques éléments à envisager de partager avec vos détenteurs de billets.
Si vous n’avez pas encore toutes les réponses, soyez franc à ce sujet, mais promettez de revenir vers eux quand vous aurez quelque chose de plus concret.
Meilleure pratique 7 : Terminer sur une note positive
Rappelez-vous que votre conclusion est la dernière impression que vous laissez. Même si vous avez bien fait jusque-là, une fin négligente ou impersonnelle peut annuler une grande partie de la bonne volonté que vous avez construite.
Donc, faites en sorte que la conclusion compte. Ce que vous devriez faire ici, c’est renforcer votre gratitude envers votre public et réaffirmer votre regret d’avoir dû annuler. Remerciez la personne pour son soutien et sa compréhension, exprimez l’espoir de futures opportunités de renouer, et réaffirmez votre engagement à offrir de belles expériences.
Exemples de bonnes déclarations de clôture pour les courriels d’annulation d’événement :
- Nous apprécions sincèrement votre compréhension et votre soutien continu, et nous espérons vous accueillir lors de notre prochain événement dans de meilleures circonstances.
- Bien que cette décision n’ait pas été facile, nous sommes convaincus qu’elle mènera à quelque chose d’encore meilleur à l’avenir, et nous serions ravis que vous en fassiez partie.
- Nous vous sommes reconnaissants pour votre patience et votre compréhension, et nous avons hâte de partager nos futurs projets avec vous très bientôt.
N’oubliez pas de signer chaleureusement. Évitez les clôtures trop formelles, comme « Sincèrement ». Utilisez plutôt des options comme « Cordialement », « Avec appréciation », et « Merci ». Incluez également votre nom, le nom de votre équipe, et vos coordonnées pour que les gens sachent à qui s’adresser pour obtenir de l’aide supplémentaire.
Meilleure pratique 8 : Offrir un prix de consolation
Lorsque un événement est annulé, les gens ne ratent pas seulement du contenu, ils perdent aussi une expérience qu’ils anticipaient. Offrir un petit lot de consolation est une manière délicate de reconnaître cette perte, d’exprimer de la gratitude et de laisser les participants avec une impression finale positive.
Il n’est pas nécessaire d’offrir quelque chose d’extravagant. Une remise pour un événement à venir, un accès anticipé à l’inscription, un téléchargement numérique gratuit ou une carte-cadeau modeste peuvent tous servir de témoignages de reconnaissance significatifs. L’objectif n’est pas de compenser l’annulation, mais de faire preuve d’empathie et de renforcer le fait que le temps et l’intérêt de votre public sont appréciés.
Les participants sont beaucoup plus susceptibles de rester connectés et de revenir à l’avenir s’ils se sentent respectés et appréciés. Inclure une petite récompense dans votre communication d’annulation peut aider à changer le ton de la frustration à la bienveillance. Cela peut également être un moyen de diriger doucement l’attention vers votre prochain événement ou initiative.
Assurez-vous de communiquer clairement ce qui est offert, comment ils peuvent y accéder, et toutes les dates limites pertinentes. Gardez un ton chaleureux et reconnaissant, et évitez de paraître transactionnel. Il s’agit de la construction de relations, et non du contrôle des dommages.
Texte d’exemple :
« Pour vous remercier de votre soutien, nous vous offrons 25 % de réduction sur votre prochaine inscription à un événement. Vous recevrez votre code promo personnel par email cette semaine. »
Même de petits gestes peuvent créer des impressions durables. Un simple lot de consolation peut transformer un moment négatif en une étape vers une interactivité plus forte à l’avenir.
Meilleure pratique 9 : Invitez les participants inscrits à s'abonner aux futures communications
Invitez-les à s’abonner à la newsletter par e-mail et aux comptes de réseaux sociaux, leur permettant d’être informés instantanément lorsque le prochain événement est annoncé.
Modèles d'email d'annulation d'événement (Avec exemples)
Si écrire un email d’annulation à partir de zéro vous semble accablant, les modèles d’email d’annulation d’événements peuvent rendre le processus plus facile pour vous.
Les modèles d’e-mails d’annulation d’événement sont des messages pré-écrits que vous pouvez facilement personnaliser pour communiquer avec les participants lorsqu’un événement est annulé. Ils fournissent une structure qui inclut tous les éléments essentiels d’une lettre d’annulation d’événement efficace, vous assurant d’inclure tous les détails clés tout en maintenant un ton professionnel.
Voici des modèles prêts à l’emploi pour différents scénarios :
1. Modèle d'email d'annulation de l'événement, général
Vous pouvez utiliser ce modèle d’annulation lorsque vous annulez un événement pour des raisons générales. Il n’est lié à aucune cause spécifique, ce qui signifie que vous pouvez l’utiliser lors d’annulations dues à des problèmes logistiques, de mauvaises conditions météorologiques, des préoccupations sanitaires, ou d’autres raisons.
Objet: [Nom de l’événement] : Avis d’annulation d’événement
Cher/Cher(e) [Prénom du destinataire],
Merci de vous être inscrit(e) à [Nom de l’événement], qui devait avoir lieu le [Date de l’événement]. Nous nous réjouissions de vous accueillir. C’est pourquoi il nous attriste de vous annoncer que nous ne poursuivrons pas l’événement.
Nous avons pris la décision d’annuler l’événement en raison de [Brève raison de l’annulation, par exemple, mauvaises conditions météorologiques ou un conflit d’horaire imprévu avec notre intervenant principal].
Nous comprenons que cela puisse être décevant, et nous nous excusons sincèrement pour tout inconvénient que cela pourrait causer. Si vous vous êtes déjà inscrit(e), votre paiement sera remboursé en totalité sur votre méthode de paiement d’origine dans un délai de [nombre de jours ouvrables].
Nous apprécions sincèrement votre soutien et nous avons hâte de vous voir lors d’un futur événement. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter à [email/info de contact].
Cordialement,
[Votre nom]
[Nom de l’organisation]
2. Modèle d'email pour annulation d'événement, de dernière minute
Avez-vous besoin de faire une annonce d’annulation d’événement très proche de sa date prévue ? Vous pouvez utiliser ce modèle. Il vous aide à exprimer l’urgence et l’empathie tout en fournissant les détails clés que les participants doivent connaître.
Objet : URGENT : [Nom de l’événement] Annulé
Cher/Chère [Prénom],
Nous savons à quel point vous attendiez [Nom de l’événement], prévu pour demain à [Heure]. Nous avons le regret de vous informer que l’événement a été annulé en raison de [Brève raison de l’annulation, par exemple, des dommages imprévus à l’installation].
Nous comprenons que cela soit de dernière minute, et nous sommes sincèrement désolés pour tout désagrément que cela pourrait causer. Les remboursements seront traités automatiquement pendant que nous explorons des options de reprogrammation.
Veuillez nous contacter à [coordonnées] si vous avez des questions.
Merci pour votre patience et votre compréhension.
Merci !
[Votre nom]
[Nom de l’équipe de l’événement ou de l’entreprise]
Conseils supplémentaires pour rédiger un e-mail d'annulation d'événement professionnel
Ces conseils supplémentaires peuvent rendre vos emails d’annulation d’événement encore plus efficaces :
- Personnalisez autant que possible : Lorsque vous rédigez votre lettre, utilisez le nom du destinataire et, si possible, faites référence à ses détails d’inscription (comme le type de billet, le choix de session ou la date d’inscription). Cela montre que vous les reconnaissez en tant qu’individus, et ce geste peut aider à atténuer la déception.
- Lien vers des mises à jour : Mettre à jour vos canaux numériques avec le statut de votre événement est une étape importante. Envisagez de faire un lien vers ces pages dans votre email pour que les participants puissent cliquer pour plus d’informations.
- Offrez un geste de bonne volonté : Votre public pourrait mieux accepter les mauvaises nouvelles s’il reçoit quelque chose de votre part. Envisagez d’offrir une réduction pour un événement à venir ou un accès anticipé lorsque vous avez une date alternative disponible.
- Connectez votre logiciel événementiel avec votre CRM : Facilitez les campagnes de remarketing et évitez les erreurs de manipulation des données en connectant votre logiciel événementiel avec votre solution CRM / marketing hub.
Conclusion : Utiliser des conseils efficaces pour rédiger un email d'annulation d'événement
Annuler un événement n’est jamais facile. Même si vous avez souscrit une assurance événementielle avec une couverture annulation qui vous protège financièrement en cas d’annulation, cela ne vous préserve pas de la déception que vos participants peuvent ressentir et de l’impact que cela pourrait avoir sur votre réputation et vos événements futurs. C’est pourquoi la façon dont vous communiquez l’annulation est très importante.
Les étapes discutées ci-dessus (ainsi que les modèles présentés) peuvent vous aider à créer des emails d’annulation efficaces qui transmettent votre message de manière réfléchie et professionnelle, permettant aux participants de se sentir respectés, même lorsque la nouvelle est décevante.
Mais voici quelque chose que vous devriez savoir : bien que certaines annulations d’événements soient inévitables, beaucoup sont causées par des problèmes que logiciel de gestion événementielle peut vous aider à éviter (comme une mauvaise communication, des échéances manquées ou une logistique désorganisée). Ainsi, avoir les bons outils pour organiser des événements peut vous aider à garder les choses sur la bonne voie pour éviter les annulations évitables et organiser des événements mémorables. C’est là qu’Eventtia entre en jeu !
Eventtia aide les organisateurs d’événements à rationaliser les opérations, à engager les participants, et à garder une longueur d’avance afin que vous soyez moins susceptible de vous retrouver dans une situation où l’annulation est votre seule option. Prêt(e) à voir comment Eventtia peut vous aider à planifier plus intelligemment et à éviter des annulations coûteuses ? Planifier une démo aujourd’hui.
Source :
En général :
"We love the ability to customize the attendee experience to our needs."
Marion Morel
Normandie Aerospace
FAQs
Voici des réponses concises aux questions fréquentes sur la rédaction des emails d’annulation d’événements :
Comment informer les participants de l'annulation d'un événement ?
La meilleure façon d’informer les participants de l’annulation d’un événement est d’envoyer un email formel avec des informations claires sur l’annulation. Pour une visibilité plus large, les informations d’annulation doivent également être mises à jour sur le site web de l’entreprise, les réseaux sociaux et le site web de l’événement.
Quel est le meilleur moment pour envoyer un avis d'annulation d'événement ?
L’annulation d’un événement doit être communiquée dès que la décision d’annuler est prise. Pour les événements en présentiel qui impliquent un déplacement, vous devriez viser au moins 5 à 7 jours. Pour les événements virtuels, un préavis de 24 à 48 heures est généralement acceptable, mais plus de temps est toujours apprécié.
Comment maintenir l'interactivité avec les participants après l'annulation d'un événement ?
Après avoir envoyé l’email d’annulation de l’événement, vous pouvez rester en contact par le biais d’emails de suivi. Utilisez-les pour partager les prochaines étapes et offrir de la valeur (comme des réductions exclusives ou d’autres gestes de bonne volonté). Vous pouvez également envisager de réutiliser le contenu prévu (comme les sessions des intervenants) et de le partager avec les participants.
